檔案管理學(第五版)（簡體書）

緒 論

第一編 檔案實體管理

第一章 檔案實體管理概論
第一節 檔案實體管理的概念
第二節 檔案管理的應用原則
第三節 檔案實體管理的方法

第二章 檔案的收集
第一節 檔案收集的意義和要求
第二節 社會組織內文件的歸檔
第三節 立檔單位對檔案的收集
第四節 檔案館的檔案收集
第五節 檔案館對家庭檔案、名人檔案的收集
第六節 國家檔案館對口述史料的采集和征集

第三章 檔案的分類與整理
第一節 檔案分類的概念和種類及意義
第二節 全宗
第三節 全宗內檔案實體分類的要求、標準和方法
第四節 檔案實體整理工作內容、意義和原則
第五節 類內檔案文件的整理與系統化

第四章 檔案價值的鑒定
第一節 檔案價值鑒定工作的內容與要求
第二節 檔案價值鑒定工作的規則與方法
第三節 檔案價值鑒定標準
第四節 檔案保管期限表
第五節 檔案鑒定工作的制度與組織

第五章 檔案保護與安全管理
第一節 檔案保護管理概述
第二節 檔案庫房建設與管理
第三節 檔案實體保護
第四節 檔案安全管理
第五節 檔案安全保障體系和檔案應急處置管理

第六章 檔案登記和統計
第一節 檔案登記和統計概述
第二節 檔案統計原理及步驟
第三節 檔案登記的基本形式和內容
第四節 檔案統計臺賬的建立
第五節 全國檔案事業統計年報制度

第二編 檔案資源開發利用

第七章 檔案資源開發與利用概述
第一節 檔案資源開發的意義和原則
第二節 檔案資源開發面臨的主要障礙和應對措施
第三節 檔案提供利用的含義與我國檔案利用理論的形成及發展

第八章 檔案的檢索
第一節 檔案檢索概述
第二節 檔案檢索語言
第三節 檔案的著錄標引
第四節 檔案檢索體系和檔案目錄數據庫的建設

第九章 檔案編研
第一節 檔案編研工作概述
第二節 現行文件編研
第三節 歷史檔案編研
第四節 檔案編研制度
第五節 數字檔案編研

第十章 檔案提供利用與用戶服務
第一節 檔案提供利用工作與用戶服務概述
第二節 檔案提供利用工作的方式
第三節 檔案用戶服務工作
第四節 檔案開放與公民權利的保障
第五節 網上用戶服務

第三編 專門檔案管理

第十一章 人事檔案管理
第一節 人事檔案概述
第二節 人事檔案工作
第三節 流動人員人事檔案管理與公共服務
第四節 人事檔案的審核工作

第十二章 會計檔案管理
第一節 會計檔案概述
第二節 會計檔案的收集
第三節 會計檔案的整理
第四節 會計檔案的鑒定和處置
第五節 電子會計檔案的管理

第十三章 聲像檔案的管理
第一節 聲像檔案概述
第二節 照片檔案管理
第三節 電子聲像檔案著錄

第四編 檔案信息化

第十四章 檔案信息化概述
第一節 檔案信息化的概念和內容
第二節 我國檔案信息化的發展階段
第三節 檔案信息化的意義與發展原則

第十五章 電子文件管理
第一節 電子文件的概念和技術特點
第二節 電子文件管理的目標和方法要點
第三節 電子文件的形成與分類
第四節 電子文件的鑒定與歸檔
第五節 電子文件的著錄和開發利用
第六節 電子文件的保管與移交

第十六章 檔案數字化
第一節 檔案數字化的概念和工作流程
第二節 檔案數字化工作的要求
第三節 檔案數字化的關鍵技術
第四節 檔案數字化

緒 論

檔案管理學是一門理論性與實踐性很強的應用學科，是研究檔案管理工作基本原理、 原則、技術和方法的學科，是檔案學中最先建立、歷史最長、發展成熟的一門分支學科。對檔案管理學的歷史與現狀、學科定位和學科特點等方面的問題，進行一定的反思和深入研究，對檔案學的學科發展具有重要意義。

一、檔案管理學的歷史
在我國，對檔案管理的專門研究始於20世紀的二三十年代，而這種研究開始是直觀的、經驗性的，而後逐漸趨於系統化和科學化。20世紀三四十年代先後出版了13本檔案學著作。其中有代表性的如下：1935年周連寬的《縣政府檔案處理法》；1936年程長源的《縣政府檔案管理法》；1938年何魯成的《檔案管理與整理》；1940年龍兆佛的《檔案管理法》等。這些書籍的相繼問世，標志著以檔案管理學為代表的中國檔案學初步形成。
中華人民共和國成立後，百業待興，舊中國的檔案工作經驗又不完全適合，在幾乎一片空白的情況下，蘇聯的檔案工作的理論與實踐，對我國檔案學的建立與發展起到了重要的作用。1950年10月蘇聯派檔案專家到中國，介紹蘇聯檔案工作的理論與實踐經驗，對中國檔案事業建設提出了許多寶貴意見。至1957年，蘇聯送給中國檔案業務資料150餘種；中國已翻譯、出版了《檔案工作的理論與實踐》《蘇聯檔案工作的歷史和組織》等業務書籍近10種30萬冊。這些書籍與資料，對我國檔案學研究和檔案工作實踐產生了深刻的影響，使我國20世紀50年代的檔案管理學研究打上了蘇聯檔案工作理論與實踐的印記。正如吳寶康教授所說的那樣：“蘇聯檔案學理論由此而系統地傳入中國，蘇聯檔案學教材也在我國大量翻譯出版，為我們創建以馬列主義、毛澤東思想為指導的並與中國實際情況相結合的檔案學提供了有利條件，它幫助我們加速了在自己的檔案工作實踐基礎上建立新檔案學的過程。”
蘇聯檔案工作理論與實踐的研究與大量著作傳入我國，促進了我國檔案管理學的創 建過程，並使我們在以下幾方面有所借鑒：
第一，集中統一管理檔案工作的社會主義原則成為我們研究檔案管理學的基本原則。1918年6月1日列寧簽署的《關於改革與集中統一管理檔案工作的法令》以及蘇聯檔案工作集中統一管理，為檔案管理學的創建提供了基本原則與思想基礎。 檔案管理學（第五版）
第二，全宗理論的引進使檔案實體的管理建立在科學的基礎上。保持全宗的完整與不可分散性，對於檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計以及提供利用，都具有現實意義。
第三，檔案館工作研究成為檔案管理學的主要著眼點。在蘇聯檔案學著作中，關於檔案館工作的內容占了很大篇幅，這對後來我國形成的檔案管理學有一定啟發。眾所周知，新中國成立前以及新中國成立初期，檔案學研究基本上是以研究機關檔案室的工作為研究範圍的，對檔案館網的形成和檔案工作建設的研究還幾乎是一片空白。在這種情況下，蘇聯有關檔案館建設方面的經驗，以及1958年後我國檔案館網的初步形成，對於創建我國的檔案管理學確實有不少值得借鑒之處。
蘇聯經驗需要學習和借鑒，但在學習與借鑒蘇聯檔案學過程中，曾出現過忽視實際、機械搬用等教條主義傾向。盡管後來很快得到了糾正，但對檔案管理學的創建與發展，還是產生了一些消極影響。在回顧與展望時，這一點也必須予以充分估計。
20世紀50年代後，在學習蘇聯檔案學理論與工作經驗的同時，開始著手對新中國成立前檔案學的研究與批判吸收。由於教學與科學研究的迫切需要，1958年中國人民大學歷史檔案系翻印了新中國成立前出版的有關檔案學舊著13本。研讀了上述諸書，就可以對舊中國的文書處理和檔案管理的研究有一個概括的了解，便於我們批判地吸收舊檔案學的歷史遺產。
對舊中國檔案管理學批判吸收，主要基於以下幾點原因:
第一，舊中國的檔案管理學研究帶有深刻的時代烙印。新中國成立前的檔案管理學研究，“一方面，它衝擊了腐朽的封建檔案工作傳統，另一方面由於它本身就是激烈的國內政治斗爭、階級斗爭的產物，因此一開始就服務於強化政府機構的政治目的。在理論上，舊中國檔案學基本停留在機關文書檔案的水平之上。這不僅由於舊檔案學本身就脫胎於機關文書工作，而且因為中國當時沒有像法國那樣在資產階級革命後，建立全國規模的檔案館網體系，尚缺乏檔案館工作的實踐，檔案工作也遠沒有發展成為一項全國性、社會性事業。因此，它的基本思想、觀點、原則和方法，它的基調和主題，都必然烙有深刻的機關文書檔案的印記”。正因為如此，舊中國的檔案學是不適用於新中國成立後檔案事業發展需要的，也不能指望以舊檔案學來指導新中國檔案事業的建設與發展。只有通過批判吸收，才能“去其糟粕，取其精華”。
第二，舊中國檔案管理學研究帶有很大局限性。如前所述，舊中國檔案管理學研究，是在研究機關檔案室工作的經驗中產生的。它雖然已初步形成一個體系，但水平不高，只反映了機關檔案室工作的實踐，而且文書研究和對文書工作的研究又占了很大比重。而對檔案事業的主體――檔案館等問題的研究，幾乎是一片空白，存在著很大的局限性。如果對此不加批判地繼承下來，勢必使我國檔案學的研究走上畸形發展的道路。
第三，舊中國檔案管理學受西方檔案管理學影響較大，其中以檔案分類受歐美各國圖書分類法的影響最為明顯，人們甚至試圖照搬美國杜威十進圖書分類法來解決檔案的分類的問題。正如吳寶康教授所指出的那樣，當時檔案的分類方法“在實際工作中是有許多缺點的，如層級繁多，號碼連串，有的還機械死板，有的分類與立卷相混”等等，不一而足。因此，這種照搬的結果必然是“南轅北轍”，與我國檔案工作的實際情況相去甚遠。
盡管如此，舊中國檔案學以及檔案管理經驗，有一些還是可以吸取，為新中國成立後創立新檔案學（包括檔案管理學）所用的。具體表現為以下方面:
（1）關於檔案的定義、性質、種類和作用問題。
（2）關於檔案管理的原則與方法問題（比如業務工作環節的劃分、檔案分類、檔案編目、檔案價值的鑒定）。
（3）關於檔案行政問題。新中國成立前的檔案學著作中曾說道，今天談改革檔案管理者大都忽視行政而重技術，他們可能不太清楚，只有具備了良好的行政，良好的技術才有表現的機會。上述言論對於我們今天檔案工作的行政組織與管理也有參考價值。
（4）檔案人才的培養與使用問題。新中國成立前出版的檔案學著作中，對檔案管理人才的選拔與培養使用問題，有過很好的論述。在檔案管理人、財、物諸因素中，唯獨人才最重要。他們有關服務的修養、豐富的知識、謙和的態度以及主辦人員、協理人員、檔案管理人員三個層次人員選用條件的論述，對新中國成立後的檔案工作與檔案管理學研究，都有借鑒與參考價值。
新中國成立後，百業待興、百事待舉，但黨和國家對檔案工作和檔案學研究給予了極大關注，批準和頒發了一系列規章和條例，召開了有關會議，尤其是1956年4月16日國務院頒發了《關於加強國家檔案工作的決定》，明確要求加強檔案學研究以提高科學水平。與此同時，制定了12年哲學、社會科學向科學進軍的發展規劃，把檔案學列為該規劃的獨立學科之一。檔案工作的實踐也在不斷豐富與發展，1958年廣大檔案工作者的政治熱情同樣也被吸引到檔案學研究領域中來。盡管受當時整個社會環境的影響，提出過一些不適當的口號，做過一些不適當的估計，但動員領導和群眾關心與支持檔案事業的熱情都是空前的。舉辦展覽、開辦培訓班、建立檔案科學研究所、編教材、寫文章、著書立說等工作，為檔案管理學的創建，提供了一定的群眾基礎與實踐源泉。
陳兆?主編的《檔案管理學》的出版，標志著具有中國特色的檔案管理學著作的問世。其特色主要體現在兩個方面。
第一，形成了獨立的學科體系。《檔案管理學》的最初版本（共兩版七次印刷）共分九章，有17.5萬字。其中既有基礎理論（如第一章“檔案”、第二章“檔案工作概述”），又有檔案管理原則與方法（如檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計與利用），還有檔案館（室）對資料與實物材料的管理。這種結構與體系是符合20世紀60年代我國檔案工作實際情況的，而且這種結構與體系是在20世紀50年代後期至60年代初期檔案工作豐富的實踐、大量調查研究的基礎上形成的。
第二，與《蘇聯檔案工作的理論與實踐》一書既有聯系又有區別。《蘇聯檔案工作的理論與實踐》（Т.А.別洛夫等編）於1959年12月由中國人民大學出版社出版。該書是蘇聯當時比較完整的檔案管理學方面的著作。它對我國檔案管理學的建設具有很大的借鑒作用。三年後形成的具有中國特色的《檔案管理學》借鑒了如下幾點:
（1）文件材料補充的原則與方法，對檔案的收集有啟發意義。
（2）全宗文件材料的系統整理與科學整理、文件材料價值的鑒定、文件材料的編目、文件材料的登記和檢查等，對檔案整理、鑒定、統計章節的形成有借鑒作用。
（3）檔案館參考工具與參考資料、文件材料的利用，對檔案檢索工具的編制和利用工作的開展有參考價值。
這兩部著作的區別在於以下方面:
（1）《檔案管理學》言簡意賅，內容集中明確，結構合理，邏輯性強。而《蘇聯檔案工作的理論與實踐》除檔案管理的原則與方法外，還包括技術檔案，影片、照片、錄音檔案，文件的縮微復制，檔案館的房屋與設備，對檔案館的指導與檢查等，內容龐雜，面面俱到，幾乎包括了檔案學所有分支學科的內容。相比之下，《檔案管理學》內容單一，問題明確，使讀者易於了解與實施。
（2）《檔案管理學》通俗易懂，反映了我國檔案工作的實際。該書作者從我國檔案工作實際情況出發，把《蘇聯檔案工作的理論與實踐》中的“文件材料存量與狀況的登記和檢查”改為“檔案登記與統計”，並補充與完善了檔案登記與統計的具體內容與方法。
（3）《檔案管理學》理論部分有一定比重。該書對檔案具體工作方法能升華到理論高度，如“檔案及其形成”“檔案工作性質”“檔案整理工作原則”“鑒定檔案價值的原則”“檔案利用工作概述”“檔案統計的一般原理”等。相比之下，《蘇聯檔案工作的理論與實踐》具體業務方式方法交代多，理論概括較少。正如吳寶康所指出的那樣：“對一些基本理論問題不怎麼注重，某些理論化了的問題有時比較簡單生硬，有些技術方法搞得比較 煩瑣和死板。”
當然，任何事物在歷史發展過程中，不可能一開始就很完善，尤其是像檔案管理學這樣一門新興學科，肯定還有不足之處。盡管如此，在“文化大革命”前僅僅作為檔案學的分支學科――檔案管理學，對豐富檔案學、對檔案管理工作的指導與參考作用，是有目共睹的。

二、檔案管理學的發展與現狀
黨的十一屆三中全會至今的40多年中，檔案工作雖然也走過一些彎路，但經過恢復、整頓，目前已取得較大發展。可以毫不夸張地說，這一階段是新中國成立後檔案工作發展的黃金時期，檔案管理學研究出現了繁榮景象。陳兆?著的《檔案管理學》1979年經局部刪改，1980年1月再版；1982年9月和寶榮、陳兆?編著的《檔案工作基本知識》由檔案出版社出版；1986年5月和10月，鄧紹興、陳智為編著的《新編檔案管理學》由檔案出版社、中國人民大學出版社相繼出版；1988年5月，王德俊編著的《檔案管理學》由文化藝術出版社出版；1989年1月，鄧紹興、和寶榮主編的《檔案管理學》作為高校文科教材由中國人民大學出版社出版；1991年10月，何嘉蓀主編的《檔案管理理論與實踐》由高等教育出版社出版；1991年12月，趙嘉慶、張明福編著的《檔案管理》由檔案出版社出版；1996年6月，王秀文主編的《檔案管理基礎》由高等教育出版社出版；1998年3月，王向明主編的《文件與檔案管理》由中國勞動出版社出版；1999年3月，鄭文編著的《檔案管理學原理》由云南科技出版社出版；1999年12月，馮惠玲主編的《檔案管理學》由中國人民大學出版社出版；2002年2月，王云慶、苗壯編著的《現代檔案管理學》由青島出版社出版；2003年8月，楊紅主編的《檔案管理》由上海社會科學出版社出版；2004年7月，王立維、陳武英主編的《檔案管理學簡明教程》由浙江大學出版社出版；2005年4月，由陳兆?、和寶榮、王英瑋主編的《檔案管理學基礎》（第三版）由中國人民大學出版社出版。至此，檔案管理學的建設，在原有基礎上又有了新的發展，具體表現在如下幾方面: 第一，引進一些新思想、新概念。受國際、國內研究環境的影響，中國學術界開始打破封閉，投入多元取向的激流中，新的思想、新的觀念、新的方法，甚至新的名詞術語層出不窮，形成了一股強大的衝擊波。我們這些“保守”“僵化”的“實 用經驗者”，在這股強大的衝擊波面前，不能無動於衷，雖然談不上“徹底革命”“重起爐灶”，但還是“吸取了信息論、系統論、控制論以及情報學等相關學科的成果”，使《檔案管理學》編寫的指導思想更為明確:“以馬克思主義的理論為指導，總結我國檔案工作的實踐經驗，根據中國檔案事業的特點和檔案管理學的特點，吸取相關學科的成果和借鑒外國檔案學的理論和方法，力求使其理論性和實用性同步提高。”其 具體表現為在新思想、新觀念指導下，形成並使用了一批新的概念，並給予較為明確的定義。如檔案的情報價值與憑證價值、檔案用戶、檔案柜用率、檔案主題標引與分類標引、檔案咨詢、機讀文件、檔案信息的輸入和輸出等。上述這些，都是1962年版《檔案管理學》中所不曾有過的新概念。引進這些名詞術語，並不是趕時髦，而是檔案管理學 從恢復到發展的重要標志之一。
第二，在固有的基礎上有所更新。從《新編檔案管理學》《檔案管理學基礎》到高校文科教材《檔案管理學》，檔案管理學固守著“檔案管理”這一學科概念，堅持“研究檔案信息系統運行的規律，闡述檔案管理的一般原理、技術和方法”。近些年出版的一些檔案管理學著作有一個共同的特點，就是研究對檔案的管理問題，而且骨幹部分仍然是 “六個環節”或“八個環節”（在原有六個環節基礎上，增加“檢索”與“編研”兩個環節）。正如方榮評介《檔案管理學基礎》所說的那樣:“如果說是‘固守’的話，那也是不能不固守的。因為他們畢竟形成了具有中國特色的檔案管理學理論體系。這個從無到有的努力過程是新中國檔案學理論工作者難以磨滅的功績和貢獻，並占據了中國檔案管理學理論發展的幾十年歷史，對此，輕易否定並不難，但結果卻割斷了歷史。”“《檔案管理學》反映並指導了新中國檔案事業和檔案管理的體系和實踐。要不理睬它，那就等於無視我國檔案管理工作的客觀事實，新的理論就難以在實踐中駐足。比如說‘六個環節’，不管它怎樣顯得‘老生常談’但在實際的檔案工作中，有誰能說這六個環節可以 全部或部分不要呢?”“固守並不等於保守，不等於不能在原有基礎上予以修改、補充和發展。恰恰相反，在傳統的檔案管理學理論基礎上，加以更新與改造，使之更臻於完善，這也是我們檔案教育與理論研究工作者的心願。”近些年“一批檔案工作者，尤其是一些勇於探索的中青年，不再滿足於傳統的恢復，而是大膽廣泛地吸取國內外新興學科的理論和方法”。“一些新觀念，也被引進古老的檔案學。他們試圖用新的科學理論、概念和方法，來解釋檔案工作的現象，來揭示檔案工作規律，在新的科學基礎上，創立新的檔案學理論體系。”這是一個十分令人振奮的局面，長江後浪推前浪，中國檔案學的發展與提高的重任正是落在他們身上。他們的勇於探索與追求，使原來比較冷寂的檔案學界，吹來陣陣清風，掀起道道漣漪，使人覺得檔案學在百花園中也占有一席之地，不可小視。
受這種改革新風的影響，近些年出版的檔案管理學著作至少有如下幾點更新:
1.檔案管理學的性質和物件更加明確
有關檔案與檔案工作的一些基本問題不再屬於檔案管理學的範疇，而檔案管理學則成為檔案學中一門應用學科，主要研究檔案管理的應用原理以及檔案管理的原則、技術和方法。總的來講，它是研究檔案信息資源系統運行的規律性。具體來講，它研究檔案館館藏建設、檔案的日常管理、檔案信息資源的開發和利用。其基本內容也比過去充實，分為五部分：（1）以檔案收集為重點的檔案館（室）藏建設；（2）檔案的日常管理、整理、鑒定、保管的業務原則、技術與方法；（3）檔案的檢索與編研；（4）檔案的利用服務；（5）檔案的綜合管理與組織。
2.與有關學科的界限比較清楚
檔案管理學在界定與其他學科關係時，抓住了本學科所要解決的特殊矛盾，既不彼此 “挖墻腳”，又要合理地銜接與不可避免地交錯。同時在處理這些關係時，應該遵循檔案學 整體優化原則。檔案管理學的建設不能只顧自己“豐富而美麗”，而不管檔案學學科總體建 設得如何。“根深才能苗壯”，事實證明，不顧總體目標，甚至以削弱或破壞檔案學整體功能為代價，片面追求本學科的局部優化，其後果是不堪設想的。因為“每一種科學都是分析單個的運動形態或一系列互相關聯和互相轉變的運動形態的，同時科學的分類就是這些運動形態本身依據其內部所固有的次序的分類和排列，而它的重要性也正是在這裡”。
3.試圖采用新理論作為本學科的方法論
經過修訂的高校文科教材《檔案管理學》的“緒論”中明確說明:“從檔案管理學的方法論來說，以辯證唯物主義和歷史唯物主義的哲學方法論作為本學科的最高層次的方法論;以信息論、系統論、控制論、形式邏輯等作為本學科的一般方法論。”當代世界科學技術和社會科學高度發展，並日趨綜合、交叉和滲透，呈現一派欣欣向榮的景象。這 些新的理論與方法，對檔案管理學的深入研究，的確是注入了新的活力，進一步拓寬了檔案管理學的研究領域，並且將其提高到了一個新的層次。信息論、控制論和系統論，分別為檔案信息的傳輸、控制與系統穩定，為研究檔案信息的管理和組織提供了某些可取之處。因為檔案是一個密集的信息源，它有取之不盡、用之不竭的檔案信息。同時這些信息具有原始性與再生性，用信息論可以進一步揭示檔案的信息屬性，強調檔案的現實功能，為檔案工作從封閉性、半封閉性服務轉向開放性服務奠定了理論基礎。
檔案管理甚至還可以用更新一點的理論――耗散結構論作為指導，因為檔案管理必須通過檔案信息的輸入、加工（整理與鑒定）和輸出（提供利用）與外界交換信息與能量，才能使自身達到有序的平衡狀態。
所謂試圖運用，也僅僅是一種主觀願望，能否運用得好，對於我們來講，困難實在不小。在運用過程中，我們力求防止或避免生搬硬套。把新的理論引進檔案管理學領域，無疑是一件好事，因為這是一種不可抗拒的歷史潮流。當然引進新的理論與方法，不可能期望一開始就十全十美。對新理論的運用，既不能“不屑一顧”，又不能過分拔高。前些年我們在討論教材建設時，大家認為從檔案管理學的角度談論方法論的邏輯結構，可以分為如下三個層次:一是馬克思主義的哲學方法論，這是構成科學方法的最高層次; 二是一般方法論，即信息論、系統論、控制論、形式邏輯等，這是構成科學方法論的中等層次;三是檔案管理學學科中有關的技術手段、操作方法等，這是構成科學方法論的最低層次。可見，辯證唯物主義與歷史唯物主義的方法論，對檔案學研究仍是最高指導原則。
綜上所述，檔案管理學作為檔案學的一門分支學科，它與整個檔案學一樣，是在馬克思主義、毛澤東思想指導下，經過幾代人的艱苦努力創建與發展起來的。然而，它所走過的道路，既不能是“洶涌奔騰”那樣不可一世，也不是“黃土地、高圍墻”般故步自封，而是經歷了許多困難與曲折後又取得了比較大的進步。

三、“檔案管理學”的學科類型、定位與特點
檔案管理學是以檔案管理活動及其運動規律作為研究物件的學科。在我國，由於歷史原因和條件所限，在相當長的時期內一直把檔案學與檔案管理學混為一談，甚至以檔案管理學代替檔案學。當然，在研究檔案管理學時，自然要涉及檔案學的一些基本問題，但從學科屬性上看，檔案管理學只是檔案學的一門分支學科。為此，1985年8月國家教委和國家檔案局在成都召開的全國檔案專業教育改革座談會上正式確定把“檔案學概論”從“檔案管理學”中分離出來，作為高校檔案專業的一門獨立的基礎理論課。簡言之，從宏觀上和理論上探討檔案、檔案工作和檔案學學科體系及其基本規律的學科稱為“檔案學概論”;從理論和實踐的結合上，對檔案室和檔案館的檔案管理活動進行應用性研究的學科稱為“檔案管理學”。
（一）“檔案管理學”的學科類型
“檔案管理學”的學科類型主要分為以下四種:
（1）文書檔案或普通檔案管理學。即主要研究機關、團體和企事業單位在黨、政事務活動中產生的，由通用文件轉化而來的檔案的管理原理、原則、技術和方法的管理學。
（2）科技檔案管理學。即研究在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的，由科學技術文件材料轉化而來的檔案的管理原理、原則、技術和方法的管理學。
（3）專門檔案管理學。即研究在專門業務活動中形成的，具有特殊內容或形式的文件材料轉化而來的檔案的管理原理、原則、技術和方法的管理學。
（4）綜合性檔案管理學。即研究檔案管理的一般原理、原則、技術和方法的管理學。它涉及文書檔案、人事檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案等不同種類和各種載體檔案的管理。
（二）“檔案管理學”的學科定位
檔案學是以檔案及檔案管理活動為研究物件的各門系統性專業知識體系的總稱，是社會科學領域中一門實踐性很強的應用學科。“檔案管理學”的特點是以檔案管理的全過程為研究物件，其更偏重於對檔案管理縱向的、全面的、系統的研究，它雖然與“檔案編纂學”“檔案保護技術學”有一定聯系，但它們之間也有區別。在“檔案管理學”中，“檔案編研”和“檔案保管”僅是作為其課程體系中的一個組成部分存在。而“中國檔案史”與“外國檔案管理”和“檔案管理學”雖然也有一定的聯系，但它們是從史學的角度去設置的。因此，“檔案管理學”在教學計劃中一般都作為以上課程的前置課程，在檔案學專業整個教學過程中，它起著一種奠基性的作用，具有比較重要的學科地位。
（三）“檔案管理學”的學科特點
作為檔案學專業的一門基礎學科，檔案管理學具有以下幾個特點:
（1）理論性和應用性的統一。檔案管理學是一門研究如何運用科學的原理、原則、技術、方法和手段管理檔案，並使之有效地服務於社會的應用性學科，它所研究的問題都是檔案管理實踐中需要回答和解決的問題。而它通過科學研究所提出的檔案管理的原理、原則等，又具有很強的理論性。所以，它是集理論性與應用性於一身的基礎性學科。
（2）綜合性與專業性的統一。檔案管理學是一門綜合性、交叉性的學科。它廣泛地運用了文書學、管理學、心理學、邏輯學、統計學、信息學和系統科學等許多學科的基本理論和知識來研究檔案管理問題。但它又是一門有著獨立的研究物件、專業範疇和一定體系的學科。所以它是一門綜合性和專業性相統一的學科。
（3）社會性與服務性的統一。檔案管理學是研究檔案館（室）對檔案進行有效管理規律的學科，具有鮮明的社會性和服務性。一方面，檔案是人們進行社會活動的產物，是社會性的重要信息，所以，檔案管理學要按照社會活動的聯系性，如機構、組織、個人和時間、空間、內容、形式、價值等，來揭示檔案管理的一般規律;另一方面，檔案管理學又要面向社會實踐把管理有序的檔案輸送出去，為社會各方面的利用需要服務。因此，它是集社會性和服務性於一身的一門學科。
學習檔案管理學要堅持如下原則:從我國國情出發，重視總結我國歷史和現實的經 驗;堅持理論聯系實際的原則，倡導實事求是的科學批判精神。 在學習檔案管理學時，應掌握如下具體方法:
1.歷史研究法
點是從前人留下的大量資料中，研究前人在檔案管理中的經驗與教訓，找出檔案管理的規律。
2.調查研究法
在現實的檔案管理活動中，通過觀察、調查、試驗、實踐、了解和掌握第一手材料，並對之進行歸納、分析、綜合，從中找出規律性的東西來。
3.比較研究法
挑選有代表性的檔案管理事例，研究不同的檔案管理思想、理論、模式、方法和技術，在比較中找出其優劣，進行借鑒或歸納出能夠普遍運用的規律來。
4.案例研究法
主要通過對正反兩方面的案例研究，盡量多地把握不同情況下處理問題的不同手段， 從而提高檔案管理的能力。
5.理論研究法
主要是研究理論工作者的學術著作，繼承他人已經總結出的經驗，從而提高自己的理論修養。這種方法必須與上述方法結合起來運用，否則容易脫離實際，陷入空泛。

四、我國檔案管理學的研究成果與本書構想
我國檔案管理學的現狀是喜憂參半。喜的是近幾十年來，該學科有了長足的發展，有些理論與方法更加成熟與完善;憂的是該學科並未達到盡善盡美的境地。尤其在21世紀當電子文件大量出現並形成檔案之後，檔案學的理論與實踐相對滯後，面對檔案管理出現的新情況、新問題，顯得束手無策。檔案管理學，從比較理想的角度看，它的研究範圍與內容似乎應涉及所有門類的檔案的管理問題，但嚴酷的現實卻是檔案的門類極其繁多而且雜亂，各門類檔案不僅在形成規律、形式、內容等方面具有不同的特點，而且在具體的管理方法上差異較大，各有其特殊要求和專門的技術方法。所以現在的檔案管理學尚無法將所有門類檔案的管理全部納入其研究範圍之內，形成一種涉及所有檔案門類即廣義的檔案管理學，而只能在傳統的、以公務活動檔案管理為主要研究物件的基礎上，適當拓展其涉及的範圍與領域，並在這種繼承與發展中去不斷補充與完善。
我國目前檔案管理學的研究成果大致有三種具體表現形式:一種是直接用於指導檔案工作實踐的普及性知識讀物，亦可稱作工作用書;另一種是在檔案專業教育中使用的專業教科書，即教材;再一種是側重於理論探討的學術專著。上述三種形式雖然都是對檔案及檔案管理問題進行研究、探討、闡述，但具體內容和研究角度明顯不同，各有側重。其中教科書，尤其是高校文科教材，其主導作用更為突出，從一定意義上來看，它代表著檔案管理學這一學科研究的總體水平。
我國目前已正式出版並在教學實踐中使用的各種檔案管理學教科書，在對學科內容的 具體表述上有兩種方式:一是集檔案與檔案管理的基本理論和實踐的管理方法、技術於一身的檔案管理學;二是基本理論和管理方法、技術分別自成體系，形成兩本教材，一本為《檔案學概論》，另一本為《檔案管理學》。本書作為教育部指定的高等學校文科教材，屬於第二種方式。從近年來檔案專業教育實踐來看，這種方式存在著理論與方法相分離的問題。為了彌補這種缺陷，本書在近些年檔案管理學教學實踐的基礎上，在不改變目前檔案學學科基本格局、體系的前提下，對檔案管理學的內容及表述進行了一些局部的調整與改進。這種調整與改進主要有兩點:一是在傳授方法與技術的敘述中，力求加強其理論性;二是在專門講述方法、技術各章節之前，設緒言與每編概論，對學科基本情況和檔案管理的基本理論以及每編各章節的主要內容作專門介紹與闡述，以彌補理論與方法分離之不足。
本書的內容主要由以下五個基本部分構成：緒論，介紹檔案管理學的歷史與現狀並闡述檔案管理的基本理論；第一編，檔案實體管理，即對檔案的收集、整理、鑒定、保管等實體管理的一般方法與技術，檔案管理活動的專項內容（即過程）按順序展開介紹；第二編，檔案資源開發利用，即對檔案資源開發的基本原理、原則、方法與技術，以及檔案檢索、檔案提供利用、檔案編研等作系統論述；第三編，專門檔案管理，即介紹與闡述幾種具有普遍性的專門檔案、新型載體檔案的管理的一般原理和方法與技術；第四編，檔案信息化，即對電子文件、檔案數字化等問題作系統介紹與闡述，並針對目前實踐過程中出現的矛盾，提出應對措施。