商務秘書實務(第二版)（簡體書）

《商務秘書實務（第2版）》以培養商務秘書工作技能為核心，堅持“夠用為度，適用為則，實用為標”的方針，做到理論夠用，突出技能實訓。以活動為導向，突出項目化、任務驅動的教學特點，具有可操作性、職業性、技能性和實用性。其內容包括商務秘書職業認知、辦公室日常事務管理、商務會議、商務活動、文檔處理、商務秘書職業規劃與發展等6個模塊，共21個項目，含55個任務。每個項目含任務描述、任務分析、必備知識、相關鏈接、任務提示、任務實訓等環節。
《商務秘書實務（第2版）》既可作為職業院校文秘專業商務秘書實務課程教材，也適合從事或將要從事秘書、辦公室行政工作人員作為業務進修及業務指南之用。

模塊一 商務秘書職業認知
項目一 商務秘書概述
任務一 秘書與商務秘書
任務二 商務秘書必備的品質和能力
任務三 現代企業領導人選聘秘書的標準
任務四 培養商務秘書正確的角色意識
項目二 商務秘書工作
任務一 商務秘書工作概述
任務二 商務秘書的一天

模塊二 辦公室日常事務管理
項目一 辦公室環境維護與管理
任務一 辦公室布局
任務二 辦公室裝飾
項目二 電話管理
任務一 接聽電話
任務二 撥打電話
任務三 一些特殊電話的處理
項目三 郵件管理
任務一 郵件的接收
任務二 郵件的寄發
項目四 商務接待與宴請
任務一 擬訂接待計劃
任務二 接待來賓
任務三 商務宴請
項目五 辦公用品管理
任務一 辦公用品購置、保管
任務二 辦公用品利用
項目六 值班工作
任務一 安排值班
任務二 值班中突發事件處理
項目七 印信管理
任務一 印章管理
任務二 介紹信管理
項目八 零用現金與商務費用報銷
任務一 零用現金管理
任務二 商務費用的報銷
項目九 時間管理
任務一 給上司制作時間安排表
任務二 安排約會

模塊三 商務會議管理
項目一 商務會議概述
任務一 認識會議及會議流程
項目二 常規會議的組織與管理
任務一 會前籌備工作
任務二 會中服務工作
任務三 會后落實

模塊四 商務活動管理
項目一 慶典、典禮活動
任務一 慶典、典禮活動的前期準備
任務二 慶典、典禮活動的組織與實施
任務三 慶典、典禮活動的善后工作
項目二 簽字儀式
任務一 編制簽字儀式的計劃
任務二 簽字儀式現場布置與安排
任務三 簽字儀式的善后工作
項目三 商務談判的輔助工作
任務一 商務談判的前期準備
任務二 商務談判的組織與實施
任務三 商務談判的善后工作
項目四 商務旅行
任務一 編制商務旅行計劃
任務二 預訂酒店
任務三 辦理出國商務旅行手續
任務四 為上司進行商務差旅費用的報銷

模塊五 文書處理與檔案管理
模塊六 商務秘書職業規劃與發展
參考文獻

《商務秘書實務（第2版）》：
3.處理日常事務商務秘書日常工作多而繁雜，主要包括應答電話、接待客人、收發文件、管理郵件、撰寫文稿，以及領導交辦的臨時性事務等。
（二）工作時間之外
事實上，商務秘書的一天不僅僅局限于正常的工作時間段，商務秘書的工作特點決定了商務秘書的一天具有前引性和后續性，其工作時間之外也往往是“分內時間”。
1.商務秘書上班之前
（1）回顧前一天的工作。哪些工作尚未完成；哪些工作已經完成但還不夠滿意；哪些工作已經完成而且比較滿意。
（2）考慮今天的工作。如何承接尚未完成的重要事項；如何分步實施當日計劃的緊急事項；如何順便處理重要而不緊急的事項。
（3）修飾個人儀表。商務秘書的個人形象，直接關系到組織形象和領導者的形象。為了給人以美好的印象，商務秘書應在上班之前對自己的儀表略加修飾。
修飾個人儀表主要是檢查頭發是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪過；著裝是否得體，領帶（結）是否清潔，鞋子是否干凈；化妝是否適中，首飾是否必要等（具體內容詳見商務秘書職業形象設計）。
（4）先于他人上班。商務秘書在一般情況下至少要比其他人提前20分鐘到達辦公室。提前到辦公室，主要是整理辦公室，做好領導、同事和自己工作的準備。
商務秘書到達辦公室后的第一件事就是對著鏡子迅速檢查自己的儀容儀表，如看一下頭發是否亂了，腳上的鞋子是否臟了等。
商務秘書每天上班之后，要對領導和自己的辦公室進行整理；早晨整理上司辦公室時要做以下工作：打開空調，調節溫度，并注意換氣；擦拭寫字臺、衣帽架等家具上面的灰塵；給領導削好鉛筆，補充好辦公用品，如別針、夾子等。如果鉛筆、鋼筆等在筆筒里擺放不規整，應該把它們碼放好，并排朝手這邊，以提高工作效率；注意定期給辦公室的花卉澆水。如果擺放的是鮮花，到一定的時候要請花木公司的人來更換；領導進辦公室后，應根據上司的習慣或愛好，給上司沏茶或泡咖啡；把當天早晨收到的報紙雜志、信函送給領導；確認紙簍里沒有剩余的垃圾；確認鐘表和日歷是否指示正確。
在整理完領導的辦公室之后，如果時間還有富余，可以放松一下自己的心情，坐在辦公桌前喝點咖啡或茶，順便上網瀏覽一下新聞或看看報紙。除了時政要聞，商務秘書要多關心本行業的新聞。檢查一下昨天自己下班后有沒有送來文件，再在頭腦中確認領導今天的日程安排。
2.商務秘書下班之后
（1）工作加班。一個好的商務秘書應該做到每天無未盡事宜，日事日清，除非臨近下 班時的突發事宜。下班后的未盡事宜按照輕重緩急來分別處理，一般分為四類，即緊急重要、緊急不重要、重要不緊急、不緊急不重要。緊急事情不管是重要或不重要都得馬上做，這樣就得加班了。不緊急的事可以擬定計劃于第二天一早先處理重要的，再處理不重要的。
下班后除了加班完成未盡事宜或處理突發事件，還要對第二天的工作有一個初步的安排。加班完畢，還要檢查一下辦公室水電是否關閉，門窗是否鎖好。
（2）社交應酬。有時候，因工作需要，商務秘書下班后會跟隨領導、同事參加應酬。商務秘書參加應酬時需要做好以下工作：
提前安排車輛，領導人動身之前，商務秘書要首先通知司機，請司機在指定的地點等候，以保證領導人準時參加應酬活動。
及時進行聯絡，領導人于何時、何地、與何人交往，商務秘書均應及時與對方取得聯系，如果需要多位領導人參加，商務秘書要逐一通知，以做到萬無一失。
注重修飾儀表。在領導人動身前，商務秘書要利用有限的空間、時間，對自己的頭發、面部、著裝和首飾等略加修飾。
負責領導的安全。一般企業領導人外出參加社交活動，無警衛、保安人員隨從。此時的商務秘書，兼有負責其人身安全的義務，警惕防止意外情況的發生。
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