不當職場花瓶：優秀祕書的八堂課，千頭萬緒的代辦事項，都由我們一肩扛！

身為一個專業的祕書或助理，可不能只當漂亮的花瓶
把每一件簡單的事做好就是不簡單，把每一件平凡的事做好就是不平凡

你以為祕書的工作是端茶倒水，偶爾整理資料、打打報品？
卻不知其中學問大得很！
從形象管理、日常接待，到職能培養、公關能力……讓自己成為無人可取代的中堅員工！
▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂▂

★第一印象超重要，能力再強也不能不打扮
超實用職場化妝術、穿搭術不藏私大公開！
俗話說自然就是美，這句話當然沒錯，
但畢竟外表才是給人的第一印象，視情況打扮打扮自己也是很重要的！

☆職場潛規則？請勇敢說「不」！
堅持到底的心態固然重要，但也毋須容忍一切不合理的事物，
如何做到不與人撕破臉、給對方台階下又清楚表達自己的想法呢？

★不該知道的事情別亂問，當心踩到大雷
過於八卦容易讓人聯想到做事不謹慎、口風不緊等負面印象，
有時事情知道太多反而將自己捲入危機中？少說話多做事自有一定道理！

☆建立自己的人脈關係網
當個好祕書可不能畏首畏尾！一味膽怯害羞做不成大事，
一個人往往做不了太多事情，請讓人脈成為自己的墊腳石！

★身處資訊時代，請跳脫原始生活
在這個資訊爆炸的時代，隨時掌握第一手消息才能成為上司的神助攻，
學會使用各種辦公室軟體和自動化設備是基本功！

☆分清主次，高效率的工作
祕書的工作內容千頭萬緒，一不小心可能在小事上花太多時間，延誤了重要事情，學會分清每件事的輕重緩急，才能真正做到高效率的工作！

蔡賢隆，七年級生，中部人，大學時雙主修財金與日文，現為日商公司的業務，未來有前往東京總公司就職的規劃。

劉翠，專職作家。

前言

在現代社會中，只要有主管和組織的地方，就少不了這樣一種職業——祕書。有人認為祕書不過是主管身邊的「花瓶」，她們的工作不過是發發檔案、接接電話而已，是吃「青春飯」的。實際上，這種看法是錯誤的。
現代祕書的角色已經發生了根本的轉變，如今的祕書已經不是傳統意義上負責抄抄寫寫、端茶倒水的小人物，而是被賦予更多的職能：主管的左右手、溝通的橋梁、公司的門面……
　在歐美國家，祕書意味著是一種職業。大公司裡很難看到年輕的女祕書，大多數祕書的年齡都在四十歲以上，她們像一個公司裡的大嫂，把一切都安排得井井有條。訪問期間的日程表精確到分鐘，從起床、早餐、集合、到達、會見，訪問者就像被關在一座鐘裡，不知不覺中便順著這個安排好的計畫走到最後結果。要知道，這一切都操縱在祕書手中。總裁或是高階部門的祕書職位，大都是一些四十多歲、有教養、有經驗的職業女性在支撐，她們的特殊地位，足以令部門經理和公司其他員工尊而敬之。除了一般的文字、外語、電腦技能之外，她們的溝通、協調、預見和判斷力都必須很強，在公司頂層能站住腳，需要付出極大的努力。需要注意的是，這些女性也是從「青春飯」開始，一步步走上來的。
所以說，祕書並不是一個吃青春飯的職業，而是一份使人受益終生的事業。
有許多著名企業的高階管理人員，就是從祕書做起，一步步發展和完善自我，最後取得事業的輝煌。比如，美國惠普公司前執行長卡莉•費奧莉娜就是從祕書工作開始其職業生涯的；還有中國著名的女強人吳士宏，她在IBM工作的最早的日子裡，也只是一名祕書。
現實工作需要祕書既成為主管的好幫手，又要為主管出謀劃策；既要懂得維繫人際關係，又要善於解決各種複雜的人際矛盾；既是辦事的頂尖高手，能將各種棘手的事情處理得圓滿，又能在不越權的情況下把握好辦事的分寸；既能掌握精湛的辦公技能，又具有扎實的文字能力，擁有生花妙筆……
為什麼面對一樣的工作機會，一樣的發展平台，有的祕書在很短的時間內平步青雲，成為老闆眼前的紅人，進入團隊的領導層；而有的祕書雖然付出很多，卻依然得不到主管的青睞，甚至還淪為公司裁員的對象？
顯然，如何做一個好祕書，這裡面的學問可謂博大精深，既包括處世的哲學，又包括為人的技巧，還包括知識、能力的內容；這門學問深奧、晦澀，既難以把握，又至關重要。它是一位有進取心的祕書做好工作、處理好關係的必修課，是一位渴望晉升的祕書不能不掌握的人生玄機。本書將給你全面的、系統的指導和幫助！本書是當代祕書走向成功的指南，是優秀祕書獲取高薪和地位的必備書。

目錄

第一章 形象管理，好祕書要有好形象
打造祕書的黃金形象
祕書的著裝有所講究
祕書的化妝要得體適度
好祕書的舉止要優雅
掌握同事之間相處的禮儀
握手的禮儀
祕書必知的接待禮儀
接聽電話的禮儀和技巧
在工作中保持微笑
第二章 職業素養，以最好的素養贏取人心
優秀祕書必備的職業道德
優秀祕書必須具備的能力
優秀祕書必備的良好性格
優秀祕書必備的時間管理能力
優秀祕書必須掌握的知識體系
優秀祕書應樹立的職業觀念
優秀祕書必備的基本能力
主管最欣賞的十種優秀祕書
第三章 實務技能，做一個訓練有素的好祕書
辦公室管理實務
文件檔案管理實務
印信工作管理實務
保密工作實務
會議籌劃與管理實務
日常接待工作實務
資訊的收集與管理實務
第四章 溝通藝術，成為優秀祕書必備的能力
好祕書一定要協調好人際關係
巧妙化解矛盾和衝突
不同的主管，不同的應對方式
如何面對難相處的同事
誠懇主動道歉
掌握讚美主管的藝術
向主管提意見要注意方式
祕書要懂得拒絕的藝術
第五章 文書寫作，練好自己的「筆桿子」
如何寫會議類文書
如何寫生活類文書
第六章 公關能力，好祕書離不開交際應酬
建立良好的人脈網路
學會傾聽的

第一章 形象管理，好祕書要有好形象
形象美是心靈美的外在表現，心靈美是一種內在的美、本質的美。形象對祕書來講，也是至關重要的。祕書人員的外在形象美主要是儀表美、氣質美，祕書應該保持一個較為完美的外觀形象，傳遞給大眾良好的喜愛的感覺。
打造祕書的黃金形象
優秀的祕書首先應從形象著手。穿著打扮是祕書建立最佳形象的關鍵因素之一，一個祕書擁有較好的氣質與形象，離不開個人的文化素養與修養，更重要的是祕書還應有精明能幹的辦事作風，並掌握與工作密切相關的專業知識和技能。這樣，你就打造出了作為祕書的黃金形象。
某公司辦公室祕書小沈能講一口流利的法語，也很喜歡打扮。公司明天要與法國一家公司談判，古總經理叮囑擔任翻譯工作的祕書小沈要好好準備。小沈除了在文件、資料方面做了準備，還花了一番心思進行打扮。
正式會談這天，只見坐在古總經理一旁的小沈衣著光鮮，濃妝豔抹，金耳環、大顆寶石鑽戒閃閃發光，這使得古總身上那套價值萬元的名牌西裝也黯然失色。
古總經理和法國公司的代表在接待室內寒暄時，祕書小沈拿來了托盤準備茶水，只見她花枝招展，一對大耳環晃來晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮噹作響，她從茶葉桶中拈了一小撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經理和客人的不良反應。客人面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠遠的，古總經理也覺得非常尷尬。談判中討價還價時，古總一時激動，雙方爭執起來，小沈站在古總一邊，指責客人，客人拂袖而去。古總忘著客人遠去的背影，衝著小沈罵：「託妳的福，好端端一筆生意，讓妳給毀掉了！」
小沈愣愣的站在那裡，她並不知道自己有什麼過錯，還為自己辯解說：「我，我怎麼啦？客人是你自己得罪的，與我有什麼關係？」祕書的工作場合和工作性質，決定了其專業形象的特點是：整潔、端莊、成熟、能幹。塑造職業形象，除了內心修練外，外形的精心安排也很重要，我們通常把這種外形的改變稱之為形象塑造，這是因為外形的直覺效果會直接影響人的判斷。
（一）髮型設計規範
頭髮好了，感覺也會好，好心情從頭開始。美的髮型對一個人的形象來說，比化妝和服飾更為重要。化妝可以洗掉，服飾可以改變，但髮型一旦處理不好，有可能就需要花很長時間才能讓它再長到一定的長度，而在這段等待的日子裡，你完全會因為不滿意自己的髮型而使自己的心情很糟。任何一種髮型都可以是最時尚的，但是它如果與你本人不合，只怕總會感到「什麼地方怪怪的」。圓臉或四方臉，鵝蛋臉或尖臉——不同的臉型也決定哪一款髮型適合你，當然還是要看你自己屬於哪種氣質傾向：古典風格、浪漫風格還是運動休閒風格。
一般說來，祕書的髮型應以自然、輕鬆、垂蕩、不誇張為主。臉型長的女性不適合用中分，可用中短髮和外翻式。如果是長髮，則可以用大波浪，或將兩邊的頭髮扭轉向後束起，或者盤成髮髻，但髮髻只適合在腦後，如果放在頭頂會太顯眼。圓臉的女性不宜用三七分，可用中分式的齊耳和齊肩的中長直髮，不留瀏海。方臉的女性，短髮可選用帶高位側分和斜長瀏海型，長髮則採用中分的清湯掛麵式垂下，這樣做可遮掩過於鮮明的方形輪廓。瓜子臉型的女性比較適合各類髮型，如側剪成羽狀的短髮；又如單側的蓬鬆之髮束起在耳邊，也會使瓜子臉型顯得俏麗好看。
（二）眼睛
俗話說：「眼睛是心靈的窗戶。」一雙清晰、明亮、傳神的眼睛是祕書整體型象的關鍵。東方女性的眼睛類型主要為單眼皮的鳳眼和雙眼皮的杏眼，前者需要線條的修飾，後者需要顏色的強調。要達到清晰明亮的效果，用色不能多，線條不能濃，可以用單色眼影替眼睛營造一種氣氛和一種感覺，如與膚色相協調的淺棕色就相當自然大方。眼線可用黑色或深咖啡色，以自然描畫為主，勾勒時不能誇張，否則會適得其反。眼睫毛可選用清爽型睫毛液，使睫毛稍稍上翹和濃密，使眼神更精彩，但千萬不要用睫毛夾翻捲睫毛或者用假睫毛，因為這會十分做作，不真實。
（三）鼻子
鼻子在五官中產生立體的作用。理想的鼻型可以影響你整張臉的感覺。又直又高又挺的鼻子給人正直、西化的感覺；而鼻梁挺直、鼻頭調皮的高翹著又給人活潑、可愛的感覺；而像古希臘人似的鼻子會給人古典又秀氣的感覺。塑造鼻形，主要靠鼻側陰影的營造，陰影色選用咖啡色最為理想，而鼻部皮膚的好壞又會直接影響到整個化妝面容的乾淨和漂亮。解決鼻部容易出油和清潔鼻部毛孔的問題是首要問題，否則給人不潔之感。
（四）嘴唇
嘴唇在臉部的地位僅次於眼睛，也是人們視覺的重點，並且很有個性。嘴形象設計的基礎是擁有一張健康的唇，沒有乾裂、脫皮的現象，平時注意護理，用局部蒸氣法來清潔之後再擦上唇油。嘴唇是比較平面的，根據其他五官大小比例來確定唇的大小、厚薄。唇型豐厚、唇峰分開給人大方而穩重的感覺；麗薄而小的唇型，給人精明、幹練的感覺；唇角上翹、唇峰圓潤則給人親切、柔和的感覺。唇的修飾在於口紅的描畫，最好選用粉紅色系列和咖啡紅系列的色系。利用唇筆進行描圓，則會有色澤飽滿、滋潤的唇妝。
（五）眉毛
眉毛的引人注目是因為它與眼睛是一體的，如果少了眉毛的幫襯與配合，眼中的神采也就難以飛揚，這就是眉飛色舞的道理。眉型設計應根據你自己的眉型和臉型以及五官搭配來決定，各種眉型表現出的表情語言是不同的：彎彎的柳葉眉是傳統古典的表現；粗粗的分型眉是豪爽能幹的象徵；眉細而眉毛高翹的桃眉，給人時尚豔麗的感覺；平和的一字眉，則有少女的清純秀氣。眉的修飾在於自然，修去一些雜毛，顯出完整眉型後，可用深咖啡和黑色進行描畫，增加眉的立體感和層次感。當然，原本就是濃眉大眼的，只要眼睛有神，不一定非得把眉毛修得像臥蠶似的，太有人工修剪痕跡的眉，會破了面相。祕書最適合的眉型，是不過分彎曲的平眉，因為它會有大方、清秀、端莊的效果。

祕書的著裝有所講究
祕書穿什麼樣的衣服上班，這是一個很重要的問題，因為它不僅關係著祕書的形象，也影響著祕書的工作。
美國的一個考察團來到某中型企業考察投資事宜。為了確保考察順利進行，使外商樂於投資，公司主管高度重視，親自挑選了本公司最亮麗的三位女祕書負責接待工作。主管特別叮囑她們，對方是外國人，著裝要考慮他們的國情，以示對外商的重視。幾位祕書連忙商量穿什麼衣服，最後一致決定統一著裝，穿緊身上衣、黑色皮裙、黑色皮靴……
考察團到來之後，三位女祕書非常熱情，倒茶遞水，殷勤有加，笑容可掬。但不知什麼原因，還沒有會談，外商就找藉口匆匆走了，而且是一去不復返。後來透過與考察團比較熟悉的一個人了解到，美國考察團認為，這是個工作以及管理制度極不嚴謹的公司，完全沒有合作的必要。他們特別強調，這種印象在一進公司，透過接待人員的著裝就感覺出來了。
原來，三位女祕書在著裝上犯了大忌。根據著裝禮儀的要求，工作場合女性穿著過緊、過薄的服裝是對工作極度不嚴謹的表現；黑色皮裙則更不適合職業女性穿著。
在商務活動中，祕書讓人留下什麼印象不是自己個人的事，它關係到公司的形象和利益。不同的場合對祕書的形象有不同的要求，祕書應該根據不同的場合隨時調整自己的形象，使自己適合相應的角色和身分。張曉芬是今年剛畢業的大學生，她是鄉下長大的孩子，家裡經濟不富裕，所以整個大學生活，她都很用功讀書。因為成績突出，她順利應徵到一家公司當上總經理助理。曉芬很樸素，人很實在，做事不偷懶，文字能力也不錯，交給她的文案，她都能品質保證的完成。總經理對她的工作能力和工作表現都很滿意，在同事中的口碑也不錯。美中不足的就是有點「土」，不會打扮。張曉芬不以為然，她認為那是樸實，是她的本色。其實仔細看看張曉芬長得還是不錯的，同事們戲稱她為「璞玉」。
有一次，總經理受邀出席一家外商企業的年會，為了要讓助理見見世面，總經理要求張曉芬第二天下午陪同他一起前往，並特地囑咐讓她好好打扮一下，特別准許她明天上午可以晚一點進公司。張曉芬嘴裡答應著，心想打扮什麼，穿著整齊乾淨就行了。
第二天一早，張曉芬照常準時上班，仍舊穿著她那一身不怎麼漂亮的套裝，洗得倒挺乾淨的，臉上也沒化妝。要說與平常有什麼不同的話，就是換了一雙新皮鞋。同事們一見她的樣子就說：「妳這就叫『打扮』？這樣肯定不行的，妳快回去換件漂亮的衣服，化化妝吧。」張曉芬聽了之後只是笑笑，任憑同事們怎麼說，就是不為所動，繼續做她的工作。
上午九點半，總經理來到公司，見到她這個樣子，馬上不高興了，很嚴肅的批評張曉芬：「人應該樸實，但也要講究場合。妳是我的助理，代表的也是公司的形象，所以把自己的外表打理得乾淨漂亮去出席公務活動，也是妳的工作內容之一。」說完，馬上把公司裡公認的穿著打扮最有品味、最時髦的王祕書叫過來，交給她一個任務，就是陪張曉芬去打扮，並特別批准費用從公司的治裝費裡出，一定要保證在中午吃飯前完成任務，小王欣然領命。接下來王祕書帶張曉芬去購物中心挑衣服，去美容院化妝和美髮。經過一番專業的包裝，最後出現在大家面前的張曉芬完全像換了一個人，既端莊又大方，總經理很滿意。同事小張嘴快的說：「我們的『璞玉』雕琢成一個美人了。」
聽到大家對自己新形象的讚賞，曉芬自己感覺也非常不錯，心想總經理說得對，以後我得多學習學習這方面的知識了。曉芬作為總經理助理，誠如總經理所說的那樣，她代表的是公司的形象。出席外商企業的年會，要跟很多商務人士打交道，不適當的裝扮會為公司帶來負面影響，降低公司的美譽度。再者，一個專業祕書把自己打扮得得體漂亮，有助於在職業生活中樹立良好的形象，自己的心情也會很舒暢。因此，祕書應該學習一些化妝和著裝方面的知識和技巧。
一、要注意外在形象的穿著
大多數主管對自己的形象是很注重的，他們對自己祕書的穿著也有一定的要求。沒有一個主管會希望自己的祕書是一個蓬頭垢面，形象齷齪的人。因此，優秀祕書，必須講究自己的穿著打扮，穿衣不可太隨便。
（一）要注意衣服的質料，不能太廉價。
（二）要合體，不能太牽強。
（三）要體現工作特點，不能花俏，也不能太沒品昧。
二、保持大眾化
優秀祕書穿著要有質感，但又要大眾化。大多數時裝都是很美的，它們是現代物質文明進步的表現。但是，祕書不能趕時髦，也不能把自己弄得太招搖，尤其是女祕書不能弄得自己渾身珠光寶氣。
保持大眾化是祕書工作本身的要求。祕書大部分時間是與主管打交道。一般來說，主管的年齡偏高，他們在服裝觀念上的更新不如年輕人快。所以，祕書在穿著上注意大眾化，在形象上更易獲得主管的心理認同。
評價一個人長得美還是長得醜，都是相對的，因為客觀上沒有統一的標準，每個人都有自己的主觀審美意識。但是，美有一項原則，那就是必須合乎自然，如果過分打扮，顯得鶴立雞群，這與祕書工作的屬性不相符合。因此，大眾化的打扮能顯得更加自然。
祕書的衣著打扮不僅要與自己的體型、性格相稱，而且要與工作環境所需要的氣氛相協調。
三、切忌標新立異
在穿著打扮上，優秀祕書還要注意不能標新立異。祕書可以穿一些時興的衣服，但不能顯得很特別，穿得太顯眼，讓人覺得與工作所需要的寧靜氣氛不協調。尤其是在政府機關，這是祕書穿著的大忌。
在公司裡，有專門符合科室工作的統一制服，祕書最好穿制服。女祕書可再略微化妝。
許多女祕書喜歡穿各種時下流行的服裝上班，這樣雖能給她們的嫵媚增添了一種現代的瀟灑，但是，必須適可而止。
四、保持清潔與健康
對於一個優秀祕書來說，在穿著上，必須注意清潔衛生，保持健康外形。祕書要勤洗澡，勤換衣服，保養好自己的皮膚和頭髮。
要保持健康，優秀祕書平時要注意以下四點：
（一）不偏食，營養適中。這是健康的基礎。
（二）經常鍛鍊。這是健康的保證。
（三）工作和休閒維持平衡。這是健康的保持方式。
（四）精神愉快。這是保持健康最有效、最重要的方面。
五、不要戴首飾
女祕書最好不要戴首飾。因為像耳環、戒指、手鐲這類東西太顯眼，在接待客人時，容易分散客人的注意力，與會見客人所需要的寧靜氣氛不和諧。
另外，在為客人送茶時，客人聽到祕書的手鐲叮噹的響，肯定會感受不好。全身戴滿首飾更顯得不莊重。
六、要注意「配套」
一般人在打扮時，往往把注意力集中在上半身，特別是把注意力集中在臉上，但是忽視全身打扮的「配套」。
比如，一些女祕書對今天該穿什麼樣的外套，眉毛描得如何，可能會很講究，但對於該穿什麼樣的鞋襪，則可能顯得漫不經心。
根據對一些交際觀察的結果，在引起別人的注意之後，人家首先觀察的是對方的臉，緊接下來就是對方的腳。所以，祕書不能忽視全身衣著的「配套」作用。
假如一位祕書的化妝濃淡適宜，衣服也挺合身，但鞋襪很隨便，這同樣會讓大家感到不得體。
在過去，只有雨天才穿長靴，而且進屋後要把長靴脫下來放在門口。現在，冬天喜歡穿長筒靴上班的人越來越多，似乎已成了一種時髦。作為祕書，最好不要穿長靴上班，而穿那些鞋跟不太高的輕便鞋。特別是對於女性來說，鞋跟又高又細的話，容易扭傷腳，這方面更要小心注意。
還有一點要注意的是，不論男女祕書，都不要穿拖鞋上班。