弗布克部門精細化管理系列：行政部 （簡體書）

《弗布克部門精細化管理系列:行政部》不僅適合企業經營管理者、行政管理人員及其從業人員使用，也適合企業培訓師、咨詢師、高校師生閱讀和使用。

第1章部門組織結構（1）
1.1部門職能（2）
1.1.1職能概述（2）
1.1.2職能分解（2）
1.2部門任務（3）
1.2.1日常行政事務管理（3）
1.2.2財產物資管理（4）
1.2.3后勤服務管理（4）
1.2.4安全保密管理（4）
1.2.5法務公關管理（5）
1.3崗位設計（6）
1.3.1日常行政事務崗（6）
1.3.2財產物資崗（6）
1.3.3后勤保障崗（6）
1.3.4安全保密崗（7）
1.3.5法務公關崗（7）
1.4組織架構（8）
1.4.1大型企業組織結構設計（8）
1.4.2中型企業組織結構設計（8）
1.4.3小型企業組織結構設計（9）
第2章部門目標分解（10）
2.1部門目標總括（11）
2.1.1部門目標概要（11）
2.1.2部門目標描述（11）
2.2行政辦公目標分解（12）
2.2.1行政辦公目標概要（12）
2.2.2行政辦公目標分解（12）
2.3會議接待目標分解（13）
2.3.1會議接待目標概要（13）
2.3.2會議接待目標分解（13）
2.4資料檔案目標分解（14）
2.4.1資料檔案目標概要（14）
2.4.2資料檔案目標分解（14）
2.5財產物資目標分解（15）
2.5.1財產物資目標概要（15）
2.5.2財產物資目標分解（15）
2.6后勤保障目標分解（16）
2.6.1后勤保障目標概要（16）
2.6.2后勤保障目標分解（16）
2.7安全保密目標分解（17）
2.7.1安全保密目標概要（17）
2.7.2安全保密目標分解（17）
2.8法律公關目標分解（18）
2.8.1法律公關目標概要（18）
2.8.2法律公關目標分解（18）
2.9物業管理目標分解（19）
2.9.1物業管理目標概要（19）
2.9.2物業管理目標分解（19）
第3章部門崗位職責（20）
3.1管理崗崗位職責（21）
3.1.1行政總監崗位職責（21）
3.1.2行政經理崗位職責（22）
3.2行政辦公崗位職責（23）
3.2.1行政主管崗位職責（23）
3.2.2行政專員崗位職責（24）
3.3前臺接待崗位職責（25）
3.3.1前臺接待主管崗位職責（25）
3.3.2前臺接待專員崗位職責（26）
3.4文書檔案崗位職責（27）
3.4.1文書檔案主管崗位職責（27）
3.4.2文書檔案專員崗位職責（28）
3.5財產物資崗位職責（29）
3.5.1固定資產主管崗位專員（29）
3.5.2財產物資專員崗位職責（30）
3.6車輛管理崗位職責（31）
3.6.1車輛主管崗位職責（31）
3.6.2司機崗位職責（32）
3.7安全保密崗位職責（33）
3.7.1安全主管崗位職責（33）
3.7.2安全專員崗位職責（34）
3.8法律公關崗位職責（35）
3.8.1法律主管崗位職責（35）
3.8.2公關主管崗位職責（36）
3.8.3法律專員崗位職責（37）
3.8.4公關專員崗位職責（38）
3.9環境衛生崗位職責（39）
3.9.1綠化主管崗位職責（39）
3.9.2衛生主管崗位職責（40）
3.9.3綠化專員崗位職責（41）
3.9.4衛生專員崗位職責（42）
3.10物業管理崗位職責（43）
3.10.1物業主管崗位職責（43）
3.10.2工程專員崗位職責（44）
3.10.3水電暖安裝專員崗位職責（45）
第4章部門主要業務（46）
4.1日常接待管理（47）
4.1.1制訂接待計劃（47）
4.1.2接待費用預算（48）
4.1.3制定接待方案（49）
4.1.4前臺接待管理（50）
4.1.5重要接待預案（51）
4.2會議管理（55）
4.2.1制訂會議計劃（55）
4.2.2會議籌劃準備（57）
4.2.3會議現場服務（60）
4.2.4會議紀要管理（61）
4.2.5會議費用預算（62）
4.2.6年終會議策劃（63）
4.2.7會議外包籌劃（64）
4.2.8重要會議策劃（65）
4.2.9會議室的使用（67）
4.3印章管理（68）
4.3.1印章保管管理（68）
4.3.2印章使用管理（68）
4.4文書管理（69）
4.4.1文書格式要求（69）
4.4.2文書寫作要求（70）
4.4.3文件傳達管理（70）
4.5檔案管理（71）
4.5.1檔案收集與整理（71）
4.5.2電子檔案管理（72）
4.5.3紙質檔案管理（73）
4.5.4檔案銷毀管理（73）
4.6資料管理（74）
4.6.1資料訂閱管理（74）
4.6.2技術資料管理（75）
4.6.3圖書資料管理（75）
4.7固定資產管理（76）
4.7.1固定資產購入（76）
4.7.2固定資產折舊（77）
4.7.3固定資產盤點（78）
4.7.4固定資產報廢（79）
4.8辦公用品管理（79）
4.8.1辦公用品采購（79）
4.8.2辦公用品核發（81）
4.8.3辦公用品使用監督（81）
4.9車輛管理（82）
4.9.1車輛使用管理（82）
4.9.2車輛維修管理（83）
4.9.3車輛安全管理（84）
4.9.4車輛費用管理（85）
4.10餐廳管理（86）
4.10.1餐廳采購管理（86）
4.10.2菜單確定管理（87）
4.10.3餐廳從業人員管理（87）
4.10.4餐廳衛生管理（88）
4.11宿舍管理（89）
4.11.1宿舍安全管理（89）
4.11.2宿舍衛生管理（90）
4.11.3宿舍防火管理（91）
4.11.4宿舍水電管理（93）
4.12環境管理（94）
4.12.1環境綠化管理（94）
4.12.2辦公環境美化（96）
4.13衛生管理（96）
4.13.1廠區衛生管理（96）
4.13.2辦公衛生管理（98）
4.14物業管理（99）
4.14.1工程項目管理（99）
4.14.2水電維修管理（101）
4.15安全管理（102）
4.15.1人員出入管理（102）
4.15.2車輛出入管理（102）
4.15.3消防安全管理（103）
4.15.4防盜安全管理（103）
4.15.5安保人員管理（105）
4.16保密管理（106）
4.16.1技術保密管理（106）
4.16.2信息保密管理（107）
4.16.3檔案保密管理（108）
4.16.4涉密會議管理（109）
4.16.5人員保密管理（109）
4.17法務管理（110）
4.17.1合同審定管理（110）
4.17.2勞務糾紛處理（112）
4.17.3專利侵權處理（112）
4.17.4業務訴訟處理（113）
4.17.5法律咨詢服務（114）
4.18公關管理（115）
4.18.1危機公關管理（115）
4.18.2媒體公關管理（116）
4.18.3政府公關管理（117）
第5章部門工作流程（118）
5.1行政費用管理（119）
5.1.1行政費用預算流程（119）
5.1.2行政費用審批流程（120）
5.2接待管理（121）
5.2.1客戶接待工作流程（121）
5.2.2重要接待管理流程（122）
5.2.3參觀接待管理流程（123）
5.3會議管理（124）
5.3.1會議組織管理流程（124）
5.3.2會議服務管理流程（125）
5.3.3年終會議策劃流程（126）
5.3.4會議外包管理流程（127）
5.4印章證照管理（128）
5.4.1印章使用管理流程（128）
5.4.2證照使用管理流程（129）
5.5文書管理（130）
5.5.1文件收發管理流程（130）
5.5.2信函收發管理流程（131）
5.5.3文書傳閱管理流程（132）
5.5.4文書保管管理流程（133）
5.6檔案管理（134）
5.6.1檔案調入調出流程（134）
5.6.2檔案歸檔維護流程（135）
5.6.3檔案借閱歸還流程（136）
5.6.4檔案銷毀管理流程（137）
5.7資料管理（138）
5.7.1技術資料管理流程（138）
5.7.2保密資料管理流程（139）
5.8固定資產管理（140）
5.8.1固定資產購進流程（140）
5.8.2固定資產盤點流程（141）
5.8.3固定資產清理流程（142）
5.9辦公設備管理（143）
5.9.1辦公產品采購流程（143）
5.9.2辦公設備采購流程（144）
5.9.3辦公用品領用流程（145）
5.9.4辦公設備維修流程（146）
5.10車輛管理（147）
5.10.1車輛使用管理流程（147）
5.10.2車輛維修管理流程（148）
5.10.3車輛事故處理流程（149）
5.10.4車輛年檢管理流程（150）
5.11餐廳管理（151）
5.11.1餐廳采購管理流程（151）
5.11.2餐廳菜單排定流程（152）
5.11.3餐廳衛生檢查流程（153）
5.12宿舍管理（154）
5.12.1宿舍水電管理流程（154）
5.12.2宿舍防火管理流程（155）
5.12.3宿舍防盜管理流程（156）
5.12.4宿舍衛生管理流程（157）
5.13環境管理（158）
5.13.1環境建設管理流程（158）
5.13.2環境綠化管理流程（159）
5.13.3環境改善管理流程（160）
5.14衛生管理（161）
5.14.1衛生檢查管理流程（161）
5.14.2衛生獎懲管理流程（162）
5.15物業管理（163）
5.15.1水電維修管理流程（163）
5.15.2電梯安全管理流程（164）
5.16安全管理（165）
5.16.1人員出入管理流程（165）
5.16.2消防安全管理流程（166）
5.16.3安全防盜管理流程（167）
5.17保密管理（168）
5.17.1技術保密管理流程（168）
5.17.2檔案保密管理流程（169）
5.17.3信息保密管理流程（170）
5.17.4會議保密管理流程（171）
5.17.5人員保密管理流程（172）
5.18法務管理（173）
5.18.1合同審查管理流程（173）
5.18.2訴訟處理管理流程（174）
5.18.3爭議解決管理流程（175）
5.19公關管理（176）
5.19.1媒體公關管理流程（176）
5.19.2政府公關管理流程（177）
5.19.3危機公關管理流程（178）
第6章部門績效考核（179）
6.1定性指標確定（180）
6.1.1行政部定性指標設計（180）
6.1.2行政部定性指標使用（180）
6.1.3行政部定性指標總表（182）
6.2定量指標確定（184）
6.2.1行政部定量指標設計（184）
6.2.2行政部定量指標使用（185）
6.2.3行政部定量指標總表（185）
6.3績效考核辦法（187）
6.3.1行政部績效考核制度（187）
6.3.2接待管理工作考核辦法（189）
6.3.3宿舍管理工作考核辦法（191）
6.3.4車輛管理工作考核辦法（192）
6.3.5法律事務工作考核辦法（194）
6.4崗位考核方案（195）
6.4.1行政總監考核方案（195）
6.4.2行政經理考核方案（198）
6.4.3安全主管考核方案（200）
6.4.4前臺接待專員考核方案（201）
第7章部門問題解決（203）
7.1主要工作問題（204）
7.1.1客人來訪接待問題（204）
7.1.2印章使用管理問題（204）
7.1.3資產物資管理問題（205）
7.1.4資料檔案管理問題（205）
7.1.5車輛管理問題（206）
7.1.6總務后勤問題（206）
7.1.7法律咨詢問題（207）
7.2問題解決策略（207）
7.2.1客人來訪接待問題解決策略（207）
7.2.2印章使用管理問題解決策略（207）
7.2.3資產物資管理問題解決策略（208）
7.2.4資料檔案管理問題解決策略（208）
7.2.5車輛管理問題解決策略（209）
7.2.6總務后勤問題解決策略（209）
7.2.7法律咨詢問題解決策略（210）
第8章行政部常用文書模板（211）
8.1行政公文（212）
8.1.1命令模板（212）
8.1.2決定模板（213）
8.1.3公告模板（214）
8.1.4通知模板（215）
8.1.5通告模板（216）
8.1.6通報模板（216）
8.1.7請示模板（217）
8.1.8批復模板（218）
8.2事務文書（219）
8.2.1計劃模板（219）
8.2.2總結模板（220）
8.2.3簡報模板（221）
8.2.4啟事模板（222）
8.2.5倡議模板（223）
8.2.6消息模板（223）
8.2.7合同模板（224）
8.2.8條據模板（227）
8.2.9述職報告模板（228）
8.3會議文書（229）
8.3.1開幕詞模板（229）
8.3.2閉幕詞模板（229）
8.3.3演講稿模板（230）
8.3.4會議報告模板（231）
8.3.5會議記錄模板（232）
8.3.6會議紀要模板（233）
8.4交往禮儀文書（234）
8.4.1介紹信模板（234）
8.4.2證明信模板（234）
8.4.3感謝信模板（235）
8.4.4表揚信模板（235）
8.4.5慰問信模板（236）
8.4.6邀請書模板（236）
第9章行政部常用表單模板（237）
9.1日常接待表單（238）
9.1.1來訪客人登記表（238）
9.1.2接待工作日記表（238）
9.1.3客戶來電記錄表（238）
9.1.4來賓接待計劃表（239）
9.1.5公司參觀許可證（239）
9.1.6公司參觀登記表（240）
9.1.7公務接待審批表（240）
9.1.8商務接待安排表（241）
9.1.9接待用餐申請表（241）
9.1.10接待工作總結表（242）
9.1.11接待費用預算表（242）
9.2會議管理表單（242）
9.2.1年度會議計劃表（242）
9.2.2會議安排計劃表（243）
9.2.3會議議程安排表（243）
9.2.4公司會議申請表（243）
9.2.5公司會議通知單（244）
9.2.6公司會議記錄表（244）
9.2.7公司會議紀要表（245）
9.2.8決議事項實施表（245）
9.2.9年度例會安排表（245）
9.2.10會議審核項目表（246）
9.2.11會議進行檢查表（247）
9.2.12會議散會檢查表（247）
9.2.13會議用品明細表（248）
9.2.14會議室使用申請表（248）
9.2.15會議室使用登記簿（249）
9.2.16公司會議總結表（249）
9.3印章證照表單（249）
9.3.1印章刻制申請表（249）
9.3.2印章使用申請表（250）
9.3.3印章使用審批單（250）
9.3.4印章使用登記表（250）
9.3.5印章外帶記錄表（250）
9.3.6印章樣式標準表（251）
9.3.7印章樣式備案表（251）
9.3.8印章管理登記表（251）
9.3.9印章使用范圍表（252）
9.3.10印章銷毀申請表（252）
9.3.11執照使用登記表（252）
9.3.12執照補領申請表（253）
9.4文書檔案表單（253）
9.4.1公文接收登記表（253）
9.4.2公文發放記錄表（253）
9.4.3公文收發會簽單（254）
9.4.4公文收發匯總表（254）
9.4.5公文用印申請表（254）
9.4.6函件接收記錄表（255）
9.4.7函件寄送記錄表（255）
9.4.8檔案備查索引表（255）
9.4.9檔案內容登記簿（255）
9.4.10檔案存放明細表（256）
9.4.11檔案存放備查表（256）
9.4.12檔案調閱申請單（256）
9.4.13檔案調閱記錄表（257）
9.4.14檔案調閱催還單（257）
9.4.15作廢檔案焚毀單（257）
9.5資產設備管理表單（258）
9.5.1固定資產申購單（258）
9.5.2固定資產驗收單（258）
9.5.3固定資產管理卡（259）
9.5.4固定資產臺賬（259）
9.5.5固定資產盤點表（259）
9.5.6固定資產調撥單（260）
9.5.7固定資產減損單（260）
9.5.8設備報修單（261）
9.5.9設備報廢詳表（261）
9.6車輛使用管理表單（262）
9.6.1車輛登記表（262）
9.6.2派車計劃表（262）
9.6.3車輛使用申請表（263）
9.6.4車輛調度派車單（263）
9.6.5車輛行駛記錄表（264）
9.6.6車輛使用月報表（264）
9.6.7車輛日常檢查表（264）
9.6.8車輛故障請修單（265）
9.6.9車輛保養記錄表（265）
9.6.10車輛報廢申請單（265）
9.6.11車輛違章記錄表（266）
9.7餐廳宿舍管理表單（266）
9.7.1餐廳廚房排班表（266）
9.7.2餐廳餐具盤點表（266）
9.7.3餐廳衛生檢查表（266）
9.7.4餐廳衛生考核表（267）
9.7.5餐廳管理稽核表（267）
9.7.6員工住宿申請表（268）
9.7.7住宿員工登記表（268）
9.7.8宿舍物品領用表（269）
9.7.9員工宿舍值班表（269）
9.7.10宿舍衛生評定表（270）
9.8環境衛生管理表單（270）
9.8.1綠化區域劃分表（270）
9.8.2綠化項目計劃表（270）
9.8.3綠化質量巡查表（271）
9.8.4衛生區域劃分表（271）
9.8.5清潔工作安排表（271）
9.8.6衛生狀況檢查表（272）
9.8.7衛生檢查評分表（272）
9.9物業管理表單（272）
9.9.1水電維修申請單（272）
9.9.2工程維修報批表（273）
9.9.3房屋大修報告表（273）
9.9.4報修受理登記表（274）
9.9.5物業維修單（274）
9.9.6維修回訪記錄表（274）
9.10安全保密管理表單（275）
9.10.1值班管理排班表（275）
9.10.2來訪人員登記表（275）
9.10.3值班管理日志表（275）
9.10.4消防器材設備檢查表（276）
9.10.5安全檢查事項表（276）
9.10.6安全事故報告表（277）
9.10.7計算機自查記錄表（277）
9.10.8計算機外修申請表（278）
9.10.9U盤使用申請表（278）
9.10.10泄密處理審批表（279）
9.11法務公關管理表單（279）
9.11.1法律咨詢登記表（279）
9.11.2法務服務申請表（280）
9.11.3法律事務登記表（280）
9.11.4合同審定批準表（280）
9.11.5公關工作計劃表（281）
9.11.6公關計劃預算表（281）
9.11.7危機預警對策表（281）
9.11.8媒體選擇調查表（282）
附錄A行政部常用法律法規匯總表（283）

4.8.2 辦公用品核發
行政部做好采購辦公用品的登記工作后，依據各部門提交的辦公用品配置計劃發放辦公用品。對于經費已超支的部門，應嚴格限制辦公用品的領用。
1.工作人員按慣例需用的辦公用品
企業內部工作人員按慣例需用的辦公用品，由行政部工作人員將應分發的辦公用品備齊后進行定期定量的分配，使用人員自行領用并實施登記。
2.工作人員非慣例使用的辦公用品
企業內部工作人員非慣例使用的辦公用品，應由領用人首先遞交申請表，經本部門負責人審核批準后，到行政部領取辦公用品。
行政部應做好辦公用品發放登記，詳細寫明發放辦公用品名稱、數量、用途、批準人、審核人、領用人等信息。登記表至少每月統計一次，交行政部主管人查閱，以便于其了解企業辦公用品消耗情況，改進工作。
4.8.3 辦公用品使用監督
為確保辦公用品使用能夠達到經濟、有效、規范的目標。行政部應對企業各部門辦公用品的使用情況要定期進行調查，了解各部門辦公用品申請與實際使用情況是否一致。
1.辦公用具使用監督
為減少和杜絕辦公用具的浪費，行政部應嚴格執行辦公用品以舊換新的制度。對于未達到以舊換新標準的辦公用具，要及時修復處理，并督促使用部門繼續使用；若辦公用具遺失，則需要由使用部門賠償、自購。
2.辦公設備使用監督
行政部應從以下3個方面對辦公設備的使用情況進行監督。
第一，監督辦公設備是否由具備基本操作技能的專門人員使用。
第二，監督辦公設備使用人員是否根據辦公設備的操作規范、維修保養要求對辦公設備進行使用和日常維護保養。
第三，監督辦公設備是否在其負荷能力范圍使用，有無超負荷運轉情況發生。
3.辦公圖籍使用監督
行政部應做好辦公圖籍使用登記，并規定辦公圖籍的使用期限，對超過使用期限的辦公圖籍應及時索回，以免影響其他部門使用。
4.辦公耗材便用監督
行政部可根據歷史記錄、經驗法則等，設定辦公耗材的領用管理基準，對于超過該基準的部門或人員，行政部應重點控制其辦公耗材使用。
4.9車輛管理
4.9.1 車輛使用管理
車輛是企業開展各項工作的重要交通工具。為充分發揮車輛在完成任務中的作用，企業應做好車輛的使用管理工作。
1.車輛使用原則
為合理使用車輛資源，保證企業正常用車需要，提高車輛使用效率，企業內部各部門在車輛使用過程中應遵守以下原則。
（1）保證重點原則：按照先上級、后下級；先急事，后一般事；先遠地，后近地；先工作任務、接待任務，后其他任務的次序安排用車。
（2）勤儉節約原則：凡是能坐公共汽車的，就不要派車；凡是有班車的，就不要單獨派車；前往同方向、同單位辦事的用車人員，可合并使用同一輛車輛。
（3）統一調度原則：車輛相對固定到使用人或司機，非固定車輛由行政部根據需要進行統一調派。
（4）公用原則：企業車輛原則上應滿足企業生產經營需要，私人用車一般不提供，如確需要因私用車需報企業主管負責人同意，用后需按實際情況收回成本。
2.車輛使用要點
企業車輛使用前、使用中、使用后應注意的要點如表4—20所示。