成功人士這樣整理辦公桌：恰到好處的亂，工作當場完成一半

工作能力強的人，一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，
明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。
你能嗎？

請問，你目前的辦公桌：
‧ 能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎？
‧ 下班時，桌面淨空如飛機跑道，隔天上班卻能一秒鐘進入狀況？
‧ 電腦的桌面捷徑超過兩行嗎？不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎？
‧ 最下層的抽屜，是否用來立列文件？

除了捨、活、續之外，
你更要運用「恰到好處的亂」，才會好拿、好找，
讓你隨時進入狀況，效率發揮到極致。

本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」，
他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。
他表示，光看一個人的辦公桌，就能判斷他的工作能力。
而那些成功人士又是如何整理桌子的？

◎整理是為了效率，整頓不是為了整齊。
整理是「丟掉」不要的東西，
「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。
整理、整頓是為了提升工作效率，你應該先整理再整頓。

◎文件「站」起來，工作效率才會高。
能力強的人，重要文件不會只有自己知道放在哪裡。
立列之後，看一眼標籤就知道文件在哪裡。
這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找，不浪費任何人的時間。

◎ 充分利用「六三一法則」。
不要只整理占桌面60%的文件，更把剩下的30％的物品和10％的書籍，
也加入整理、整頓的項目之中。

◎ 對付「捨不得丟」的心態，只需60秒。
高效率的人有兩個做決定的祕密武器：
（1）丟東西不用未來式思考（總有一天會派上用場），
而是用過去式思考（過去幾個月有用上嗎？）。
（2）放進猶豫箱，三個月都沒用到就丟掉。

桌上一定有這三樣東西：
能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。
這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘，
已經明確知道今天該做什麼事。

◎ 他們，一定準備好提升效率的7大道具：
訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤――
你一定幾乎都有，但能力強的人怎麼使用這些道具？

◎電腦桌面是另一張辦公桌，如何整理，也是評估工作能力的重要依據。
你能把桌面圖示，控制在兩列以內嗎？
收件匣的信件，如何在一分鐘內處理完畢？
不懂得方法，上班時間就會被信件占據。
除了以上幾個方法，壺阪龍哉還教你使用「回憶檔案夾」、
「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。

整理辦公桌就是整理腦袋！
所以，請改變你的辦公桌――從恰到好處的亂開始做起。

推薦
拾木文具創辦人及手帳達人╱MUKI
《經理人月刊》總編輯╱齊立文

作者簡介
壺阪龍哉
日本「辦公室整理術始祖」， 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系，曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司，後設立湯姆辦公室（TOM OFFICE）研究所，擔任代表取締役（等同公司的董事長或總經理），現為人材育成塾的代表。

40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作，至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分，活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。

譯者簡介
劉錦秀
東吳大學日文系畢業，曾任出版社國際版權部經理。譯有《一只平底鍋的零失敗魚料理》、《下一個統治世界的企業》、《看懂對手的獲利模式》、《奇異GE如何把人力變人才？》、《讓人開心為你效勞的順耳指令》、《這樣下指令，軟爛部屬變能幹》、《讓老闆甘願等四年的人才》、《野心的建議》（以上皆由大是文化出版）等書。

你的辦公桌，代表你的工作能力
三十幾年來，為了推動辦公室工作的效率，我一直以專業顧問的身分，為許多的企業及政府機關，策劃「捨、活、續整理術」的教育訓練，並指導他們進行改善。
在指導的過程中，我深切的體認到：上班族（包括業務、行政人員等）的煩惱，都是一樣的――
「桌上的文件堆積如山，亂七八糟。」
「老是找不到東西。」
「想整理，卻不知該從何下手。」
「每天都被工作追著跑，永遠都沒有時間。」
也就是說，很多人都無法妥善整理和工作有關的資料或文件。
找不到文件，浪費的不只是時間
對上班族來說，這可是生死存亡的大問題，因為整理資料、物品的能力，會直接關係到工作能力。你不妨也看看自己辦公桌的周遭──
‧ 文件是否散亂於各處？
‧ 辦公桌上，是否放著和「現在正在處理的工作」無關的資料？
‧是否無法自由操作電腦滑鼠？
如果三者中有一項符合，你就是每天都在累積「小小的損失」──一分鐘，大約是50日圓（約新臺幣13元）──這是日本上班族的平均成本。
如果你找一份文件要花10分鐘，就等於把500日圓（約新臺幣132元）丟進了水溝裡（按：以主計處公布2016年臺灣上班族平均薪資51000元、每個月工作22天、一天8小時計算，則臺灣上班族一分鐘的薪水約5元，10分鐘就是50元）。
所有工作都是「始於桌面，終於桌面」。如果辦公桌周遭的環境亂七八糟，就不可能提升工作效率、創造工作成果；反過來說，只要整理好辦公桌周遭環境，從今天起，你就可以做好工作。
◎ 我推廣了30年的辦公室效率革命
抱歉，我稍微兜了一個圈子。本書的內容就是介紹能為大家消除煩惱、提升工作效率的關鍵技巧──成功人士都在用的整理術，雖然書裡介紹的技巧很多，但規則只有三項：
一、 捨：丟掉。
二、 活：活用。
三、 續：繼續。
只要把這三項規則融入平日的工作習慣，就能做到「杜絕浪費時間、了解工作的優先順序、集中精神火力全開」；換句話說，就是掀起工作上的「效率革命」，提升工作效果。

用本書的「捨、活、續整理術」來整理工作文件、筆記、電腦、金錢和時間，除了能提升你的工作能力，也一定能全盤改變你的人生。

願大家都能最輕鬆的心情閱讀，並把握本書的技巧來豐富自己的人生。

推薦序
這樣整理，工作更有效率
拾木文具創辦人及手帳達人╱MUKI

「桌上總是亂成一團，看了心情好煩悶。」
「想要花時間整理，但客人總是來來去去很不方便。」
身為獨立文具店的經營者，我的桌上總是擺放各式各樣的文具、客戶訂單、廠商資料等東西，一開始可以很自豪的說：「我都知道這些東西放在哪裡喲！」但是當時間一久，突然要找特定資料時，腦袋還是會一片空白，然後花個3、5分鐘開始找資料。
但人生，有多少個5分鐘可以浪費呢？
所以每到一個週期，我就會卯起來整理書桌，讓它變得整齊乾淨。但好景不常，接踵而來的各式文件又再度打亂我的節奏，然後繼續這個循環。
直到看了作者壺阪先生的《成功人士這樣整理辦公桌》後，我了解到一件事情：「整理是為了效率，不是為了整齊」，整齊只是肉眼看了開心，但實際上找文件的速度，不會因為整齊而有所改變，甚至把資料一疊一疊的拿出來後，就會懶得讓它恢復成整齊的樣子；所以作者提倡的「捨、活、續整理術」，正是解救我們這些迷途羔羊的好方法！先將所有東西分成丟棄與保留兩類，如果猶豫不決，就設一個有效期限（我覺得稱為「待觀察」也滿貼切的）；接著活用自己的腦袋，使用檢索本位思考法，讓不重要的資料從大腦中清除；最後也是我覺得非常重要的一點，即持續整理並保持這個循環。
在文具店上班，不管是工作或私人時間，都會用到手帳管理生活，本書第三章也花了很多篇幅，講述手帳與工作效率間的關係，讓我受益良多。我們都希望工作有效率，所以與其花時間裝飾手帳，不如確實把手帳當成一個工具，這個工具只有一個目的，就是提高你的工作效率。
我很認同作者對工作手帳的挑選建議，尤其是「時間軸」與「輕薄」這兩部分，其實稍微思考就能了解，我們不也是捨棄了手帳中較累贅的功能，並且活用手帳清空自己的大腦，持續的使用手帳嗎？這又再度印證了「捨、活、續整理術」理論──不只能用在辦公桌整理，還能用在手帳，甚至大到整個人生態度與生活習慣。
最後跟大家分享我很喜歡的一句話：「管理日程不是為了塞滿每分鐘，而是為了把需要的每件事做好。」
我想整理術也是一樣，並不是為了讓畫面整齊、美觀，而是為了效率。

 

推薦序　這樣整理，工作更有效率╱MUKI

前言　你的辦公桌，代表你的工作能力

第一章　整理是為了效率，不是為了整齊
工作能力強的人的做事順序
規則一　「捨」：丟掉╱先整理，再整頓╱捨不得丟，怎麼辦？╱
設定「有效期限」，過了就丟
規則二　「活」：活用╱腦袋要當水龍頭用，不是水桶╱一事一張卡，不用想分類
規則三　「續」：繼續╱下班前5分鐘，要做2件事

第二章　整理桌子，就等於在整理腦袋
千萬別只整理文件
要丟還是要留，60秒內做決定
用「過去式」思考該不該丟
收納：只需一個抽屜、一個檔案櫃
活用7個道具，亂得恰到好處
場合一　個人辦公空間╱所有工作，都從辦公桌開始╱稍不留神，桌面就會亂七八糟╱
解決辦法：設置「暫置文件」區╱最下層抽屜，能力強的人怎麼使用？╱
把名片當「資料庫」使用╱分辨要「丟掉」還是要「運用」╱
通訊錄要分「常用」與「備用」╱桌面乾淨如飛機跑道，才可以回家！╱
雙軸管理法：專案、階段
場合二　與同事共同的空間╱豎立文件，好找又省空間╱用顏色分類，文件快速歸位╱
建立共用資料的使用規則

第三章　一進辦公室，就知道今天的工作順序
別花太多時間在手帳上
手帳，該怎麼挑選？
使用手帳的6大規則
桌上有「管制塔」，就能嚴守工作期限
一進辦公室，就知道今天的工作順序
把工作拆解成幾個5分鐘任務
下定決心：今天要準時下班
用零碎時間終結零碎工作
公事包如何整理，可成為行動辦公桌
點讀法──瞬間讀取重點的祕訣
要速記，但也要讓別人看得懂

第四章　那張看不見的辦公桌，也要整理整頓
會不會整理電腦，直接關係到工作效率
電腦桌面亂七八糟，腦袋就會……
這樣整理資料夾，不用花時間找檔案
收件匣，一分鐘整理完畢
做備份，就是一種危機管理
這些工作用電腦處理，反而沒效率
一天一分鐘的電腦整理術
太依賴電腦，你會失去4種能力！

第五章 從人生態度到生活習慣，都可以整理
先從人生態度開始整理
重新設計生活習慣
好好放鬆，工作更有勁
丟掉無用之物，找回單純生活
重要文件，不能只有自己知道藏哪裡
整理，就是「人生的再設計」
現在就開始動手：整理

工作能力強的人的做事順序

悟性強的人，想必已經知道我想說什麼了。
事實上，這3項規則，就是工作能力強的人的做事順序。簡單來說，這個方法就是將自己「重新設定在單純狀態中」，目的是徹底解除你四周及腦中凌亂的狀態。
首先，從第1條規則「捨」開始。
桌子周遭的文件、物品，以及每天都在接觸的資料當中，需要的東西和不需要的東西一定都混雜在一起。只保留真正需要東西，讓凌亂狀態回到簡單狀態的行為，就叫做「丟掉」。
第2條規則「活」，是指活用透過「丟掉」嚴選出來的物品、資料，帶來工作成果。
我在本書中提出一個具體的思考方法，就是「無庫存主義」（Just In Time，指及時生產，是一種以控制庫存量來降低成本的策略）。詳細情形後文會再說明，但簡單來說，就是「必要的時候，確實、有效、靈活利用必要的資料和物品」；這就是「活用」。
假設「丟掉」和「活用」是工作能力強的人實踐「捨、活、續整理術」的關鍵技巧，第3條規則「續」，就是讓效果呈現半永久性狀態的機制。
如果你處理問題，像「對症療法」（Symptomatic treatment）一樣，症狀消失就停止治療，那效果只會是暫時性的，最後一定會恢復先前的混亂狀態。
「桌上亂七八糟，該整理了！」每個人一定都有這種經驗，但這種整理只是暫時的，整齊的狀態並無法長久持續，所以大家都很煩惱。本書提出的「續」，就是要從根本為大家解決這個煩惱。
接下來，我就要針對這3條規則做具體的說明。請大家努力學習，把「捨、活、續整理術」當作是日常的基本動作。

設定「有效期限」，過了就丟

現今有很多資料、資訊、物品，都不費吹灰之力就能輕鬆取得。這個時候，就更需要有「果斷丟掉」的勇氣。但事實上，還是有很多人會如此找藉口：「嫌麻煩」、「有一天可能會用到」，無論如何就是無法丟棄。
「無法丟掉的理由」，是因為以下兩種心態在作祟：

一、總有一天會派上用場
第一種心態是「只要擁有它，總有一天應該可以派上用場」，這種預設性心理，令人很難下定決心扔掉物品。這種人可以說是將資料、物品的目的，由原本的「利用」變成「擁有」了。如此一來，就會慢慢的過度保存，甚至淪為「蒐集癖」。

二、只有放在自己手邊才能安心
另外一種心態是「只有放在自己手邊，才能夠安心」，所以桌子的周遭往往會用物品、文件築起高牆。這種人只有在文件、物品的層層包圍之下，才會覺得自己擁有可以安心工作的「聖域」。

在此建議有這兩種心態的人，不論是在獲得資料或是製作文件時，都和食品一樣設定「有效期限」，只要過了有效期限，就無條件丟掉。
你可以根據用途、性質，將資料、物品歸納成以下三種類型。要判斷手邊的東西是屬於哪種類型時，即可派上用場。

有效期限（1） 6個月～最長2年
價值會隨著時間而遞減的東西。例如：文件、新聞報導、雜誌報導。
有效期限（2） 3年～5年
機能會老舊的東西。例如：電腦、使用說明書、型錄。
有效期限（3） 長期持有
放越久越有價值的東西。例如：預測的報導、日誌、日記、回憶檔案夾。

活用7個道具，亂得恰到好處

在辦公室裡，有7個道具可以供大家使用，這些東西其實也不是什麼特殊的道具──釘書機、便利貼、長尾夾、螢光筆、透明檔案夾、彩色標籤、B6便條紙──都是我們垂手可得的簡單用品。
每一種用品都有統一的規格，而且堅固、耐用。另外，這些東西在文具店都買得到，而且價格相當便宜，所以大家使用起來應該都能隨心所欲，不會有任何顧忌。
請大家一定要備齊這7個道具，而且要精熟使用方法。如此一來，一定能夠提升每天的工作效率。

（1）釘書機
可攜式的小型釘書機最方便。和備用釘書針組合成套，釘書針用完的時候，就不會慌張。
重點：可輕鬆固定、黏貼、裝訂的萬能小道具，可以當作固定文件的道具使用。不需要用膠水，也不需要在文件上打洞，非常方便。

（2）便利貼
顏色至少3種，請選擇2.5公分和7公分的正方形便利貼。
重點：任何地方都可以貼，而且可以撕下來。將尺寸和顏色搭配在一起使用，就可以當成「標記」、「便條紙」使用。

（3）長尾夾
請準備夾口5公釐和7公釐的長尾夾。
重點：迴紋針很容易脫落、報夾很占收納空間，使用起來都有些不方便。請根據文件的厚度選擇長尾夾，夾好之後還可以反折的長尾夾最方便。

（4）螢光筆
請選購能同時寫中粗字及細字的螢光筆，而且最少要準備2種顏色。
重點：方便在資料上標記關鍵字。如果要用顏色來區分，一頁不要超過3種顏色。

（5）Ｌ型透明文件夾
如果想用顏色來區別文件的類別，請準備5種不同顏色的透明文件夾。
重點：不會立即使用的文件很容易遺失，所以不妨就做個提供「暫時置放的資料夾」。另外，如果配合使用的目的，分別使用5種不同顏色的透明文件夾，之後要找文件會更方便。

（6）彩色標籤貼紙
請選購圓形、直徑14公釐到20公釐，有紅、綠、橙、藍、黃、白6種顏色的彩色標籤。
重點：顏色具有說服力。先在文件貼上彩色標籤，既容易尋找文件，也方便歸回原位。

（7）B6便條紙
請選購紙張輕薄、B6大小、有底色（例如淡藍色）的便條紙。
重點：可把筆和便條紙搭配成套，放在辦公室許多地方，需要時就撕下來帶著走。一張便條紙大約可以寫200個字，想要保留的話，就用釘書機釘在A4大小的厚紙板（pasteboard）上。