怎樣當好行政主管：讓中基層管理有效落地（簡體書）

《怎樣當好行政主管：讓中基層管理有效落地》從團隊管理、工作環境管理、日常事務管理、文書管理、檔案信息管理、會務管理、接待管理、公關管理、文體活動管理、物資財產管理、總務後勤管理等方面，全面講述了“怎樣當好行政主管”，明確做什麼、怎麼做、做得怎麼樣。對於每個方面，不僅歸納出了管理的內容、難點、標準和要求，還給出了具體的工作方法、考核方法，以期幫助行政主管真正實現高效管理。
《怎樣當好行政主管：讓中基層管理有效落地》適合行政主管和行政骨幹閱讀，可作為行政主管的培訓教材，也可供企業中基層管理者學習參考

華通咨詢主編的《怎樣當好行政主管》力圖使行政主管人員找到身為管理者在“管人”和“做事”上的有效結合，掌握做和管的內容、技能和管理手段等，提升管理者的綜合管理能力。針對行政主管崗位，根據該崗位的職責內涵系統地梳理了該崗位的工作模塊，借此使主管人員全面掌控自己的工作內容。

許多主管人員在管理工作中常常被各種瑣碎事務牽絆，時常處于救火狀態，個人的工作效率并不高，工作質量也并不好。這就是為什么我們經常會聽到一些管理者這樣的抱怨——“我做得很辛苦，凡事親力親為，為什么工作仍然亂似一鍋粥？為什么還會出現那么多的問題呢？”
之所以會出現這種狀況，往往是因為主管自身的定位不佳，管理失當所致。事實上，主管人員的工作不僅僅是“做”，還有很大一部分工作是“管”。換句話說，主管人員應該讓自己成為一名真正意義上的統籌、管理人員，而不是工作的執行者。一位主管如果把自己定位成事務執行人員，而非管理人員時，就會出現“雖忙亂卻無頭緒”的情況。同時，事必躬親的工作方式還會加重主管本身生理和心理上的雙重負擔。
主管人員之所以無法成為一名純粹的管理者，不敢放權讓下屬人員充分承擔團隊的工作任務，究其原因，主要有三點：一是對下屬的能力持懷疑態度，擔心他們將事情做砸，所以事事不放心；二是不懂得如何合理地定位團隊成員的職責，不懂得運用管理策略讓他們自動自發；三是不擅長將作業技能、作業標準等經驗標準化，導致團隊成員始終無法高標準地完成工作。
針對這些問題，結合華通咨詢的顧問在以往的企業管理工作中以及咨詢輔導中的經驗，我們策劃了這套“卓越主管必讀叢書”。我們這套叢書重點在于教會管理者如何從繁雜的事務中脫身，做好統籌、規劃、指導等真正意義上的管理工作。現如今，市場上關于主管人員的崗位指導書，大部分都還停留在介紹崗位工作技巧和操作流程等內容上，即以“怎么做”為主，較少對綜合性的“管好人，做對事”等管理素養進行研究和提供指導。而后者卻是主管人員在管理實踐中最難以操作的，也是眾多主管人員迫切需要提升的。這就是我們策劃和編寫這套叢書的初衷。
本系列叢書力圖使主管人員找到身為管理者在“管人”和“做事”上的有效結合，掌握做和管的內容、技能和管理手段等，提升管理者的綜合管理能力。針對每個主管崗位，我們根據該崗位的職責內涵系統地梳理了該崗位的工作模塊，借此使主管人員全面掌控自己的工作內容。同時，為了使主管人員掌握“管好人，做對事”的管理精髓，每個管理模塊下的內容我們按照以下方式進行了深入的解讀。
（1）明確做什么。通過對每個工作模塊進行細化，進一步明確主管人員應該做或者管的工作內容是什么。同時，這個“做什么”還反映了團隊成員應該做什么，也就是明確了團隊成員的崗位職責，落實了每個人的任務目標。
（2）明確怎么做。“怎么做”包含兩方面的內容：一是明確了下屬人員執行每一項工作內容時的作業流程、作業標準以及需要掌握的作業方法和技術手段等；二是闡述了主管人員管理下屬人員執行此類工作內容時，應如何實施統籌和督導等管理手段。
（3）明確做得怎么樣。通過對該管理模塊下的每一項工作內容設計具體的評價機制、計分模式，來確認每項工作是否做到位以及還需要做什么改善。
按照這樣的內容邏輯，我們還在每章的開頭部分設計了該章的內容導圖，為讀者提供了簡明、易懂的管理路徑圖。通過閱讀本書，不但可以幫助主管人員實現“管好人，做對事”的管理目標，還能有效提升管理者的綜合管理素養。
本書是該叢書中的《怎樣當好行政主管》分冊。衷心地希望本書能給廣大讀者朋友帶來幫助。由于時間倉促、水平有限，書中難免有不足之處，還請提出寶貴的意見和建議。

序
前言
第1章行政主管是門技術活
1．1如何理解行政管理工作
1．2讓下屬各司其職，相互協作
1．3行政管理工作的內在邏輯

第2章團隊管理：打造一流的行政團隊
2．1合理設計行政組織結構，打造高效團隊
2．2從選、用、育、留四個維度抓好團隊建設
2．3實施崗位設計，構建崗位素質模型
2．4完善招聘過程，聘用合適的行政人才
2．5設計行政管理制度，規範日常工作行為
2．6發揮教練員角色，培養行政人員靈活辦公能力
2．7明晰組織倫理關係，發揮領導影響力
2．8為團隊管理設計科學的檢查表

第3章工作環境管理：展示最佳企業風貌
3．1用環境留人、育人，用環境簡化管理
3．2硬環境和軟環境，每一項都很重要
3．3做好統籌規劃，將任務落實到位
3．4用流程規範操作，用標準體現要求
3．5每個人都要學會運用5S這把利器
3．6做到物品準確定置，狀態一目了然
3．7設計過程彙報機制，讓管理自動化
3．8為環境管理設計科學的檢查表

第4章日常事務管理：瑣碎事務系統化、規範化
4．1明確行政事務管理的內容
4．2做好統籌安排，讓責任清晰化
4．3完善事務處理流程和工作標準
4．4培養事務處理技能，提高工作質量
4．5用好四象限，讓工作忙而有序
4．6拒絕打擾，保持合理的工作韻律
4．7設計過程彙報機制，讓管理自動化
4．8為日常事務管理設計科學的檢查表

第5章文書管理：實施標準的收發文管理
5．1細分文書管理內容，落實責任
5．2歸納文書的處理流程和工作標準
5．3規範文書格式，樹立專業形象
5．4收文：要細緻、認真，逐項落實
5．5發文：要快速、準確，一次到位
5．6給文書立卷，完成工作閉環
5．7設計過程彙報機制，讓管理自動化
5．8為文書管理設計科學的檢查表

第6章檔案信息管理：建立科學的檔案管理體系
6．1認識檔案的作用和內容
6．2用制度和流程規範檔案管理
6．3檔案收集和整理：完整標準
6．4檔案檢索和使用：快捷方便
6．5檔案作廢和銷毀：程序嚴謹
6．6用5S輔助檔案的日常管理
6．7積極推進檔案的電子化管理
6．8為檔案管理設計科學的檢查表

第7章會務管理：打造一流的商務交流平臺
7．1會務管理工作的常見內容
7．2制定會務管理的制度和流程
7．3會前：周密準備，保障進程
7．4會中：精確控制，穩步推進
7．5會後：總結整理，鞏固成果
7．6盡職盡責做好會議保障工作
7．7為會務管理設計科學的檢查表

第8章接待管理：為來賓提供優質的服務
8．1接待管理的具體內容
8．2制定接待管理的制度和標準
8．3用流程管理，提升接待效能
8．4預先計劃，展現完美行動力
8．5用規範的禮儀征服每一位來賓
8．6把握接待技巧，展現一流服務
8．7應對不同類型的來賓，突出特色
8．8為接待管理設計科學的檢查表

第9章公關管理：成功經營企業的外部關係
9．1公關管理的工作內容
9．2跟隨潮流，重新定位公關的內涵
9．3完善公關管理的制度和標準
9．4適時召開新聞發佈會，打造企業形象
9．5參與社會公益活動，體現社會責任
9．6做好外部公關活動，保障企業發展
9．73W/4R/8F：解決危機的標準戰術
9．8為公關管理工作設計科學的檢查表

第10章文體活動管理：豐富員工的精神文化生活
10．1文體活動管理的工作內容
10．2制訂文體活動計劃，落實人員責任
10．3用流程規範管理文體活動
10．4組織文娛晚會，豐富業餘生活
10．5安全、有序地組織員工外出旅遊
10．6培養團隊精神，開展體育競賽活動
10．7加強企業文化建設，組織徵文活動
10．8為文體活動管理設計科學的檢查表

第11章物資財產管理：全方位保障企業資產安全
11．1物資財產管理的工作內容
11．2落實物資財產管理的工作責任
11．3用流程和標準指導物資財產管理工作
11．4做好設備、物資的合理化存放
11．5做好固定資產的使用和維護工作
11．6做好車輛安全行駛和保養工作
11．7規範維修和建設工作，督導工程質量
11．8為資產管理工作設計科學的檢查表

第12章總務後勤管理：當好後勤服務的大管家
12．1總務後勤管理的工作內容
12．2分解總務後勤工作內容，落實人員責任
12．3完善總務後勤的管理制度和工作流程
12．4加強員工宿舍管理，營造良好住宿環境
12．5規範員工食堂管理，提供優質的用餐服務
12．6健全消防安全機制，確保人身財產安全
12．7為後勤管理工作設計科學的檢查表
……

3.1 用環境留人、育人，用環境簡化管理
許多有過日資企業工作經驗的朋友都知道，日本企業素以整潔、有序著稱，他們認為好的工作環境是產生好的工作質量的前提。
筆者曾經到一家以精密制造聞名全球的日本企業參觀，一進入廠區，它那園林式的優美環境就令我們驚嘆，在幾萬平方米的廠區里，只看見飛瀑流水，鳥語花香，仿佛置身于一個很美的風景區；林立其中的車間樓，也是窗明幾凈，相得益彰；輕緩柔和的音樂在回響，只見員工們一個個精神飽滿，在緊張地忙碌著。當我們走向他們時，他們會帶著微笑向我們點頭致意。
正所謂“物以類聚，人以群分”，你要留住什么樣的人才，你就得給他合適的工作環境。反過來說，你有什么樣的環境，你就能培養什么樣的人才。這正是“人造環境，環境育人”的道理。
行政主管是企業的大管家，塑造和維護良好的工作環境是其義不容辭的職責。雖然很多時候不可能從大的方面改善工作環境，做不到大幅度提升環境質量，但我們可以從小處著手，力所能及地為大家提供一個舒心的辦公環境。
3.1.1 營造宜人的環境，留住員工的心
員工每天至少有8小時在辦公區域內度過，因此，行政人員應當盡力打造舒適的工作環境，在給員工帶來享受的同時，也能讓大家對辦公環境產生依賴，增強對企業的凝聚力。
美國的西雅圖華盛頓大學曾選好了一處地點，打算修建一座體育館，沒想到消息剛傳出就遭到了諸位教授的反對，因為學校將體育館的位置選擇在了華盛頓湖畔，一旦建成，就會影響學生們用餐時透過窗戶欣賞美麗的湖光。
盡管華盛頓大學教授的工資比其他大學低了20％左右，但是他們仍然喜歡留在這里一一美麗的華盛頓湖及周圍的雷尼爾山峰就是留住他們的原因。因此，當學校想要以破壞美景為代價修建圖書館時，自然會遭到反對。
后來，華盛頓大學的教授們將他們的這種為了美好景色而放棄高收入的現象，稱為“雷尼爾效應”。
行政主管在進行環境管理工作時，也要抱著這樣的初衷。我們需要記住理光公司的一句話：“我們無法改變世界，但我們可以把地球的小部分變得更美好。”
3.1.2 形成一目了然的工作現場。讓管理簡單化
工作現場是員工辦公的地方，環境的好壞在一定程度上影響著員工的工作心情和工作效率。
將沒用的或暫時不用的東西統統清理掉，包括垃圾、個人物品、破損的設備等，總之，只保留有助于當前工作的物品，保持干凈、整潔的現場。
良好的環境管理，應該使人事物都處于最佳狀態，工作人員能夠在30秒內找到需要的東西，將尋找必需品的時間減少為零。
同時，良好的工作環境管理，還可以通過可視化的管理手段將工作中的標準、規范、要求和注意事項等內容以標志、看板等各種視覺感知信息的方式呈現出來，借以推動看得見的管理。
推動可視化管理，不僅可以提升企業整體形象，使工作環境成為推銷企業的一張名片，還有助于促進信息公開，實現工作人員的自主管理。心理學揭示，在誘發人的積極的工作行為的過程中，不隱藏問題，使工作要求、事務信息處于“看得見”的狀態，有利于調動大家的責任感和能動性。
3.1.3 用環境提升職業化，改變員工精神風貌 2012年春節，一位內地小女孩在中國香港地鐵吃東西引發了一場大罵仗。許多網友和知名人士看過這段視頻后，都議論紛紛，從各個角度進行分析和解讀。
事情的始末我們無從得知，各方的觀點也是仁者見仁，智者見智。這里，我們僅從一個角度解讀這個事件，那就是當一種良好的環境秩序成為大多數人的共識后，它就會約束后來的人接受它，否則就會受到這種秩序感的沖擊。
良好的企業環境同樣有著這樣的作用。許多在日資企業工作過的同事，學會了嚴謹，學會了細致的做事，這就是環境帶給人們的改變。
3.2 硬環境和軟環境，每一項都很重要
通常理解下的環境是指企業的硬環境。作為行政主管來說，環境管理的內涵應該延伸到軟環境這個層面。
硬環境和軟環境一起抓，才會使企業和員工的精神風貌發生質的改變。
3.2.1 硬環境：明確工作環境管理內容
由于企業性質的不同，硬環境包括的內容也不盡相同。一些在寫字樓內的企業的硬環境可能僅僅指辦公區域，而一些生產企業則可能還包括作業車間、員工宿舍、員工餐廳、綠化帶等。
行政主管應根據自己公司的具體情況，確定工作環境管理的范圍和具體內容。下面對常見的環境管理內容進行說明。
1.辦公區
辦公區一般是企業管理部門的工作場所，也是企業接待客戶的第一站，它通常包括辦公室、會議室、會客室、休息室、洗手間等。
2.生活區
生活區通常包括員工宿舍、娛樂場所、食堂、停車場等。這些也是行政工作中需要重點管轄的區域。規劃合理、干凈整潔的生活區能夠為員工的生活提供便利，進而使他們專心地工作。
3.作業車間
作業車間是制造型企業進行生產活動的場所，一般由生產部門負責環境衛生管理，行政部門提供必要的指導和協助管理。
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