企管顧問教你達成目標的時間順序法：豐田專業經理人、NASA科學家都在用的40種專注法則！

◎方法全圖解：超實用40種法則× 60個圖表
◎故事全範例：分享豐田汽車、NASA科學家……成功故事

每個人一天同樣有24小時，成功者的案例證明，
有拖延症的人並非不認真，而是搞錯「時間順序」！


「時間管理的三大秘訣，事先有系統的規劃、維持紀律，並且持之以恆。」
──台積電董事長張忠謀

★測驗題：
你是否無法掌握自己的進度，被時間追著跑？
如果是，請用Yes或No回答以下問題，看你的時間管理問題嚴不嚴重！
‧每天都因為加班晚回家。
‧工作不斷增加，怎麼做都做不完。
‧應付工作交件期限，快喘不過氣來。
‧時間再多也覺得不夠用。
‧和周圍的人相比，只有自己忙得暈頭轉向。
‧因工作疲憊不堪，假日幾乎都在睡覺。
‧想不起來一整天做了哪些工作。
‧未完成的工作至少有十件以上。

請計算你回答裡有幾個Yes呢？Yes越多的人代表老是被時間追著跑，因此你必須重新檢視自己的時間運用效率，但該如何做呢？請跟著本書作者……

★他如何做到一年寫出數本書，還能在日本都暢銷呢？
日本知名企管顧問西村克己，分享自身經驗，告訴你做好時間管理的40個專注法則。書中提供60張圖解與表格，讓你一看就懂；並搭配豐田汽車專業經理人、美國NASA科學家等成功案例，讓你感同身受。
他認為，時間管理的第一步是必須擁有具體目標。
其次，不要光是配合他人狀況忙得團團轉，而是要確保「自我時間」，才有餘裕專注心力、發揮創意。
第三，確實執行自己本來該做的事，並逐步達成預定規劃，啟動良性循環。
如此一來，你就看得到時間、抓得住時間，還能提高自己與團隊的工作績效。

★有拖延症的人並非不認真，而是搞錯「時間順序」！
你是否有這樣不好的經驗呢？
1、工作常被雜事與同事的問題打斷，結果時間越來越緊迫！
2、主管交辦的企劃案，想拚命趕在截止日期前交差，但……

放心！作者教你如何將工作劃分出段落，並依照順序執行6個步驟。

◎【製作報告案例】
上司剛剛交辦我2份企劃書，但我手上還有7個未完成的專案，而其中兩個的截止日期是明天……
方法：
1、將每份企劃書擬定目錄。
2、依序整理要點。
3、將內容切割分成幾個段落。
4、落實時程規劃，完成每個段落。
說明：
一般人管理時間都是依據完工時間拚命完成，結果總是很糟。因此，作者建議以上述順序規劃，來管理時程表並分段執行。
但萬一所有企劃案的期限都是月底，該怎麼辦呢？
要將企劃案的完成日分別提前設在20～30日之間，把忙碌狀況平均分配到不同日程，這樣的時間管理程序能顧及各個任務的品質，並保有餘裕。

★案子接踵而來怎麼辦？學會「專注法則」，就能創造更多時間！
專注法則1： 以報酬矩陣分析效率，增加做事的CP值
作法： 以「執行的難易度」與「獲得的效益大小」為指標，來分類工作，並決定什麼該做，什麼不該做。其中，容易執行且效益大的工作，稱做「獎勵機會」，必須優先處理，才能有效提高績效。

專注法則2： 運用ECRS原則，依序改善工作流程
作法： 將繁雜的各項工作逐一篩選與整理，先排除（Eliminate）非必要事項，再整合（Combine）性質類似的，然後採取替換（Replace）和簡化（Simplify）的手法，就能精簡整體工作內容，創造出時間。

專注法則3： 避免時間被切割，統整出能集中精神的時段
作法： 將工作時間區分為自我時間和他人時間，並將自我時間統整起來，不被他人時間零碎切割，便可靜下心集中精神。而且，預留緩衝時間，以免行程臨時變更，影響到接下來的預定規劃。

專注法則4： 活用NASA的「SEP思考程序」，找出解決方案
作法： 採取以下的步驟：「蒐集資訊加以分析」→「思考激發出對策與替代方案」→「評價對策與替代方案並下決定」→「統整資訊來製作正式文件」，就能有效率地想出因應對策，化解難題。

推薦人
悅思捷管理顧問有限公司總經理 柯振南
專案管理企業內訓講師 鍾文武
卓群顧問有限公司首席顧問 陳其華

目錄
前言 我教研究所時發現，成功者重視時間更勝於金錢

第一章 破解拖延症前，你得先了解時間管理的定義
時間管理的第一步是「設定目標」
其次，要確保「自我時間」才有餘裕專注心力
第三，跳脫過去經驗的束縛，設定未來人生計劃
最後，逐步達成預定規劃，啟動良性循環

第二章 完美盡責等於天天加班？錯！調回時間順序就行
1、首先，決定你一整年的時間並設定目標
2、利用時段特性，分配一週和一天的時程
3、磨練技能，把時間專注在能有成果的工作
4、務必將工作劃分段落，就算被打斷也不受影響
5、在交件期限前，養成提前完成日的好習慣
6、依據重要性與急迫性，決定做事的優先順序

第三章　企管顧問教你算時間，就能創造更多時間
7、以報酬矩陣分析效率，提高工作的ＣＰ值
8、將時間花在強化自我技能，你的速度加快10倍
9、團隊合作得依專業分工，不做不擅長的任務
10、運用「ＥＣＲＳ原則」，依序改善工作流程
11、捨棄或拒絕沒必要做的事，減少工作庫存
12、整合相同性質的任務，一鼓作氣處理完畢
13、假設自己會生病，為必須做的事預留時間

第四章 成功者教你排除法，立刻提升工作效率
15、用豐田「3Ｍ原則」，發現問題的癥結
16、學豐田排除「7種浪費」，增加可創造價值的時間
17、避免時間被他人切割，得統整出能集中精神的時段
18、將待辦事項寫在便條紙上，不會遺漏又便於記憶
19、用ＮＡＳＡ的「ＳＥＰ思考程序」，找出解決問題的對策
20、資訊超過7項時，就重整成3個1組的金字塔結構
21、提早1小時起床，面對突發狀況也不慌亂

第五章　管理高手教你規劃行程表，必定擁有好人緣
22、成功者擅長運用行程表，重視時間更勝於金錢
23、團隊合作最忌諱脫隊者，因此得重點鼓勵準時者
24、遲到不只是浪費你的時間，也會失去好人緣
25、懂得運用預約制，默契自然會形成
26、你知道他在等你嗎？迅速處理email必能贏得好評
27、學會圖示溝通法，對方迅速能懂不會累

第六章 醫學專家教你了解大腦運作，強化專注力
28、大腦會分泌3種物質，激發你的幹勁並增強專注力
29、立刻能解決的事立刻做，能讓自己累積成就感
30、把大目標切割成小目標，工作進度自然顯現
31、利用「一日三分法」，在對的時間做對的事情
32、光想「之後再改」很難兌現，得盡力一次做到位
33、用減法回推規劃工作行程，是讓時間充裕的好方法
34、執行專案要設定里程碑，幫助你與客戶溝通及修正

第七章 品味達人教你預留術，自然心寬廣、視野大
35、是牧場裡的羊還是牧羊犬，意志力決定勝負
36、留5%餘裕思考如何改善效率，能讓工作充滿樂趣
37、煩惱無法解決的事，只是浪費時間還會囤積壓力
38、在例行時間做不一樣的事，能刺激大腦擴大視野
39、從工作、休閒到和家人相處，都要預留黃金時間
40、善於投資時間的人，時間必定越來越多

前言
我教研究所時發現，成功者重視時間更勝於金錢

首先，請以YES或NO回答下列問題：

每天都因為加班晚回家。
工作不停地增加，怎麼做都做不完。
被工作追著跑，感覺快喘不過氣來。
即使有再多時間也都不夠用。
和周圍的人相比，只有自己忙得暈頭轉向。
每到傍晚，總會發現還有工作沒做完。
因工作而疲憊不堪，假日幾乎都在補眠。
若要分類的話，屬於夜貓族。
根本沒時間閱讀書籍。
想不起來一整天做了哪些工作。
手邊待處理的工作至少有十件以上。
希望成為掌握工作要領的人。

回答是YES的總共有幾個呢？透過以上問題，可以知道你和時間之間的關係。
回答YES越多的人，代表總是被時間追著跑，人生被時間所支配。尤其是八個以上的人，屬於重症患者。如果你就是這種人，現在請立刻拿著本書前往結帳櫃台。
成功的人都是時間的支配者。他們一直都在嘗試並思考，該怎麼做才能更有效的運用時間。
我目前任職於研究所在職專班。學生都是社會人士，為了提高白天的工作效率，就讀兩年研究所在職專班。在公司的許可下，他們每個平日的晚上來學校上課。在職專班除了週六整天有課之外，報告等作業也相當吃重。即便如此，沒有任何一位學生露出疲憊的神情，大家上課時總是精神奕奕。
我們每個人被分配到的時間是平等的。因此，「沒有時間」這句話只是藉口罷了。就結果來看，能否在相同時間內提高工作效率，找到時間去做想做的事情，其實全都取決於時間的運用方式。
當然，即使現在你正受時間束縛所苦，也不代表你只能就此放棄。首先，請從設立個人目標和秉持信念開始做起。當我們擁有夢想和目標時，為了實現它，自然會注意到時間的價值，也會更想善加利用時間。
接下來，本書將介紹能充實工作、生活與度過人生的各種時間運用法。從時間管理的基本，到如何創造時間、提高工作效率與速度，以及如何透過運用時間給人好印象等等，都將一併說明。希望各位能參考本書內容，讓自己的生命變得更豐富精彩。

內文試閱
第1章　破解拖延症前，你得先了解時間管理的定義

時間管理的第一步是「設定目標」
因為沒有時間，所以工作做不完；因為沒有時間，所以無暇顧及其他事；因為沒有時間，所以沒有辦法閱讀書籍。
不論是在工作、私生活或是家庭方面，你是否也曾有類似的感覺呢？只要陷入這樣的狀態，就會不停地被時間追趕，並且把「好忙」、「沒有時間」和「好累」掛在嘴邊。但是，自己口中說的「沒有時間」，只不過是文字表達的感覺罷了。希望你能先察覺到：實際上，自己是「有」時間的。

?不過，時間是有限的
世上所有人都公平擁有的就是「時間」。一天有二十四個小時，每個人被賦予的時間都是相同的。同時，我們無法增加時間，時間是有限的。因此，能比其他人完成更多事的人，不是因為有時間，而是「重視時間」。無法拿出任何成果的人，不是沒有時間，而是「時間的運用方法太過拙劣」。也就是說，把「時間不夠，所以沒達到任何成果」當作理由，只不過是藉口罷了。
每個人的生命都是有限的。雖然在歲數上有差別，但若是從剩餘時間的角度來看，時間確實持續在減少。這並非小題大作，珍惜每一分每一秒的態度非常重要。我們必須設法創造出能獲得充實感，並且能締造出成果的時間。

?再次確認自己的目標
具體來說，重視時間是什麼意思呢？若以一句話來說明，是指擁有目的（為了什麼）與目標（比目的更具體）。如果擁有目標，每天都可以過得很充實，而且，也會想把每天的生活過得越來越充實。
比方說，想每年出國旅行一次，所以要努力存四十萬日圓，那麼每天節約過生活就不是一件苦差事，而會轉變為達成目標的成就感，同時產生好好珍惜金錢的心情。如此一來，就會覺得不應該浪費時間，並思考如何有效地運用時間。
只要擁有了目標，我們就會更想要珍惜每一分每一秒。不要被眼前的忙亂愚弄，抱怨「好忙」或是「沒有時間」，請試著重新整理自己的人生目標。當我們捫心自問：「我到底是為了什麼而活呢？」時間管理便正式展開。


其次，要確保「自我時間」才有餘裕專注心力
時間可分為「自我時間」和「他人時間」。自我時間是指依照自我意志思考與行動的時間，這段時間能夠在工作中發揮自己的創意。相反地，他人時間是指配合他人狀況被動行動的時間。比起依照自我意志行動，多數情況是受限於他人。

?成果是從自我時間產生
例如，被主管命令參加「總之去就對了」的會議，或是事後才知道被分配到什麼工作，心不甘情不願地去做，這些情況都是所謂的他人時間。還有，因為接聽電話而被強行剝奪的時間，也可說是他人時間。
時間管理的基本，就是增加自我時間，減少他人時間。如果因為他人時間而被剝奪自我時間，將無法執行本來應該進行的工作。當腦海中想著「今天忙了一整天，但是到底做了哪些事啊」，卻發現一整天大半都在為他人時間奔波，這樣是不行的。

?他人時間無法產生成果
若是你的時間被他人時間剝奪，便沒有餘裕可以靜下心思考。如此一來，被時間追著跑的情況將變得更加嚴重。因為沒有時間，所以沒辦法思考，因為沒辦法思考，所以無法改善，於是陷入工作不得要領的惡性循環。
典型的例子，就是接聽電話或是三不五時被周遭的人出聲打擾，導致無法專心工作。因為接電話分散注意力，忘記工作進行到哪裡，得花時間找回步調，或是工作到一半，被指派需要耗費時間處理的瑣碎事務，不知不覺就忙到傍晚。而且，若是臨時將各種工作排入一天的行程，能靜下心工作的時間便減少了。當自己的工作步調好不容易上軌道，卻因為他人的關係而不得不中斷，要再找回步調還得花一番工夫。
因此，為了他人時間而奔忙，無法產生任何成果。

?如何確保自我時間
時間必須運用在自己想做的事情上，這點想必不用多說。如果明確知道自己該做的事，就會為了實行那件事，設法確保自我時間。因此，必須擁有積極正向的目標，像是「想要成爲這樣的人」。這樣一來，在日常工作當中，便能察覺到提升自我能力很重要，認為任何工作都對提升技能有幫助。
如果提升技能可以獲得充實感和成就感，便能促進運用時間的良性循環。


第三，跳脫過去經驗的束縛，設定未來人生計劃
時間可以分為過往的時間、現在的時間，以及未來的時間。不論是思考或決定任何事時，有些人總會過度依賴過去的經驗。這些人會回想以前曾經有過的類似經驗或實例，以此作為判斷標準。過去的成功經驗和失敗經驗確實非常重要，但若是過於拘泥，將成為提升自我技能的絆腳石。

?不要過度沉溺於過去的經驗
原因在於，人們傾向美化過往的經驗，只留下成功的記憶，至於當初耗費多少辛勞，以及為什麼會成功的理由全都拋諸腦後。回憶過去經驗時，最重要的是去探究自己為什麼做出這樣的決定，以及當初自己為什麼能夠成功。
面對失敗，有時我們只記得結果，讓這件事就此成爲禁忌（不能碰觸的禁止事項）。當失敗經驗給我們的打擊過大時，可能會變成心理創傷，甚至嚴重到不願意回想的地步。然而，為了擴大未來的可能性，不能不面對過往的失敗經驗。從失敗的經驗中正面學習，是最重要的關鍵。

?若期盼轉變，首先必須正眼未來
從過去的經驗記取教訓非常重要，不過還是要先正視未來。未來自己會成為一個怎樣的人，取決於自身懷抱的夢想和目標。正視未來的時間是攻擊，回憶過去的時間則是防守。即便平均分配攻擊和防守的比例很重要，但還是應該先採取攻勢。正視未來的時間，不僅能讓心情變得開朗，也能提高想像力。
只要面對未來，便沒有多餘的時間懊悔失敗，而會思考如何有意義地運用接下來的時間。為了不讓自己陷入鬱悶的情緒泥沼，直接把不愉快的回憶從內心消除掉，也是不錯的方法。如果過度沉溺在過去的時間裡，不知不覺就會變得只能維持現狀。若是想要改變什麼，就得正視未來的時間。

?先訂定遠程目標，中、近程目標將清晰可見
關於未來，必須事先看到多遠之後才足夠呢？
首先，以十年為單位，試著描繪自己心中認定的幸福是什麼。然後，將人生分成三十歲、四十歲、五十歲和六十歲，以十年為一個單位切割，試著描繪自己的人生劇本。即便這樣的劇本內容粗糙簡略，精準度也相當低，但關鍵在於正視未來這件事，所以缺乏精準度也無妨。只要每年利用過年時重新審視，劇本的精準度就會逐漸提升。
假如能想像出未來十年後的目標，即使三、五年的中程目標再怎麼模糊不清，也能簡單描繪出來。比方說，十年後的目標是希望在外資企業任職，就能描繪出三年後要留學進修，五年後要取得ＭＢＡ資格，然後換工作的人生劇本。
人類是沒有夢想，就無法長時間持續努力下去的生物。請各位正視未來的時間，試著描繪自已的人生劇本吧。


最後，逐步達成預定規劃，啟動良性循環
即使下定決心要好好正視未來，但每天都被排山倒海的問題追趕，或許會有人說，現在根本不是做這種事的時候。
問題通常都是突然發生，然後神不知鬼不覺地消耗掉你的時間。即使是已經安排好的行程，只要一發生問題，就不得不在當下馬上做更改。怎麼做才能防患未然，正是時間管理的一大重點。

?無法思考明天的事，今天才會被追趕
事先防範問題發生的方法當中，有種方法稱作「危機管理」，實際做法是，預測將來可能會發生哪些問題，並為了將風險降到最低，事先做好各種因應措施。
這意味著不只要積極面對當下，更要預測將來，防止問題發生。抱持這樣的想法：「要我正視未來？我才沒有那種多餘的時間」，是錯誤的。如果持續這樣下去，不論過多久，都不可能減少問題發生的機率。

?明天的準備要在今天完成
在孫子兵法中，有「洞燭先機」這樣的說法。內容是在講述，孫子事先思考未來的走向，依此做出判斷，並且訂立計畫。
孫子的想法也適用在現今社會。雖然有人會說：「我根本沒有多餘的時間去思考明天的事，光是應付今天的事就已精疲力盡了。」但正是因為只思考今天的事，才會被各種問題弄得七葷八素。若是在沒有任何時間存款的情況下，就這麼日復一日，無論過多久都無法擺脫這樣的惡性循環。
提到要做好明天的準備，或許有些人會回想起小時候曾經被要求，要在前一天睡前把明天上學要用的東西準備好。如果今天就把明天要用的東西全部準備妥當，隔天一早便不必慌慌張張地出門，更不會發生東西忘了帶的情形。
即使認為明天還有時間做準備，因而感到放心，但真正到了當下，一定還是會手忙腳亂。所以，請在今天完成明天的準備。因為今天的準備早已在昨天完成，今天便不需要再為了這件事煩心。為明天做好準備，是防止今天發生問題的第一步。
這裡提到的「明天的準備」，不僅限於前一天。凡是一週前、一個月前或是三個月前的準備，全都包含在內。想要洞燭先機，就請為明天做好萬全準備。

?有時間為明天做準備，夢想便能萌芽
即使已經無法為今天做準備，至少還能為明天做好準備。只要擁有靈活變化的彈性，運用創意，便能找出用更輕鬆且能提升成果的方法。
不要被今天消磨掉所有體力，而忘記為明天做好準備。在為明天而做的準備工作中，埋藏著夢想的種子，能讓我們對未來充滿希望，並描繪出願景。若能將自己親手描繪的未來付諸實現，自然會充滿源源不絕的動力。

西村克己
現為芝浦工業大學研究所工學管理研究科教授，以及企業經營管理顧問。
1956年出生於日本岡山縣。1982年自東京工業大學經營工學研究所畢業。曾任職富士軟片公司，1990年進入日本綜合研究所擔任主任研究員，同時兼任民間企業的經營管理顧問，並舉行演講、開設員工研修課程。2003年起，擔任芝浦工業大學工學管理研究所教授。專業領域為科技管理、專案管理、經營策略、策略性思考及圖解思考。
主要著作有《麥肯錫顧問反覆自我練習的順序思考法》、《互聯網之神貝佐斯》、《學習策略構想力的入門手冊》、《圖解邏輯思考的入門書》、《打造專案小組的做法和實踐方法》、《圖解思考法》、《簡單易懂的經營策略》、《簡單易懂的專案管理法》、《策略思考訓練》、《圖解力》、《簡單拼圖的腦力訓練》、《3分鐘教會你Power Point圖解法》等。

譯者
乙醚
淡江大學日文系畢業，曾於日本京都同志社大學留學一年。因遇見乙一《夏天、煙火、我的屍體》而愛上閱讀，愛上日本小說。譯著有《MIT．哈佛教你決斷的科學》（合譯）。