用寫的說服各種人：7步驟擺脫被老闆退稿、同事誤解的高效工作術

前言
既然是上班族，就無法避免「寫文章」這回事。然而有不少人苦於不知如何撰寫，或是不擅長寫作。此外，還有很多人必須讓下屬幫忙撰寫才能繼續進行自己的工作，；或是就算自己知道如何完成工作，卻又不知道怎麼傳達給他人。本書就是為了這類人而寫的。
本書是以二○一六年四月日經BP社所舉辦的研討會──「心情暢快！建立自信！克服不擅長心態的《寫作技巧》講座」之內容為基礎所寫，筆者會用第一人稱「我」來稱呼自己，並採用向各位讀者講述的文章體例。
那麼首先就讓我先來自我介紹，我的名字是「芝本秀德」。我原本是程式軟體工程師，於軟體零售商開發汽車導航。在那之後，我擔任業務軟體套件的企畫負責人，涉及商品企劃、設計、開發、販賣支援、營業支援等一貫性工作，後來又以顧問的身分獨立開業，公司名稱是「Process Design Agent」。
職務雖說是顧問，不過卻和大家印象中的顧問型態不同。我的使命是揭露「如何提高人員與組織的執行品質」。我不會思考並提出經營策略、中期經營計畫、情報戰略等，也不會製作工作報告。我實際上要做的，是讓大家一同思考、共同執行。但如果是制定策略，就必須和經營階層開會進行討論，統整眾人議論。當然我也會說出自己的意見，不過僅做為參考。我的角色是提供第三者觀點、翻譯並加深議論內容，促進執行。
由於任務是著重在提高執行品質，所以必須把思考出來的策略專案化，制訂計畫後再依計畫行動。在執行上，專案管理技巧、問題解決技巧等這些能力的研修是不可或缺的，此外，我們也會實際訂定專案，讓大家一同進行OJT式的技巧轉移。
想提高執行力，光坐著聽講是沒有用的。當然你必須要學習知識，若沒有知識什麼話都不必談。然而要能夠運用知識，就必須在真正的專案中實踐，並獲得實質回饋。無論研修時做了多少案例分析，還是沒有真實感，畢竟這不是你自己的事情，必須要讓你們從實際上的專案和問題處理中學習，這才是我在做的工作。
此外，雖然因為最近太過忙碌，不太有閒暇顧到這一塊。不過我也在進行我的畢生事業──「價值工程（Value Engineering）」。價值工程，日本翻譯為「價值工學」，在「製造業世界」中是廣為人知的方法論。舉例來說，就像是汽車和建設的領域吧！於美國GE社發祥的工學領域中，已經有五十年以上歷史。簡單來說，就是研究如何在抑制成本的同時，提高機能與增加價值的領域。近年來也開始活用於服務業上。
由於GE的發祥，美國可謂價值工程的原產地。連美國價值工程協會（SAVE）和日本也有發表相關論文。有很多人會對論文抱持困難的印象，對寫的出論文的人也會稱讚他「好厲害」。這就代表「可以寫出困難的文章很厲害」對吧？然而寫文章並非什麼難事，要想出至今為止沒有出現過的方法論和提案才是困難之處，文章只是為了傳達這些的工具而已。對於現在的我而言，「寫作」這件事情不會太過辛苦。當然我也不是一開始就有能力寫作。在達到這個境界之前，我不斷嘗試錯誤、進而成長。而在本書中，我會說明如何達到這個程度的「寫作流程」。

我有撰寫寫作技巧的資格嗎？
我已經完成了十本關於寫作的書籍，這本《用說的說服所有人》為第十一本（最初三本我使用的筆名是「上村敏彥」，並非「芝本秀德」）。雖說十本也絕對稱不上多，有些作者可是每個月都會發行一本商業書籍的。也許大家會認為可以寫出這麼大量的內容實在很厲害，不過也並非每本書都是本人所寫。當然這不能一概而論，但有很多案例都是由其他「寫手」所撰寫，而非作者。將本人訴說的內容整理成文章，這就是寫手的工作。
如果閱讀商業書籍的最後方，會發現頁面角落標示著「共同編輯」或是「共同執筆」的字樣，這些書大多都是由寫手所寫。這並非什麼壞事，有著可貴經驗和技巧，跟會不會用文章表現出來完全是兩回事。如果是忙碌的經營者也沒有時間寫書的，但只有一個人擁有這些難得經驗和技巧實在太過可惜，才會將這些問出來的內容進行整理，以大家可以閱讀的形態露面。寫手所負責的就是這樣的工作。
至於我，截至目前為止所有書籍都是我自己寫的，連同其他連載於雜誌或網路上的亦然。此外，我也有好幾篇連載刊登在IT情報的綜合網站「IT Pro」上面，這些書和文章都是我寫的。過去的我曾經為寫作所苦，但回顧起來，我竟然已經寫出了這麼多的文字。我並非感到自滿，我想說的只有「誰都可以學習到寫作技巧」，我希望大家務必抱著期待來閱讀這本書。

系列書籍的概念
本書前一本所出的書名為《沒人告訴我的思考技術》（日經BP社），和本書同樣是將研討會內容寫成書籍，因此本書與「思考技巧」為同一系列。這系列的概念是「學習這些不知不覺間被忽略掉，且至今從沒聽過的技巧」。缺乏這些技巧就無法完成工作，但卻很少有書籍用系統性的方式告訴大家這些事情。讀者只能不斷嘗試找出自己的方法，卻還是無法建立自信。該系列書籍就是著眼於這些技巧上面，「思考技巧」與「寫作技巧」也包含於此。
不斷嘗試錯誤來找出自己的作法，是很沒有效率的。在日本的學校教育中，也無法用有系統的方式教大家「寫作技巧」，雖然會撰寫讀書心得或畢業論文等，卻幾乎沒有關於如何論證自己主張、提出證據說明的訓練。
有人會認為「沒有接受訓練就做不到」而感到無可奈何，不過這在「寫作」上是不被允許的。就算你沒有接受過訓練，還是會在工作上被罵「為何寫不出來」，過去的我也是如此。因為沒有人教導而做不到，實在別無他法。這又是必要的，我必須做些什麼才行。
當我還在當軟體工程師的時候，常常會對後輩和下屬說「代替顧客去學習」。軟體工程師是專門職業，顧客並沒有那些系統、軟體、硬體、工程等知識，顧客就是顧客，有他們各自的工作，即使想學也沒有時間，因此「我們必須時常學習，不是為了自己，而是為了顧客」。本書也是我為了這些讀者，把我至今為止所學到的、不斷嘗試錯誤後所得出之心得所整理出來的書籍。

「流程」是可以存入的
本書是以每個人都可以成為專家，把寫作技巧「存入」到腦袋或身體裡的方式所呈現。所謂「存入」，換言之即為「可以再現」之意，把別人所做以及自己所做的事情再次呈現出來。要完成這個再現，最重要的就是「流程」。
所謂的流程，就是如何把input（情報、資源）轉換成output（成果）的流程。無論你有多好的材料，假使無法順利轉換，就產生不出output，而流程設計即是要呈現出這些流程並將其可視化。本書會說明在「寫作技巧」這領域中，人人皆可使用的流程。
我常常把先前所說的「提高人和組織之執行品質」當成標題。我想各位的公司裡也一定會有所謂的事業策略，但很多公司都「無法將其順利連結到執行上」。經營層或是上級管理職雖然提出了「就這麼做」的相關策略，實際上卻時常完全不一樣。而我的主題，就是改變這樣的狀況，好依照戰略執行。
當想要提高人和組織的執行力時，本書的主題──「寫作技巧」時常會成為關鍵，例如撰寫專案文案就是如此。這個專案的目的是什麼？如果無法呈現出要以怎樣的方式改變，領導者和成員就不會有共識，也沒辦法執行企劃。如果再用更細微的事情來講解，在以信件溝通時，「可以引出對方反應」之人和無法這麼做之人，兩者的工作速度就會完全不同。不具寫作技巧的話，工作也無法進行。
不過，只要你學習到了流程（型態），就一定可以寫得出來了。

圖表一 本書的內容
●寫作技巧的全體概觀
●整理思考
●建立結構
●撰寫草案
●琢磨文章

本書的結構
本書所說明之內容如上（圖表1）。
寫作技巧的全體概觀
首先，我們就來檢視一下何謂寫作技巧，以及是由何種要素所構成的。在學習事物時，先把整體架構放入腦袋會比較好理解。因此請大家要常常意識到現在的狀況究竟處於全體中的哪個位置。
整理思考
要寫作，就必須明白知道「想要寫什麼」。自己想向誰傳達什麼事情？這是在開始寫文章之前的「設計」階段。就如同沒有辦法不經過設計而蓋出房子一樣，沒有設計過也無法寫出能夠傳達內容給對方的文章。
建立結構
只要整理好了想寫的內容，接著就要思考用怎樣的結構（脈絡）來傳達。要用什麼順序傳達給對方比較好呢？在工作上所使用的結構有好幾個代表型態。我會說明在什麼案例中要選擇什麼型態，以及如何遵循型態來發展脈絡較為妥當 。
撰寫草案
在寫文章時的訣竅其一，就是「不要一下子就想寫得很漂亮」。首先隨著架構，嘗試在撰寫時不要拘泥小細節，抱持著把第一次原稿捨棄掉的打算。接下來我會向大家說明此時的一些心得。
琢磨文章
寫完一次以後，只要再琢磨完畢就可以了。我會跟大家說明要注意哪裡、要如何精煉才好等等寫文章時的技巧面。

本書的目標是學習「寫作流程」。透過本書，大家就可以實際體驗到一連串的流程。本書的目的，即是在一般工作上能夠實踐這個流程，並加以再現。
要學習這些流程，最重要的就是先全部嘗試過一遍後記憶到身體裡。並非閱讀了本書以後就能夠馬上可以流暢地書寫，說到底還是需要訓練。然而就算盲目地訓練，效率還是會很差，唯有一邊閱讀本書，或是反覆閱讀訓練，才能有效率地練習。
我會於本書說明要克服寫作最初障礙時所需的所有材料。只要閱讀本書並實踐於工作上，一定可以變得上手。在一般的工作中，光具這些就技巧可以達到足夠水準了。
我期盼在閱讀完本書後，讓大家可以抱持「也許寫得出來」、「感覺寫得出來」的這種期待感與希望（圖表2）。

圖表二　本書的目標
一 學習寫作「過程」，再現出來
二 學習寫作的基本技術
三 獲得「也許寫得出來」、「感覺寫得出來」的實感
 

第一章 寫作與寫作技巧
1-1 不擅寫作的劣勢，擅於寫作的優勢
需要寫作的場合增加
現在要寫文章的場合越來越多了，有信件、會議記錄、設計書、報告書、企劃書、提案書、發表用的投影片等。在這數年來，有很多人將文章寫在LINE、Facebook、Twitter等SNS（社交網路服務）上，和十年、十五年前相比，必須寫文章、使用文字的這種場合呈現飛越式的增加。
由於寫作場合增加了，照理來說對寫作的抵抗感應該會變小才對，然而在面對工作上的這些工具，例如寫提案書、寫設計書或是企劃書、報告書時，還是有很多人困擾於「沒辦法寫得好」。
無法寫得上手，也就是說無法利用文章進行良好溝通，這會變成怎樣呢？首先，會很容易招來誤會，導致「明明就沒打算寫出這種信件的，卻讓對方感到很負面」啦，「用信件向專案組員發出指令以後，卻出現了和這方意思完全不同的結果」等等。此外，還會發生即使向客戶提出提案書，對方也不想閱讀、無法溝通；即使向上司提交企劃書，也沒有通過、不被認可等狀況（圖表4）。
這些全部都是因為沒有「寫作技巧」所引起的。當然除了寫作以外還需要各式各樣的技巧，而撰寫即為「思考」，可以說是扮演了極度重要的角色。

圖表三　寫作工具
﹝寫作工具日益增加˙˙˙﹞
●信件
●會議記錄、設計書、報告書
●企劃書、提案書
●發表用資料
●SNS（LINE、Facebook、Twitter......）

圖表四 寫作技巧的必要性
﹝如果不具寫作技巧的話﹞
●招來誤解
「明明沒有打算要這麼說的......」
●導致做白工
「我並不想要你做這些事情啊......」
●提案沒有通過
「如果對方能再多瞭解優點的話......」
●不被認可
「如果能夠確實表現的話......」

學習寫作技巧的好處
如果你有寫作技巧，會有什麼開心的事情呢？首先，你的工作速度會提升，委託別人時所花的時間也會縮短，不容易因為誤解導致做白工，整體所花的時間就一口氣就減少了。只要提升寫作技巧，談吐能力也會同時提高。如果能當成寫作一般來談話，也更容易傳達給他人。
所謂「當成寫作一般來談話」，或許我有必要再多說明一些。大家在學校時可能聽過「當成談話一般來寫作」的指令，然而「當成在談話一般來寫作」其實是很困難的。應該是說，這樣無法傳達給對方。假使是沒有訓練過的人要像談話一樣去撰寫，也只會寫成長篇大論，無法告訴對方你究竟想表達什麼。就算用談話用的詞彙去寫，一旦轉變成文字，就很難傳達給對方。
只要精煉了寫作技巧，就可以把全體組成（結構）置於腦海中，一邊思考現在進行到哪個階段一邊說明，加上想像力也變得豐富，得以簡潔有力地傳達出想要說的話。本書是以研討會為基礎所撰寫，換句話說，即是以說話語言為基礎來寫出原稿的。只要順利撰寫出來，自然就可以溝通，從說話語言來撰寫原稿雖然多少會有點冗長，不過依然能夠構成一篇得以閱讀的文章。
擁有寫作技巧，管理能力也會提升。也許有些人會因為自己是工程師、自己沒有部下等等原因，覺得和管理一點關係也沒有，然而在現今的商業中，可說是不存在和管理完全無關的人。
管理能力不是只有在面對下屬和專案時才能發揮出來。近年來在運用外部人才和其他公司（我們稱之為商業夥伴）時，管理能力也是不可或缺的。此外，委託工作給我們的客戶也是管理對象之一。
前一陣子很流行nomad（遊牧民族）這個詞彙。何謂nomad？在Facebook上面會有那種打卡說「在星巴克裡nomad中」的人對吧？不過在星巴克工作、在咖啡店工作的人並非nomad。要說到何謂nomad，是指打破社會組織等框架，擁有各式各樣背景的人們，利用自身的優點，朝著成果邁進而工作的意思，這種工作形態才可以說是nomad。
如果至今為止成長茁壯，又或是至今為止被培育出來的公司組織有所不同的話，「文脈」也會不一樣。換句話說，即使用了相同的語言，也有可能解釋成別的意思。就算在同一個組織內能夠以「處理一下那個」、「處理一下這個」的命令語來完成，對於擁有別的組織、別的文脈、別的背景的人而言，是無法奏效的。此時必須要知道如何正確地傳達出意思，換言之，即為確立共同認知。

擅於寫作，機會就會增加
在現今的企業中，如同nomad一般的「專案型」工作也開始增加了。所謂專案，就是指暫時性的配合，有開始與結束，朝著某個目標前進，聚集擁有各式各樣能力的人們，只要達到目的、完成專案後就解散。
接著再著手下一個專案，這種型態即是如此。只要每個專案中的成員不同，思考、工作方式也會改變，因此必須要每回、每次去確立大家的共同認知。這種情況下若只有口頭溝通會很困難，「寫作技巧」就變得不可或缺了。

圖表五　寫作技巧的必要性
﹝如果具有寫作技巧的話﹞
●工作速度提升
●能夠正確傳達想法
●說話能力提高
●管理能力提高
機會增加

要想在專案中維持共同認知以執行工作，最重要的就是將寫出來的內容（證據）當作材料，並以此為基礎進行。我的專業就是專案管理，而在專案管理中「文章」的角色，就是確立並維持共同認知。
然而，如果該文章的解釋意義太過多樣，就會出現反效果，大家也會很困擾，無法完成工作。假使相關人士擁有能夠寫出大家理解相同的文章，管理就會變得非常容易。
要用一句話來說明擁有這些寫作技巧所得到的好處，即為「增加機會」（圖表5）。可以製作出提案書與企劃書，也可以管理。這麼一來，讓別人說出「下一次的企劃就試著交給他（她）來進行」這句話也不奇怪了。我本身也正是因為學習到寫作技巧，才能像這樣撰寫書籍和文章，擔任顧問的工作。

 

第二章 寫作的流程
2-1 寫作流程七步驟
技巧＝技術＋流程
在前一章，我說明了寫作技巧總共有三個組成要素。所謂「寫不出來」，很多時候是因為沒有第一個要素──「流程」的關係。大家也都會讀日文，不會說看了不曉得內容在寫些什麼，雖然看一些以前作家，如小林秀雄的書可能會因為太困難而有點辛苦，不過在閱讀一般的工作文章上，是不會發生不了解意思的情況吧。大家也不可能完全寫不出文章，都會具有基本技術。

光有技術還是寫不出來
所謂的技巧，就是「技術＋流程」（圖表10）。在我所撰寫的書籍中，有一本書名為《提高腦袋運轉次數的四十五種方法》（Discover21出版社，與久保優希也共同撰寫）。該書出版時，我希望他們在書腰上可以印「不要再看提升能力的書籍了！」這幾個字。我收到了一些關於這些字樣的批評，如「這本書不正是提升技巧的書籍嗎?」等。然而這句話是代表「想要提升技巧，光擁有技術也徒勞無功」的意思。事實上，這本書中並沒有寫關於技術的內容，而是如何運用技術的思考模式。
在許多技巧書籍中，會寫上「請照著這麼做」之類的技術內容，但卻很少講解「應該如何使用」、「怎樣的內容（文脈）才可以使用」等等，因此幾乎派不上用場，這也是因為大家誤解了「技巧＝技術」的緣故。光有一大堆技術也沒有什麼幫助，技術與流程兩者都不可或缺。
就好比現在要讓大家記得怎麼做菜，即使分別記住「蔬菜的切法」、「魚的處理方法」、「肉的準備方法」、「湯的煮法」等，如果沒有食譜還是做不出料理。要能夠完成一道料理，必須了解是「馬鈴薯燉肉」或「漢堡排」之類的食譜，並遵照食譜來烹煮，如果沒有練習基本技術根本做不出來。
寫作技巧也是一樣的，必須要知道有什麼基本技術。而除了瞭解基本技術之外，還得依照食譜──也就是流程來撰寫。大家都會閱讀，也可以寫出短篇文章，代表擁有基本技術，唯一不足的就是食譜，也就是流程。只要有了流程，大家就都可以寫出文章來了。

不會寫作是因為不了解流程

透過共同認知防止偏差
在說明寫作流程之前，就先試著思考一下文章是「為了什麼」而撰寫的吧！
寫作的目的是什麼呢？一般文章，無論是企劃書或報告書都有其目的所在。工作上的文章都有一個目標，而寫文章的目標大體上可以分成三個（圖表11）。
第一為獲得共同認知。所謂共同認知，就是指對於某件事情有著相同理解，例如向下屬指示「現在去大阪」。「去大阪」究竟是什麼意思？如果沒有獲得共同認知就有可能導致完全不一樣的結果。原本預想對方會搭新幹線去大阪，最後下屬卻搭了飛機去。這麼一來，就會發生到新幹線新大阪站迎接，但實際上對方到了伊丹機場之類的情況。這都是因為沒有共同認知所產生的偏差。行動有所偏差，結果也會有所偏差，因此一定要取得共同認知。
我想各位讀者中應該有很多人從事的是專案型工作。在進行專案時如果遇到障礙，就是因為缺乏共同認知。每個人都說著「我是這麼想的」、「不對，我是這麼想的」，導致進度延遲。所以才要藉由寫文章來確立撰寫方和閱讀方的共同認知，這就是寫文章最大的目的。

促使對方動作
第二點為引出期待的反應。如果說「去大阪」，實際上不可能希望對方不要去。面對客戶時要寫諮詢信件也是一樣，不可能希望客人沒有回應。如果是要寫信件給上司，不外乎是希望獲得承認或反饋，一定會期待得到某種反應，因此引出對方反應也是文章的重要工作。

留下期待的印象　
我們不可能僅僅希望對方動起來就好。寫信給客人時，如果對方是覺得「搞什麼，這個人的感覺好討厭」可就麻煩了。先前我也敘述了我的失敗案例，我以為文章要越簡潔越好，就回出了一封非常冷漠的信件。
雖然可能確實傳達了我要表達的意思，但我們還是得考慮閱讀方會怎麼想才行。不然可能會讓對方覺得「真是個沒有禮貌的人」。在另一端一定有對象存在，必須要思考究竟想要給對方留下什麼印象、希望對方能夠怎麼想。而這點，就是文章的第三個目標──「讓對方留下期待的印象」。
「獲得共同認知」、「引出期待的反應」、「留下期待的印象」，這三點就是寫作的目標。各位在往後寫文章的時候，請時常留心這三點，必須不斷自問自答「現在所寫的文章有辦法確立共同認知嗎？」、「這篇文章可以引起對方的反應嗎？」、「這篇文章是否可以留下自己所期待的印象？」等。

明明設計出來了卻沒辦法順利進行
在此，我希望大家所思考的是「品質不會超過設計」一事。所謂品質，無論是文章品質、企劃的執行品質、產品的品質都一樣，output（成果）是沒有辦法超越設計的。例如在建造一棟房子時，有可能即使設計圖馬馬虎虎，但卻建造出一棟好房子嗎？我想是沒可能吧。只要做出了很棒的商品，設計書也不會是不好的。
換句話說，做出來的商品品質必須要百分之百滿足設計，那稱為MAX。在建造房屋時，只要照著設計圖去做就會達到百分之百，沒有可能做出比設計圖還要好的房子，在執行時也是如此。執行專案的時候，只要依照設計圖進行就會達到MAX了，不可能做得比計畫還要好，因此設計非常重要。
說到何謂「設計」，就是指「事先思考」。在寫作之前思考、在建造房子之前思考、在執行前思考、在說話前思考，這就是所謂的設計。

整個世界都是靠設計所完成的
假設大家都想要去吃速食。這些全部都是設計的區塊，為設計出來的服務。到麥當勞的櫃台前看菜單點餐，接著移到旁邊等待領取，再到位子食用，這就是麥當勞的設計，業者設計出了這樣的服務。
這個世界全部都是由設計所完成的。在設計的背面，隱藏著「想要這麼做」的要求，因而轉變成一個形態。所有的事物皆為設計，也就是一個意圖，這必須要事前思考才行。在執行之前明確知道意圖為何並把意圖轉為形態是非常重要的，設計，然後事前思考。在撰寫文章時，於下筆之前思考現在開始要寫些什麼、要怎麼去寫、要怎麼去傳達比任何事情都還要重要。