總經理採購規範化管理

採購眉角太多！如何正確管理？
可以「拿來即用」的管理系統！

《總經理採購規範化管理》以採購管理業務為依據，將採購管理事項的執行工作落實在具體的業務模型、管理流程、管理標準、管理制度中，幫助企業採購管理人員順利實現從「知道做」到「如何做」，再到「如何做好」的科學轉變。

本書以採購部的「業務模型+管理流程+管理標準+管理制度」為核心，按照採購管理事項，給出每一工作事項的業務模型、編制相關工作事項的管理制度、提供相關工作事項的管理流程、描述具體工作事項的管理標準，使業務、流程、標準、制度在工作中相互促進，為讀者提供體系化、範例化、規範化的管理體系。

本書系統性地介紹了制度的設計方法、設計思路、編制要求及制度能夠解決的問題，然後針對採購日常管理工作中容易出現的問題，詳細地設計了36個採購管理制度範例，使得方法和範例相輔相成，為讀者自行設計管理制度提供了操作指南和參照範本。

前言
第1章 採購規範化管理體系
　1.1 採購管理知識體系導圖
　1.2 採購規範化管理體系設計範例
1.2.1 業務模型範例設計
1.2.2 管理流程範例設計
1.2.3 管理標準範例設計
1.2.4 管理制度範例設計
　1.3 業務模型設計要項
1.3.1 基於什麼設計業務模型
1.3.2 業務模型如何有效導出
1.3.3 業務模型設計注意事項
　1.4 管理流程設計要項
1.4.1 管理流程設計
1.4.2 業務流程設計
1.4.3 流程設計注意問題
　1.5 管理標準設計要項
1.5.1 工作標準設計
1.5.2 績效標準設計
1.5.3 標準設計注意問題
　1.6 管理制度設計要項
1.6.1 章條款項目的有效設計
1.6.2 管理制度設計注意問題
第2章 採購計劃管理業務·流程·標準·制度
　2.1 採購計劃管理業務模型
2.1.1 採購計劃管理業務心智圖
2.1.2 採購計劃管理主要工作職責
　2.2 採購計劃管理流程
2.2.1 主要流程設計導圖
2.2.2 採購需求確定流程
2.2.3 採購方式選擇流程
2.2.4 採購計劃編制流程
2.2.5 採購計劃變更流程
　2.3 採購計劃管理標準
2.3.1 採購計劃管理業務工作標準
2.3.2 採購計劃管理

管理標準設計要項
工作標準設計

工作標準是用於比較的一種員工均可接受的基礎或尺度。制定工作標準的關鍵是定義「正常」的工作速度、正常的技能發揮。工作標準設計程序如下：

1.明確工作標準的內容
規範的工作標準應包括以下五項內容：工作範圍、內容和要求，與相關工作的關係，職位任職人員的職權與必備條件，工作依據與規範，工作目標或成果。

2.提取工作事項
企業應首先對部門或職位的工作進行分析，並根據分析情況及主要工作職責及業務流程，提取職位工作事項。工作事項應全面、具體。

3.確定工作依據
提取工作事項後，企業要根據事項涉及的部門及工作內容等，確定工作依據，工作依據一般包括工作相關的制度、流程、表單、方案及其他相關資料等。

4.確定工作目標
（1）正常工作效率測算。正常工作效率是指在一定的時間內，無須額外工作或提高工作強度所得出的工作成果。
（2）設定工作目標。工作目標應以策略目標及正常工作效率測算數據為依據制定。一般來說，工作目標應略高於正常工作效率測算得出的數據，工作目標應詳細、清晰、具體地描述，應是正常工作時間內，正常工作效率和工作技能可以達到或實現的。

5.形成工作標準
企業應將分析或測算得出的工作事項、工作依據、工作成果或目標等訊息整理彙總，填入工作標準範例，形成企業工作標準體系。

績效標準設計
績效標準是部門或職位相應的每項任務應達到的績效要求。績效標準明確了員工的工作目標與考核標準，使員工明確工作該如何做或做到什麼樣的程度。績效標準的設計，有助於保證績效考核的公正性，同時可為工作標準設計提供依據和參考。

1.績效標準設計原則
績效標準一般具有明確具體、可度量、可實現、有時間限制等特點，企業可根據績效標準的特點，根據SMART原則設計績效標準。

2.績效標準設計程序
績效標準設計程序主要包括四步，具體如下：
（1）確定工作目標。工作目標通常由公司的策略目標分解得到，工作目標確定了，才能進行評估指標的分解設置。
（2）提取評估指標。評估指標應與工作目標相關，與職位工作相關。企業需熟悉職位工作流程，瞭解被考核對像在流程中所扮演的角色、肩負的責任以及同上下游之間的關係，根據關鍵工作事項、典型工作行為等提取評估指標。評估指標可以是定量的也可以是定性的。
（3）設計評估標準。評估標準應根據評估指標編制，企業可採取等級描述法，對工作成果或工作履行情況進行分級描述，並對各級別用數據或事實進行具體和清晰的界定，使被考核對象明確指標各級別達成要求，明確指標達成狀態。
（4）形成績效標準體系。將工作目標、評估指標、評估標準等填入績效標準範例，形成完整的績效標準體系。

標準設計注意問題
為提高工作標準的合規合理性，提高員工對工作標準的認同度等，企業在具體設計管理標準時應著重注意以下五點事項：

1.標準高低應適當
當管理標準與工資掛鉤時，員工會因標準過高而反對，而管理人員認為標準過低也會反對，事實上標準過高或過低均不好，它會給制訂計劃、人員安排等工作帶來很多困難，從而給企業帶來損失。
不同的人站在不同立場上會有不同的看法，因此，工作標準的「高」與「低」是一個相對尺度。企業在具體設計標準時應從管理者和員工兩方面考慮，確保標準高低適當。

2.制定標準要以人為本
反對標準的人員認為，標準缺乏對人的尊重，把人當作機器來制定機械的標準。因此，在「以人為本」思想的指導下，企業可採用「全員參與」等方法制定標準，以獲得員工的理解和支持。

3.制定標準要進行成本效益評估
制定標準本身要耗費相當的時間、人力和費用，因此，需要預估制定成本與標準所能帶來的收益，評估成本是否低於編制標準帶來的好處。

4.工作標準要適時修訂
工作標準要適時修訂，避免員工因擔心企業將工作標準提高，即使創造了更好的新工作方法也保密，而難以提高生產率。同時，適時修訂工作標準也可及時對提升工作標準、創造高業績的人員進行正向激勵。

5.標準內容要全面
工作標準的內容不僅要包括員工的基本工作職責，而且還要包括同其他部門的協作關係、為其他部門服務的要求等，不僅要包括定性的要求，還要有定量的要求。

管理制度設計要項
章條款項目的有效設計

管理制度一般按章、條、款、項、目結構表述，內容簡單的可以不分章，直接以條的方式表述。章、條、款、項、目的編寫要點如下：

1.「章」的編寫
「章」要概括出制度所要描述的主要內容，然後透過完全並列、部分並列和總分結合的方式確定各章的標題，根據章標題確定每章的具體內容。

2.「條」的編寫

3.「款」的編寫
「款」是條的組成部分，「款」的表現形式為「條」中的自然段，每個自然段為一款，每一款都是一個獨立的內容或是對前款內容的補充描述。

4.「項」的編寫
「項」的編制可以採用三種方法，即梳理肢解「條」的邏輯關係、直接提取「條」的關鍵詞、設計一套表達「條」的體系。「項」的編寫一定要具體化，透過具體化可以實現以下四個目的：
（1）給出「目」的編寫範圍；
（2）控制編寫思路；
（3）明示編寫人員；
（4）控制編寫篇幅。

管理制度設計注意問題
在設計管理制度時，制度設計及編寫人員應注意六點事項，以使設計的制度符合法律法規要求、格式規範、用詞標準、職責明確等。