審計學(第14版．全球版)（簡體書）

18.2.3 確認負債
對收到商品和服務所形成負債的適當確認需要及時和準確的記錄。最初的記錄對于財務報表和實際的現金支出都具有重大的影響；因此，公司必須謹慎地將所有實際發生的采購以正確的金額記錄下來。常見的憑證和記錄包括：
供貨商發票供貨商發票是從供貨商接收的、列示由于采購所欠金額的憑證。它表明收到的商品和服務的規格和數量、價格（包括運費）、現金折扣條款、開票日期和總金額。供貨商發票是很重要的，因為它表明了在采購交易文件中記錄的金額。對于使用電子數據交換的公司，供貨商的發票是以電子形式傳遞的，并將影響審計師如何對證據進行評價。
借項通知單借項通知單也是從供貨商接收的憑證，表明由于商品退貨或給予折讓而減少對供貨商所欠的款項。它通常采用與供貨商發票相同的形式，但是它支持的是應付賬款的減少而不是增加。
付款憑單付款憑單通常被組織用于建立一個記錄和控制采購交易的正式方式，主要是通過使每個采購交易能夠得到連續編號來實現的。付款憑單包括一個封面或者包含憑證的文件夾和相關的憑證包，諸如采購訂單、裝箱單的副本、驗收報告以及供貨商發票。在付款之后，支票的副本也將加入付款憑單文件夾。
采購交易文件這是一份計算機生成的文件，包括在一定時期內，諸如一天、一周或一個月內會計系統所處理的所有采購交易。它包含輸入系統的所有信息，包括每筆交易的信息，諸如供貨商名稱、日期、金額、賬戶分類，以及所采購商品的規格和數量。文件還可以包括采購退回與折讓或者還可以為那些交易設置一個單獨的文件。取決于公司的需要，在采購交易文件中的信息還可以用于各種各樣的記錄、清單或者報告，諸如采購日記賬、應付賬款主文件以及特定賬戶余額或分支機構的交易。
采購日記賬或清單采購日記賬或清單，通常被稱為采購日記賬，是根據采購交易文件生成的，通常包括每一筆交易的供貨商名稱、日期、金額，以及賬戶分類，諸如修理和維護、存貨或者公用事業服務。它還指出采購涉及的是現金還是應付賬款。日記賬或清單可以覆蓋任何的時間期間，通常是一個月。日記賬或清單包括在該時間期限內包括的每個賬戶編碼的合計數。包括在日記賬或清單中的相同的交易也同時被過入總分類賬，如果它們是賒購的話，則過入應付賬款主文件。
應付賬款主文件應付賬款主文件記錄每個供貨商的采購、現金支出以及采購退回與折讓交易。主文件根據采購、退貨與折讓以及現金支出計算機交易文件進行更新。主文件中單個賬戶余額的合計數應與總分類賬中應付賬款的余額相等。打印出來的應付賬款主文件按照供貨商列示應付賬款的期初余額、每筆采購、采購退回與折讓、現金支出，以及期末余額。很多公司并不會按照供貨商建立應付賬款主文件。這些公司是依據單個供貨商發票付款的。因此，主文件中尚未支付的供貨商發票的合計數與應付賬款合計數是相等的。
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