辦公室實務（簡體書）

《辦公室實務（第3版）》是為上海電視大學、中央電視大學“現代文員”專業需要而編寫的專業基礎教材之一。全書由辦公室實務，文員實務，電話、電子通訊，郵件收發，接待實務，信訪實務，會議組織與服務，日程安排，差旅事宜，照料上司身邊瑣事，交際與禮儀，辦公室用語，印信、值班工作，文書與檔案實務，電子文檔實務等部分組成。具體而翔實地介紹了有關文員與秘書工作的程序、方法和技巧。《辦公室實務（第3版）》的最大特點是極具務實操作的針對性，不僅適合有關專業的教學課程，而且也可廣泛地應用于相關人員的培訓速成。

第一章 辦公室實務概述
1．辦公室的含義與職能
2．辦公室實務的范圍和內容
3．辦公室環境的布置和管理
4．辦公器械的使用
5．辦公用品的準備
6．辦公室和接待室的管理
7．辦公室零用現金管理

第二章 文員實務
1．文員的工作順序
2．文員管理時間、費用的方法
3．文員的工作方法

第三章 電話、電子通訊
1．電話接打
2．新型電子媒體的運用
3．新型電子工具的利用

第四章 郵件收發
1．郵件的收取
2．郵件的分揀
3．郵件的拆封
4．郵件的處理
5．上司不在時郵件的處理
6．郵件寄發前的準備
7．郵件的寄發
8．電子郵件處理實務

第五章 接待實務
1．文員與接待
2．接待的基本禮節
3．接待平時來訪者的實務
4．接待計劃中來賓的實務

第六章 信訪實務
1．來信的受理與處理
2．來訪的接待與處理
3．來電的接聽與處理
4．企業信訪工作實例

第七章 會議及會談實務
1．文秘人員與會議
2．會議的基本知識
3．會議的計劃和準備
4．會議中的實務
5．會議記錄的制作
6．會議后的實務
7．編寫會議簡報和會議紀要
8．為上司參加會議作安排
9．和同事一起開會

第八章 日程安排
第九章 差旅事宜
第十章 照料上司身邊瑣事
第十一章 交際與禮儀
第十二章 辦公室用語
第十三章 印信、值班工作
第十四章 文書與檔案實務
第十五章 電子文檔實務
附一：調查表
附二：實務測試
主要參考書目

3.1便利上司處理業務的工作
（l）安排飲食。管理階層雖然有一般的辦公時間，但并非一成不變，有時會因為公司內部的會議，與客戶應酬到深夜，或者忙得連吃頓午飯的時間也沒有。
工作忙碌的上司，經常會有在公務車、火車、飛機等交通工具上進餐的情形。這時文秘人員就應該準備好便于攜帶的簡單餐食，并按照上司的行程加以安排。
除了上司要參加宴會、午餐會等，不必準備午餐外，平時在辦公室里，有時也需要文秘人員安排上司的午餐。如果上司開會到午后，文秘人員則需要與主辦會議的部門溝通，安排午餐。如果到了用餐時間，上司仍有公事或正在與人談話，文秘人員要利用適當時機提醒上司用餐。
至于餐食的內容，通常是按照上司個人的喜好和公司平常的菜式決定，但仍要注意對上司的健康是否合適。若上司當晚有晚宴，午餐的菜式最好避免與晚宴類似，也不要讓上司攝取過多的鹽分、糖分及熱量。類似這些事項，往往只有直屬上司的文秘人員才能做到。
有關上司的餐食，如能在公司的餐廳準備，自然是最為方便，但對外采購的情形也不少。一般的做法都是把經常采購的那家餐廳的菜單一覽表列出，從中選擇菜式。
（2）打點更換服飾。目前，普通的西服已可以應付許多不同的場合，特別是深色二件一式的西服，在正式集會中都可適用。但在婚禮、喜宴、葬禮、紀念典禮、歡迎會等重視形式的場合，還是應該穿著禮服，以示慎重。
由于上司在各種應酬及會議場合有時必須更換服飾，此時文秘人員應準備更換的衣服，要事先通知上司或其家人，確定衣服當日一定送達公司。
不僅是開會、應酬需要更換衣服，上司出差，返回公司時都有需要更衣的情形，應該根據當時情況，時間是否急促，以及上司個人的需要，隨機應變地給予協助。
（3）與上司家人的聯絡。例如上司后天要參加某一奠基儀式，必須穿著禮服，文秘人員除了提醒上司外，還要與上司家人保持聯系，確定禮服在當日一定送達公司，這樣才較為可靠。否則上司穿著便裝參加，不但上司本人，就連文秘人員都將感到場面相當尷尬。
然而文秘人員的工作范圍僅限于與上司辦公室有關的部分而已，絕不能牽涉到上司的私生活。身為文秘人員，可能經常要與上司家人聯系，但有些上司并不喜歡文秘人員與家人經常聯絡，所以文秘人員必須要特別注意。
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