企業辦公室事務管理師（簡體書）

2）保證預訂。為了使預訂得到保證或者確定，辦公室人員必須事先向旅館方面強調申明。這樣，旅館就會在指定的時間留著房間；如果臨時有特殊情況需要取消預訂，辦公室人員也要在結賬之前打電話或者采取其他方式通知旅館；如果有必要，還應當索要一張取消單存檔，否則當天晚上就要收費。在預訂旅館時，要詢問旅館的結賬時間，以便在領導旅行之前，把結賬時間放在備忘錄里。如果預訂是與某個人直接聯系，最好弄清楚其姓名和預訂號碼，以便進一步預訂聯系。如果領導對房間有一些特殊的要求，如有時為了工作的需要，領導會選擇帶有會客室的套房，以便開展業務，辦公室人員就要根據其要求來預訂房間。在預訂時，盡量不要在一樓或者樓道最盡頭的房間，有可能的話最好選擇靠近電梯或在大廳的中部，而且還要選擇有足夠安全保障的旅館。如果為大中會議預訂房間，辦公室人員應當直接與有能力接待會議安排的旅館的有關負責人洽談，這種旅館通常可以幫助處理很多瑣事，也可以為辦公室人員節約大量的時間。
3）確認預訂。旅館預訂完成以后，要設法拿到確認預訂的傳真或者其他書面形式的證明，并且把確認證明附在領導隨身攜帶的旅行計劃后面。這是一項很容易做到的事情，而且也十分重要。
2.領導差旅工作
（1）領導旅行期間辦公翼管理師的工作。領導出差期間，辦公室管理師仍應當盡職盡責，把工作做好。
1）工作處理。在領導動身后，尚未到達目的地之前這段時間，如果對方安排接站，辦公室管理師應當先電話通知對方領導出發的具體時間。估計領導已經到達下榻處后，辦公室管理師還應主動與領導取得聯系，以便有緊急事宜時可以隨時向領導請示。
辦公室管理師應按照領導出差前的授權和指示開展工作，當遇到超越職權范圍的事情，或者遇到緊急、特殊情況，非馬上處理不可時，應當立即請示未出差的領導解決，或者與出差的領導聯系，請求領導的指示。
如果有需要領導親自處理的郵件，領導又不能馬上回來，則應立即郵寄給領導。
2）工作記錄。辦公室管理師應隨時記錄領導不在時出現的一些主要事情和處理結果，以便領導回來以后能了解工作的進展情況。
3）工作梳理。辦公室管理師可以利用領導出差時的“暫時空隙”，對工作進行一番梳理，處理和整理平日里無暇顧及的一些事宜和文件。
（2）領導旅行回來后辦公室管理師的工作。領導旅行回來后，辦公室管理師還應當擔負如下掃尾工作：
1）接站。確認領導回來的時間，準時前往接站。如果領導問起旅行期間單位內的工作，或者有需要在領導回來以后就必須馬上知道的事項，辦公室管理師可以摘要簡單匯報，但是要注意不宜講得太多，應以先讓領導休息為宜。
2）匯報。領導回來上班后，辦公室管理師應按照輕重緩急的次序，簡明扼要地向領導匯報他旅行期間單位所發生的事情及其處理結果。