酒店宴會與會議業務統籌實訓（簡體書）

酒店承辦的任何一次成功的宴會或會議，涉及數以千計的細節，需要前臺和後臺多個部門服務團隊的金作接力，任何一個環節都不能出現閃失，而負責宴會或會議的統籌人員的安排是決定活動成敗的關鍵。《國家示範性高職高專院校重點建設專業酒店管理專業系列教材：酒店宴會與會議業務統籌實訓》結合酒店宴會，會議統籌的理論與實務，給出了活動統籌人員出色而周到的指導方案，提供了實用的細節，內容涉及宴會與會議的接洽與銷售、活動場地的策劃與佈置、現場服務的實施與督導；與此同時，《國家示範性高職高專院校重點建設專業酒店管理專業系列教材：酒店宴會與會議業務統籌實訓》還為酒店宴會與會議產品設計、宴會與會議活動預算、服務管理等內容提供了獨特的視角。
《國家示範性高職高專院校重點建設專業酒店管理專業系列教材：酒店宴會與會議業務統籌實訓》作者有著豐富的酒店宴會，會議她務工作經驗以及細緻的觀察視角，本書向讀者展現了策劃和管理蜜會與會議活動的藍圖。是一本非常實用的酒店統籌人員以及活動策劃人員的業務參考用書。．

奚晏平，管理學博士；中國名酒店組織秘書長；中國旅遊飯店業協會副會挺；中國葡萄酒俱樂部董事長。 一、簡歷：1998年開始任海天酒店管理集團董事長。期間酒店成功接待了多個國家元首和政府首腦以及大型國際會議並獲得多項各級管理部門的獎勵。2003年和2004年海天大酒店連續兩年獲得全球服務業最高獎項——五星鑽石獎。2002年始在南開大學攻讀企業管理專業公司治理方向博士學位並于2006年獲得博士學位。2001年參加清華大學工商管理總裁研修班學習。1999年去瑞士洛桑酒店管理學院進行短暫研修。1996年在新加坡南洋理工大學進修社會經濟綜合管理。1993年通過全網招聘方式競爭青島市旅遊硒副局長職位。1993年至1998年任青島帶旅遊局副局長兼黨組成員。1992年至1993年在南京大學-約翰斯．霍普金斯大學中美文化研究中心研修國際關係等。1989年至1992年在四川外國語學院任教，講師。1987年至1989年在黃河大學（現與鄭州大學合併）英美語言文學系攻讀研究生。 二、個人榮譽1998年被青島大學聘為兼職教授，碩士研究生導師。1999年被中華人民共和國教育部聘為“教育部高等院校工商管理類學科、專業教學指導委員會委員”。2000年當選為青島市旅遊飯店業協會會長。2001年當選中國名酒店組織副理事長秘書長。2003年當選中國旅遊飯店業協會副會長。2003年獲得全球服務業最高獎項——五星鑽石獎：世界最佳酒店經理人獎。2004年被山東大學聘為兼職教授，碩士研究生導師。2004年被中國海洋大學聘為客座教授。2004年榮獲2003年度中國飯店業十大人物。2005年被聘為全國旅遊星級飯店評定委員會委員，國家級星級飯店評定檢查員。2005年代表中國飯店業當選國際飯店與餐館協會（IH&RA）董事會董事，2008年再次當選。 三、學術成果：已在美國Cornell Hotel and Restaurant' Administration Quarterly和中國國家級及其他級別的刊物上發表數十篇學術論文，涉及企業管理、旅遊業、文學評論和美學等領域。編寫了《世界著名酒店集團比較研究》，《飯店業理論與前沿問題》、《葡萄酒世界》、《基於ISO9000國際質量標準的——酒店服務管理系統設計》、《海天酒店管理模式——系統設計與操作實務》等專著。．

《國家示范性高職高專重點建設專業酒店管理專業系列教材:酒店宴會與會議業務統籌實訓》是通過對酒店宴會與會議業務所涵蓋的工作任務的分析，以實際工作過程為導向，確定學習任務，使學生熟悉并掌握宴會與會議業務統籌服務所需要的工作能力。在教學過程中，注重培養學生的銷售意識和服務意識、團隊合作精神、協作能力，以及對宴會與會議項目管理的統籌能力。

前言
第一章 宴會與會議業務統籌的特點與工作要求
第一節 宴會與會議基本特徵
第二節 宴會與會議業務人員的素質和能力要求
思考與實訓

第二章 宴會與會議接洽工作
第一節 客戶需求意向預測
第二節 宴會與會議業務接待與洽談
第三節 宴會與會議合同簽訂
思考與實訓

第三章 宴會與會議服務督導
第一節 宴會菜單的作用與菜單設計
第二節 宴會台型設計與服務
第三節 宴會現場督導
第四節 宴會外賣服務
第五節 會議服務與管理
思考與實訓

第四章 宴會與會議成本控制、預算編制基礎知識
第一節 宴會成本控制
第二節 宴會與會議營業預算編制
思考與實訓

第五章 宴會與會議配套設施知識介紹
第一節 多功能廳場館設計及配套設施
第二節 多功能廳音頻視頻設備介紹
思考與實訓

第六章 未來宴會與會議的發展趨勢
第一節 未來宴會的發展趨勢
第二節 未來會議的發展趨勢
附錄 宴會與會議服務英語詞匯
參考文獻．

2.雙方授權聯系人
大型活動，酒店可能會臨時組建一個統籌小組分部門協調，以提高效率。同時主辦方也可能安排工作組來分管各個不同的內容。對在活動舉辦期間可能發生服務項目的增加或減少的情況，要與客戶用書面文件形式注明授權簽單人，以確定產生費用、重大變更時的決策人。例如對會議議程的更改、對餐飲活動出席人數的改變等。這種做法可以避免客戶最終結賬時因為服務項目的增加超過預算或服務內容減少導致客戶對服務質量不滿引起投訴。酒店在合同中還可以用附件的形式注明對特殊服務事項的收費標準，如用電涉及工程部門，須說明用電收費標準、開具用電通知書；人員進出、交通安排、會場搭建涉及安保部門，須開具施工人員出入證；賬目的結算和付款跟蹤事宜需要財務部門的確認，以上事項都應該在合同中有所說明，避免在活動過程中造成不必要的損失或誤會。
3.出席人數
宴會會議出席人數對酒店來說非常重要，而在洽談階段，主辦方只能給出一個大概數字，這一數字在活動進行過程中可能會調整。為確保做好準備工作，酒店通常會確定一個截止時間，要求主辦方告知活動中保證出席的人數。此外，很多酒店都會嚴格執行“保證政策”，這是宴會會議銷售人員在確認階段必須向客戶解釋和強調的內容。“保證政策”并沒有統一的標準，要結合每個酒店的具體業務情況。
在餐飲活動中，根據宴會規模大小，酒店會要求主辦方至少提前72小時或48小時向酒店提供保證人數。如果出席晚宴的保證人數是300人，而實際出席人數為265人，那么主辦方仍然需要支付酒店300人的費用。如果出席人數多于保證人數，有經驗的宴會會議銷售人員會建議餐飲部門在備餐與擺位時留有余地；這樣可以避免超員時，服務部門臨時增設餐位，廚房緊急備餐，打亂服務計劃，難以確保服務質量。目前大多數酒店都會要求在備餐時多準備出比保證人數多10％的量，但在實際操作中，廚房只準備5％的食量，最后按照實際用餐人數計算。
會議與宴會活動預測最終出席人數的方法有所不同。一般會議的實際出席人數略低于登記或邀請的數字，與會者可能因為交通、議程安排等突發原因不能參加活動；但一些促銷會議或有影響力及知名人土參加的會議則相反，預訂人數可能會比實際到會人數高15％或20％，酒店要考慮此類會議的場館選擇或場地布置要留有余地。
會議用餐活動往往受會議議程的影響，不可控因素較多。例如，若會期較長，議程緊湊，專業性強，則會議期間用餐人數相對穩定，與預訂情況差別不大。但也有一些會議由于其影響力、專業性、舉辦時間和地點選擇等因素影響，會議第一天開幕式參會人數較多，用餐人數與預訂相差不大甚至有超過預訂的現象發生，而隨著會議議程進展，與會人數會與預訂用餐人數相差較大。尤其主辦方沒有特別安排較為正式的會議答謝晚宴或會議的最后議程是以分組討論的形式結束，出現這種情況的概率會較大。銷售人員在洽談期間要提醒客戶可能出現的情況，同時也要在活動進行中隨時關注會議整體的進展情況，在用餐、客房預訂等環節給予客戶有益的建議或意見，在關注酒店利益的同時也要維護客戶的利益，避免出現尷尬局面。
4.價格政策
大多數主辦方都希望在簽訂合同時確認每項服務的價格，可以準確得知預算費用。但對酒店來說，這樣的做法存在一定風險，尤其在餐飲價格、客房價格制定方面。在市場環境中生存，沒有一家酒店不面臨因為通貨膨脹、成本上漲以及貨幣調整、人力資源成本、國家或地區政策以及自然環境等所帶來的影響。因此對于一個提前一年以上就預訂的活動，大多數酒店不愿意給出最終確定報價，更傾向于給客戶一個大致的價格范圍或告知客戶此報價的最高上限浮動范圍，以便于客戶做預算決策。絕大多數酒店都愿意在活動半年以上確定場租價格，而菜單價格則提前半年或3個月給出。例如，考慮到雙方的利益，酒店在與活動主辦方簽訂合同時會附上一份現在使用的菜單作參考，并說明酒店如需調整現有餐飲價格，提價比例不超過現有菜單的百分比。