Google神速工作術：如何在人工智慧時代保住你的飯碗？學會Google「10倍成長思維」，再忙也能創造10倍成果！

如何在人工智慧時代保住你的飯碗？

拚命上班，工作卻永遠做不完？
努力奮鬥，卻得不到應有的成果？
這是一本教你如何徹底解決這些煩惱的書！


全世界最聰明的Google菁英
如何創造10倍的工作成果？

●不用電子郵件，節省9成的時間！
●還在邏輯思考？別浪費時間了！
●還在企劃會議上簡報？別再做白工了！
●上司是工作的絆腳石！
●提升工作效率的不是流程，是「人」！
●你需要的不是課程，是經驗值！
●想一輩子過現在的生活？別天真了！
●你的任務是「消滅自己的工作」！

付出努力就能得到成果的時代已經結束，今後的競爭將以「速度」決勝負！但市面上雖然充斥著各種如何增加工作效率的教學書，卻頂多只能節省短短的幾分鐘、幾秒鐘，根本就沒有意義，並不會為你的職場生涯帶來戲劇性的改變。
想要在AI人工智慧時代不被淘汰，你必須追求「終極的」高效率！而為了達到這個目標，你需要的是Google的「10倍成長思維」，建立全新的「工作時間軸」。
本書即透過世界一流Google菁英的57種高效率工作方式，從「星期幾工作術」、「主管使用守則」，到如何善用「百分之二十法則」以及Google的「不累不累工作法」，教你有效運用科技秒殺你的工作，創造未來的無限可能性！

彼優特・菲利克斯・吉瓦奇Piotr Feliks Grzywacz
出生於波蘭，曾旅居德國、荷蘭、美國等地，2000年遷居日本。
2002年出任貝利茲公司國際商務部門亞太地區主管，2006年轉任摩根史坦利培訓發展襄理，2011年進入Google負責人才發展業務，2014年轉攻全球化學習策略，活躍於人才培育、組織開發、領導能力開發等領域。
目前擔任「Pronoia」 和「Motify」兩家公司負責人，其中「Pronoia」為經營顧問公司，為海內外各大企業提供商務策略、創新開發諮詢，以及幹部訓練、組織開發等服務；「Motify」則為全球性的人事管理系統公司，專門開發全新的工作模式，並提供諮詢建議。
他在日本定居十多年，以西方人的眼光對日本企業文化進行精闢的觀察與分析，他對合氣道和禪宗也有深入的了解。
本書出版後立即成為話題暢銷書，為太愛拖、太愛分析探討、太愛開會以致個人產值遠不及Google員工的日本上班族帶來振聾發聵的全新思考。

譯者介紹︰
劉愛夌
日本文學碩士，典型的A型，不標準的獅子座。除了是個在中文與日文之間穿梭的自由譯者，還是個每天和兩個小寶貝搏鬥的媽媽。

【網路趨勢觀察家】Mr.6劉威麟、【「簡報奉行」創辦人】RainDog 雨狗、【康泰納仕樺舍集團副總經理】李全興、【《經理人月刊》總編輯】齊立文、【行動學習教練】鄭秀娟、【作家】劉揚銘 即刻行動推薦 ●按姓名筆畫序排列

 

前言

大家好，我是彼優特。
我出生於波蘭，兩千年時遷居日本，在摩根史坦利公司（Morgan Stanley） 擔任培訓發展襄理（Learning & development vice president），之後轉至Google負責亞太地區人才開發、國際人才訓練策略等業務。目前我是一名商業顧問，為企業提供商務策略、創新等專業意見，除了幫忙訓練幹部、開發新工作流程、改善工作環境，也從事人力資源、新業務的開發與企劃。
我在日本已住了十六年，對日本文化情有獨鍾，從摩根史坦利時代就開始練合氣道，對禪也相當有興趣，目前正在學習中。
在進入正題之前，我想先請問大家一個問題，各位聽到「Google」會想到什麼呢？
搜尋引擎？尖端企業？員工福利非常好？
沒錯，這些都是事實。我在Google工作時，印象最深刻的，其實是Google的「強烈使命感」。他們要求自己永遠要跑在世界前頭，並堅持不斷提升成效。
Google一直在思考如何創造十倍成果，並將想法付諸實行，成功達成目標。
一九九七年，佩吉（Larry Page）和布林（Sergey Mikhaylovich Brin）在註冊「Google.com」這個域名時，「Google」這個名字還不值一毛錢，然而到了二○一六年，價值卻已超過十四兆五千億日圓。
勞動生產力方面，Google單名員工一年可創造一千二百五十九萬日圓。這個數字有多高呢？和日本大企業比比看就知道。松下電器（Panasonic）為三百萬日圓，日立（Hitachi）則是三百一十一萬日圓，僅有Google的約四分之一。為什麼會有這麼大的差距呢？我認為問題出在工作方式和公司制度。
你的工作永遠做不完嗎？光應付雜事就焦頭爛額了，根本無暇處理重要工作？
如果你有這樣的煩惱，本書對你一定有所幫助！

◎為什麼日商的生產力那麼低？
我因為工作性質的關係，經常走訪各大日本企業。過程中我發現，日本員工之所以工作永遠做不完，是因為以下幾個原因。

1、太愛拖
日本人工作很喜歡「拖」，常把「我回去考慮一下」掛在嘴邊。
我做事習慣當場解決。大事也好，小事也罷，只要當場處理完畢，就可以從腦袋中「移除」，專心進行下一件工作。
若把工作「帶回去」考慮，解決之日恐怕遙遙無期。即便是無法當場解決的案子，也應該盡量處理，釐清現階段狀況，並回報對方目前已掌握的資訊。

2、太愛分析探討
在日本企業辦講座時我發現，日本人真的好愛探討問題喔！
按部就班思考分析是很重要沒錯，但「直覺」也很重要。「直覺」不單只是第六感，更是人生經驗的結晶。
與其做什麼事都從「分析」著手，何不跟著「直覺」走走看呢？大多時候「直覺」都是很靈的，如果邏輯思考所得出的結論與「直覺」相反，就相信自己的直覺吧！
日本非常流行麥肯錫（McKinsey & Company）派的邏輯思維，使用理則或商業架構（Framework）分析事物。不過，「分析」並不等於「創意」。邏輯思維是「問責」（Accountability）的利器，主要用來彙整思緒、說明給別人聽，而非以創新為目的。而「創意」則是將各種材料擺在桌上，跟隨「直覺」構思靈感。
在這凡事講求創意的年代，各位也差不多該脫離「麥肯錫思維」了吧？

3、太愛開會
職場中過高的「溝通成本」，是否也為你帶來莫大的壓力呢？
莫名其妙的會議永遠開不完、一樣的事情要說一百遍、永遠找不到主管、下屬粗心大意，害你整天提心吊膽，無法專心工作，每每看到這樣的企業情景，都讓我不禁感嘆，這些人完全不懂得善用溝通工具。
電子郵件回來回去不累嗎，為什麼不直接見面談呢？比起紙上談兵，何不做出樣本討論呢？雙方雞同鴨講，導致過程中不斷修改訂正。
其實有很多事半功倍的方法，像是直接將Word檔投影在大螢幕上，大家一起討論、製作資料。與其在台上講得天馬行空，倒不如直接拿出樣本給大家看，集思廣益。這樣不但更有建設性，也方便大家達成共識，提高工作效率。

◎想要在這個時代存活？你需要創造戲劇性的變化！
在前言的最後，我要宣傳一下本書重要的觀念：「盡情破壞你的工作！」想存活下去，我們必須追求終極高效率，設法跳脫「自力完成工作」的傳統框架。
在資訊科技（IT）和人工智慧（AI）的發展下，很多人都擔心自己將來會丟失飯碗。人類世界在蒸汽機出現後開始機械化（第一次工業革命），後出現電氣革命和大量生產的技術（第二次工業革命），電腦和網際網路則引發了資訊革命（第三次工業革命）。第四次工業革命後，我們的工作內容日新月異，我實在無法想像，五年後的自己是從事什麼工作。但我認為，這非但沒什麼好怕的，反而令人雀躍不已。
身處這個時代，我們不應該只是擔心自己將來沒事做，而是要思考如何讓機器「代勞」，設法讓工作更自動、更省力。
汽車的「自動駕駛」就是「電腦贏過人腦」的典型例子，以前只有人類才能開車，現在機器能開得比人更好。
網路串流影片公司「網飛」（Netflix）以前只是一家DVD宅配出租公司，直到他們淘汰DVD實體、將需要人手的宅配服務改為網路輸送、全面自動化後，才有了今日的規模。現今「打破陳規」的公司有如雨後春筍般冒出，Facebook雖然沒有媒體設備，卻是全世界最大的媒體公司；Airbnb旗下沒有半張床鋪，卻是全世界最大的旅館業者；汽車共享（空閒時用自家車輛載客）公司優步（Uber）也開始推行自動駕駛，以後也許就不需要「司機」了。
他們做得到，各位一定也做得到。將自己的工作和資訊科技結合，非但不會讓你失去工作，還能開創下一個紀元。即便沒有這麼「偉大」，至少也可以幫你節省時間，提升成果。
你現在最需要的是「創新」。如果每天都做一樣的工作，過著日復一日的生活，總有一天一定會被電腦取代。
時代在變化，我們不應該只是隨俗浮沉。只要你能夠超越變化，永遠走在時代尖端，就不用擔心被時代淘汰！
不是被動地隨著變化起舞，而是主動控制變化，預測時代趨勢，自己改變時代。
為了達到這個目標，你需要的是Google的「十倍成長思維」，不是成長百分之十、百分之二十，而是一口氣成長十倍！因循舊法是無法突破這個數字的，將目標訂為十倍有助我們跳脫傳統思維，從根本建立全新的工作模式。
市面上充斥著各種教大家如何增加效率速度的「工作教學書」。然而，記住所有鍵盤快速鍵，頂多只能節省短短的幾分鐘、幾秒鐘，並不會為你的職場生活帶來什麼戲劇性的變化。
我們之所以追求高效率，不只是為了提早一小時下班，而是為了有效利用時間，把節省下來的時間用來進行更大型的工作、幫助更多的人，藉此提升利潤。相較之下，節省幾分鐘、幾秒鐘根本就沒有意義。
這些目標看似遙不可及，但做起來並不困難。只要有心，人人都做得到。
我在波蘭的一個鄉下小村落長大，村裡讀到高中的只有我一個人，我既不是史丹佛大學（Stanford University）、哥倫比亞大學（Columbia University）的高材生，也不是有錢人家的公子哥。但我還是成功進入Google工作，這是為什麼呢？因為我從不隨波逐流，而是用自己的雙眼觀察、動腦思考，再付諸實行。只要抓到訣竅，即便你不是高人一等的菁英，也一樣可以把工作做好。
看到這裡，相信一定有人心想：「這麼拚命工作不累嗎？」放心，本書除了教你怎麼工作，還教你怎麼放鬆，畢竟太過緊繃是做不好工作的。
我的祖國波蘭是中途才引進資本主義的。然而，資本主義卻辜負了國民的期望，失業率飆高，我連高中都還沒讀完，就前往德國工作了。我父親是專業技師，但在德國，我一天就能賺到父親兩、三個月的薪水。
我這才明白，變化總是出其不意，人不能永遠墨守陳規。
你我都活在變化不斷的時代。
在此，誠心祝福各位都能夠成功設計出全新的「工作時間軸」，創造更美好的人生。

二○一七年一月
彼優特．菲利克斯．吉瓦奇

目錄

第一章　如何走在世界前端？
一次把事情做完
‧ 你的「拖延」是在浪費大家的時間
‧ 不把問題帶回公司
‧ 結論拖不得
‧ 學會「交棒」
‧ 想要出人頭地嗎？先學會擺平「不知如何處理」的事情
‧ 把握當下，增加工作密度
電子郵件正一點一滴偷走你的時間！
‧ 不用電子郵件，可節省九成時間？
‧ 切勿用電子郵件「喬時間」
‧ 練好英語讓你工作更迅速
直接見面，事半功倍
‧ 寫信是「延遲」，交談是「即時」
‧ 限制連結外部網路＝降低競爭力
小心落入「儘快交」的陷阱！
‧ 由委託方訂定期限和品質
‧ 「創意」不可無限等待
‧ 盡量縮短期限
專注於當下，腦力不浪費
‧ 每天都在煩惱要穿什麼嗎？
‧ 釐清「當下」的目的
‧ 預想狀況，臨危不亂
‧ 「週幾工作術」
‧ 對工作環境多一點「堅持」

第二章　還在邏輯思考？別浪費時間了！
創意構思比邏輯分析更重要
‧ 光分析沒有結論是沒有意義的
‧ 釐清分析目的
獨思思不如眾想想
‧ 準備大量的「線索卡」
‧ 越混亂越有效？
‧ 「群知」有助激發巧妙創意
缺少靈感嗎？結合創新準沒錯！
‧ 「分析」競爭對手無助於開發新商品
‧ 結合「無關」，創造價值
什麼時候需要邏輯？什麼時候需要創意？
‧ YouTube的教訓
‧ 模仿變不出新把戲
還在企劃會議上做簡報嗎？別再做白工了！
‧ 簡報型會議＝畫地自限
‧ 重點不是「評鑑」而是「結果」
集體思考力量大
‧ 東京是一座靈感補給站
‧ 多方聽取不同意見

第三章　再忙也要做出十倍成果
你的目標不是提升百分之十，是做出十倍成果！
墨守成規是大忌
‧ 當個「小白」又如何？
‧ 考慮風險不是因為害怕失敗
‧ 你的目標設對了嗎？
‧ 如何善用「百分之二十法則」
你的任務是「消滅自己的工作」
‧ Think like an owner
「十倍法則」的成功要訣　125

第四章　加快效率的「人際關係工作術」
職場不靠「言語」溝通？
高效率交際術
‧ 上司是工作的絆腳石?!
‧ 指導下屬應一週一次，一次解決為佳
‧ 「客製」面談
‧ 「主管使用守則」
彼優特神社
‧ 利用「社團」建立心理安全感
‧ 惡搞是彼此信任的證據?!
‧ 如何建立心理安全感？
‧ 打造「反饋循環」
‧ 全盤否定他人意見是職場大忌！
‧ 日商的原始特質
提升工作效率的不是流程，是「人」
‧ 近朱近墨人生大不同！
‧ 見到「大人物」要聊什麼？
‧ 練就一身「識人」的工夫
‧ 改變人際關係的優先順序
如何成功接近「目標人物」
‧ 重點在於「Give」而非「Take」
‧ 如何接近「大人物」？
‧ 如何在派對人海中讓「大人物」留下印象？
‧ 「若即若離」聯繫法

第五章　如何快速學習必要知識
你需要的不是課程，是經驗值！
‧ 「搜尋時代」的基本學習流程
如何「問」出重點？
‧ 要問就問最好的
‧ 在職場建構「學習機制」
當局者迷，旁觀者清
‧ 溫故與知新
‧ 自信是「做」出來的！
聚會學習法
‧ 積極參加外部活動
‧ 別排斥「外行人」
‧ 如何運用社群網站精進自我？
‧ 單打獨鬥不夠力，你需要群眾魅力！
‧ 「for」與「with」
我們為何而學習？
‧ 持續改變，不斷學習

第六章　Google的「不累不累工作法」
適時關掉電腦
‧ 正念會議
如何運用「多工時間」和「單工時間」？
‧ 蠟燭多頭燒該怎麼辦？
要「處理情緒」而非「扼殺情緒」
負起睡午覺、吃點心、放鬆心情的「責任」
‧ 人性本善

終章　消滅工作，創造下一個時代！
如何在人工智慧時代保住飯碗？
如何揣摩時代走向？
如何跟科技當好朋友？
‧ 人氣App？下載就對了！
‧ 不諳技術又如何？至少不會被時代淘汰！
別害怕改變！
‧ 別淪為「習慣」的奴隸！
‧ 估算自己的身價
‧ 工作不是「做跟昨天一樣的事」
‧ 波蘭民主化後的創傷
‧ 想一輩子過現在的生活？別天真了！

如何走在世界前端？
――別再寫電子郵件了！

 

◎你的「拖延」是在浪費大家的時間
來到日本後，有件事情讓我非常驚訝，那就是日本人非常喜歡「拖」。他們經常把「回去再弄」或「之後再說」掛在嘴邊，拖延一次可以處理好的事情。
還記得有一次，我到區公所繳交資料，因漏填了一個欄位，被櫃檯人員要求之後補交。
我當下立刻拿出電腦，開啟之前的存檔，將資料補填好後上傳雲端，然後用雲端列印服務將文件列印出來，蓋好印章，在便利商店買了一把釘書機，把資料釘好，前後不到十五分鐘，又回到了區公所。
櫃檯人員看到我時嚇了一跳。
「您怎麼那麼快？大多人都會把資料帶回去，過幾天再來補交。」
聽到他這麼說，這次換我驚訝了。
「過幾天？資料可以當場修改不是嗎？再跑一趟很麻煩耶。」
櫃檯人員告訴我，這是他第一次碰到這種情況。
雖說這只是我的個人經驗，但我認為，就是因為這樣「愛拖」的個性，不把事情一次完成，工作才會永遠做不完。
如果上一件事還沒處理完，自然沒辦法專心做下一件事，浪費時間之餘，還會降低效率。
也許你會覺得上述只是生活瑣事，但其實，這樣的「浪費」在職場上處處可見。
在這科技萬能的社會，大部分事情都可以隨時隨地完成。一點小事也要「帶回去處理」，只是在浪費自己的時間。
切記，辦公室並不在公司，你人在哪裡，辦公室就在哪裡！請務必時時提醒自己當下把事情做完，只要有心，整個城市都是你完成任務的工具。
那麼，具體而言，要怎麼一次把事情做完呢？讓我們繼續看下去。

◎不把問題帶回公司
假設今天你跟客戶談生意，遇到無權決定的問題，你會怎麼處理呢？很多人都會把問題帶回公司，詢問過負責人後再回覆客戶。
但其實，這樣的做法很容易拖延整體工作的進度，如果回到公司才發現負責人不在，自己又還有下一個工作，在事情都沒有處理完的情況下，很容易讓人產生壓力。
Google在碰到類似狀況時，都是請客戶用通訊軟體和負責人聯絡，由負責人直接回覆。這麼一來，不但談判可順利進入下一階段，還能省下回公司傳電子郵件給負責人這道手續，其效率之高、速度之快，絕對讓你嘖嘖稱奇。
「必要時立刻連絡」
「需要當下做決定的事絕不拖延」
只要做到這兩點，包你上班不「卡關」。
想要盡量將事情當下做完，可將工作檔案上傳到「Google文件」（Google Docs）這類可共享的雲端硬碟中，隨時隨地都能上線使用。
你有沒有去拜訪客戶時，突然需要某份資料的經驗呢？如果你事先將檔案存在「Google文件」裡，就可以馬上下載交給對方。這麼一來，回到公司就可以專心處理下一個工作，不用再費心費神傳電子郵件。

◎結論拖不得
說到「拖」，下結論、做決定更是拖不得。開了會就一定要有結果，否則將大幅影響之後的進度。開會被問到無法馬上回答的問題時，很多人都會選擇「之後」再回答對方。其實不用什麼都留到之後，有些事是可以當下處理的。
比方說，你可以將事情分成「已了解」和「待了解」，先向對方說明已了解的部分，解決可以拿定主意的事項，待了解的項目則於下週確認後答覆對方。
要儘速解決工作，一定要訂出「做出結論」的最後期限。
需要明天立刻答覆嗎？還是下禮拜前做出決定就好？最晚要什麼時候拿定主意？訂出期限後，才能專心解決問題。
相反的，若不訂出期限，很容易淪為一拖再拖。這樣的方式有助於激發責任感、提升「當下處理」所需要的專注力。
有了主意後，才能進行下一個動作。要做什麼、不做什麼、要做A計畫還是B計畫，當機立斷，雷厲風行。
之所以沒有進度，是因為你太優柔寡斷了！這個好像很好，那個好像也不錯，猶豫不決導致停滯不前。有些人則是過於害怕失敗，因擔心風險而遲遲不敢付諸實行，這種人看似當場決定「不做」，卻只是不知道自己到底要不要做。
當然，有些問題我們可以留給時間解決，在面對人生重大選擇時，有時也必須退一步俯瞰問題，謹慎思考，切忌輕率行動。但商場就不同了，商場上的結論是拖不得的！一定要當機立斷。

◎學會「交棒」
相信你在談生意時一定有過這樣的經驗──因無法立即回答對方某些問題，只能將談判暫時告一段落。
但你有想過嗎？這些「不清楚」或「無法自行判斷」的事情，大多可以靠人際關係解決。
關鍵在於「交棒給下一個人」。
比方說，今天客戶對你提出一個要求，但你無權決定又或是無法處理，這時該怎麼辦呢？其實，到這裡你的任務就算結束了，只要交棒給下一個人即可。如果「下一棒」能夠立刻給出答覆，你大可在客戶面前當場打電話給他問個清楚。
之後如果需要「下一棒」的幫忙，可先徵求他本人的同意，再向上司報告原委，請上司直接連絡對方的主管，藉此提升處理速度。
總歸一句話，「工作」就是「解決問題」。有些問題可以靠自力處理，但遇到自己無法解決的大問題時，若不肯求助他人，可就前功盡棄了。
遇到無法處理的事情，我們不應立刻放棄，而是蒐集解決問題所需要的資源。就這層意義而言，告知對方自己需要哪些資源，其實也是「當場解決」的一種方法。像這樣有能力解決大問題的人，將來終必成功。

◎想要出人頭地嗎？先學會擺平「不知如何處理」的事情
如果客戶每開出一個條件，你就要帶回公司詢問一次，要什麼時候才能把事情處理完呢？溝通而不決，就只是在浪費時間。
即便遇到自己無法解決的狀況，也應設法前進，而非站在原地躊躇不前。
人遇到自己能力範圍以外的問題時很容易亂了陣腳，唯有知道如何解決難題的人，才得以邁向成功之路。
具體而言該怎麼解決難題呢？在這裡提供各位三個方法。

1、釐清「已了解」和「待了解」事項
立刻區分出「已了解」和「待了解」兩個範圍，並從「已了解」的項目著手。解決部分問題後，有可能會產生骨牌效應，進一部發現處理其他問題的辦法。
如果腦袋一片混亂無法思考，那就動動手吧！遇到不懂的問題時，我都會列出「已了解」和「待了解」清單，然後先處理前者。
和客戶談生意或開會也是一樣，遇到不清楚的事項時，建議你可跟對方這麼說：「A部分我們可以這麼做，B部分我目前無法給您回覆，待我問過敝公司的專員後，再向您提出新方案。」

2、提問
那麼，要怎麼劃分出「待了解」的問題呢？答案是「提問」。
不知道原因結果時，可適當發問來釐清問題本質、哪個環節出了差錯，能處理多少是多少。圖1-1中列舉了我常問的幾個問題，還請大家參考。

3、休息是為了走更長的路
事情完全無法進展時，轉換心情也是一個方法。這時可以小歇片刻，又或是去外面走一走。

遇到任何狀況都要設法解決，當場能處理多少是多少。把問題帶回公司只是在浪費時間、拖延進度罷了。倘若遇到無法當場處理的事項，回到公司一定要訂出下一步，並持續完成進度。

◎不用電子郵件，可節省九成時間？
一般公司開完會後，都會請人將會議內容整理成「企劃書」或「報告書」。
假設今天是由A負責打報告書，他必須先回到自己的座位上，打好紀錄後傳給B確認，B看過後再傳給C，一個傳過一個，而A就只能苦苦地等檔案傳回他手上，完成之日遙遙無期⋯⋯
Google習慣將這些繁複的過程「當場一次解決」。
Google的會議室裡設有大螢幕。
他們的議事紀錄、書面資料不是由單人負責，而是開啟「Google文件」投影在大螢幕上，當場由所有成員合力編輯製作。
如果所有人都盯著自己的電腦看，就沒辦法好好討論了。為了避免這個情形，他們將所有人的文件一次投影在螢幕上，讓大家看著螢幕集思廣益。
這麼一來，就可省去電子郵件一來一往的麻煩，當場完成文件的基礎架構。
這個方法除了開會時可以用，也很適合用來討論企劃案。
一般在籌備企劃案的過程中，大家會將自己做好的文件檔或簡報用電子郵件寄給組員，看過的組員則在檔案中留下意見和評語後回傳。收到回傳的檔案時，必須修改檔名才能存檔，像是在後面加上「第一版」、「第二版」，又或是「日期」、「審查人員的名字」，否則很容易搞混。
說實在話，你不覺得檔名改來改去非常麻煩嗎？一不小心還會出錯，既浪費時間又費心勞神。
Google員工從不用電子郵件傳送工作檔案。他們直接將檔案存在「Google文件」裡，然後傳一封信給相關人員說：「資料已上傳，連結如下，請有需要的人於○月○日前上網編輯。」讓大家各自在雲端上修改補充，逾時不候。這麼一來，即便來不及在會議上編完文件，組員也可以在「Google Hangout」上傳訊溝通，又或是開視訊會議進行討論，一起在線上完成編輯。
這個方法可讓所有組員同時掌握最新版本，擺脫「弄錯版本」的惡夢。
傳統「編輯↓傳送↓編輯」的過程其實很浪費時間。所以Google員工才會放棄使用電子郵件，採取當場合力編輯的方式。
最近越來越多企業推出跨公司的合作企劃案，雲端空間也成了雙方合作不可或缺的工具。
在雲端的輔助下，組員就無須同時到場開會，只要有空時再到雲端上確認檔案即可。如果沒什麼特別的問題就不用報告，有問題再另行討論。這樣不是很簡單嗎？
怕大家誤會我在幫Google打廣告，在此特別補充，微軟（Microsoft）的Office 365、蘋果（Apple）的iCloud等雲端空間也可以共享檔案喔。

◎切勿用電子郵件「喬時間」
在規劃行程時，很多人都會用電子郵件詢問大家方便的時間，但他們不知道的是，這麼做只是在為自己找麻煩。
假設你發郵件詢問大家某個日期有沒有空，只要成員中有一個人無法配合，你就必須再發一封詢問另一個日程。繁複的聯絡程序讓召集人苦不堪言，更別提不是每個成員都會立刻回信。
還記得有次我跟某家公司討論開會日期，對方跟我說：「我希望其他部門的人也能一起開會，我安排好時間後再聯絡你。」結果這一安排，就花了兩天。
只是安排日程，有必要花到整整兩天嗎？
工作最忌諱浪費時間在沒有成效的事情上。
只要使用雲端功能安排行程，即可避免這些情形。
最近不少公司都推出行程管理系統，但員工頂多只能在上面預約會議室，實在可惜。在此推薦大家使用功能更豐富的「Google日曆」（Google Calendar）。
比方說，你可以跟指定對象共同編輯行事曆，請他輸入會議等預定行程。這麼一來，你的行事曆中就會自動出現會議行程，點開還可以瀏覽議題內容等詳細資訊，甚至可下載當天的會議資料。在種種事先準備之下，開會當天就可省去不必要的開場白，直接進入主題，提升討論品質。
下屬有事找你時，也不用一來一往地「喬時間」了。他可以在「Google日曆」中查詢你的行程，直接在雲端上預約你的時間。如果你臨時有事，只要修改行事曆，對方就能查詢到。有了雲端日曆，就不用一天到晚檢查電子信箱了。不過，平常還是要對下屬做心理建設：「我如果臨時更改行程，不是故意放你們鴿子喔，是真的忙不過來。」
很多時候只差上司點頭就可以開始執行了，卻因為不清楚主管的行程、不斷撲空，導致企劃遲遲未能開始。因此，我特別推薦主管人員使用這個方法管理行程，在雲端上與下屬共享行事曆，下屬想要找上司，只要配合行事曆上的空檔即可。
如果下屬一天到晚煩主管「您什麼時候有空？」、「今天可以去找您嗎？」，其實也是變相在剝奪主管的時間，使用雲端日曆可節省彼此的時間，提升整體的工作速度。
我個人則是將行事曆上的「空檔」設為公開，同時與多位客戶共享行事曆，管理行程既方便又快速。
「Google日曆」可設定共享範圍，若有需要，也可以與特定使用者共享私人行程。
公私行事曆分開管理其實挺麻煩的，有時改了東就忘了西。「Google日曆」可在同一個行事曆上管理公私行程，只要將共享對象分為幾個群組，就不用擔心發生遺漏的問題。
有些夫妻會在雲端上共用行事曆，每天晚上更新彼此的行程，藉此確定對方哪幾天回家吃晚餐。這個方式比傳訊溝通更有效率，老婆只要查查行事曆，就能知道老公哪天要加班，當天就不用特別煮了。
善用行事曆可省去傳訊息一來一往的麻煩，讓溝通更順利。「喬時間」是標準浪費時間的行為，想要分秒必爭，可先從這方面下手。

◎直接見面，事半功倍
用電子郵件較難把事情說明清楚，有時反而會拖到工作進度。
相信各位一定有這樣的經驗，來來回回傳了幾封郵件後，還是在雞同鴨講，搞不懂對方的用意。遇到這種情形，建議你可以改用電話溝通，又或是約對方當面談。
再方便的溝通工具，都沒有「當面談」來得有效率。與其打字打得要死要活，倒不如一句「我們當面談」，開啟Google hangout視訊功能直接討論。直接看到表情更能了解對方的想法，其溝通效果是文字、聲音所比不上的。
當面談還有一個好處，那就是可以當場解決問題不拖延。富士達（Fujitec）的友岡賢二就讓電梯修理人員直接跟工程師視訊溝通，藉此提升作業效率。
很多人以為像Google這種資訊科技公司，肯定是利用電子郵件溝通工作。說了你可能會嚇一跳，Google員工其實常常舉行小型會議。
Google公司裡到處都設有談話區，公共區域自是不必說，許多地方都設有桌椅、咖啡廳，供員工溝通交流。
Google開會的方式非常有效率。
他們發現問題後，會先評估需要哪些人來解決這個問題，隨後立刻召集四、五個必要人員來到現場，盡快開完會議。
很多人都以為「臨時召集」大家一定沒空，事實上卻是恰恰相反。大多企業都習慣寄電子郵件跟參加者一一確認開會日程，既費時又費力。
開會的目的並非「集合」，而是「決議」，因此，只需召集幾名關鍵人員就夠了。
制度是死的，人是活的，即便是定期會議，也無須強迫全員到齊。建議大家可因應需求變通，像是根據開會內容安排參加人員；重要成員因出差而無法到場時，可將會議延期；如果當天感覺討論不出什麼結果，也可直接取消會議。

◎寫信是「延遲」，交談是「即時」
看到這裡，你是不是也覺得電子郵件比想像中的更「棘手」呢？
關於這一點，用「寫信」和「交談」的差異來說明，應該就很好懂了。
使用電子郵件溝通，你必須先寫信給對方，待對方回信後溝通才算成立。這樣的通信過程快則一天，慢則得等上好幾天。有些無法一次解決的問題，從第一封信到討論出結果可能得花費一週以上。
仔細想想，這種工作方式效率低的離譜。A花幾天做好自己的部分後傳給B，B又花幾天做好傳給C。重點是，A傳給B後，B不一定馬上有空做，導致過程中產生許多「空白」。
這還不是最糟的。假設B做得很差，被上司要求重做，就會耽誤到後面的流程。用這種方式工作，速度哪快得起來呢？
但線上交談就不同了。只要將成員拉進群組，就可直接在線上商議，當場做出結論。先給成員幾天時間各自作業，再約個時間開會討論，不用花多少時間就能結案。線上群組非常方便，成員無須到場，隨時隨地都可以上線討論。屏除時差問題，無論你在日本、美國還是印度，都可以合作執行企劃案。
目前我有個顧問合夥人在紐約，事業夥伴也遍佈全球，包括矽谷、巴西、烏拉圭，他們經常在線上向日本成員回報工作狀況。
有趣的是，因為我們實在太常視訊了，根本感受不到距離，有時都忘了對方是在日本、紐約，還是倫敦，唯一顧忌的只有對方現在是不是睡覺時間。據說知名拉麵店一風堂的總經理清宮俊之，就是透過「Google Hangout」和國外聯絡。
除了「Google Hangout」，市面上也有很多免費的視訊通話軟體，像是LINE、Facebook Messenger、蘋果的Face Time普及率都相當高，一般上班族都可使用。
就拿我顧問公司的合夥人石原明先生來說吧，他是一名經營顧問，也幫忙許多創業新手調度資金。他在和顧客交流的過程中，常用LINE向客戶說明自己的想法，又或是在線上與投資家交涉。聽他說，最近他在處理某個案子時，分別用LINE和電子郵件和兩批人馬交涉，結果前者比後者更快完成了投資。
寫信是一種延遲行為，收到信後得深思熟慮一番才回信；交談則是一種即時溝通，當場解決，一次到位，兩者的速度差異皆反映在工作的成果上。
善用雲端功能可幫助你從根本改善工作模式。想做出十倍成果嗎？想要只花十分之一的時間就完成工作嗎？請務必記住八字訣：「全體集合，一次解決」。