麥肯錫時間計畫：讓你每天多出3小時！

33張圖、11個原理，教你做最重要的事，
用最少時間獲得最大成效！


‧工作堆積如山，怎麼決定處理的優先順序才對？
‧為何按時休息與工作，會比埋頭苦幹更有效率？
‧做計畫時，該如何規劃步驟和資源，妥善調配時間？

★麥肯錫教你掌握時間，每天多出3小時！
現在有先進的網路通訊工具和電腦設備，但許多人每天依然無法把該做的事情做完。相較之下，成功者能取得生活與工作的平衡，原因就在於懂得用正確的方法活用時間。
本書告訴你麥肯錫顧問都在用的有序原理、倒推原理、WBS結構、PERT技術等11種原理，並提供易懂易學的33張圖，讓你不再被時間追著屁股跑，能用最少時間獲得最大成效，實現聰明工作、快樂生活的願望！

★第一步，解開「做不完」的癥結！
小王初入職場，被指派的第一項工作是七天擬訂一份合約書。一開始她認為這是小菜一碟，然後一會兒被同事找去幫忙，一會兒趕著做當天的事。到了繳交期限還無法完成工作，便失去主管的信任。
【方法】
1.知道自己「今天沒處理該做的事」，果斷面對拖延的問題。
2.檢討「為何做不出來」，不要只說「事情太難」、「耗時太久」、「代價太高」來安慰自己。
3.確認「該怎麼做才對」，並定時檢查是否在做真正重要或緊急的事。

★用11種原理，打造最高效的時間計畫！
◎WBS結構：防止工作重複和遺漏
麥肯錫管理顧問山姆，起初經常無法在期限內完成工作，後來啟用「工作分解結構（WBS）」，不僅個人做事效率大幅提升，所屬團隊也展現優異成果。此外，山姆還將WBS用在個人生活中，實現健身的願望。
【方法】
1.首先確認工作目標，再確定可交付的成果。
2.將完成目標所需任務層層逐級細分，並擬定明確的執行計畫。
3.管理團隊和各項任務，避免成員的工作出現重複和遺漏。

◎PERT技術：配置資源且掌控時程
PERT稱為「計畫評核術」，是由美國軍方研發出來，對專案進行全面的網路式分析。考慮所需的各種資源與成本因素，並配置到合適的任務中，以掌控整個執行程序，進而不斷優化作法，甚至縮減時間。
【方法】
1.根據專案總目標，考慮時間、人力、物力、經費等，列出所有要完成的事項和活動。
2.將事項和活動按照順序與邏輯，加以分解、分類、編碼，並排入執行流程。
3.以圓圈表示事項，以箭頭表示活動，在箭頭上方註記活動量，繪製出圖表。
4.預估和計算每項活動的三個時間：樂觀時間、悲觀時間、可能時間。
還有……

★透過33張圖，秒懂時間計畫的精隨！
【圖表】面對龐雜工作，活用帕雷托法則著手3件事
【圖表】當櫃子不夠，以有序原理的3原則整理資料
【圖表】短期與長期計畫，都這樣從期限倒推
【圖表】按照5W2H，全方位評估產品製作
【圖表】根據WBS制訂計畫，透過4步驟分解工作
【圖表】根據PERT，將專案的各項活動畫成網絡圖
【圖表】以ABC等級列出事情的處理順序

李志洪
畢業於武漢大學管理學院，現為某大型管理顧問公司職業經理人，麥肯錫理論研究與實踐者。深刻理解時間分配法對管理者的重要性，在探索時間管理方法的路上心得多多。

推薦人
時間管理講師 張永錫
職涯實驗室創辦人/作家 何則文
精實管理顧問 江守智

前言
前言　誰動了你的時間？每天多出三小時的秘訣

每天有二十四個小時，是一個人們廣泛認可的公理。在現實生活中，藝術大師達文西、音樂巨匠歌德、知名企業經營者經手的工作，在質和量方面，都遠遠超過其他同樣擁有二十四小時、卻碌碌無為的人。這兩種不同的人雖然每天同樣有二十四小時，但取得的成果有著天壤之別。那麼，我們應該如何創造鐘錶計時之外的三小時呢？
音樂家莫札特僅僅活了三十五歲，一生中創作超過六百首作品。與他相比，活了七、八十年卻沒有佳作流傳下來的音樂家顯得十分平庸。莫札特的一生看似簡短，其實每分每秒都比一般人長得多。從這方面來說，這兩種人擁有的時間是多麼不平等！
同樣地，歌德和達文西也都用有限的時間獲得卓越的成就。歌德不僅活躍在政界，還有詩歌、戲劇、繪畫和小說等多種形式的作品廣為流傳，而且在光學、植物學、地質學、礦物學和解剖學等方面也有很高的成就。他的小說《少年維特的煩惱》、詩劇《浮士德》更是舉世聞名，自傳也備受歡迎。
達文西除了眾所周知的藝術成就之外，還廣泛研究天文、物理、地理、建築、兵器、機械、植物等，幾乎實現了文藝復興的最終理想──萬能之人。達文西不僅有畫作《蒙娜麗莎的微笑》、《最後的晚餐》流傳於世，還有著作《繪畫論》。此外，他的空氣力學研究啟發了後世人們發明降落傘和直升機。
這些留下偉大事蹟的人成功地創造與運用時間，邁向人生最高峰。其實，他們之所以可以功成名就，就在於科學地管理和分配時間，使時間得到充分利用，實現了每天多三小時的目標。
在這個飛速發展的資訊時代裡，人們面臨多樣選擇，承受的壓力增大，而感到心神疲憊不堪。即便擁有最先進的工具和設備，又增加工作時間，每天依然有做不完的事情，被時間追著屁股跑。
這時候，我們應該學習時間管理來籌畫和分配時間，以重新塑造人生目標，並有效利用時間，讓生活和工作不再搞得一團糟，進而實現每天多三個小時的願望。
多出來的這三個小時，讓我們擁有和朋友相聚的時間、自我充電的時間，促使自己在事業上有更多成功機會，還可以參加有益身心的休閒活動。這使我們能生活得更加充實，更有利於事業開拓與家庭和睦。

前言　誰動了你的時間？每天多出三小時的秘訣
第一章　麥肯錫如何定義時間？
? 認識時間的4個屬性
? 如何製作工作進度表？
圖1 用工作進度表安排各項任務
? 如何製作作息時間表？
圖2 一天24小時，分成3個時段利用
圖3 在對的時間做對的事，讓效率UP
圖4 運動、休閒、好心情，工作成效更棒
? 如何避免拖延成習慣？
圖5 造成時間不夠用的原因
? 你的一生剩下多少時間能工作？
圖6 用尺顯示時間，讓數據來說話
第二章　麥肯錫如何分配時間？
?【簡單原理】抱持必勝的心態確認目標，付諸行動
圖7 建立安全感的3個過程
?【帕雷托法則】用20%時間集中火力，獲得80%回報
圖8 用圓餅圖解說帕雷托法則
圖9 管理者面對龐雜工作，著手3件事
?【四象限原理】釐清事情的輕重緩急，決定處理順序
圖10 工作與生活中會碰到各種難題
圖11 用四個象限安排自己的任務
圖12 第二象限的事必須優先處理
?【有序原理】用5重點3原則，治好辦公桌堆積症候群
圖13 保持桌面整潔的5個重點
圖14 當櫃子不夠，以3個原則整理資料
?【專注原理】一次只處理一件事，反而更省時
圖15 想專注做事情，你可以這麼做
?【30秒電梯法則】不管事情多麼複雜，都歸納為3重點
圖16 突然被要求說明會議結果
圖17 無法簡單扼要說明，將失去機會
圖18 用最少時間實現目標的3個方法
第三章　麥肯錫如何制定時間計畫？
?【倒推原理】從完成期限倒推，規劃每步驟的時間
圖19 制定計畫的2大好處
圖20 擬定合理的計畫有4個步驟
圖21 短期與長期計畫，都這樣從期限倒推
?【5W2H原則】依據7要素，具體擬定計畫內容
圖22 按照5W2H，全方位評估產品製作
?【進度控管技巧】管理個人任務與生活作息
圖23 用個人專案進度表，進行時間管理
圖24 檢視專案進度，適時調整修正
?【WBS結構】避免重複和遺漏，將任務逐級分解
圖25 根據WBS制訂計畫，透過4個步驟分解工作
圖26 用WBS做正確的事，同時控管進度
圖27 WBS也可以用來解決生活問題
?【PERT技術】掌控步驟和資源，並縮短工時
圖28 根據PERT，將專案的各項活動畫成網絡圖
第四章　麥肯錫為何只做最重要的事？
? 找出真正該做的事，再用正確方式去做
? 將目標明確拆解細分，能提高任務完成率
圖29 為了健康體態，規劃每日運動清單
? 列出當天必要活動，制定工作計畫清單
圖30 日清單可以記在日誌中
? 對實現目標貢獻越大的事，越該優先處理
圖31 以ABC等級列出事情的處理順序
圖32 充分利用零碎或剩餘的時間
? 綜觀全局規劃時間，還要追蹤進度
? 善用團隊成員的時間與能力，發揮最大綜效
圖33 透過團隊分工，提高工作效率

第一章　麥肯錫如何定義時間？

◎認識時間的4個屬性
什麼東西最長又最短？
什麼東西最快又最慢？
什麼東西被無視後，會讓我們後悔？
什麼東西失去後，會讓我們一事無成？
什麼東西既能吞下一切微小，又能創造一切偉大？
這些謎題出現在伏爾泰的小說《查第格》中，答案是「時間」。伏爾泰用妙筆生花描述了時間嚴肅、偉大的形象。
許多剛步入職場的人常常有這樣的感覺：總是不停被要求加班，無論是上班時間，或是週末、國定假日，被禁錮在冷清的辦公室裡埋頭苦幹，與親朋好友共度假期成了奢望。甚至，只因為一點耽擱，沒有如期完成任務，即便進行補救，卻還是被罵得體無完膚。類似的情況屢屢發生在職場打拼的你我身上。
上述這些情況發生的原因是什麼呢？因為工作時間不夠嗎？很可能不是。那麼到底是什麼原因呢？我們不妨仔細思考一下。
俗話說：「物以稀為貴」，我們總是會感受到時間的稀有和寶貴。時間既節省不了，更不能儲存起來，它的價值遠遠大於金錢，卻經常被忽視和浪費。基本上，時間具有以下特點：
1. 無法儲存。最長又最短的時間，整體上是無始無終的，由短暫的元素所構成，無法儲存起來使用。你在舉手投足間，就會流失兩秒鐘；在一分鐘之內，你也走不了幾步。為此，德國文學家歌德曾發出「生命苦短，藝術長存」的感慨。一生致力研究蠕蟲的生物學家聶佛梅瓦基也說：「蠕蟲如此之長，而人生卻如此之短暫！」西班牙學者賽凡提斯這樣形容時間：「時間一去不復返，就像那奔騰澎湃的水流一般，毫不流連。」
2. 無法代替。對每個人來說，時間都是不可替代且無法挽回的稀少資源。而且，與其他資源相比，時間是最重要的稀少資源之一。在現代社會中，隨著使用價值的衰退，產品逐漸成為一種區分社會階級的符號。越來越多人為了維持或達到自己嚮往的生活水準，在工作上付出更多的時間，以獲取更多收入。同時，藉由對時間的積累和投資，將其運用到各種愉快的活動中，成為社會透過不同的體驗來實現自我的手段。人們為滿足種種的體驗而付出的成本就是時間。
在現實生活中，感到極度飢渴的人們往往不是對物質感到匱乏，而是對時間深深嚮往。從這裡不難看出時間的無法替代性。也許有人會認為，生命中有各式各樣的資源，獨獨偏重時間有小題大做的嫌疑。但真是如此嗎？
根據「木桶盛水」的原理，真正制約裝水量的是短木板。同樣的道理，決定個人成就的是最短缺的資源，而非富有的資源。當一個人的成就達到一定高度時，會感受到稀少資源的制約，這時候如何補充稀少資源便成為重要關鍵。時間就是一種稀少資源，唯有恰如其分地的管理才能使其發揮最大的能量。生命的本質在於對時間的管理，要努力做時間的主人，而不是做時間的奴隸，當你無法控管時間，對於其他東西也就無從為力，當你以時間奴隸的身份出現，就會被其耗盡。
3. 無法停止。看不見也摸不著的時間，是一種可被人感知的永恆流動，而這種流動不受任何條件所限制。一般情況下，人們會用河流來比擬無法停止的時間，但兩者有著本質上的不同：河流可以因為需要而堵截、儲蓄，但時間會一直順著未來的方向靜靜流淌，誰都無法讓它停留。
時間不僅無法儲蓄、無法替代，而且不可再生。即使用人們嚮往的金錢來形容時間，也只能發出「一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰」的感慨，所以我們必須加倍珍惜時間，並充分利用。在現代企業裡，相較於人才和資金的緊缺，時間才是最珍貴的。畢竟人才和資金都是可以儲存與累積，但時間無法進行儲存。
4. 無法再來一次。俗話說「機不可失，時不再來」，流失的時間無法重來，過去的終將成為過去。無論你如何使用時間，昨天的二十四小時都不會再回來為你所用。當發明家愛迪生被問到：「在這個世界上，你覺得什麼是最寶貴的東西？」他毫不猶豫地回答：「時間。只有無法再來的時間，才是世上最彌足珍貴的東西。」
美國政治家、發明家、資本主義精神代表富蘭克林曾說：「如果你熱愛自己的生命，請不要浪費時間，因為時間是構成生命的主體。」在現實生活中，事業有成的人知道時間的難得與可貴，更懂得珍惜時間，善於利用生命中的分分秒秒。



第三章 麥肯錫如何制定時間計畫？
◎【WBS結構】避免重複和遺漏，將任務逐級分解
工作分解結構（Work Breakdown Structure，簡稱WBS）是在二十世紀由美國國防部首創，後來大量應用於全世界的專案管理中。其中，「工作」是指具有一定目標、需要克服某些困難、需要付出一定體力或腦力才能完成的事，「分解」是指將此工作層層解構、分離等，而「結構」則是將各類環節以有序的方式進行組織排列。
由此可知，WBS的主要功效就是由專案經理根據最終目標，確立一個可交付成果，並將這個成果層層逐級分離，同時建立一個合理的組織結構。每分解一層，代表任務步驟更進一步被細分。一般情況下，成果要分解到工作細目為止。
麥肯錫常用WBS進行專案管理。運用這個結構，針對很多大型任務進行合理、細緻、明確的規畫，在整個執行過程中，對專案團隊和各項任務進行高效的管理。一般來說，麥肯錫採用以下工作步驟：「明確任務目標→確定任務可交付成果→將完成此目標需要的所有工作都涵蓋在內→將可交付成果進行逐級分解」。
WBS對於專案管理具有以下重要作用：
‧將複雜的專案管理任務進行簡單的規劃和設計，使得整個任務過程顯得簡單明瞭，幫助執行團隊精確地設定任務目標，進行專案管理。
‧將所有工作步驟涵蓋到這個結構中，盡可確保整個任務的所有重要工作不會遺漏。
‧清晰呈現出各個任務之間的聯繫。
‧將任務進行層級分解至細目之後，很容易將每項可交付成果安排給合適的人或團隊，幫助各個執行者之間有效溝通，保證專案的分工、合作及協商。
‧標記出重要任務的執行階段，可以向主管或客戶說明，以便及時了解工作進度。

在實際運用過程中，麥肯錫總結出應用WBS所需的重要原則：在運用WBS之前，首先必須對任務的要求、內容、範圍、要點等，進行細緻的解讀和分析，掌握正確、關鍵的資訊；在運用過程中，需要把握的基本原則就是「複雜事情簡單化」，把大的、複雜的任務分解為小的、易執行的任務；在分解過程中，結合各方面的實際情況，確定執行者的具體管理任務。
在運用WBS的過程中，大多數專案經理經常遇到的困擾是：到底任務該細化到什麼程度才合理呢？
對此，麥肯錫結合實際體驗，給予專案經理以下建議：過於細化的任務對整個專案管理無益，將任務劃分至十個工作日可以完成，是比較可行的方式。
WBS的基本原則是細分工作。細分後的任務清晰明瞭，可以幫助專案經理掌控整個進程、管理分項執行者。許多專案經理以為，使用WBS就是將一個大型專案分解為團隊每個人負責的每件事。對此，麥肯錫認為必要的細分是好的，但如果認為WBS就是將工作細分到每個人要做的每件事，然後專案經理將所有的人和事都記在小本子上，每天到各處驗收，則是錯誤的觀念。
實際上，能否成功運用WBS，人的因素佔了很大一部分。特別是專案經理應該把握正確使用WBS的原則。運用WBS結構細分任務，不是為了讓專案經理在具體的工作進程中掌控結構的每個細節，而是為了防止工作出現重複和遺漏。特別是當某項任務較繁重、團隊成員也較多時，過於細分化會使專案經理整日忙碌，卻根本抓不住工作重點，甚至毀壞整個計畫。
一個過於細化的WBS結構存在以下隱患：
‧強調甚至鼓勵專案經理在整個過程中關注細節而不是整體。在團隊成員普遍自覺性較差、需要督促的情況下，微觀管理很有效。但一般來說，在大部分的專案團隊中，成員都比較認真負責，因此這種過於細化的管理不僅無法發揮作用，反而限制成員的主動和創造性，導致依賴專案經理來把握工作完成品質。
‧當專案經理過於關注團隊成員是否按照計畫完成某項工作，並將其作為評判成員績效的主要標準時，會忽略成員取得的實際可交付成果。因為當專案經理過分注重數量時，就無法兼顧品質。
‧人的精力有限。如果團隊成員需要經常向專案經理彙報較細小的工作，有可能會減少彙報具重要意義和作用的工作。對專案經理來說，每天都要關注和查核大量的細小工作情況，導致關注於整體或重大任務的精力大減。假如出現問題，耽誤的整體進度與成本將導致嚴重後果。

因此，麥肯錫不建議將WBS的任務工作分解得太細。一般來說，將任務劃分至十個工作日來完成比較合理。
實際上，WBS不僅是一個工作分解結構，還能幫助專案管理甚至是專案團隊中的每個人做好時間管理。因此，麥肯錫具體實踐多次WBS之後，不僅深化對基本結構的理解，運用起來也更加廣泛且靈活。
山姆在麥肯錫擔任諮詢顧問時，有過多次使用WBS進行專案管理的經驗。對於這個結構，他的體驗是這樣的：
沒有使用WBS管理專案任務時，我所在的團隊整體工作效率都不高。當專案經理要求我們各自安排任務，結合工作的實際情況，提出一個完成期限時，一般來說，我們會預估一段時間，當然這只是預估，而且很多時候這種預估是借鑑同事們的時間。例如，聽同事說將在兩週內完成他的任務時，我也會估算自己的工作難度，然後回覆說要十天。十天後，當專案經理要我提出工作成果時，可以想像的是，我沒有辦法完成，而同事的情況也跟我差不多。
後來，我們啟用WBS。剛開始大家對這個結構的理解都很膚淺，只是將任務分解成各個階段，再分解成具體步驟，然後細緻地分析與討論每個步驟，包含具體任務、難點及所需時間，再將任務交給合適的人處理。那一次，團隊的工作效率大幅提升了。
後來，多次實踐WBS之後，我從中體會到時間管理的有效性，因此試著運用WBS管理自己的日常生活。我經常想要開始健身，但總是很難找出時間，或是開始幾週後就放棄了。我根據WBS的思路，把健身的想法逐級劃分，確定每天早上跑步十分鐘，晚上快走三十分鐘。由於這個具體活動非常容易估算時間，因此順利安排到每天的行程中。當我持續施行三週之後，健身已成為我的日常習慣。

如同山姆用WBS實現自己的健身願望一樣，麥肯錫建議所有人都應該學習WBS這個工具，並在生活中加以實踐。