人力資源管理工作手冊（簡體書）

行政經理作為企業行政事務的主要負責人，就相當於企業的“大管家”，必須充分掌握行政管理的各項技能，才能帶領部門人員做好行政管理工作。作為一名行政經理，您是否經常遇到下述問題：
自己的任職要求包括哪些內容？
常見的溝通方式是什麼嗎？
該如何安排接待工作？
應如何籌備會議？
應如何開展企業物資管理工作？
應如何做好保密工作？
如何才能確保企業的安全？
應如何做好員工食宿管理工作？
如何控制好行政費用？
行政公文的寫作標準是什麼？
閱讀《行政經理365天級管理手冊》一書，行政經理能夠輕鬆地解決工作過程中遇到的問題，確保企業各項工作能夠順利開展。

部分 崗位職責
章 行政部的職責
行政經理必須瞭解行政部在企業中所處的位置、職責許可權、日常工作流程和與其他部門的關係，只有瞭解了這些，才能順利地開展工作。同時，行政經理還應明確一年的工作安排，這也是其崗位職責的一個重要組成部分。

節 行政部的職責許可權
001 行政部所處的位置
002 行政部的職責許可權
003 行政部的工作流程
004 行政部與其他部門的關係
第二節 365天工作安排
005 國家法定節 假日
006 計算常規工作時間
007 採用階段工作法

第二章 行政經理崗位須知
行政經理需要明確自身的崗位要求以及工作內容。崗位要求對行政經理的任職提出各種要求，只有達到這些要求，行政經理才能勝任工作。工作內容則是行政經理主要的工作事項和必須瞭解並掌握的內容。

節 行政經理崗位要求
008 個人形象要求
009 心理素質要求
010 專業知識要求
011 個人能力要求
012 職業道德要求
第二節 行政經理工作內容
013 日常管理工作內容
014 專業管理工作內容

第二部分 管理技能
第三章 基本管理技能
基本管理技能是行政經理在日常管理工作中需要用到的一系列管理手段，如制訂工作計畫、進行有效授權、開展溝通工作等。行政經理只有掌握了這些基本管理技能，才能高效地開展工作。

節 制訂工作計畫
015 工作計畫的格式與內容
016 工作計畫的制訂步驟
第二節 彙報和下達指示
017 向上級彙報工作
018 聽取下級彙報工作
019 向下級下達指示
第三節 進行有效授權
020 授權的要素構成
021 授權的誤區
022 常用的授權方法
第四節 團隊管理技能
023 認識企業團隊管理
024 團隊管理的基本要點
第五節 日常溝通管理
025 瞭解常見的溝通方式
026 瞭解常見溝通障礙
027 明確溝通方法
028 向上溝通注意事項
029 水準溝通注意事項
030 向下溝通注意事項
031 需要立即溝通的情況
032 掌握傾聽的方法

第四章 自我管理技能
行政經理除了要掌握基本管理技能之外，還要做好自我管理工作：個人形象自檢和自我反思。通過形象自檢，行政經理能展現更好的個人形象；通過自我反思，行政經理可以獲知個人失誤，以便及早作出改進，取得更大的進步。

節 個人形象自檢
033 男士形象自檢內容
034 女士形象自檢內容
第二節 自我反思
035 瞭解自我反思的內容
036 做好自我反思記錄
037 自我反思推廣運用

第三部分 專業技能
第五章 辦公環境優化
良好的辦公環境是順利開展一切工作的必要條件。沒有良好的辦公環境，企業員工很難安心、舒適地工作。因此，優化辦公環境對企業的正常運營和長遠發展非常重要。

節 辦公室環境設計
038 設計良好的辦公室環境
039 開放式辦公室的特點
040 封閉式辦公室的特點
041 全景式辦公室的特點
042 辦公室環境設計考慮因素
043 辦公室模型製作
044 辦公室環境設計籌畫流程
045 辦公環境設計注意事項
第二節 辦公室5S管理
046 5S管理的內容
047 辦公室推行5S管理的目的
048 辦公桌面的5S管理要點
049 抽屜的5S管理要點
050 辦公文件的5S管理要點
051 資料夾的5S管理要點
052 文件櫃的整理、整頓
053 辦公用品的5S管理要點
054 減少辦公用品的用量
055 公共區域的5S管理要點
056 進行辦公區5S檢查

第六章 行政接待管理
行政接待是日常行政管理工作的重要內容，對宣傳企業形象、擴大企業知名度起著非常重要的作用。

節 行政接待禮儀管理
057 接待人員儀錶要求
058 接待人員手勢要求
059 遞送物品禮儀要求
060 接待人員語言要求
061 迎接客人禮儀要求
第二節 行政接待事務管理
062 企業常規接待程式
063 接待預約客人
064 接待無預約客人
065 接待同行企業來人
066 接待下屬公司來人
067 接待新聞媒體人員
068 接待各類參觀人員
【經典範本01】 ××公司參觀接待管理規定
069 接待上級檢查機構
070 接待外賓工作要點
071 接待外賓注意事項
072 來訪登記

第七章 企業會議管理
通過定期或不定期地召開各類會議，企業可以進行資訊傳遞，促進工作順利開展。行政部是企業會議的主要管理機構，因此，行政經理應帶領部門人員做好每一次會議的管理工作，確保所有會議順利進行。

節 會議籌備管理
073 認識企業常見會議
074 確定會議議題
075 制定會議方案
076 進行會議經費預算
077 擬定會議議程
078 確定與會人員名單
079 擬定會議日程與時間
080 選擇會議場所
081 企業會議文書資料的類別
082 會議文書資料準備要點
083 準備會議用品
084 佈置會場
085 擬定會議通知
【經典範本02】 會議通知
086 做好會前審核工作
第二節 會議期間的管理工作
087 會議簽到
088 接待與會人員
089 管理會議資料
090 跟蹤會議進程
091 做好會議記錄
092 會議保密措施
093 保障現場通信暢通
094 協助做好新聞報導工作
095 舉辦會議活動
096 做好會議後勤工作
097 處理會議突發事件
第三節 會後管理工作
098 檢查會後現場
099 清理會後現場
100 評估會議
101 收退會議文件
102 對會議文件進行立卷歸檔
103 催辦落實會後事務
104 處理會後其他事務
105 製作會議簡報
106 會議費用報銷
第四節 會議成本控制
107 建立會議審批制度
【經典範本03】 ××公司會議審批制度
108 精簡會議數量
109 控制各類會議頻率
110 影響會議品質的因素
111 控制會議品質的措施
112 推行候會制度
113 做好會議應急預算
第五節 企業電話會議
114 電話會議的類別
115 電話會議的優勢
116 電話會議的參與者
117 電話會議的召開方式
118 電話會議的召開流程
第六節 企業視訊會議
119 視訊會議的類別
120 開展視訊會議的好處
121 視訊會議的參與者
122 視訊會議的日常管理

第八章 企業物資管理
企業物資種類繁多，一般包括各類印信、證照、辦公用品、辦公設備以及各類車輛等，這些物資都是企業的財產，行政經理應充分瞭解這些物資，並在日常工作中對其進行有效管理，確保企業物資得到正確的使用和保管。

節 企業印信管理
123 企業印章的種類
124 刻制印章
125 啟用企業印章
126 選擇印章保管人員
【經典範本04】 印章保管委託書
127 建立印章台賬
128 日常使用印章
129 停用企業印章
130 廢印章的存檔和銷毀
131 介紹信的類別
132 介紹信管理要點
133 使用介紹信時的注意事項
第二節 企業證照管理
134 證照的類別
135 辦理證照
136 證照的保管與使用
137 證照使用歸檔登記
138 證照遺失處理
第三節 辦公用品日常管理
139 日常辦公用具
140 日常易耗品
141 提出辦公用品採購申請
142 制訂辦公用品需求計畫
143 選擇辦公用品採購方式
144 掌握採購工作必備知識
145 開展採購工作
146 辦公用品發放管理
147 辦公用品領用登記
148 設專人保管辦公用品
149 定期盤點辦公用品
150 管理工作服
151 管理工號、工作照
第四節 辦公設備管理
152 日常辦公設備的採購
153 新舊設備交替的採購
154 製作辦公設備管理卡
155 編制設備管理一覽表
156 建立故障維修機制
157 完善設備報修記錄
158 處理辦公設備報廢事務
第五節 企業車輛管理
159 購入新車輛
160 製作車輛管理卡
161 日常車輛使用管理
162 車輛使用登記
163 車輛日常運行記載
164 司機的日常管理工作
165 司機違章事故處理
166 車輛油卡日常管理
167 油卡充值管理
168 私車公用管理
169 制定購車補貼相關規定
【實用案例】 ××公司中高層管理者購車補貼規定
170 提出購車補貼申請
171 購車補貼手續辦理
【經典範本05】 購車補貼協議書
172 車輛日常保養與維修
173 車輛報廢換新
174 交車時的各項工作
175 辦理企業車輛保險
176 處理人身事故

第九章 檔管理
企業在日常經營過程中會產生大量檔，這些檔真實反映了企業各方面的經營狀況，對企業正常運營有著非常重要的價值。行政經理應充分瞭解企業文件的分類方法，加強文件管理工作，尤其要重視電子檔的管理工作。

節 檔收發管理
177 企業基本經營檔
178 企業常用組織檔
179 企業常用運營檔
180 明確檔收發崗位職責
181 信件的簽收
182 文件的分揀
183 檔的登記
184 檔的內部分 發
185 檔的寄發
186 國內外傳真的收發工作
第二節 常規文件管理
187 文件的搜集
188 文件的整理
189 檔的歸檔
190 檔立卷的要點
191 檔立卷的方法
192 檔立卷的調整
193 檔的防護
194 檔的利用
195 檔的銷毀
【經典範本06】 檔銷毀工作規範
第三節 音像資料管理
196 明確音像資料管理崗位職責
197 音像資料的類別
198 音像資料的採錄
199 錄音、錄影資料歸檔整理
200 音像資料的日常保管
201 音像資料儲存溫濕度控制
202 音像資料的開發利用
第四節 電子檔管理
203 電子檔的類別
204 明確電子檔管理崗位職責
205 電子檔管理要點
206 電子檔管理流程
207 電子檔的收集工作
208 電子檔的鑒定工作
209 電子檔的歸檔工作
210 電子檔的著錄
211 電子檔的處理工作
212 電子檔的日常保管

第十章 保密工作管理
大多數企業都會有機密檔、機密專案等保密資訊。這些資訊對企業至關重要，對外洩露。行政經理應把保密工作視為自己的核心工作，採用多種措施，避免資訊外泄。

節 保密專案管理
213 保密專案分級
214 管理類保密專案
215 技術類保密專案
216 業務類保密項目
217 生產類保密專案
218 保密事項日常管理
219 保密事項部門管理
220 保密載體管理
【經典範本07】 保密載體管理規範
第二節 日常保密措施
221 員工保密紀律要求
222 保安人員工作要求
223 保安人員管理措施
224 網路系統保密措施
225 檔收發過程保密措施
226 印章保管措施
227 物品進出管理措施
228 簽署員工保密協定
【經典範本08】 員工保密協議

第十一章 企業安全管理
安全是一切工作的基礎，沒有一個安全的工作環境，任何工作都無法正常開展。行政經理的安全管理工作包括消防安全管理、日常安全管理、突發事件處理以及網路安全管理。

節 消防安全管理
229 消防安全管理要點
230 配備基本消防設施
231 消防器材定位與標識
232 經常開展消防檢查工作
233 及時整改消防隱患
234 定期開展消防演習工作
235 做好消防檔案管理工作
第二節 日常安全管理
236 影響企業安全的因素
237 安全管理注意要點
238 安全管理工作的基本內容
239 明確保安主管工作職責
240 明確保安人員的工作職責
241 開展安全巡視工作
第三節 突發事件處理
242 突發事件的類別
243 突發事件的危害
244 建立突發事件應急預案體系
245 建立突發事件管理機構
246 突發事件預測、預警
247 突發事件處理流程
248 做好獎懲工作
249 突發事件危機公關
250 樹立公關意識
251 組建公關隊伍
252 重新修復企業形象
第四節 網路安全管理
253 網路環境分析
254 常見網路安全隱患
255 網路安全的重要性
256 網路安全管理要點
257 網路安全管理策略
258 網路物理安全管理
259 企業應用安全管理
260 制定網路使用規定
【實用案例】 ××公司網路使用規定
261 配備網路防火牆
262 防範網路病毒
擴展閱讀 選購殺毒軟體四大要點
263 做好系統備份工作
264 採用入侵偵測技術
擴展閱讀 網路安全誤區解讀
265 開展網路安全培訓
第五節 值班安全管理
266 劃分值班管理責任
267 值班中交易處理注意事項
268 明確值班紀律要求
269 做好值班排程
270 節假日期間值班管理
271 夜間值班管理
272 值班工作登記管理
273 值班津貼與獎懲管理

第十二章 員工食宿管理
食宿是企業為員工提供的後勤保障。企業只有做好了食宿管理工作，才能使員工無後顧之憂，並放心地投入到工作當中去。食宿管理主要包含伙食管理和住宿管理。

節 員工伙食管理
274 員工加餐管理
275 員工餐卡管理
【實用案例】 ××公司員工餐卡管理規定
276 員工伙食補貼管理
277 員工餐廳日常管理
278 員工餐廳計畫管理
279 餐飲原材料管理
280 員工餐廳銷售管理
281 餐廳設施衛生管理
282 食品衛生管理
283 員工個人衛生管理
284 開展衛生檢查工作
285 開展伙食意見調查工作
【經典範本09】 員工伙食意見調查表
286 選擇餐廳外包模式
287 餐廳外包服務商的選擇
第二節 員工宿舍管理
288 員工宿舍的類別
289 設立員工宿舍管理員
290 員工宿舍管理方法
291 員工宿舍分配管理
292 新員工入住手續辦理
293 在職員工入住手續辦理
294 員工調房(床)管理
295 員工租房補貼管理
296 租房補貼的申請細則
297 員工宿舍鑰匙管理
298 員工宿舍物品管理
299 員工宿舍服務管理
300 員工宿舍安全管理
301 員工宿舍防盜管理
302 員工宿舍消防管理
303 員工宿舍衛生管理
304 在職員工退房管理
305 離職員工退房管理
306 員工住宿檔案管理
307 明確員工應遵循的事項
308 明確取消住宿資格的原因
309 開展宿舍檢查工作

第十三章 行政費用控制
企業在日常運營的過程中會產生一些行政費用。行政經理作為企業行政事務的高負責人，必須嚴格控制各項行政費用，以降低經營成本，增加效益。

節 行政費用預算控制
310 行政費用的類別
311 制定預算管理制度
【經典範本10】 預算管理制度
312 編制年度費用預算
第二節 日常行政費用控制
313 公務費用控制辦法
314 消耗品費用控制方法
315 電話費控制方法
316 能源費用控制方法
317 紙張費用控制方法
318 差旅費控制辦法
【實用案例】 ××公司差旅費標準
第三節 節能減排管理
319 建立節能管理小組
320 掌握節能減排要點
321 劃分各部門節能減排職責
322 加強用電管理工作
323 加強用水管理工作
324 加強車輛燃油管理工作
325 使用新型節能產品
326 開展節能減排宣傳工作
327 開展節能減排培訓工作
328 節能減排檢查與考核

第十四章 行政公文寫作
行政公文是指企業在行政事務方面的各類公文。這些公文一般由行政部負責撰寫。行政經理不僅要掌握公文的撰寫方式，也要督促下屬人員熟練掌握。

節 日常行政公文寫作
329 企業行政公函的寫作要求
330 企業行政指示的寫作要求
331 企業行政請示的寫作要求
332 企業行政通報的寫作要求
333 企業行政通知的寫作要求
第二節 會議管理文書寫作
334 企業會議記錄的寫作要求
335 企業會議紀要的寫作要求
336 會議講話稿的寫作要求
337 企業會議方案的寫作要求
338 會議開幕詞的寫作要求
339 會議閉幕詞的寫作要求
340 個人述職報告的寫作要求
第三節 行政接待文書寫作
341 歡迎詞的寫作要求
342 歡送詞的寫作要求
343 企業常用請柬的寫作要求
344 企業邀請函的寫作要求
345 答謝詞的寫作要求

第十五章 企業文化建設
企業文化建設工作是行政經理日常工作一個重要組成部分。企業文化建設工作包括員工活動管理、企業網站建設、企業宣傳欄管理以及企業內刊管理四大部分。通過開展這四個方面的工作，行政經理可以為企業創造良好的工作氛圍，使企業獲得長遠的發展。

節 員工活動管理
346 日常員工活動分類
【實用案例】 ××公司員工活動安排表
347 開展員工慶生活動
348 給員工送生日禮物
349 生日活動費用預算
350 管理員工活動室
351 組織成立員工俱樂部
352 明確俱樂部管理人員職責
353 員工俱樂部活動意向調查
【經典範本11】 ××員工俱樂部活動意向調查表
第二節 企業宣傳管理
354 各部門對於宣傳工作的職責
355 宣傳的管道及內容
356 宣傳工作實施要領
357 宣傳欄的設置
358 宣傳欄的使用與管理
第三節 企業網站建設
359 網站內容規劃
360 網站設計要求
361 網站管理人員設置
362 網站的更新與維護
第四節 企業內刊管理
363 設置內刊編輯部
364 明確內刊的內容要求
【經典範本12】 稿件獎勵辦法
365 做好稿件登記工作
……