麥肯錫寫作技術與邏輯思考：為什麼他們的文字最有說服力？看問題永遠能擊中要害？

麥肯錫系列暢銷書NO.1
聯發科、文化大學教育推廣部讀書會參考用書，今周刊專文推薦

‧沒有想法，卻要我報告、發表看法―該如何順理講出好文章？
‧明明提供主管非常完整的資料――卻說我不用大腦、沒重點？
‧「我想到了！」――不知該如何著手的報告，如何寫得能說服人？
‧有攻擊重點、有誘導性的流暢文案――你能想完就寫完嗎？

本書是迄今唯一一本教我們
「用語言完成邏輯思考」的工具書――寫完的同時也想清楚了。

作者高杉尚孝是美國華頓商學院管理碩士，
曾任職美孚石油、麥肯錫、JP摩根等頂尖企業，在創業成立事務所之後，
十幾年來協助伊藤忠、日產、富士通、本田技研、野村證券、花王、佳能等
數十家日本知名企業，培育出眾多兼具思考與寫作能力的商務人才。
本書就是要告訴你：麥肯錫的報告為什麼這麼有說服力，怎麼寫的？

◎ 訊息――我未必這麼說，但能使你這麼做

．有暗示作用的文字――這輛機車的排氣量有500cc！
．你沒這麼說，卻能讓人照你意思這麼做――「一般認為此時應該買進」
．刻意省略主詞以驅使大家行動的句子――「車門要關上了……」。
你會這麼運用文字，以達到自己的目的嗎？

你的思想，如何以精彩文書表現？──表現思考的技巧，你能運用自如嗎？

「金字塔結構」和「MECE原則」（不遺漏、不重複）等怎麼運用在寫作技術？
作者獨創的「TH法」（高杉尚孝法），讓你一眼就看見問題核心，
同時要教你如何鋪陳出吸引人聆聽的「商用」故事，
建立起俯瞰全局的整體架構。

提案與文案的說服技巧──邏輯思考加上心理學技巧，說服人不必口才犀利

問題多半有三大類，如何提案讓客戶願意掏錢？
替代方案該給幾個？提出順序有學問。為什麼訊息的傳達，由上而下效果最好？

書中還備有課題演練，讓你馬上練習，鍛鍊你運用文字的技巧。
例如：
一、下列的空格要填入什麼連接詞呢？
廠商原本預定明年度完成水管鋪設， 近鄰末端水管的農家出現反對
聲浪， 交涉沒有進展， 完成不到兩成。

二、根據以下的三個訊息，所推導出的「最終結論」，
哪一個合乎邏輯――合情合理不跳躍的結論是？
‧三個訊息為：
「A公司產品的必要原料，價格高漲」
「A公司工廠使用的燃料，價格上升」
「同時期，A公司的員工獲得大幅調薪」
‧合乎邏輯的推論是：
A「A公司未來會大幅調漲價格」
B「未來A公司的利益會大幅減少」
C「未來A公司的股價會下跌」
D「A公司的製造成本會上升」

問題發生時，本來毫無頭緒的你，能瞬間看見核心嗎？
最簡單的「用語言完成邏輯思考」的工具書――寫完的同時也想清楚了。

推薦者
世紀奧美公關創辦人╱丁菱娟
作家、深崛萌國文改革教育發起人之一╱朱宥勳
「我是文案」版主╱黃思齊

高杉尚孝

出生於橫濱。高杉尚孝事務所代表，同時也是一位活躍的心理素質強化技術的先驅者（www.mtop.jp）。

慶應義塾大學經濟學院畢業；美國賓州大學華頓管理學院企業管理碩士（MBA）；紐約證券交易所合格證券分析師；美國艾理斯理情學院（AEI）的特別研究員兼治療師。

歷任美孚石油（Mobil）、麥肯錫（Mckinsey & Company）、JP摩根銀行（J.P. Morgan & Company）的東京和紐約分行，而後接掌美商資訊顧問公司總經理一職，才轉為現職。

在企業財政理論、擬定經營策略、邏輯思考、簡報技術等方面，從事大型企業幹部培育事業。

著有：《麥肯錫情緒處理與菁英養成法》、《麥肯錫問題分析與解決技巧》、《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》、《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》（大是文化出版）等書。



譯者
鄭舜瓏

輔仁大學日文系、台灣大學日文所畢。曾任博達版權代理公司日文版權業務，現為專職譯者。譯作有《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》、《麥肯錫問題分析與解決技巧》、《世界遺產的歷史真相》、《飆股的長相》、《做個一直被需要的人》、《世界紛爭現代史》（以上皆為大是文化出版）等三十餘本。

推薦序一
聰明的腦袋，其實有步驟、有方法

作家、深崛萌國文改革教育發起人之一╱朱宥勳

讀高杉尚孝的《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》，會有一種你在跟聰明人談話的愉悅感受。我是說「聰明」，而不是「天才」。天才會讓你覺得神乎其技，但思路之跳躍，會讓你覺得他的厲害與自己無關，那是不能複製、學習的；聰明人則有步驟、有方法、還能講得清晰透澈，讓你知道自己的不足，而且知道如何補足。
而有趣的是，聰明的腦袋都是類似的。一直以來，我常聽到一種說法，認為「學術」與「實務」是有落差的，前者重理想性，後者才能在職場上運作。不管是哪一個領域，都有這種說法──就算是我身處、最不現實的「文學圈」，也認為學術界的文學研究對創作實務沒有幫助。這種說法始終讓我很困惑，因為我自己覺得，在大學所受的人文學科訓練，對於自己的工作狀態很有幫助；我指的不是特定的人文學科「知識」，而是做事的方法、思考的邏輯、與人協商合作的基本概念。在我看來，「學術」本身就很「實務」，或者反過來說，「實務」強的人，思考方式往往就很「學術」，即使他們自己沒有意識到。
高杉尚孝的這本書，就很清楚的解開了我的困惑，證明我的直覺不假。此書從基本的「訊息」開始，接著談及「連接詞」、「主題」和「問題」的重要性，最後串連成完整的商業文書（簡報、報告、提案）構成原理。他所談論的，都是從最實務的職場需求出發，包括怎麼跟客戶、同事、上司溝通，讓自己的提案和商品順利被採用。然而，他所談及的這些思考與表達技術，都跟我讀過的最好的學術著作高度契合──「訊息」即「陳述句」，那是所有論證的基本單位，高杉尚孝對訊息的分類也是社會科學的基本功；「連接詞」講究的是陳述句之間的邏輯關係；「主題」必須集中，是所有寫作的根本（甚至連看起來最飄逸的文學創作也不能免）；此外，書中提及的「容器」，就是我們說的「框架」；最後的「問題」，更是所有研究生都必然鍛鍊的「問題意識」。
沒錯，「學術」跟「實務」從來都是同一件事。如果有誰覺得這是截然二分的事物，那他至少對其中一方有誤解。
但話又說回來，如果學術即實務，那臺灣的學院體系，為什麼又會培養出這麼多缺乏實務能力的畢業生？也許正是因為，學者們固然也有聰明的腦袋，卻對外面的世界缺乏整體性的了解，因此並不曉得自己所傳授的這套東西，不只有理想性，也是非常具有務實性。
而這正是《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》的價值所在：這是一顆真正通透世事的聰明腦袋，能把繁雜的現實運作，「翻譯」成清晰明瞭的原則性技術。更棒的是，這套技術一點都不神祕，這是任何人讀完之後，都能隨之聰明起來的一本書。

推薦序二
簡報、提案、文案怎麼寫？用麥肯錫邏輯思考，一次就說服！

「我是文案」版主╱黃思齊

隨著多屏時代（按：手機、電腦、pad、電視等，形成資訊互通）來臨，人們除了電腦與電視，更在手機、掌上型電腦等各種載具上隨時隨地吸收資訊，可說正式進入了「人人皆文案」的時代，所以在現代若身為職場工作的一分子，幾乎沒有不需要文字表達技能的人；相對的，資訊爆炸也讓人們閱讀時越來越精明嚴苛。因此，內容如果沒有清楚的邏輯、有力的論證，絕對無法像過去一樣，只靠大量曝光就能影響讀者的行為。
在我看來，有效的文案應該有三種力量：吸引力、說服力、推動力。而在商業溝通以及銷售導向的文案中，說服力與推動力尤為重要，它能夠建立讀者的信賴，進而促使他們產生行動。在《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》這本書，著重說明的就是，當我們使用文字內容表達時，如何有效的讓讀者更加認同我們所要傳達的內容，甚至無須白紙黑字的明示，就會讓讀者按照寫作者希望的方向去做。
很神奇嗎？這恰巧也是本書的可貴之處。坊間文案書籍大都著重於行銷理論與消費者洞察等原則性內容，少有仔細推敲詞句與文字用法本身，而《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》則大量介紹連接詞、文章段落、結構等寫作技巧，每個主題使用多個切面和文字撰寫方式，來具體對應到讀者的感覺，不僅有「如何寫」、「為何寫」，更點出讀者的「預期感受」，對於語感較不敏銳的撰文者來說相當實用。
而本書的後半部，則著重於邏輯思考能力的訓練，藉由金字塔結構、故事展開、摘要式等方法，說明良好的提案必須具備的結構，並且從作者的職涯經驗中，提煉聽眾或顧客聽取提案後，可能產生的疑慮與決策走向，讓撰文者能夠提前決定內容提案的論述方式。全書內容前後呼應，涵蓋範圍小至字詞挑選、大至架構建立，為讀者建構出說服力寫作的重要觀念。
邏輯分明的內容能為個人樹立專業印象，也能為品牌建立信任感與權威，若用精準的語句表達出來，則會產生更巨大的影響力。因此我推薦《麥肯錫寫作技術與邏輯思考》一書給中高階經理人，也推薦給醫療、光電、機械等注重實效甚於感性的B2B（按：business-to-business，也稱「公對公」，指的是企業間透過電子商務的方式進行交易）領域文案人員，透過嚴謹的論證與精確的表述，來切實影響自己的消費者！

用邏輯，讓你的故事精采

這是一本讓你學會邏輯思考方法，並提高寫作能力的工具書，目標是提升你的文書寫作技巧，寫出一篇兼具邏輯思考能力和明確表達能力的文章或報告。「邏輯表現力」是所有工作業務的基礎，堪稱上班族必備的「作業系統」（operating system ，縮寫OS），學會這套方法，一定會對你的職場生涯有莫大幫助。
本書的內容，初學者看了簡明易懂，高手看了回味無窮。全書在編排上除了有教科書的系統性，也非常重視實際應用的案例。特別是裡面富含一些與思考和表現有關的「關鍵技巧」，一般談論邏輯思考的相關書籍幾乎沒有觸碰到這一塊。

我聽過MECE，所以呢？
大家都知道，執行工作業務時，邏輯思考能力非常重要。事實上，有很多相關書籍都在講「邏輯思考」。這些書多半在介紹金字塔結構（按：意指金字塔原則（Pyramid Principles），頂點為結論，下面一層一層堆砌的項目，則是用來支撐結論的方法或證據），或者介紹MECE的統合方法（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive的縮寫，唸成me-see，意指相互獨立，毫無遺漏。這是麥肯錫提出的分析問題方法，原則是把整個問題細分為各個項目，然後檢查每一項目是否做到不重複、不遺漏）。並且，有的書會介紹各種應用金字塔結構和MECE，來分析問題的架構。確實，這些方法對於整理事物或是將事物結構化非常有幫助，學好它們會讓你獲益良多。
可是，光靠MECE（不重複、不遺漏）這類的分析架構，未必能讓你自動養成邏輯思考能力，也無法提升你解決問題的能力。更別說對你撰寫報告或做簡報的文書能力，有任何實際的幫助。

教你「實用的」邏輯技巧
本書介紹的「關鍵技巧」非常重要，其他的書幾乎都沒提到，或是僅粗淺介紹過，而這些技巧多半是你展現思考能力和表達能力時所需要的。具體的說，這些技巧包括：區分訊息種類的要領、下結論的方法、如何抽象化、怎樣在句子中以邏輯連接詞表達完整意思、如何運用具有我個人特色的高杉法（TH法，是高杉尚孝Takasugi Hisataka的縮寫）發現問題與設定課題、怎麼用SCQOR的故事展開法鋪陳故事，以及落實格式的方法等，你可以從中獲得許多發現和啟發。
唯有確實理解並學會應用這些技巧，你的「邏輯表現」才真的稱得上是「實用的」邏輯思考。

提升寫作技巧，可以讓邏輯變強
基於這個觀點，本書從理解邏輯表現力的原點，也就是「訊息」這個概念開始講起。重點放在如何明瞭的表達，讓大家透過學習寫作技巧，自然而然學會邏輯思考。
具備這些基礎之後，我們再學習如何設計文書的架構，並從中學習結論法、抽象化、題目設定等技巧。在後半部分的實踐篇裡，我們還會學到高杉法的問題解決型故事展開法，以及許多增加說服力的小技巧。
另外，為了確認各位理解的程度，在前四章當中，每一章最後都附有練習題，請大家挑戰看看，一定會有新的斬獲。

 

推薦序一　聰明的腦袋，其實有步驟、有方法╱朱宥勳
推薦序二　簡報、提案、文案怎麼寫？用麥肯錫邏輯思考，一次就說服！╱黃思齊
前言　會用邏輯，你的故事就會精采
本書構成　一流人材必備的表現力

第1章　訊息――我未必這麼說，但能使你這麼做
‧如何理解訊息
‧訊息分三種
‧記述訊息
‧評價訊息
‧規範訊息
‧活用各種類型訊息
‧文章的「主題」是什麼？
‧你可以自己演練

第1章　寫出流暢有力的文案――主詞、接續語、具體性，三大重點
‧善用主詞，影響別人思考
‧文章一氣呵成，這就是邏輯思考
‧用字具體，表現負責的態度
‧分段︰表達複數訊息的竅門
‧你可以自己演練

第3章　你的思想，如何以精彩文書表現？──表現思考的技巧，你能運用自如嗎？
‧金字塔結構：邏輯思考的核心技巧
‧訊息的設計：我要表現什麼？用哪種表現技巧？
‧用什麼訊息做什麼推論，就像辦案技巧
‧摘要法：把「複數」訊息整理出「一個」抽象訊息
‧抽象化，化繁為簡的技巧
‧由上而下法
‧主題金字塔，解析的利器
‧MECE的技巧，意義在於「思慮周延」
‧你可以自己演練

第4章　解決問題的基本能力──這一章，迅速提升你的做事能力
‧解決問題的步驟
‧一、發現問題
‧二、設定具體的課題（問題的背後，所要解決的課題是什麼）
‧三、確定課題之後，要列舉替代方案
‧四、評價各替代方案
‧五、實施解決策略
‧你可以自己演練

第5章　有說服力的故事，如何展開──你會說「商業用」的故事嗎？
‧故事的本質
‧用SCQOR鋪陳
‧一、設定狀況
‧二、發現問題
‧三、設定課題
‧四、克服障礙、解決收尾
‧故事的核心部分如何展開？
‧SCQOR的實例

第6章　金字塔結構，如何轉成報告和簡報──展現你邏輯說服力的故事，得這樣說……
‧用金字塔結構當設計圖
‧金字塔如何寫成「報告」
‧簡報，怎麼用金字塔結構呈現？

第7章　提案與文案的高明說服技巧──邏輯思考，加上心理學技巧，說服人心不必口才犀利
‧訊息傳達，由上而下效果最好
‧問題有三大類，如何提案讓客戶願意掏錢
‧風險，不可能避免，只能管理
‧替代方案該給幾個？提出順序有學問
‧規範訊息如何提高說服力
‧描述訊息，一樣有說服力

本書的架構
一流人材必備的表現力

本書分成基礎篇和實踐篇兩部分。第一章至第三章屬於基礎篇，首先讓大家打好邏輯表現力的基礎。第四章至第七章則為實踐篇，以問題解決型的故事展開法為中心，培養大家實際應用邏輯表現力的能力。
在第一章中，我們學習邏輯表現力的基本概念，包括了訊息、主題、分段。尤其是「訊息」，想要設計出優秀的文書作品，必須對「訊息」有很深的理解。訊息可分成記述型、評價型、規範型等，你一定可以從第一章獲得許多新的發現。
在第二章中，我們學習如何明瞭的表達訊息。從主詞、連接詞、具體性這三個層面，來學習表達的技巧（按：日文的主語相當於中文的主詞，本書中「主語」皆稱為「主詞」，較符合中文的一般說法）。不論是傳達哪一種訊息，最重要的是能夠明瞭的表現主題。如果你傳達得夠清楚明白，除了能讓你的訊息更有邏輯，也能提升訊息的說服力。
接著，我們以前面學到的訊息種類與表達方法為基礎，在第三章學習如何設計訊息。除了要學會設計個別的訊息之外，還要能設計整份文書。其中，包括金字塔結構、結論法、推論、摘要法、抽象化、主題設定等諸多的思考表達技巧，都一一學到。
學完了基礎篇的思考表達技巧之後，我們將在第四章中學習問題的解決過程，這是第五章要學的故事展開方法的前置作業。本章的學習重點在於，如何運用高杉法發現各種類型的問題與設定課題，來展開故事。
在第五章中，我們以從第四章學到的問題類型和其他課題設定為基礎，來學習故事展開的方法，這對於製作文書非常實用。具體而言，我們將學到適用於解決各種類型問題的故事展開法，它融合SCQOR故事展開法與問題解決過程。
在第六章中，我們要學習如何把金字塔構造和問題解決型故事展開法，落實在特定的格式裡。我將舉出商業文書的兩種代表格式──報告、簡報（包括文案）來說明。
除了前面學到的「邏輯表現」之外，第七章還會介紹各種能讓說服力更為提升的技巧。具體來說，包括了由上而下法、問題類型與提案的調整、風險管理、替代方案的數量和提出順序，以及傳達訊息時的命題意識化等。

內文試閱
訊息分三種

記述、評價、規範，你得會靈活運用

想要更深一層了解一篇文書的構成成分，最好能先辨識出訊息的「種類」。以種類來說，訊息大致可以區分成兩大類：「描述」和「規範」。用英文來表達，就是「what is」和「what should be」這兩類。
描述性的訊息，是表示事物的狀態。相對的，規範性的訊息，則是表示事物應有的狀態，或者人該採取怎麼樣的行動，就如同處方。描述性的訊息還可以再區分為「記述」和「評價」，而規範訊息則只有它本身這一種。
於是，訊息的種類實質上可以分為以下三種：記述、評價、規範。幾乎所有的商業文書，都是由這三種訊息組合而成。順帶一提，前面提到的例子：

「這個寶特瓶的容量為500毫升」為記述訊息。（平鋪直敘）
「這把椅子非常有設計感」為評價訊息。（有形容詞）
「本公司一定會傾全力超越其他公司，盡快開發出XY控制裝置」為規範訊息。（有動詞）

這三種訊息是構成商業文書的基本素材，請務必學會如何辨識，這是邏輯表現力的基礎。

這時候，你最好在結尾時傳達出規範訊息

當你傳遞出評價訊息，但對方仍然無法理解時，或許應該輪到規範訊息登場。不管你再怎麼強調「這臺電腦真的很讚」，也都並非直接回答對方的疑問：「那又如何？你要我怎麼做？」根據當時的狀況，有時候你傳遞以下的規範訊息（在這個例子中為提案或建議）：「所以你也應該那樣做」，便可以讓對方理解：「原來如此，你想告訴我，我應該也要那樣做」。大多數的時候，接收者讀取完評價訊息之後，會期待接下來出現規範訊息（所以，我該……我得……）。
不過，這並不能保證對方一定會贊同你，但可以確定，他已經理解你的意思。然而，如果對方連理解都談不上，更別說要贊同你了，因此說服對方的前提是，他理解你的意思。
當對方不理解你的訊息，學會分辨訊息的種類絕對是有利的。傳遞或者不傳遞何種訊息給對方，是促成對方理解的重要因素。另外，如同前面提到的，由於訊息與接收者很難完全切割開來，因此必須注意有時候你傳遞的，並非你真正意圖傳達的訊息種類。

促使對方行動，你可以故意停留在評價訊息

舉例來說，當你想促使對方做出A決定時，與其明瞭的傳遞規範訊息：「你應該做A」，倒不如停留在評價訊息：「採取A行動很不錯」。這種做法會讓對方自己聯想到規範訊息：「我應該做A」，這樣做可能更有效果。
所以，若是前面舉出的例子：「本公司的○○是符合貴公司需要的優良產品（或服務）」，你可以選擇故意停留在評價訊息，這種做法可以委婉的促使對方購買。如果想製造急迫的感覺，你可以如此表現：「對貴公司來說，本公司的產品（或服務）是您做○○時不可或缺的。」這背後暗藏了一個行動原理：「你應該得到你需要的東西」，是一種委婉建議對方採取行動的方式。

想要活化思考，用及物動詞就對了

即便是含有主詞的主動句，一旦使用「不及物動詞」（也就是讓受詞成了主詞，像是：電話要掛了、車要走了……），我們就會找不到行為者。
不管是為了釐清責任歸屬或是活化思考，我們應該注意，自己是否在無意識中使用不及物動詞。主詞與及物動詞的思考方式，可以訓練我們意識到行為者，這種基礎訓練非常重要。不管你最後決定用什麼句型，先使用及物動詞就對了。沒得用及物動詞時，那就用使役動詞「讓……」（腦筋動起來vs.讓腦筋動起來）。使用之後，你會發現心裡自動考慮到很多問題。
例如，我們常在車站聽到廣播：「門要關了」。「門要關了」這個句子用的是不及物動詞（編按：「關」的後面沒有受詞，門成了主詞），沒有指出誰是行為者。但是，電車的門並沒有生命，不會自己關，一定有人把它關起來。
好，現在你來試試看，把「門要關了」這個句子改成用及物動詞來表示，會變成「關門」，再放進主詞，就變成「車掌要關門了」。
想像一下，如果車站的廣播變成「請注意，車掌要關門了」，可能會發生什麼狀況？月臺上想要上車的乘客會嚷嚷：「先不要關！」、「為什麼關起來？」，可能會開始找對象來交涉或提出要求。搞不好還會有人對開關車門的構造和時機點有興趣，問車掌：「你是怎麼關的？」
我要說的是，使用及物動詞，可以意識到行為者，並且活化思考。為什麼？因為行為者是活生生的人，他抱持的意圖、意志、希望，傳達給接收者後，可以刺激對方的腦部。因此，在邏輯表現上，我鼓勵大家使用及物動詞來思考事情。

金字塔結構：邏輯思考的核心技巧

散文可以堆砌詞藻，商業文書得結構完整

提案書也好、委託書也好，很多人在書寫商業文書之前，經常不經大腦思考，總認為反正先把要表達的想法，一條一條寫出來再說。如果你也這麼想的話，那就大錯特錯。原因在於，太急著將自己的思考轉化成文字，會導致文章一點一點的偏離方向，最後變得主張曖昧、脈絡不明。重新修改一份粗糙的文書，反而需要花費更多的力氣。
「急就章」是沒有效率的做法，所以一開始就應該先畫好設計圖，接著才製作文書，比較有效率。沒有人蓋房子是想到哪、就蓋到哪，而不事先畫好設計圖的。製作文書也是一樣，最重要的就是設計圖。而最有效的文書設計圖，就是金字塔結構（金字塔原理）。

金字塔結構――一件事情要想到三層

金字塔結構，就是依照層級來配置主題或訊息的圖表。我稍後再說明「主題金字塔」，我們先來了解什麼是「訊息金字塔」。
在訊息金字塔的構圖中，把最想傳達的訊息放在最上層，這則訊息稱為「主要訊息」。例如，你正在製作的文書為提案書，那麼最終的提案訊息，就是你要放在最上層的主要訊息。
主要訊息之下，緊接著的是「關鍵訊息」。假設文書是以章構成，那麼每一章的訊息就是關鍵訊息。如果是提案書，提案中的背景、優點、風險、實施的體制等，就是關鍵訊息。
從關鍵訊息再往下一層，則是「次要訊息」。如果說關鍵訊息等同於章，那麼，次要訊息就是構成章的分段訊息（幾個段落形成一個分段，每個分段都有標題）。
在邏輯表現力中，你必須在基本邏輯的主張之下，有根有據、條理分明的鋪陳出確實的敘述。金字塔結構就是這個基本形式的擴大版，你的主張就是主要訊息、你的根據就是關鍵訊息，條理分明。
通常在金字塔結構中，只推想到第三層的次要訊息。只要不是太長的文書，這三層已經非常夠用。當然，如果要針對次要訊息進行說明，那麼可能會出現「次次要訊息」。「次」越多，範圍就越廣。理論上，金字塔結構可以一路擴展下去，但如果只是要設計簡短的溝通，那麼只需要「主要訊息」和「關鍵訊息」這兩層便已足夠。

訊息傳達由上而下，效果最好

商業文書別賣弄懸疑，一開始就講重點

當我們傳達訊息給對方時，不管是結論或是摘要，如果能夠在論述完主張之後提出詳細的根據，那麼說服力將會大幅提升。以金字塔結構來說，「由上而下」的說明方式效果最好。所謂「由上而下法」，是指從金字塔頂端往下，先傳達主要訊息，接著是關鍵訊息，再來是次要訊息。
由上而下法的傳達順序，用於演講、簡報等口頭上的溝通，或是文書上的溝通，都非常有效。就如同在第三章學過的，設計訊息的方法有由上而下法以及由下而上法。不過，在傳達最終訊息給對方的階段中，由上而下法最具有效果。商業文書最好不要製作成像推理劇或懸疑劇，直到最後才揭曉謎底。

由上而下，先說結論讓對方安心

為什麼我會鼓勵大家使用由上而下法呢？
第一，這種方法可以減輕接受者的負擔。由上而下法是由主要訊息開始，因此接受者從一開始就知道傳遞者的最終結論，以及想要傳達的訊息為何。所以，接收者不必煩惱「傳遞者（也就是你）到底會朝著哪個方向進行」。
如此一來，接收者就可以安心的讀取、聽取細部的說明。即使聽不太懂後面的內容說明，接收者只要先知道結論，就可以產生一定的安心感。由上而下法的傳達方式，是傳遞者一開始便告訴接收者目的地，然後再說明到達目的地的途徑。一般來說，這種方法容易讓對方放鬆心情來讀取或聽取訊息。如果對方可以安心的接收資訊，那麼你的說服力自然大幅提升。故事展開的基本原則，就是減輕接收者的負擔。
由上而下法的說明方式，不只可以減輕接受者的負擔，還有另一項優點，就是可以將對方的思考能力化為己用。絕大多數的情況下，接收者都期待能了解你說話的內容。
因此，只要一開始將結論傳達給對方，對方自然會運用他的思考能力，想辦法幫助我們將後續的說明連結到結論上。
即使後續的說明並不完整，或是多少出現難以理解之處，我們仍然可以指望接收者運用他自己的知識和想像力，來幫助我們補足（在心理上、視覺上自動補足缺少的部分，是人類的本能）。接收者幫忙傳遞者說服他自己，對傳遞者來說，沒有比這更好的事了。