國際會議策劃與籌辦：流程．執行．指南（簡體書）

作者將其在多年的會議策劃與籌辦工作中積累的豐富的實戰經驗凝結成《文化產業經營系列叢書．國際會議策劃與籌辦：流程．執行．指南》，內容涵蓋國際會議從策劃到最終舉行，會展人員應該具備的素質、各階段應該籌備的工作等，並附有各類具體或虛擬案例及小貼示。實操性很強，能為未來從事大型國際會議策劃、組織工作的業界人士提供有價值的參考，也適合用做高校會展專業的教材。

文春英，中國傳媒大學亞洲傳媒研究中心副主任，副教授。主要研究領域為廣告史、說服傳播、城市形象傳播等，已在核心期刊發表學術論文20餘篇，主持完成省部級項目多項。在組織與舉辦國際大型學術會議方面有著豐富的經驗，並秩累了大量成功案例。劉新鑫，中國傳媒大學亞洲傳媒研究中心助理研究員、中國傳媒大學廣告學院在讀博士。主要研究領域為城市品牌營銷、城市形象傳播。在國際會議的策劃、統籌與執行方面具有較為豐富的實踐經驗。

《國際會議策劃與籌辦:流程?執行?指南》實操性很強，能為未來從事大型國際會議策劃、組織工作的業界人士提供有價值的參考，也適合用做高校會展專業的教材。

第一章國際會議是什麼第一節古人也開會嗎第二節怎麼界定國際會議第三節國際會議的分類第四節為什麼舉辦國際會議第五節你需要這本書第二章會務人員的自我修養第一節會務人員所需能力第二節與他人的協作與配合第三節工作中的幾個原則第三章策劃階段第一節確定會議主題第二節確定合作單位第三節確定會議規模第四節擬訂會議議程第五節會議嘉賓邀請範圍第六節媒介推廣計劃第七節資金來源及預算計劃第四章前期籌備階段第一節國際會議的報備程序第二節會場的選擇第三節安排文化體驗活動第四節組建工作團隊第五節嘉賓邀請第六節執行媒介計劃第七節前期接待的安排第五章中期籌備階段第一節外包服務及其審核第二節會議手冊的設計與製作第三節對會議進行視覺包裝第四節回收嘉賓演講材料第五節發送參會指南第六節禮品的選擇第七節如何使用你的預算第八節為領導草擬講話稿第六章倒計時階段第一節召開工作協調會第二節會議資料裝袋第三節接機安排第四節住宿安排第五節會議註冊第六節會場佈置第七節簽到處與媒體採訪區第八節宴會廳與貴賓室第九節會場茶歇第十節大會合影第十一節物品檢查與彩排第七章執行階段第一節工作人員的準備第二節會場的最終檢查調試第三節找到自己的位置第四節會場內的工作第五節會場外的工作第六節會議用餐安排第七節文化體驗現場細則第八節會場收尾第九節送機安排第八章收尾階段第一節感謝信第二節媒體報道匯總第三節會議資料存檔第四節會後總結後記

（7）設計：設計人員主要負責會議所有的視覺包裝，包括會議背板、手冊、請柬等。為了能使整個會議有良好的視覺呈現，應提前請設計人員提供其作品，并就會議視覺要求進行溝通。設計人員除了應具備過硬的平面或者動畫設計制作能力之外，還必須能夠準確到位地將會議舉辦方想要的視覺效果表現出來，具體內容在后面章節中將作詳細闡述。
第二節 會議手冊的設計與制作
一本信息準確而詳細的會議手冊能為與會人員解答會議期間遇到的大部分問題，能為工作人員減少許多工作。可謂是小冊子，大用途。
一、編寫會議手冊
1.會議手冊的主要內容
會議手冊的編寫是一項非常繁瑣的工作，需要進行大量的文字撰寫、編排和設計工作。這一階段需要文案和設計人員有足夠的精力和耐心，同時一定要保持頭腦清醒，思路清晰，避免不必要的錯誤。一般而言，會議手冊應包含以下內容：
①會議概覽：會議宗旨、會議主題、時間、地點、主辦單位、承辦單位、支持單位等。
②會議議程：會議注冊以及會議當天的流程安排，以表格的形式呈現為佳。
③嘉賓介紹：提供詳細的演講嘉賓的信息及發言摘要（也可制作單獨的論文集）。
④采風活動安排：明確列出行程安排、路線以及景點或者活動的具體介紹。
⑤組織機構介紹：會議各相關單位機構的介紹。
⑥參會嘉賓名單：列出確定出席會議的嘉賓名單，方便互相了解。
⑦會務信息：酒店、會場地址，交通、食宿、天氣情況，會務組成員信息等。
2.會議手冊的編寫流程
①列出手冊大綱。根據上面所提到的會議手冊一般要包含的內容，在全面深入地了解會議整體情況的前提下，列出會議手冊的大綱。在每一個大的條目下注明需要的文稿和材料，做到整體上完整、清晰。
②在大綱的基礎上，進行具體內容的補充完善。根據大綱條目，撰寫相應的內容，并將文字內容和圖片進行編輯。建議每個章節都用單獨的文件夾，并將每個章節的文字內容和所需圖片放在不同的文檔中，以便后期設計人員進行排版設計。
③將文字內容交翻譯人員進行翻譯。翻譯之前，與其進行溝通，將會議各單位、嘉賓職務等會議涉及的規范、官方譯法提前告知翻譯人員，盡量減少后期校稿的工作量。
④初步校稿。將文字原稿和翻譯稿進行初步的校正，確保信息正確，表述到位。
二、確定設計風格
在很大程度上，會議手冊的設計裝幀是參會人員對會議整體印象的一個重要組成部分。一本設計大方、契合主題、裝幀精美的會議手冊將會帶給參會者良好的第一印象，進而增加其對會議的興趣和好感。在確保手冊內容編寫無誤的情況下，良好的設計無疑會錦上添花。
通常，設計會議手冊要注意以下問題：
（1）文案人員與設計人員提前溝通，將會議的類型、宗旨、主題等關鍵信息交代清楚，并將手冊內頁每頁所包含的文字、圖片等資料交給設計人員進行總體的基調把握。
（2）設計人員根據會議要求，熟悉會議背景資料。設計風格要能體現會議主題，符合會議基調。
（3）由于嘉賓信息、會務信息等會不斷變動，因此，在手冊設計期間，文案人員要及時與設計人員溝通，提供最新的信息，以確保手冊內容的準確性。
（4）注意會議手冊的封面或者封底上一般應出現會議的主辦單位、承辦單位等信息。