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會議重點材料的來源。
一是由領導人親自撰寫。應當大力提倡領導同志親自撰寫會議文件，特別是講話稿之類的。
二是由秘書人員撰寫。會議通知、會議簡報一般都由秘書人員撰寫，由有關領導審閱定稿。
三是由專門的寫作班子集體撰寫。會議的主題報告通常需要一個集體討論完成，群策群力，反復修改，才能最后定稿。
四是由領導出思路、搭框架，秘書人員或參與會議籌備的有關人員執筆撰寫。會議紀要、領導講話稿、會議總結之類的材料，經常采用這樣的寫作模式。
撰寫會議重點材料一定要注意以下幾個問題：全面占有素材；重點材料要集體討論，由領導審閱定稿；要聽取使用者的意見；必要時應將草稿事先印發給有關與會人員，聽取他們的意見反饋。參考國家標準的規定，會議重點材料采用國標GB／T148中規定的A4型紙打印，正文用3號仿宋字體，一般每面排22行，每行排28個字。
2.會議一般材料
會議一般材料的種類：代表證、選舉證、選票、會議工作人員胸卡及其證件；會議登記表；與會人員簽到表和來賓題詞簿；會議日程表和議程表；會議須知及有關會議活動注意事項；會議討論分組名單和地點表；會場座次分區表、主席臺或會場座次表；會議主持人主持串詞。
會議一般材料的來源：來自日常會務工作的積累；從市場直接購進，或請專業公司代為制作；通過網絡下載；會務人員自己動手撰作。
撰寫會議一般材料一定要注意以下幾個問題：充分利用已有的資源，以降低成本，提高效益；因會而異，取原有材料的長處，切忌不加選擇，拿來就用；特別要注重文面修飾，盡可能地運用電腦和多媒體手段，將有關材料制作得精美一些。
（五）會前綜合檢查
在會議正式開始之前，必須安排一次對會前工作的綜合檢查。檢查工作最好提前一天進行，即使不可能，也至少要提前兩個小時進行。會前綜合檢查要按照各個階段工作逐一進行，要特別注意將以下內容列為檢查的重點。
來賓的簽到和引導由誰負責，落實了沒有；
重要人員——會議主持人、報告人、發言人以及其他需要登上主席臺的人員是否都能到會，并且都做好了相應的準備；
主席臺的燈光和音響設備是否處于完好狀態；
電源插頭、接線板能否確保會議議程的順利進行；
重要的會議可能還需要事先和當地的供電局聯系，將會議的時間、地點、聯系人、聯系方式等告訴他們并請其提供電力保障。