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本書的編著主要以高職高專院校檔案資訊化徵集管理為主要內容，探索在保護性開放利用方面進一步加強資訊化建設的思路和途徑，促使西部多民族地區高職高專院校加大檔案資訊化利用管理的力度，尋找利用電腦技術、網路查閱管理利用檔案的可行性，從而提高高職高專院校檔案管理和利用的現代化水準。本書共設九個章節：第一章高職高專檔案管理工作，第二至第五章分別編寫了文書、人事、電子、實物檔案徵集歸檔範圍與流程，第六章檔案整理規則，第七章檔案實體管理與查閱服務，第八章檔案的資訊化建設和利用，第九章檔案法律法規檔。書中摒棄了大量的現實分析和理論表述的內容，以簡明扼要的檔案收集整理具體工作流程為主要內容，加之資訊化建設和管理利用的內容，為高職高專檔案工作者提供易於操作實用系統的工作方法，使蘭台工作者能夠較快地掌握工作內容和工作程式，對於加快推進檔案的開發利用的進程，提高應用效率，轉變檔案工作思路具有創新意義。近年來，高校檔案學術研究空前繁榮活躍，但是，從研究內容來看，對高校檔案資訊化建設特別隊是高職高專關注的還不多，許多高職高專檔案徵集管理和資訊化工作尚處於初級階段，缺乏系統、深入、全面的研究和實踐。由於近年來高職高專院校辦學規模不斷擴大，招生人數不斷增加，檔案工作日益繁重，而高職高專從事專職工作檔案人員卻嚴重不足，上崗人員亟需一本便於操作、簡便實用的工作用書。本書的編寫就是作為高職高專院校檔案員及兼職檔案員的培訓教材和工作用書，從而推動高職高專檔案的規範化和資訊化工作的展開實施。
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