快速學會職場上最重要的2大能力：速度力與整理力

提升自我價值！
閱讀本書就能學會職場必備的兩大能力！

近年來，「斷捨離」早已成為人人耳熟能詳的用語，但是整理的技巧除了運用在家事上，更可以運用在職場中。本書提供了許多工作上的技巧，可以幫助讀者把物品和資料整理得有條不紊、間接提高工作效率。更提出許多時間管理、整理思緒的圖解技巧以及上網搜尋資訊與溝通交涉的小訣竅，讓你增加自己的工作能力，在職場上出人頭地。
只要實踐本書介紹的提昇「整理力」和「速度力」的各項技巧，就可加快工作速度，為工作方式帶來新的變革，讓你的生產力大幅提高，也會被賦予更重要的職務。

本書內容主要分為兩大部分：
第1部是「整理力」篇，介紹如何管理自己的時間和空間，整理身邊環境雜七雜八的物品、文件、資訊、思緒等的技術。例如「利用數位工具提醒截止日，防止工作延宕」、「整理不是『把東西收起來』，而是釋出『找東西的時間』」、「利用掃描器將文件數位化，就能安心丟棄書面資料」、「善用Evernote，輕鬆保存、搜尋網頁資料」。面對工作時，經常煩惱「該從什麼開始著手才好」的人，或是桌子動不動就一團混亂的人、不擅長把想法和企劃案畫成圖表的人，本書一定能為你帶來強大的威力！

第2部是「速度力」篇，精選了數種能馬上運用並發揮強大成效的工作技巧，包含加快閱讀、書寫和搜尋資料的技巧，還有比別人更快完成工作的技術、提振對方幹勁的交涉方法等。例如「改變工作清單的寫法，提昇工作意願」、「客製化自己的記事本，聰明管理行事曆」、「一天檢查郵件三次，決定好規則以利集中精神」、「目錄讀書法大幅增進閱讀的速度和理解度」、「想要指揮他人行動，提問比命令更有效」等。只要付諸實行，不僅能加快工作的速度、提升工作的成果品質，也能有效自我提昇學習，周遭對你的評價也會開始產生變化。

本書另特別著重盡可能簡單扼要地說明，每個主題都以兩頁的篇幅呈現。換句話說，每兩頁就記載了一個「提升能力的秘訣」，各章的結尾還附上「驗收小測驗」單元。讀完本書後，相信一定會有個全新的自己在等著你！

知的習慣探求舍
以時間管理、資訊管理為首，重新規劃並檢驗平日工作的方法、技術與小撇步，為了提供讓任何人都能學得會的技能而組成的團體。宗旨是成為介紹最新商務技巧或知識的領門人，活躍於業界。

推薦序 魔鬼藏在細節裡——給自己從容應對的「前提量」 許書揚
推薦序 速度力和整理力，讓工作更有效率 游紫華
推薦序 掌握人生主控權的兩大能力 陳若玲

前言

第1部﹝整理力﹞篇

第1章 整理時間——整理現在及接下來即將要做的事
清楚知道今天該做什麼事，讓「今日工作清單」成為一天的導航系統
「完成就劃掉」的小動作讓人體驗真實的成就感
利用數位工具提醒截止日，防止工作延宕
愈不重要的工作愈要設定期限，從此不再拖延工作
從終點往回推算，就能看清現在應該做什麼事
把大型工作細分成小項，就能以「小小的幹勁」開始動手
依性質把工作分成「思考型」和「作業型」，徹底管理作業型的工作
讓自己暫停一下，再進入待命狀態
★驗收小測驗

第2章 整理空間——提升三倍工作效率的整理技巧
整理不是「把東西收起來」，而是釋出「找東西的時間」
桌上只有現在要使用的物品，隨時保持待命狀態
讓目前手上的工作一目瞭然，就用三個籃子來分類
「總之先留著再說」是最要不得的想法，「斷捨離」可讓工作更有效率
在辦公桌的抽屜裡放置托盤更容易拿取文具
積極活用可放A4尺寸檔案夾的最下層抽屜
整理公事包也像辦公桌一樣，隨時處在可使用的待命狀態
忙碌的時候更要整理，這就是提升效率的關鍵
★驗收小測驗

第3章 整理文件——類比式和數位式的文件整理法
A4尺寸的透明檔案夾最適合用來整理進行中的文件
給每個透明檔案夾取一個容易識別的名字
只要把文件立著擺放，就能提升工作效率
立即找到要用的文件，野口式檔案管理
文件全都統一成A4尺寸，整理起來不費工夫
利用掃描器將文件數位化，就能安心丟棄書面資料
電腦的桌面以三層構造整理檔案
馬上能從電腦找到文件的檔案命名法
電腦桌面上只放置現在進行中的最少量資料夾
★驗收小測驗

第4章 整理資訊——記事本、名片、筆記、網頁、郵件、備忘錄
資訊統一記在記事本上，就知道自己該做什麼事
把記事本變成專屬於自己的資訊平台
寫在記事本上的過往記錄日後將成為重要資訊
利用雲端科技，外出也有行動辦公室
將收到的名片數位化，管理起來更有效率
什麼資料都能儲存，用Evernote集中管理資訊
善用Evernote，輕鬆保存、搜尋網頁資料
寄郵件給自己，仔細確認工作事項
隨手錄下自己的聲音保存資訊，多活用聲音檔做筆記
★驗收小測驗

第5章 整理思緒——創意、解決問題、圖解等等
以鳥瞰的視野觀看整體，才能看見通往山頂的路
掛心的事要立刻寫下來，隨時清空腦袋
工作「靜置」一段時間，就會有靈感湧現
只要畫出框、線、箭頭，就能輕鬆完成一份圖解
畫出邏輯樹狀圖，讓問題點一個一個浮現
了解圖解的模式就能畫出各式各樣的圖表
利用便利貼的KJ法激發出新創意
堅持「打破沙鍋問倒底」就能找出根本原因
為了接近「理想的自己」，要正向地自我整理
★驗收小測驗

第2部﹝速度力﹞篇

第6章 時間管控力——不再浪費時間、激發幹勁
從較不重要的工作開始著手就能提升工作效率
拖延工作進度只會增加愧疚感
「保持平常心」、「同類的工作一起做」可提高整體的工作效率
設定短時間的期限鞭策自己前進
排除工作的阻礙，設定加把勁的時間
在頭腦處於待命狀態的上午處理「思考型」的工作
改變工作清單的寫法，提升工作意願
工作幹練的人都能有效運用空檔時間
★驗收小測驗

第7章 程序力——學習管理時間的方法
寫出好劇本，工作也完成一半
行事曆以一星期為單位，要不停地進行確認
記號、簡寫、分色書寫，筆記小技巧提升記事本功用
客製化自己的記事本，聰明管理行事曆
記事本專家都懂得善用便利貼
提升程序力的利器是從雲端管理行事曆
一天檢查郵件三次，決定好規則以利集中精神
工作花了多少時間？以十五分鐘為單位來預估
★驗收小測驗

第8章 資訊力——資訊的輸入、輸出更快速
讀報紙要看關鍵字，迅速搜尋出重點
利用網路閱讀器查閱新聞報導或新聞網站
善用指令檢索AND、OR、NOT，立即從網路搜尋到所需資訊
提升網路搜尋技巧，資訊搜集力更上一層樓
能快速寫出好文章的人，有什麼遵循的原則？
讓企劃書快速通關，寫大綱的技巧
取得文件的格式範本，寫出會過關的企劃書
增加企劃書的說服力，輕鬆查出官方資料的方法
目錄讀書法大幅增進閱讀的速度和理解度
★驗收小測驗

第9章 處理力——三兩下比別人更快完成工作
想像有另一個自己，自動化處理工作
「思考型」的工作以複眼進行更有效率
文件要一次處理完畢，把最初的注意力發揮到極限
至少學會這招！電腦的快捷鍵
預約給自己的獎賞，提升工作幹勁
工作三十分鐘休息一分鐘，切換ON、OFF的節奏
總之先試試看，幹勁就會跟著湧現
★驗收小測驗

第10章 交涉力——有效率的溝通技巧
有精神的打招呼和應答是促使工作順利的潤滑劑
懂得巧妙拒絕對方，才有下次機會
想要指揮他人行動，提問比命令更有效
一分鐘確實傳達出語意的說話技巧
站著舉行會議、磋商，迅速確實導出結論
即席製作會議記錄，大幅減少時間的浪費
不要二選一，讓客戶由三選一的技巧
怎麼把工作託付給別人，才能使對方盡快完工？

激發別人的幹勁是終極的工作技巧
★驗收小測驗

參考文獻

推薦序
魔鬼藏在細節裡──給自己從容應對的「提前量」
許書揚
有位年輕人剛出社會開始上班族的生涯，公司規定上班時間是早上九點。這一天，年輕人進辦公室時間是八點五十八分，心想：「我的時間抓得真準，完全沒吃虧，也沒被公司佔便宜！」
沒多久，年輕人被主管找去談話，主管問：「你今天早上幾點進來的？你知道你遲到了嗎？」
「我提早兩分鐘進辦公室，沒有遲到呀？」年輕人疑惑。
主管搖頭說：「公司規定九點上班，不是抵達公司的時間，而是開始工作的時間，提早十分鐘進辦公室，吃完早餐、電腦開機，這些動作都要在九點之前完成。」
年輕人恍然大悟，從此每天都提早在八點半進辦公室，再也沒有遲到過。
這個故事告訴我們，在處事上要有「提前量」的重要。
許多主管心中的基本要求，便是時間管理。開會時提早到會議室、拜訪客戶時提早抵達客戶的辦公室，這些「提早」的動作，除了表示尊重外，在遇到突發狀況時，也能讓自己有充分應對處理的空間，避免「忙中出錯」，被客戶貼上不夠專業或不夠敬業的標籤。
愈是忙碌的人，愈是要給自己從容應對的「提前量」。
本書匯集日本職場整理術的精華，介紹各種整理時間、空間、文件、資訊、思緒的技巧。另外在資訊的輸入及產出、處理工作及職場上與人交涉等各個方面介紹具體提升效率的方法，不論是對已經出社會多年的上班族，或是剛剛告別校園、踏入職場的年輕人，都能夠一目瞭然地掌握這些方法、工具及技巧，縮短處理事務的時程，避免不必要的時間浪費。面對複雜的任務，也能充份掌握全貌，避免鑽牛角尖，陷入每天只忙著處理庶務，被時間追著跑的「窮忙」漩渦。
另外值得一提的是，本書因應網路世代，除了介紹傳統的記事本管理方式外，另外也介紹好幾款透過網路同步的雲端管理應用程式，例如Google日曆、Evernote及其他幾款智慧手機App，結合「Online」及「Offline」資源，讓現代的上班族更能在第一時間充分管理日常工作所需的資訊。想要在職場上表現得更亮眼的人，透過本書的介紹，能夠更有效地掌握工具、善用工具，主動創造出「提前量」，給自己從容思考、應對重要事務的餘裕，讓自己在職場上更加發光發熱，無往不利。
（本文作者為經緯智庫暨保聖那台灣分公司總經理）



推薦序
速度力與整理力，讓工作更有效率
游紫華
資訊科技讓我們接觸世界的能力變強，只要隨時隨地輕觸螢幕，就可以開始閱讀一本書，所以我們應該為自己身處在高效能的時代而慶幸！但是，每當我在企業訓練課程中問大家：「每天你收到幾封電子郵件?」總是看到上課的主管們一邊搖頭嘆氣，一邊回答嚇人的數字：「最少50封……」、「經常70封以上……」、「破百也會發生啦……」。回應中只有被資訊淹沒的挫折感，並沒有因為通往世界的觸角延伸而感到興奮。
經濟學的追蹤研究顯示，從一九七一年以來，全球每人的生產力一直在緩慢的下降，超過九成的白領工作者，感到被資訊壓得喘不過氣來，以至於只有五%的時間用於思考。超過五成的受調者表示，如果不改變資訊接收的方式，他們很快會達到承受的極限，無法再處理更多資訊。
科技改變了無數的工作流程，但它並沒有提高人類本身的生產力。
這本書來得正是時候，像靈丹妙藥般，讓我們在資訊爆炸的新知識時代，用「整理力」擠出更多時間與空間，再用「速度力」來將工作做得更快更好。
我很喜歡書中談到的「站著舉行會議、磋商」。曾讀過一份研究，證明因為專注，所以我們站著時比坐著時更聰明七%。倫敦大學運動醫學研究也指出，每天站三小時，一週站五天，改善身體健康的效果和一年跑十場馬拉松一樣。 我有一位企業客戶，在學習完一堂工作效能的課程後，開始用站著的方式進行星期一的工作會議，以前經常超過半天的會議，在經歷幾週站著的苦訓後，竟然進步到只要四十分鐘，龐雜無序的討論自然消失，大家句句是重點，分秒必爭地溝通著，主管以往冗長的建議，也變得簡潔清楚了。總是忙著開會的我們，是不是覺得全公司主管與同仁都應該要讀這本書！
再翻下去，這本書會帶來更多驚喜。驚在原來有這麼多地方可以增進效率，我怎麼沒想過？ 喜在作者大方的分享方法，讓我們「有效率」地更有效率！
（本文作者為齊行國際顧問有限公司總經理）



推薦序
掌握人生主控權的兩大能力
陳若玲
從小到大不論在學校或工作職場上，都在與時間賽跑，也在海量的資料、筆記、文件中搜尋，懂得如何善用整理力及發揮高效率，是學生、上班族、企業家都需要關注的兩大能力，能讓你找回人生主控權。
有趣的是作者的名字是「知的習慣探求舍」，也頗符合此書的主題。運用規劃時間的方法和處理資料及物品的習慣，對人的一生影響很大。好習慣造就高材生及成功人士，例如以籃球球技風靡全球的林書豪，就分享他自己上課整理筆記，規劃讀書及練球時間，讓他能在哈佛以優異的成績畢業，並且能如願投入美國職業籃球隊的生涯。不良的習慣反而讓讀書、工作沒效率，補習或加班增加，相對地，自信心和成就感也就大打折扣。
當我教八年級的大學生時，發現當他們告別了處處被要求的中學生活後，許多大學生開始放鬆自己、遊玩人生；到了快畢業時，對自己的未來感到一片茫然；日後進入職涯，在處理主管交辦的事情，也容易陷入不分輕重緩急的狀況。日復一日，發現自己在職場上的卡位能力不如同事，那就先閱讀這本書的第五章「整理思緒」，先鳥瞰自己的職涯目標，釐清自己未來想往什麼目標，選出主題，決定路線，開始自我職涯的「整理能力」!
接下來，再檢視自己在整理時間，整理空間和整理資訊和文件的觀念和習性，就更懂得如何掌握時間客製化的管控力，雲端管理的程序力，關鍵字的資訊力，處理力和一分鍾確實傳達出語意的交涉力。
宏碁在今年六月電腦展提供的「隨想雲 (AcerCloud)」，全球人人可以免費下載, 讓你的手機更有智慧地隨時隨地將自己拍的美景、資料、音樂、影片等同步儲存在家中電腦或辦公室的NB、 Pad, 省去日後處理分類的時間。自己擁有自己的雲，不必擔心個人或公司資料被盜用或曝光。這開放的隨想雲平台，大大提升資料管理力和程序力。最近我參與舉辦某公司的價值觀重塑研習會，七個小組分不同的會議室討論議題，報告同時上網，同步修改大家共識討論的結果。研習會結束，寄出郵件，過程和結論全部留下軌跡，大大提升效率，節省五十位高階主管們的寶貴時間，科技打破人和時空的藩籬，真是效率極佳幸福有感！
心動不如行動，暫停一下手邊的工作，檢閱自己的整理力、重新出發，職場必定更得力!
（本文作者為標竿學院資深顧問、中華人力資源管理協會監事）

【內文試閱】
「完成就劃掉」的小動作
讓人體驗真實的成就感

想要三兩下俐落地完成「今日工作清單」上的項目，有幾個小訣竅。
其中之一就是，成規的工作，也就是像例行公事般的工作，應寫在今日工作清單的前頭。一大早就先處理大工作的話，表示一天打從一開始就必須卯足全力。早上應該先像慢跑一樣，從事較輕鬆的工作，等抓到工作的步調後，再慢慢加快速度，最後全力衝刺。這點關係重大。
一定要順應工作內容來分配時間。考慮「早上」、「午休前」、「下午」、「下班前」等工作的起點、尖峰或冷靜下來的時間和工作的段落等，決定今日工作清單的順序也很重要。
另一項重點是，為了能確實執行今日工作清單，要自己創造成就感。如果只在各項目打勾表示完成，那就太浪費了。
今日工作清單只是寫下當天的行動而已，的確也很容易變成是在消化工作的單調作業。因此，要讓「劃掉」的小動作更有意義。請把完成工作想像成自己擊敗了敵人，朝著終點前進，就像打電玩闖關成功時，自己又更升一級了一樣。這也是很有效的辦法。
總之，就是要把今日工作清單當作激勵自己的道具，為了這個目的，可以用粗的紅筆畫兩條線刪掉，或打個大叉叉都好，這麼做真的能讓人拿出幹勁來。



利用數位工具提醒期限日，
防止工作延宕

覺得手寫很麻煩的人，或平常有使用電子郵件管理軟體、搜尋引擎的行事曆功能的人，也可直接利用數位工具管理今日工作清單。類似的軟體工具有很多，名稱大多含有「ToDo」或「Tasks（工作）」的字眼，例如Outlook的ToDo和Google日曆的ToDo List。
在收信軟體使用這項功能的話，有一個優點是，當有什麼非處理不可的郵件寄來時，可以直接將該郵件登錄在ToDo列表上，以便統一管理。另外，工作清單的數位化還可以讓使用者重新排列工作項目的優先順序，也能輕鬆地分門別類。
習慣以智慧型手機取代手帳處理每日大小事的人，也能運用應用程式讓工作清單更顯效率。
例如Android作業系統的應用程式「Ms ToDo Free（任務列表）」。利用桌面小工具（顯示於桌面的程式）讓工作項目依各種分類方式顯示出來，非常方便。
應用程式比手帳更有效率的一點是具有時鐘功能，可以設定鬧鈴，並自由定出各項工作的重要度，一旦逼近期限日，就會發出鈴聲提醒。這樣就能適時鞭策自己、防止忘記期限日或拖延工作。工作一結束就打勾做記號，也可選擇不要顯示在螢幕上，清單只留下未完成的工作。