外商顧問超強問題解決術：整理、分解、比較，3步驟一次解決所有工作困擾

序章　

意思無法傳達，是因為你不懂思考

SECTION 01．為什麼我說的話別人聽不懂？

前輩：「你最近狀況好像不太好，有什麼煩惱嗎？」
後輩：「工作不順利……我已經很努力了，卻一直看不到成果。」
前輩：「你是說上次的企畫會議，你提的案子沒過那件事嗎？」
後輩：「我覺得自己介紹得很好，可是大家好像都沒聽懂，我也不知道問題出在哪……」
前輩：「應該是你的工作方式需要調整。你試過『整理』、『分解』、『比較』這三項思考工具嗎？這可是上班族的必備武器。」
後輩：「『整理』、『分解』、『比較』？那是什麼？」
前輩：「這是從事任何工作都會需要的三種重要技術。只要熟習這三種技術，以後不管面對什麼樣的對手或案子，一定能得到讓大家都滿意的成果。」

因為工作成果不佳，無法突破現狀而發愁，和這位後輩有著同樣煩惱的人，在其他方面應該也會碰到瓶頸，例如：

「花了很多時間和努力，卻得不到應有的成果。」
「覺得自己已經做得很完美了，旁人的評價卻很低。」
「想說的話都說了，對方聽完之後，也沒有任何實際行動。」

這些情況，追根究柢，最後一定會發現同樣的問題──「你並沒有說出對方想知道的內容」。換句話說，你並沒有回應對方的需求，所以對方當然不會認真聽你想說什麼。沒有達到溝通的效果，不管做什麼也不會有成果。

像這樣的人，還有一些共通的特徵：

●　總是單方面陳述自己的意見
●　資料準備好之後就照本宣科
●　不聽對方說話

你自己，或是你身邊的人有沒有這種情況？會有這種情況，其實都是因為「沒想清楚」。無視對方的需求，只站在自己的立場思考，就要求對方接受自己想說的事，完全不顧聽者的感受。

不管從事任何行業、職務，溝通不良都會導致工作成果不佳，也一定會惹出麻煩，必須盡快改善這種情況。

為了解決問題而進行的溝通，你如何「思考」將是關鍵。

不管你從事的是什麼行業、職務，面對一項任務，你是如何思考，將影響最後的成果。工作成果不佳，都是因為「沒想清楚」。所以，和對方溝通，或是開始製作資料之前，「思考」比什麼都重要。

只要掌握正確的思考方式，就能清楚知道自己該採取什麼行動。你可以導找到正確的路，以最短距離抵達目標。

正確的思考方式，具體來說，就是我在前言提到的三個簡單的行動──「整理」、「分解」、「比較」。無法掌握對方的需求，說出對方想知道的內容，原因往往在於沒有沒有善用這三種技術。

對方聽不懂你說的話，通常有三種原因：

1　自以為正確掌握了事實和對方的需求
2　自以為正確劃分了事實和對方的需求
3　自以為正確排列了事實和對方需求，比較了差異

關於原因1「自以為正確掌握了事實」，換句話說，就是沒做好「整理」。至於原因2「自以為正確劃分了事實」，則是沒做好「分解」。原因3「自以為正確比較了差異」則是沒做好「比較」。關於這三種技術，我會從下一章開始逐一詳細說明。

▎培養符合邏輯的溝通術，不需要學一些小技巧

要針對對方想知道的事情好好表達，得先思考自己應該說什麼。合乎邏輯又簡單的思考方式，必須活用「整理」、「分解」、「比較」的技術。

懂得正確的思考方式，就能夠掌握對方的需求，也能夠清楚傳達自己想說的話，「傾聽」和「表達」的能力都會大幅提高。「傾聽」和「表達」是溝通時最重要的武器，只要提升這兩種能力，不管面對什麼樣的人、處理什麼樣的案子，都能充滿自信，順利解決。

好處還不只這樣，培養正確的思考方式之後，也能夠提升「傾聽」和「表達」背後的「思考」、「寫作」能力。需要活用「整理」、「分解」、「比較」的技術的任務，往往牽涉到工作的四個基本要素──「傾聽」、「思考」、「寫作」、「表達」。

穩紮穩打的學習「架構」，而不是枝微末節的小技巧，才能夠培養出可以面對任何問題的最強技術。學會「整理」、「分解」、「比較」的思考方式之後，自然能夠提高工作的效率、品質和精確度。

SECTION 2．「整理」、「分解」、「比較」是有效溝通的基礎

為什麼善用「整理、分解、比較」的思考方式，能夠提高所有工作的效率、品質和精確度？再進一步來了解我這麼說的根據和具體的好處。

「雙方談話沒有交集……」
「討論的時候覺得已經達成共識了，實際上並沒有……」

你和客戶、主管、同事、部屬溝通時，有沒有碰過這樣的問題？

小至個人之間的對話、大至企業之間的專案，商業上各種大大小小、規模不等的事務，最終都脫離不了人與人之間的溝通。不管目的為何，不管對方是誰，成功的關鍵，就在於你和對方的溝通。

單向的發言只會阻礙溝通，傾聽的重要性大家都知道，然而，在商業的場合中，光是聽別人說話，對方也不會滿意，你總得表達意見。然而，如果你只說不聽，同樣行不通，對方不僅會不滿意，還會對你留下「講不通」、「說了也沒用」的印象，不把你當一回事。

為了達成有效的溝通，必須和對方形成「共識」。為了奠定有效溝通的基礎，「整理」、「分解」、「比較」的架構是很有效的工具。

▎學習正確的方法，就能有效溝通

你在說明一件事的時候，大腦中進行著什麼樣的活動？請想像你可以透視大腦的活動。你會看到，你在不經意的情況下，整理、分解、比較寫著許多事實的卡片，然後再告訴對方你理解的內容。
已經熟習這種思考方式的人，可以順利而正確的執行整理、分解、比較的步驟，有條不紊的向對方說明。然而，還不習慣這種思考方式的人，思考的步驟很混亂，說出來的話也很難理解。

和你說話的人也一樣。當你提問，對方回答的時候，同樣會在大腦中整理、分解、比較相關的事實，再以容易理解的方式告訴你。
當你和對方互相理解，也就是雙方的溝通有交集的時候，代表你們選擇和排列事實卡片的方式相同，如圖0-2。
有沒有偏離主題（整理）、重點有沒有遺漏或重複（分解）、比較的單位是否一致（比較）──只要做到這三點，溝通就會成立，奠定可以形成共識的基礎。
溝通的第一步，首先，要和對方有交集。形成共識，雙方才能往同樣的方向前進。

SECTION 04．讓「聽」、「想」、「寫」、「說」的循環順利運轉

其實仔細想想，所有工作都不外乎四種活動──「聽」、「想」、「寫」、「說」。

具體來說，就是聽對方說話；把情報輸入大腦，仔細思考；以某種形式書寫，製作資料；然後向對方報告，聽取對方的反饋，重複這樣的循環。換句話說，工作就是按部就班的進行「聽」、「想」、「寫」、「說」這四種活動的循環。

坊間有許多教導工作技巧的書籍，這些書籍說穿了，都是以這四種活動當中的其中一項為主題。例如，「讓對方照你的意思行動的『聆聽』技巧」、「讓自己更積極行動的『思考』技巧」、「讓對方一定會回信的電子郵件『書寫』技巧」、「讓對方信服的『說話』技巧」。

然而，這四種行動不能夠分開來思考。工作時，必須讓這四種活動的循環順利運轉，只要有一步卡住，工作就會停滯不前，無法得到理想的成果。

相反的，只要「聽、想、寫、說」的循環順利運轉，大部分的工作都能得到理想的成果，理由請看下一節。

SECTION 05．「聽」、「想」、「寫」、「說」的共通要素

只要工作的四種基本活動──「聽」、「想」、「寫」、「說」的循環順利運轉，工作的效率、品質、精確度都能夠獲得提升。而這四種活動都需要針對事實進行「整理」、「分解」、「比較」。

在「傾聽」階段，即使對方話說得支離破碎，你也要辨識出當中的事實，一一寫進自己想像的事實卡片，再進行整理、分解、比較，釐清談話的主軸和內容。這麼一來，你就能在大腦中構思敘事的梗概，並進一步提問。

在「思考」階段，首先，要把輸入大腦的大量事實寫下來，寫下事實卡片（這個步驟我稱之為「筆記」，我會在第5章詳細說明），再把累積的事實卡片有系統的排列在一大張紙上（這個步驟我稱之為「草稿」）。 透過筆記、草稿、整理、分解、比較的步驟，慢慢就能釐清思緒。

在「書寫」階段，利用「思考」階段寫下的筆記和草稿，製作正式的資料。這時候，一樣得重複整理、分解、比較的步驟，帶著批判性的角度思考：「這是真的嗎？」「機率有多高？」「有沒有遺漏什麼？」「有沒有重複的地方？」「是否自相矛盾？」再提筆製作正式的提案書或企畫書。

在「表達」階段，針對自己的主張，必須先在大腦中進行整理、分解、比較。透過這個步驟，你會更清楚知道自己要說明的內容，以及該如何說明，才能讓對方更容易理解。

「傾聽」、「思考」、「書寫」、「表達」的基本要素就是整理、分解、比較，只要知道這一點，你可以思考得更透徹，工作成果也會更好。

SECTION 06．學會簡單的思考術，就能夠提升工作成果

工作是由「傾聽」、「思考」、「書寫」、「表達」這四種基本活動組成，每一種活動並不需要特別的技巧，基本要訣都是一樣的。

首先，要知道如何處理事實，知道如何整理、分解、比較。只要學會正確的做法，傾聽、思考、書寫成、表達的能力都能夠提升。就像我之前說的，學會「整理」、「分解」、「比較」的思考方式之後，自然能夠提高工作的效率、品質和精確度。

接下來，我將具體說明商業人士必備的思考術，你將可以提升「傾聽」、「思考」、「書寫」、「表達」這些基本能力，培養溝通能力，改善工作水準。

第1章　培養「整理、分解、比較」的簡單思考術，工作就能暢行無阻

SECTION 07．所有工作都從「認識事實」開始

要提升工作成果，良好的溝通很重要。那麼，為了溝通順暢，需要什麼樣的思考方法，又該如何培養呢？

這個問題的答案很清楚──從正確認識事實開始。

所有工作都從「認識事實」開始，不管是什麼行業、職務、立場，邏輯思考的第一步都是「認識事實」，這適用於每一個人。如果對事實掌握不足，就無法進行邏輯思考，溝通便容易出問題。想要溝通順暢，必須傳達正確的事實給對方，同時也要確認自己掌握的事實和對方掌握的事實。

所以關鍵就在於，要正確認識事實、傳達事實。

▎傳達事實需要的三項技術

事實是你根據目的選出來的法則、事例、資訊和數據。這些事實往往都是模糊、零散的狀態。溝通時要把事實正確傳達給對方，需要「整理」、「分解」、「比較」這三項技術。只要活用這三項技術，溝通問題自然大減，也能夠提升工作成果。

◤何謂「整理」？

整理就是「正確掌握每一件事實」。

把事實一件一件分開來，正確掌握每一件事實的規模和內容，這就是整理。來看看具體的例子。

在思考商品A的促銷計畫時，「在現有通路，商品A的銷售額已經面臨瓶頸」這個問題是事實，「和B公司合辦活動，招攬客戶，提升產品知名度」這項計畫也是事實，「總預算為300萬日圓」這個概算數字也是事實。

這些事實有大有小，舉例來說，「商品A的促銷計畫」是一個事實，不過，這是「公司今後三年的事業策略」這個更大的事實的一部分。「商品A的促銷計畫」和「公司今後三年的事業策略」都是事實。

換句話說，就像在收拾房間裡四處散亂的玩具，必須按照玩具大小，一一放進箱子裡。面對許多模糊不清的事實，要整理，就必須抓出每一件事實。這就是事實和整理的關係。

此外，我們也可以把幾個小事實整合起來，當成一個大事實來處理。

◤何謂「分解」？

分解就是「把大事實劃分成小事實」。依據某種角度，把「事實」分成幾個小組。

分解的相反詞是整合。大事實可以分解成幾個小事實；相反的，把這些小事實整合起來，可以還原成大事實。在事實的分解和整合之間，關係是可逆的。

舉例來說，在思考「以社會人士為對象的新商品行銷」時，從「總收入」的角度切入，就是一種分解的方法。按照「年收入未滿50萬」、「年收入在50萬以上、未滿70萬」、「年收入在70萬以上、未滿100萬」、「年收入在100萬日圓」來區隔，任何對象都會歸於其中一組，而且不會同時歸於兩組，這就是分解的法則。

在分解事實時，「沒有遺漏、沒有重複」是不二法則。

◤何謂「比較」？

比較是「把大小一樣的資訊放在一起比較」。也就是比較相同單位的事實。

舉例來說，如果要比較A公司和B公司的獲利情況這項事實，就要把「A公司的營業獲利」和「B公司的營業獲利」放在一起比較。

如果是比較「A公司的營業獲利」和「B公司的最終獲利」，將無法得到正確的比較結果。關鍵在於，你拿來比較的事實，單位必須要一樣。

透過比較，兩項事實之間的差距就能清楚的呈現出來。舉例來說， A公司比較自家公司的銷售情況：「現在的營業額」為1,000萬，「三年後的營業額目標」為3,000萬，兩者之間有3,000萬的差距。這麼一來，大家自然會去思考要如何填補這段差距，試著提出相關的計畫和策略，例如推出新業務，或是把資源投入成長性的業務。這就是事實和比較的關係。

經過這樣的說明，你現在應該能夠了解，所有工作都奠定於正確認識事實，以及整理、分解、比較這三項技術。把原本散亂的事實一件一件的整理，分組之後，重新排列再進行比較，可以協助你導出新策略、計畫、行動，讓你更接近「答案」。