前廳服務員：初級(第2版)（簡體書）

3.訂房資料的儲存
（1）訂房資料的內容
1）散客訂房資料、團體訂房資料。
2）客房預訂單、預訂確認書、預付訂金收據、預訂變更單、預訂取消單、客史檔案卡及賓客原始預訂憑證等。
3）一周（月、日）客情預訂報表、次日抵店賓客（散客、團隊）預報表、重要賓客預報表。
4）長住賓客名單、酒店發給公司的商業折扣確認信、商業賬戶名單（商業折扣）、簽訂合同旅行社的名單、旅行社合約、房價與折扣政策。
5）資料統計：散客（團隊、會議）月營業額、出租率、平均房價圖表、住客月統計報表、協議單位入住情況月統計報表。
6）預訂客史檔案。
（2）訂房資料的記錄和儲存方法。在預訂確認書發出后，訂房資料必須及時、正確地予以記錄和儲存，以防疏漏。訂房資料一般包括客房預訂單、確認書、預付訂金收據、預訂變更單、預訂取消單、客史檔案卡及賓客原始預訂憑證等。有關同一賓客的訂房資料裝訂在一起，將最新的資料存放在最上面，以此類推，以利查閱。資料存檔是一項非常重要的工作，它是為所有工作提供原始資料。訂房資料的儲存可采用下列兩種方法：
1）按賓客抵店的日期順序儲存。按照賓客所預訂的抵店日期順序，將預訂單歸檔儲存，以便隨時掌握未來每天的賓客抵店情況。通常，將訂房資料放在一個大的卡片箱或抽屜里。
2）按賓客姓氏字母順序儲存。按照賓客姓氏第一個字母的順序，將預訂單歸檔儲存，以便隨時查找賓客的訂房資料。同時，前廳部問訊處和電話總機也可通過賓客姓氏第一個字母順序快捷、有效地查找相關資料。
（3）傳真機等常用設備的使用方法
1）傳真機的使用方法。先把要發的文件扣著放在傳真機上，然后撥打要發傳真的傳真號碼。如果是自動傳真機，在聽到一種尖銳刺耳的聲音后，按下傳真機面板上的“傳真／開始”鍵（一般為綠色），按完之后就可以掛斷電話了。等文件發出之后，會有“嘟”的一聲長響，說明發送成功。如果發出的是“嘟——嘟——嘟——嘟”的連續短音，則說明發送沒成功，對方沒有接收到。如果對方的傳真機不是自動的，就要撥打對方電話并讓其接收傳真，后面的步驟同前一致。如果是收傳真，別人要求給信號，也同樣要按下“傳真／開始”鍵，然后掛斷電話等待接收。