超級整理術：工作效率是整理出來的（簡體書）

《超級整理術:工作效率是整理出來的》內容簡介：超級整理術是一種不依靠卓越的才能和堅強的意志力，不依靠高學歷，不依靠超強的記憶力，只要按設定的規則去做，就人人都可以做到的讓工作效率大幅度提升的簡單工作方法。它整理的對象是紙質文件、辦公桌、電腦文件、郵件、大腦信息、時間。整理的目的是為了提高工作效率。通過整理，您會變得思路清晰，工作更有實效；工作之余有更多的時間可以自由支配。

作者：(日本)泉正人 譯者：孫曼

泉正人，他同時經營不動產門戶網站、咖啡店等5家企業；每年讀書300本以上；經常去聽講座、上英語口語班、打高爾夫；每個月都去海外視察旅行，演講；經常在世界各國舉辦公益性講座和研討會；寫出了多本暢銷書。他1974年出生于日本橫濱，獲得麻省理工大學斯隆商學院行政管理碩士學位設立了日本最大的獨立金融教育機關——日本金融學習株式會社，與朋友共同創建了海外日本人商業網（JBN）。他著有《理財素養》《超級工作法》《金錢的大腦訓練》《成功投資力的磨練方法》等暢銷書。在日本廣受歡迎。今天，他西渡中國，專為你我提高工作效率而來。他叫泉正人。

《超級整理術:工作效率是整理出來的》編輯推薦：上班族最需要的工作技能，史上最超值的整理術，能夠解決85%的工作失誤！日本“杠桿系列”暢銷書作者本田直之大力推薦！如果您經常有這些煩惱：辦公桌上總是亂成一團；電子郵箱內堆滿郵件卻不知所措；經常把文件和資料弄丟；面對重要工作卻無法集中精力；工作上總是喜歡拖拉；明明在拼命工作，卻得不到老板認可；工作太忙，沒有太多的時間花在學習和興趣愛好上；那么推薦您閱讀《超級整理術:工作效率是整理出來的》。所有問題將迎刃而解！

前言
要做的工作太多，腦中亂成一團，無法集中精力干好眼前的工作。
雖然制定了工作計劃，但從沒能按計劃完成過工作。
辦公桌上亂成一團，經常找不到重要文件。
以為保存在電腦里的資料找不到了，只好重做一份。
上述這些因為一些細節而引起工作不順、浪費時間和精力的現象，估計我們誰都遇到過吧。
前些年，我也曾為這些現象苦惱過。
當時，我同時經營著三個公司，工作多得忙不過來，感覺很崩潰，有時從早上6點干到深夜12點，仍然無法完成工作任務。
其實我事先已經按照輕重緩急把要干的事情排了序，但是後來不斷有其他工作插進來，我的腦中也亂成一團。
明明制定了工作計劃，但卻從來沒能按計劃完成過工作。
辦公桌和周圍到處都是文件，總之，腦中和身邊的環境都無法稱為“有序”。
這樣工作，我的身體很快就受不了了。因為經常硬撐著，有好幾次我甚至昏倒在辦公室里。
被工作壓得喘不過氣來的我禁不住想：
“為什么我的工作效率這么低呢？”
“工作沒做完的原因，也許是沒有及時進行整理吧？”
然後，我給自己定了幾個目標：
嚴格執行事先制定好的工作計劃，并且一定要完成。
把自己的工作安排給部下，并且讓他們達到和自己做一樣的效果。
不把時間浪費在找東西上。
爭取安排出工作以外的自由時間。
要想實現上述目標，就要對工作進行更好的“規劃設計”。
我就是因為沒有把自己的工作和時間安排好、整理好，所以總覺得被工作追趕著，被時間追趕著，最後疲憊不堪。等我有意識地對工作進行“規劃設計”後，我發現很多工作都能按計劃完成了。
現在，我同時經營著五個公司，每天的工作都很忙，可我還能同時做到每年讀書300本以上，經常去聽講座，上英語口語會話班，打高爾夫，每個月還能去海外視察旅行、演講，這些都算是為自己充電吧。總之，我有了更多的自由時間可以做自己想做的事。
經營企業也是這樣，我使用了“超級整理術”後，我的員工工作變得更有效率了，我們的營業額也不斷上升。
用最小的努力得到最大的成果
我認為所謂“規劃設計”，就是無論是誰，不管實踐多少次，都會取得同樣成果的系統方法。
卓越的才能與堅強的意志
高學歷與性別
超強記憶力
也就是說，不依賴上述能力，用最小的努力獲得最大的成果，這就是我的“超級整理術”。當然，這需要制定一些規則，然後只要按規則行事，誰都可能取得同樣的成果。
現在，我自己每天就是按照這些規則行事的，我的員工們開展業務也都是按照這些規則行事的。
超級整理術的優點
為自己或公司導入“超級整理術”的最大好處就是：可以獲得最適合自己的工作環境。其結果就是：無論是誰，都可以減少時間與精力的浪費，更有效率地開展工作。
當今社會，如果一個公司沒有有效的規則，那是無法想象的。那樣的話，管理者和員工都會效率低下，即使每天加班到很晚，健康受損，積極性受挫，公司的業績也無法提高。這樣的後果是很可怕的。
也許有些人感覺自己的狀態就是這樣的，正有些不知所措呢，那么就請讀一讀這本書吧。
本書的最大目的就是：
教您學會制定高效的整理規則和整理方法，使您獲得更充裕的時間，從而提高您的工作能力和工作效率。
第一章， 強調不整理的危險性，明確整理的重要性。
第二章， 介紹辦公桌以及文件的整理方法，這是工作的基礎。
第三章， 介紹現代人必須掌握的技能--關于電腦與電子郵件的整理方法，教您如何整理并活用那些日益龐大的信息。
第四章， 教您如何整理混亂的大腦，使之不斷產生新的創意。
第五章， 時間就是金錢，教您學會整理與金錢同樣重要的“時間”，學會相關的理念與方法。
總之，本書中介紹的“超級整理術”并不難，是每個人都可以掌握并通過實踐就能夠看到效果的。您看，就連以前很不擅長整理的我，在繁忙的工作之余還能擠出時間與精力著書為大家介紹它，可見它是多么有效！
衷心祝愿您能掌握 “超級整理術”，把工作與學習安排得更有效率，讓人生取得更加豐碩的成果。如果此書能助您實現自己的事業目標，那么沒有什么比這更令人欣慰的了。

前言
第一章 為什么我們需要整理
第一節 整理的目的是為了提高工作效率
以“高效工作”為目的并且實踐性很強的整理術
第二節 不擅長整理，會拖事業的後腿
不擅長整理人群的常見傾向
整理不需要能力
哪些人適合讀此書呢？
只要進行整理，就不會白做功
整理的效果
多出來的時間該如何利用
整理時嘗試引進“設計規則”理念
第三節 “超級整理術”的內容
整理的對象是什么
只要設計了規則，不需要記憶力
規則越簡單越好
趕緊開始整理吧
第二章 關于文件和辦公桌的整理
第一節 如何利用整理術創造出最好的工作環境
把時間花在找東西上很可惜
不要花費時間去記“東西放在哪里了”
學會扔東西吧
用後歸還原位很重要
盡量不打印紙質文件
第二節 及時整理資料是為了有效利用信息
文件分為“正在辦理狀態”和“保存狀態”
“正在辦理文件”和“需保存文件”的整理方法
統一大小和形狀
把正在操作中的文件放進透明文件夾中
托盤的使用方法
重要的已辦文件用大文件夾保管
需要暫時保管的東西
第三節 使辦公桌成為舒適的工作場所
合理配置辦公桌上的空間
有時可以不收拾
第四節 關于書籍、雜志與名片的整理
已讀完的書，做好摘錄
把有用的內容剪下來後雜志就可以扔了
定期整理名片
第五節 再次弄清楚整理的目的
仔細想想整理的目的
第三章 關于電腦與電子郵件的整理
第一節 充分使用電腦的功能
這個時代，IT知識很重要
把電腦當作自己的“外腦”
把信息集中在一臺電腦內
筆記本電腦里該存些什么
用“谷歌桌面”搜索信息
第二節 管理電腦內信息時也用“超級整理術”
文件夾要大致分類
文件的命名很重要
桌面要整理清爽
為正在辦理的文件設一個文件夾放在桌面上
備份資料也要整理好以降低風險
第三節 輸入信息時也要制定規則
信息靠量取勝，應大量吸收
博客的最新信息用“RSS訂閱”收集
定期閱讀雜志收集信息
閱覽電子雜志時用別的軟件
收集信息時要確定主題
用E Memo Pad摘錄信息
用TO DO記錄需要定期回顧的信息
會議記錄的整理也應制定規則，使之更有使用價值
用“日經Telcom 21”收集報紙上的信息
第四節 郵件也用“超級整理術”迅速處理
郵件只讀一遍，然後立即回復
早回復，對方也會盡快處理
已讀郵件用分類項目進行整理
第四章 關于大腦信息的整理
第一節 忙碌時腦中一片混亂
不確定的事項太多的話，大腦容易混亂
把頭腦清空吧
第二節 把將要做的事全部記錄在TO DO上
事無大小，盡量多記錄在TO DO上
用OUTLOOK管理TO DO
第三節 爭取把工作委托給他人
將工作委托他人時的參考基準是“小時工資”
第四節 用檢查目錄進行整理會更高效
無論誰都適用的規則
第五節 開會也要設定規則
全體參會人員都應知曉會議議題
當場做好會議記錄并發送給參會人員
第六節 用規則來判斷開展一項新事業的可能性
用檢查目錄來整理新創意
第七節 規則要徹底執行并持續遵守
如何才能徹底執行并持續遵守
第八節 提高積極性的措施
第五章 關于時間的整理
第一節 用“超級整理術”改變時間的性質
時間的性質發生了變化
第二節 利用TO DO整理時間
設定定期工作任務
創意也要保存進TO DO
規則也要保存進TO DO
根據TO DO不慌不忙地開展工作
有效利用空暇時間
第三節 創造可以集中注意力的環境
一定要有“能夠努力工作”的時間段
第四節 打電話也要提高效率
第五節 不要把工作日與休息日分開考慮
後記

第二章 關于文件和辦公桌的整理
第二節 及時整理資料是為了有效利用信息
我們身邊會有很多紙質文件，如：企劃書和提案書、參考資料、合同、賬單、宣傳冊等等，這些是我們辦公環境的重要組成部分。無論電腦和“無紙化辦公”多么普及，信息流通仍然離不開這些紙質文件。所以，如何科學地收納它們，是一項重要的整理技能。
但也無需考慮得太復雜。凡是過于復雜的事，一般都很難堅持，整理也一樣，為了不半途而廢，我介紹的整理術都很簡單。
先準備下列幾樣工具吧：
托盤
透明文件夾
口袋式的透明文件夾
小文件柜（或抽屜式的小信箱）
大紙盒
有了這些工具，再分三個步驟進行整理，只要您邁出第一步，後面就很簡單了。
文件分為“正在辦理狀態”和“保存狀態”
文件一般可分為兩類：
正在辦理狀態：與目前手頭工作有關的、或是看過後決定保留的文件。
已辦、需保存狀態：已處理完畢、但仍需要保存的文件，如合同、發票等。
也就是說，正在辦理的文件，等到辦理完畢後，要么變成第二種狀態，即需要保存起來，要么就應及時丟棄。整理時最基本的步驟就是---首先把文件大致分為以上兩類。
正在辦理的文件因為使用頻率高，應盡量擺放得離手邊近一點，以方便隨時拿到。文件用完後應及時存放，存放時也應盡量使用透明文件夾，這樣可以對文件內容一目了然。
而那些已辦好、需保存起來的文件，因為不常用，建議放進書櫥或紙箱內保存。如果放進大文件夾保存的話，應在文件夾側面貼上標簽，標上內容，做到一目了然。
只要做到上述幾項，就可以說達到了整理的效果，可以確保您工作時“需要的物品”都集中擺放在您手邊了。
“正在辦理文件”和“需保存文件”的整理方法
我自己工作時，喜歡用兩層的小托盤和透明文件夾來存放“正在辦理文件”。
每收到一份新的文件，我就把它放在小托盤的上層，能辦理的盡快辦理，辦完就處理掉，沒辦完就先保存起來。
正在辦理的文件，我喜歡把它們保存在透明文件夾內，因為透明文件夾既便于攜帶又一目了然。這些文件夾也應盡量放在辦公桌的附近，以便于伸手就能拿到。
關于“已辦好、需保存”的文件，我也把它們大致分為三類：
近期需要用到的
需要存放起來的
不知以後是否需要，暫且保存起來的
對我來說，“近期需要用到的”東西包括經營數據統計表、市場統計表、企劃書等等。也包括眼下暫時用不到，但下個月，或幾個月以後將要用到的文件，這些我都會放在透明文件夾內。
“需要存放起來的”文件，包括合同、發票等重要文件，我會把它們按類別分別放進口袋式透明文件夾內保管。一些較少用到的文件，我會把它們按內容分類（如企劃書、請求書等），放進抽屜里保管。
“不知以後是否需要，暫且保存起來的”文件，往往和工作有關，“現在不需要，但不知哪天也許會用上”，這類文件因為平時用得不多，所以沒必要整理得很細，只需要把它們保存在文件夾中，用紙箱裝起來就可以了。到了年底大掃除時，越是箱子下面的文件，越可以先丟棄。
至于那些既不屬于“正在辦理”、又不屬于“需要保存”的文件，直接處理掉就可以了。
統一大小和形狀
文件、發票等有各種大小和形狀，一般來說，用A4紙打印的文件最多，郵件有明信片大小的，一些項目的詳細進度表往往是用A3紙打印的。
我建議，盡量把文件統一成A4紙那樣大小比較好，如果文件大小不一，看上去會不整齊，還很容易弄丟。比如一些大尺寸的文件中常常會夾雜著小紙頁，不小心就會把小紙頁弄丟。再說，購買用于整理的文件夾時，如都是A4尺寸的，也比較統一，還可以節約成本。
實在有大尺寸的資料，就把它復印成A4尺寸再保存吧。從雜志上剪下來的信息、或是寫在小記事本上的內容，如果比A4小，我建議要么把它們輸入電腦，要么用訂書機訂在A4紙上。
我個人很喜歡用訂書機，不光在把文件裝訂成冊時用，想把一些小紙頁固定到A4紙上時，我一般不用膠水，而是用訂書機一訂就好了。
我還建議，把大文件夾的顏色也統一起來吧。比如說，藍色的用于存放“預算”類的，黑色的用于存放“資料”類的，這種方法很有效。但如果顏色種類太多，連本人都想不起來“某種顏色代表什么內容”時，那就失去意義了。
總之，規則要簡單到不費腦子的程度，才是最好的。
把正在操作中的文件放進透明文件夾中
對于正在辦理中的文件，最好的整理工具就是透明文件夾。既不需要把文件裝訂起來，必要時又可以在桌上攤開，不需要時隨時可以丟棄，如需加上新的紙頁也很方便，無色、透明的文件夾最好用。
正在辦理的文件，最好根據項目分開保存，只要是和這個項目有關的東西，統統放進去，如一個放不下時，可分為幾個擺放，或使用那種有透明口袋的大文件夾也可以。
使用透明文件夾時如注意到以下細節就更好了：
（1） 給透明文件夾加上封面
封面可用A4紙，上面寫清項目和合作方名稱，以及開始日期
（最好用6位數，如080801），這樣的話，就算有很多類似的文件夾也不容易弄錯。
所謂封面，也就是夾進此文件夾最上面的那張紙，用WORD文檔的固定格式打出來放進去就可以了，我因為經常用到，所以把這個固定格式的模板保存在電腦的桌面上了。
當然，有時沒有封面也能知道其中的內容，但畢竟有封面的話，可以對內容一目了然，也不必再一一翻看，因為那些翻看的時間也算是白白浪費掉的。為了減少時間的浪費，請給透明文件夾里的內容加上封面吧。
（2） 保管在大文件夾內
透明文件夾建議豎著放進大文件夾內進行保管，因為會頻繁用到，所以就把它們擺放在辦公桌附近吧，如文件柜上等。
要是辦公桌附近沒有擺放的地方，也可以把大文件夾整個地放進辦公桌的抽屜里。
把透明文件夾放進大文件夾時，如果數量不多，也就無所謂什么順序，如果數量比較多的話，為了避免日後找起來麻煩，就需要進行適當的分類。
比如說，有一種方法叫作“使用頻度分類法”，此分類法很有名，野口悠紀雄先生的《超整理法》一書中也有過介紹。
其實做起來很簡單，就是“凡取出一份文件，還原時都從左側擺放”，其結果是，使用頻率高的文件，都集中在左側。
如果大文件夾都擺滿了，就可以把位于右側的、使用頻率低的文件歸為“已辦理、需保存”的那類或直接處理掉。
不過，別忘了上述方法只適用于“正在辦理的文件”，平時基本用不到的“已辦理、需保存”類文件最好還是按項目或內容進行分類，然後按照五十音圖的順序排列起來比較好。
托盤的使用方法
請求書、合同、企劃書以及準備仔細閱讀的郵件等，最好用雙層托盤來擺放。頁數很多的話，可放進透明文件夾中，因為都是近期要處理的文件，所以托盤應放在辦公桌上顯眼的地方。
雙層托盤的上層放新文件，下層放舊文件。具體的順序就是“新到文件”--“保留文件”--“待辦文件”--“已辦文件”，總之，是按照時間來排序的。
“新到文件”指那些剛收到的文件或傳真等等，明顯沒有用的就丟棄，剩下的先放進托盤上層，等有空時再辦理。辦理時如果遇見一些問題，無法馬上辦完時，就把它們放進“保留文件”的托盤里去吧。
重要的已辦文件用大文件夾保管
整理那些已辦、需保存的文件最有用的工具就是大文件夾。大文件夾既有有固定頁數的，也有插孔型、可調節頁數的，我一般用可自由調節頁數的大文件夾。
使用這種大文件夾的幾個要點是；
（1）放進大文件夾的替換用紙，我推薦使用一些著名品牌的“半袋”系列，它的價格雖比一般產品貴一點，但特別好用。當放入多份文件時，很容易確認後面文件的內容。
（2）在大文件夾的側面加上標簽，比如說，關于我所擁有的公寓大樓的資料，我就在所有大文件夾的側面全部按照“登記冊”、“合同”、“租賃者資料”等分類注明。
關于標簽中的項目名稱與順序，如“A公寓” 與“B公寓”，即使是兩套不同內容的資料，也應相互統一，這樣找起來會更加方便。
有一種專門打印不干膠目錄條的機器，只要把信息登記在內，它就會按順序打印出所需要的目錄或標簽。
（3） 按五十音圖順序排列
如果說存放著正在辦理類文件的透明文件夾按照時間順序排列比較好的話，那么，已辦理需保存文件建議按照五十音圖的順序排列。
當然，根據業務內容和文件種類，也有其他比較好的分類方法，可以根據自己的需要選擇最合適的一種。
關于分類方法，主要有以下幾種：
按五十音圖分類
按項目分類（標明某某項目或某某企劃）
按內容分類（如報價表、工作日程表等）
按客戶名稱分類
按日期分類
但并不是說，一旦決定按五十音圖分類，就必須全部按照五十音圖分類，也可以有例外。
比如說，一般文件按照五十音圖分類，僅僅把合同書等特別重要的資料放在較為特殊的地方，總之，應靈活一些，要記住分類的目的是使自己工作起來更方便。
決定分類方法時，應以“是不是能立刻找到”、“還原時是否方便”
、“是否便于拿出來”等原則為基準，也應注意不要過度分類。
需要暫時保管的東西
辦理完的文件、沒必要放進大文件夾里的文件都應及時丟棄。對于“不知是否還有用、先保管起來再說”的文件，我喜歡用紙箱來保存。
一般放進紙箱的文件，基本都是不會再翻看的，只能說是為了“預防萬一”才保存起來的。這些文件到了年底大掃除時就一并丟棄了吧。我覺得保存期為一年就足夠了，如果覺得“一年或許會用到一次”的資料，第二年卻根本沒用到的話，也盡快丟掉吧。