用圖表說話：麥肯錫商務溝通完全工具箱(珍藏版‧附二維碼)（簡體書）

關於報表的製作、演示的方法，我們似乎一
直處於摸索的狀態。面對著左右手一般熟悉的
EXCEL和PPT軟件，大家都知道怎樣把圖表做
得很絢麗，卻不知如何將其表現得最為有效。於
是，我們不得不忍受事倍功半的視覺測，忘記
了“圖表應該節省一千句話；而不是需去千句
話來解釋”。本書是一本從讀者需求出發，將技
巧和理念系繳8合起來的書，揭示了商業演預
必備的技能和技巧，教你怎樣把信息和思想變成
令人信服而有影響力的圖表，使聽眾明白無誤地
理解你的意圖。數百條有賄的技巧和方法可以
使你的演示生動有趣並產生轟動效應。花最少的
時間；用最簡單的方法直擊問題的要害吧I

基恩·澤拉茲尼

世界著名管理諮詢公司——麥肯錫公司負責形象化溝通的主管。主要負責提供有創造性的建議，並協助專業人員籌劃形象化演示和書面報告，包括設計溝通策略、組織演示梗概、解釋數據或概念、推薦圖表圖片等形象化模式，設計情節串聯圖板，訓練演示者。同時他還設計並領導了全公司的交流訓練項目，他代表公司定期在芝加哥、哥倫比亞、哈佛等商學院就如何做好商業演示作講座。他的著作暢銷全球，已被譯成法語、德語、意大利語、西班牙語和葡萄牙語。本書正是作者多年從事商業演示的經驗總結

圖表和演示是麥肯錫諮詢顧問們獨步天下的工具，麥肯錫為此傾盡幾十年的精力不斷加以改善，直至完美。麥肯錫金牌演示專家基恩·澤拉茲尼整合其兩本暢銷書《用圖表說話》和《用圖表說話練習手冊》，再加上全新的CD工具箱，教你怎樣把信息和思想變成令人信服的有影響力的圖表，使聽眾明白無誤地理解你的意圖。從《用圖表說話：麥肯錫商務溝通完全工具箱（珍藏版）》中你將學到：
●演示所需的各種類型的圖表模板；
●選擇正確的圖表，強調演示關鍵點；
●有效的溝通技巧，並鼓勵聽眾積極參與互動；
●繪製大小、色彩合適的圖表；
●使用動漫、視頻、音頻、掃描圖像以及網站鏈接等技巧；
●針對具體聽眾定製圖表。
暢銷多年，再版5次，已被譯成法語、德語、意大利語、西班牙語和葡萄牙語，印量過百萬冊。這一全新珍藏版，囊括了前幾版的優勢與特色，又添加了作者近期諮詢和授課經歷中得出的新經驗，從而得以完善和提升。

每月的第三個禮拜二上午9點，是指導委員會的例會時間。這次例會，為調整這天餘下時間的行動安排，委員會主席要求這個快速提升上來的經理——就讓我們暫且稱他為Frank吧——去準備一份有關目前行業內競爭狀況和公司業績的報告，以便確定新的投資方向。
為了做好這項工作，Frank做了許多研究，在其陳述內容的主線上下工夫，而且準備了一系列的可視輔助材料來幫他用圖表表達。就像我們中的大多數人那樣，Frank意識到圖表是一種重要的表達形式。這是因為一旦圖表被很好地構思並設計出來，與不把數據製作成圖表的形式相比，它能夠使我們的交流更加迅速、清晰。如果圖表沒有被很好地構思或設計，就像Frank那樣，提供的信息就會使我們糊塗而不是更清晰。讓我們坐在一起聽聽Frank的陳述，同時小聲地討論他那“栩栩如生”的圖表的有效性吧！
Frank開始了：女士們、先生們，早上好！我的目的是展示公司現在的情況，並且討論如何提升公司的業績。我希望在座各位能支持我提出的進軍發展中國家的想法。我已經設計好了幾個供大家閱讀的輔助材料，我打算利用它們把我的觀點表達得更加清晰。
首先，我想指出我們正處於一個健康的行業環境下進行競爭。從圖0-1中我們可以看得很清楚：圖表橫向排列了三種類型的公司，縱向排列了11項指標，而且我們可以看到各個公司的業績都是相當出色的。你坐在觀眾中間，懷疑自己的視力是不是下降了，因為你根本無法看清楚那些數字。
Frank接著說：在整個行業中，我們公司的業績一直是很突出的。例如，2000年以來我們的業績一直在持續增長，當然，除了2002年因罷工的影響而使業績有所下降。
“哦”，你驚訝地低聲說道，“我剛才錯過什麼了嗎？”我能發誓我聽到Frank說銷售業績已經明顯地增長了，但我所看到的卻是一系列展示主要產品所佔市場份額的餅圖。哦！等一下，我明白了！他指的是每個餅圖(如圖0-2所示)下面的數據！
Frank又繼續說：與我們的主要競爭對手相比較，我們的投資回報排在首位，已經達到14%……
“什麼排在第一位？誰排在第一位？”你說，“從這個圖形(見圖0-3)中，我看投資回報率正在上下波動啊……”
而且，自從2000年以來，在其他三個競爭對手丟掉市場份額的同時，我們和另一個競爭對手的市場份額卻在增長(見圖0-4)。
你在受挫的感覺中嘆了一口氣，“有人在我的橘子汁裡放了麻醉劑了麼？為什麼我感覺我的眼睛和耳朵不是在和同一個人交流呢？難道我正在聽取混亂糊塗的信號？我看到的圖像與聽到的怎麼不一致啊？”
Frank繼續說下去：在了解了這些銷售業績、ROI和市場份額發展趨勢傾向的基礎上，我極力建議將我們的產品銷售到發展中國家。我們相信這些市場具有相當大的潛力。大家可能看不太明白這個圖表(見圖0-5)，那就讓我解釋一下。我所展示的是2005年全球市場情況以及對2015年全球市場的預計。在一系列研究的基礎上，我們預計全球的市場將會從80億美元增長到超過110億美元。我將構成全球市場的11個國家分列出來，計算出了每個國家所佔的份額，然後我又計算出了每年每個國家的年平均增長率，把它們列在中央。正如大家從這些數據中看到的那樣，發展中國家預期將顯示出最快的增長速度。
這時你感覺有人用肘部輕輕推了你一下，並在你耳邊說：“奇怪啊！這些圖片要靠發言者提供很多輔助材料才能讓人聽明白。我認為一張圖片應該相當於1 000個字的說明，而並不需要任何其他補充。”
Frank說：首先我們需要說服高級管理層，讓他們確信當地的政治以及社會環境因素不會破壞我們的計劃。最近一個針對16位高層管理者的意見調查顯示，贊成與反對的意見各佔一半。
“現在，你的雜亂無章使我們實在難以容忍，而且你的餅圖使我想到午餐後的
甜點。 ”
Frank的意圖很正確：他想利用圖表來支持他的陳述。但是他的做法效果卻很糟糕：他使用的一系列難以辨認、難以理解的圖表降低了他的報告價值。我們來回顧一下他用過的圖表，看看它們的失敗之處。圖0-1難以辨認。就像所有難以辨認的圖那樣，它患有APK綜合症。症狀就是報告者更關心的是他把什麼東西放進了圖表，而不是聽眾能從中得到什麼。
Frank不懂做圖表的字體要比報告的字體大4倍，而圖表應該比通常表格簡潔兩倍，這樣才能讓人一目了然，就好比在開車看到廣告牌和閱讀雜誌讀到廣告時，你感覺的那樣。
而最後一張圖，也就是圖0-6，卻又是另一種極端，它表達的信息是那麼簡單，完全不必要使用，這個信息完全可以只用文字來單獨表達。也就是說，除了這種不必要的使用簡單的圖進行說明的情況之外，還有很多情況你可以完全不用圖表：
1. 有時候圖表顯示出來的某些內容的精確度，給人的感覺就像大砲發射的範圍及射程那樣精準，這可能會引起誤解。
2 . 還有些時候，對於聽眾很習慣的固定數據模式，比如有關公司的收益與損失情況的列表，如果將列表轉換成圖形，會使聽眾感覺很迷惑。
3. 有些人可能會對圖表不習慣，或者抵製圖表，或者對圖表的作用產生懷疑，那麼這種情況下就不要使用圖表。
使用圖表的一條黃金定律是：“越簡單越好。” 製作圖表相當耗費時間與精力，而且，你用的圖表越多，能夠記住它們的人反而會越少。如果在一個報告中只使用一個圖表， 那麼它會得到100%的聽眾的注意； 而如果你連續使用100個圖表，有可能沒有一個圖表會讓你的聽眾記住。
圖0-5，就是描述全球市場的那一個，我稱之為“圖形化的表格”，既不像圖，又不像表格。如果圖不起作用，那麼我們就希望表上的那些信息能引起人們的注意，但往往在大多數情況下，二者都不起作用。毫無疑問，這個圖表能幫助Frank看清不同國家與增長的對應關係。但是，Frank沒有將這些幫助他分析的圖表轉換為更簡單的形式。
剩下的圖0-2、圖0-3和圖0-4，有我們將數據轉換成一個圖形時都會遇到的問題：圖形使用錯誤。在圖0-2裡，在需要使用折線圖的地方他提供的卻是餅圖；在圖0-3裡，在應該使用條形圖的地方他使用的卻是折線圖；在圖0-4裡，應該使用柱形圖，而他卻使用了散點圖。
為了能夠更快更準確地反映他要傳遞的信息，這三個圖表應該是以下這個樣子的。
儘管因2002年的罷工打擊造成業績下滑，但銷售額還是從2000年的120萬美元增長到2005年的340萬美元，如圖0-2(修改後)所示。
與4 個競爭對手相比， 我們在2 0 0 5年以14%的投資回報率排在首位， 如圖0-3(修改後)所示。我們的市場份額已經上漲了4 個百分點， 從2 0 0 0 年的11%增長到了現在的15%。在我們的4個競爭對手中，A、C和D都損失了市場份額，但B的市場份額有所提升，如圖0-4(修改後)所示。
現在這些圖表都發揮了作用。這些圖表中提供的信息有力地支持了標題，而標題反過來又補充了圖表所論述的內容。在這種情況下，信息出現在圖表中要比放在列表中更好。
現在你應該明白這本書的意圖了。它的目的就在於通過教你如何選擇並使用圖表，從而幫助你向聽眾表達，不管圖表是在哪裡使用——在你的商業陳述或者報告中，在你的管理信息系統中，在你的電腦繪圖軟件包裡，在你的年度報告裡，抑或是雜誌或報紙的文章上。
在接下來的第1章，我們將主要研究怎樣把數據變成圖表的形式。在第2章中，我們將提供一些典型的圖表形式以供你借鑒。在第3章中，我們將會展示給你如何運用概念性的圖片來傳達信息，以及如何使用視覺性的隱喻。你肯定已經看到，我們隨書提供了一張光盤，上面有供你下載的圖片。
我說過，圖表是一種重要形式的語言。它與其他任何一種語言一樣，如果我們想精通，就必須有時間和耐心來學習詞彙，然後練習它直到其成為你的習慣。因為多加練習要比單純口頭說說效果好得多，所以我就在書中插入了練習題以方便讀者練習學過的課程。另外，第4章提供了附加的練習內容。在這裡，我將展示一系列需要改進的圖表，要求你自己改進它們，然後再與我的解決方案作比較。
現在，讓我們進入關於如何選擇圖表的課程吧！

第1章 選擇圖表
決定你的信息（從數據到信息）　
確定相對關係（從數據到相對關係）　
選擇圖表形式（從相對關係到圖表）
練習A　
練習B　

第2章　使用圖表
信息標題
雙重相對關係
刻度尺
成分相對關係　
項目相對關係　
時間序列相對關係（條形圖）　
時間序列相對關係（折線圖）　
時間序列相對關係（組合圖表）　
頻率分佈相對關係　
相關性相對關係　

第3章　用概念及比喻說話
尋求解決問題的方案　
解決問題的方案：可視概念　
解決問題的方案：可視比喻　

第4章　玩轉圖表
越簡單越好　
越多越好　
差異越大越好　
越有創造性越好　
練習