最困難的事，從樹狀圖開始解決：用5大圖形，幫你在最短時間找出答案

資訊爆炸時代，讓你的大腦進入鈍化？
放心！作者教你日本最強的「鬼速思考法」，
只要用1張圖，就能解決一個難題！


‧會議冗長真好眠，怎樣能提升開會效率，節省時間？
‧自家產品推不動，業績跌落谷底，該從哪裡下手拯救？
‧公司部門之間意見對立，大家僵持不下，怎麼化解僵局？
‧構思企劃腦漿枯竭，如何激發好點子，讓上司和客戶都說讚？
‧任務期限快到了，但還沒完工，怎麼找出癥結補救進度？


由上述可知，多數的上班族每天都被時間及工作追著跑，但為什麼有些人卻可以輕鬆冷靜、從容不迫地面對工作，這兩者之間的差異究竟在哪裡？是製作資料的技巧，還是進度管理的技巧？當然，能夠擅長這些技術再好不過了。此外，還有另一個多數人容易忽略的重要差異，那就是整理思考的速度。因此……


★你得學！比「麥肯錫思考法」更強的5種解決問題工具
產業分析師奧村隆一，擁有日本一級建築師證照，擅長用圖形思考，理性解決問題。他強調，在現今資訊洪流中，片段且缺乏條理的文字和數據大量湧入，會妨礙人的專注，降低你我的思考與判斷力。
但是，你只要懂得繪製圖形，就能找出邏輯盲點、檢視因果關係，進行演繹與歸納。本書透過工作上的10種典型課題，教你活用5種關鍵圖形，按部就班採取3個步驟，從此不再被時間追著跑，在最短時間內找到最佳解方！


★透過案例「重複練習」，就算老闆給難題也能搞定！
【案例1】甲公司每年都承包某項活動，但今年業主卻考慮發包給別家公司，原來競爭對手的報價比甲便宜三成。怎樣做才能改善成本結構？
【方法1】用「樹狀圖」，毫無遺漏找出應考量的項目，例如：使用公家或學校的場地；沿用過去的企劃或活動流程；不用印刷品，改用網站或電子報宣傳等。

【案例2】乙公司接受委託，針對外食產業動向進行調查，結果距離報告只剩三週，卻連數據都還沒蒐集完，無法在期限內完成，該怎麼解決？
【方法2】用「流程圖」，看清工作程序中的問題與因果關係，像是：低估電話確認的時間；回收問卷中誤填或未填寫的情況太多；電訪人員的能力不足等。

【案例3】小陳聽到主管指示：「後天開會時交出企畫案」，就覺得頭皮發麻、沒有靈感，如何能想出好點子……
【方法3】用「矩陣圖」，以２個觀點結合不同事物的特色，激發新創意，例如：融合醫療服務和旅遊行程；以網路連結有住宿需求者與提供房屋的人等。

另外，你可以用「文氏圖」，從２或３個對立主張中找出交集，
用「散佈圖」將要素數據化，判斷它們的關係，做出最佳選擇。

【本書特色】
‧提供10種典型課題，以全圖解的方式，詳細剖析說明。
‧用5圖形、3步驟，任何難題都能有條不紊、迎刃而解。

奧村隆一
三菱綜合研究所主任研究員。一級建築師。
1968年生於日本神奈川縣。1994年取得早稻田大學理工學碩士，同年進入三菱綜合研究所任職，投入少子高齡問題、共生設會政策、雇用與勞動政策的相關研究和協助諮詢。此外，持續針對上千位上班族提供「整理思考術」的研習活動。
2014年起擔任網路大學（Cyber University）客座副教授。曾任「浦安市市民參與推進會」會長、「狛安市性別平等推進計畫修訂委員會」會長。2015年接任「狛安市市民參與及市民合作相關審議會」會長。
著有「以圖形整理自我思考的技術」相關書籍，包括《自我思考整理術練習簿》、《少子化衝擊》、《用圖解歸納思考的技術》等。

譯者
賴郁婷
台大日研所畢業。曾任職出版社編輯，現為專職譯者。熱愛從翻譯中學習認真生活。譯作有《有錢人都用透明夾》、《促購力》、《為何一流的人不會有壓力》、《丟掉40個「虛假」的好習慣》等。

推薦人
悅思捷管理顧問有限公司總經理 柯振南
專案管理企業內訓講師 鍾文武

前言

資訊爆炸時代，唯有「思考的速度」決勝負！

多數的上班族每天工作都被時間追著跑。但另一方面，也有人可以輕鬆冷靜、從容不迫地面對工作。這兩者之間的差異究竟在哪裡？是製作資料的技巧還是進度管理的技巧？
當然，能夠擅長這些再好不過了。此外，還有另一個多數人容易忽略的重要差異，那就是整理思考的速度。
我在研習講座上，經常與大家分享的是活用圖形的思考方法。只要學會這個方法，就能在最短的時間內找出問題或課題的答案。
提到活用圖形的工作技巧，相信很多人都以為這是一種簡報方法，也就是為了呈現給他人看。然而事實上，圖形不僅能有效傳達資訊，在針對各種資訊進行有效的整理分析，並進行組織時，圖形也是非常有用的一項工具。
本書介紹的「圖解思考術」主要可分為以下三大步驟。
第1步、找出實例。
第2步、進行比較。
第3步、畫成圖形，引導出答案。

其中第三步驟，會分別運用以下五種圖形來找出答案。
圖形技法1、樹狀圖
圖形技法2、流程圖
圖形技法3、矩陣圖
圖形技法4、文氏圖
圖形技法5、散佈圖

比起單用大腦思考，這種方法一開始說不定會花上更多時間，才能找出答案。但經過不斷練習之後，找到答案所花的時間將比過去要得快速許多。不僅如此，還會發現答案的精確度明顯比以前更佳。
圖解思考技巧只要經過訓練，任何人都可以輕鬆學會，各位不妨試著反覆練習，務必學會這個方法。

前言　資訊爆炸時代，唯有「思考的速度」決勝負！

第0步　日本最強的鬼速思考法，教你用一張圖解決一個難題！
資訊爆炸連CPU都會變慢，何況是你的腦袋呢？
想讓你大腦能提升效能，唯有……
麥肯錫顧問都用的邏輯推演，只要用圖形就能看穿！
一小時學會，日本最強的5種鬼速思考法！
想毫無遺漏找到應考量項目，交給「樹狀圖」
想釐清問題的因果關係，請出「流程圖」
需要以2個觀點來比對問題，得用「矩陣圖」
想從2或3個對立主張找出交集，要用「文氏圖」
要以數字的方式客觀說話，就用「散佈圖」
圖形思考有3步驟：找出原因、進行比較、繪製圖形
【樹狀圖技法】列出要素再分類，邊檢視圖形邊補充
【流程圖技法】鎖定問題走向，善用箭頭互相連接
【矩陣圖技法】活用4Ｘ4的規格，交叉比對兩方觀點
【文氏圖技法】掌握不同角度的重疊部分，淬鍊新發想
【散佈圖技法】設定兩個可量化基準，過濾所有要素
十個常見問題，用圖形思考就能讓答案的精準度提高100%！

第1步　別看表面，找出問題背後的原因！
問題通常有好幾個層面，如何釐清真正核心？
【案例1】會議冗長令人昏昏欲睡，到底問題出在哪裡？
【案例2】 競爭對手報價比你低三成，怎麼搶到委託案？
【案例3】超市想推出自有品牌咖啡，如何挑選代工廠商？
【案例4】報告期限近在眼前，改善哪個環節才能加快速度？
【案例5】出貨交期延遲，如何分類整理出可能的原因？
【案例6】構思企劃案，怎麼結合不同要素激發靈感？
【案例7】研發部與銷售部意見衝突，怎樣尋求共識？
【案例8】無法接受對方要求？讓談判雙贏的方法是……
【案例9】挑選建設公司，如何列出候補清單做出最佳選擇？
【案例10】在顧客詢問前，怎樣擬定選項提供建議方案？

第2步　進行比較，用不同的角度切入！
當問題層出不窮出現，如何用綜觀的角度思考？
先用擴散性思考X聚斂性思考，活絡你的大腦
再用PDCA、5W1H分類法，找出適用的圖形
【樹狀圖】設定關鍵字，把問題條列分類重點處理
案例1、2
【流程圖】用箭頭連接因果關係，導出原因或可能性
案例3、4
【矩陣圖】透過兩個觀點，將多元要素進行分類或整合
案例5、6
【文氏圖】確認對立主張的背後，隱藏什麼價值觀與原因
案例7、8
【散佈圖】確立可量化的兩大主軸，凸顯事物的重點
案例9、10

第3步　動手畫，讓問題的答案浮現檯面
畫出圖形找出不合邏輯之處，加以修正或補充
【樹狀圖】確認分類問題，發現對策或突破點
案例1、2
【流程圖】掌握因果關係，從現狀或瓶頸找出答案
案例3、4
【矩陣圖】藉由兩個觀點，掌握應對模式或激發靈感
案例5、6
【文氏圖】專注彼此重疊的區域，就能找出三種以上方案
案例7、8
【散佈圖】從分散的選項中，確認最適方案與利益
案例9、10

結語 畫圖不是為了找正解，而是導出適切結論

 

第0步
日本最強的鬼速思考法，教你用一張圖解決一個難題！

資訊爆炸連CPU都會變慢，何況是你的腦袋呢？
為什麼各位現在要看這本書呢？因為期待看了之後，可以獲得想要知道的知識或資訊嗎？
從過去到現在，書本都是上班族獲取各種資訊的基本手段之一。不過，最近這十幾、二十年間，書本在工作上扮演的角色已經完全改變了。
大約二十年前，上班族蒐集有用資訊的方法，要不是請教專家，否則只能從書本中獲得知識。一直到近十年前，仍舊只能依賴有限的方法獲取必要資訊，以解決各種課題或問題，包括
「思考在公司內部會議上要提出的全新企劃案。」
「思考業務員提高簽約成交率的推銷方法。」
「思考該如何有效激勵部屬，促使他做出成果。」

就像這樣，我們為了提升自己的工作表現，必須花費非常多心思蒐集情報和資訊。
相較於此，現在是資訊爆炸的社會，只要透過網路，立刻能接觸到全世界的訊息。甚至一不留意，片斷且毫無條理的資訊便大量進入眼廉、湧進耳朵。以獲取資訊這件事來看，比起過往可說是方便太多了。
很多人會認為，既然可用的資訊變多、判斷依據增加，相對地，人們消化及輸出資訊的速度與能力，應該也會明顯提升。
但事實上，有研究指出，大量的資訊恐怕對人們的輸出能力造成負面影響。美國天普大學決策神經研究中心的迪莫卡教授（Angelika Dimoka），曾針對這一點進行實驗。
首先，她讓實驗對象參加一場大型拍賣會。拍賣會上的所有物品，都可以選擇單項購買或合併購買。但以合併購買來說，物件種類一多，組合方式將變得如天文數字般龐大。實驗過程中，測試者一邊增加物品數量，一邊透過核磁共振掃描（ＭＲＩ），持續觀察實驗對象的大腦變化。
結果發現，他們的大腦背外側前額葉皮質活動有短暫的活躍，不過資訊量增加到一定程度後，大腦卻突然停止活動。為什麼會這樣呢？
根據迪莫卡教授的解釋，這是因為資訊量已超過實驗對象大腦中，負責執行判斷的中樞神經系統處理資訊的極限，因此大腦陷入「無法判斷」（epoché，意指中止判斷）的狀態。隨著判斷力變弱，人會感到慌亂不安，情緒也變得心浮氣躁。
美國哥倫比亞大學的艾恩嘉教授（Sheena S.Iyengar）則進行調查，研究當人們選擇年金保險時，重要資訊的數量對年金規劃造成何種影響。結果發現，資訊量太多時，放棄選擇、不做任何年金規劃的人增加了。
關於這一點，美國佩斯大學的凱斯勒教授（Eric Kessler）指出：「想要依據直覺判斷做出正確抉擇，需要的是精心篩選過的專業知識。因此，大量的資訊只會妨礙專注，使人們無法看見問題的本質。」
根據以上研究，我們可以肯定地推測，隨著資訊化社會的到來，人們的思考能力和速度恐怕比以前更容易變得愈來愈低弱。若真是如此，在這個資訊化社會中，我們該如何提升自己的思考能力和速度呢？
答案就是「活用圖形的思考術」。

想讓你大腦能提升效能，唯有……
在資訊暴增的洪流當中，還是有辦法活化大腦，提升思考速度。方法就是畫出圖形來思考。圖形具有以下三個活化大腦的功能。
1、一眼就能瞭解。
2、提供發揮想像力的空間。
3、有助於理解事物之間的關係

１、「一眼就能瞭解」，換句話說，就是脈絡清晰。
一般來說，文章必須逐字閱讀，才能瞭解其中包含的訊息。相較之下，圖形沒有一定的閱讀走向或順序，可以一眼就憑直覺獲得資訊。

２、「提供發揮想像力的空間」，與圖形不包含過多資訊的特性有關。
一般來說，圖形中的文字都是關鍵字或關鍵詞彙，而非文章。資訊有限並不是缺點，反而可以讓大腦為了補充資訊而發揮想像力，並激發出新想法。即使同一個圖形，讓不同的人來看，或是同一個人在不同的精神狀態下，解讀方法可能都會不一樣。
舉例來說，圖形中標示著「Ａ→Ｂ」（Ａ、Ｂ各有代表的關鍵字）。這時候可以解釋為「Ａ變成Ｂ」或「Ｂ藉由Ａ而產生」，或是「Ｂ緊接著Ａ」。某些人認為這是資訊不正確，但換個角度想，正因為沒有固定的解釋，反而具有能夠激發新想法的空間。

３、「有助於理解事物之間的關係」，指的是能讓多項資訊，進行主從關係以外的連結。由於文章以主詞、動詞和受詞組成，因此一定會有個中心要素當作主體、構成訊息，很難做出不一樣的解讀。相對的，圖形可以將思考視覺化或結構化。
例如，六個碳原子結合而成的六角形「苯環」（benzene ring）結構，據說就是德國化學家弗里德里希・凱庫勒（Friedrich August Kekulé von Stradonitz）夢見蛇咬住自己的尾巴、形成一個圓形，因此受到啟發，想出這個獨特的形狀。

如同上述內容，比起文章這種表現工具，圖形更能讓人一眼瞭解。圖形的表現方法，更有助於具體呈現大腦的思考。

第1步 別看表面，找出問題背後的原因！
【案例1】會議冗長令人昏昏欲睡，到底問題出在哪裡？
首先，我們要看的是「會議冗長令人昏昏欲睡，到底問題出在哪裡？」
公司在每個月的第一個星期一固定會召開業務會議，但每次結束時間總是遠遠超過預定，而且討論的都不是什麼有意義的內容。因此，你希望可以解決「會議冗長超過預定時間」的問題。這個案例的目的是「改善問題」，所以最適合的圖形就是樹狀圖。
既然如此，第一步的重點就是思考「導致問題的可能原因」，也就是「造成浪費會議時間的要素」。盡可能列出所有想得到的原因，在這裡一共列出五點，包括「遲到的人太多」、「資料準備得太慢」、「報告的資料太多」、「發言的人太多」、「討論經常陷入原地打轉、毫無進展的情況」。

第2步 進行比較，用不同的角度切入！
比較第一步列出的可能問題原因，包括「遲到的人太多」、「資料準備太慢」等，可以分為三大類，分別是「與會議開始相關」、「與報告時間相關」和「與討論進行方式相關」。
這三個項目和「會議結束時間拖太晚」之間的關係在於，由於會議開始得太晚，加上報告時間和討論時間過於冗長，造成會議結束時間拖太晚。換句話說，「會議開始得太晚」、「報告時間冗長」、「討論時間太長」這三點，就是造成會議結束時間拖太晚的原因。
得到這個結論之後，接下來只需進入第3步，把結論繪製成樹狀圖即可。

第3步 動手畫，讓問題的答案浮現檯面
在第一步，我們已經列出可能導致問題的原因，包括「遲到的人太多」、「資料準備太慢」、「報告資料太多」、「發言的人太多」、「討論經常毫無進展」五個事實。接著，第二步針對這些實例進行分類，歸納出「會議開始得太晚」、「報告時間冗長」、「討論時間太長」三個項目。其中，報告和討論時間這兩者都與會議的進行時間有關，因此可以先暫時合併，之後再分開檢視，這麼做或許比較好理解。
再以這三個項目為主幹，在下面填入一開始列出的五點原因，繪製成樹狀圖。接下來，暫時先跳脫這五點原因，單獨針對這三大項目來思考。
也就是針對「會議開始得太晚」、「報告時間冗長」、「討論時間太長」三個項目，利用擴散思考，檢視是否還遺漏了其他原因。舉例來說，「會議開始得太晚」的原因，還有大家都到了才開始排桌椅。「報告時間冗長」的原因，包括報告者逐字逐句唸會議資料。「討論時間太長的原因」和與會者擅自發言，沒有做好會議控管有關。這些也要加到圖形裡。
最後，利用聚斂思考，檢視所列出的原因是否有重複或遺漏，逐一完成圖形。
整理好問題原因之後，思考對策就會變得比較簡單，只要針對每個原因一一找出對策即可。以「會議時間冗長」為例，解決問題的對策就是，要求所有出席會議的人嚴守會議開始時間、建立司儀（會議主持人）點到名才能發言的規則。此外，還有三個改善方案：要求上台報告的人在會議前一週的星期五之前，備妥報告資料；資料份量以三張A4紙為限；上台報告只針對重點做說明。
最後，只要司儀（會議主持人）在會議前一週的星期五多加留意，事先排好會議室的桌椅，掌控討論的目的和結論，控制發言人數等，問題就能獲得改善。