商業實用英文E-mail：業務篇

撰撰寫e-mail英文
商用書信的訣竅

網際網路的盛行，使人們越來越依賴電子郵件（e-mail）的溝通模式，似乎除了電話之外，e-mail已成為第二順位的溝通選擇。電子郵件除了「溝通」的特點之外，還兼具提醒、通知、條列式說明的特色。在職場上，想要寫好一篇得體又專業的商用e-mail書信，您必須要有幾項基本能力：
一、通曉商業術語及慣用語
二、良好的英文基礎
三、得體的書面禮儀
本書就是教您如何善用電子郵件，讓e-mail成為您無往不利的溝通工具。
一般而言，一封e-mail包含以下幾個主題：
一、 Heading信頭
二、 Salutation稱謂
三、 Body of letter正文
四、 Terms of respect敬辭
五、 Signature簽署
六、 Postscript附註說明
在上述主題中，各自有不同的表現方式，您必須先瞭解其中的內容定位及書寫步驟。您可以在下一頁看見一封商業書信的e-mail範例，幫助您更加瞭解其商用英文書信的基礎結構。
※商業e-mail結構範例
Date Sent: Tue, 5 May 2006
From: Sophia <sophia@yahoo.com>
Subject: Our new order
To: Chris <chris@yahoo.com>
Cc: Maria <maria@yahoo.com>

Dear Chris,

We have not received your order since last October. We need to find out what the trouble has been.
It is our policy to render the best service to customers. You have always been considered as one of our regular customers, for you have given us remarkable patronage. We hope to have the pleasure of serving you again soon.
Your kind reply will be much appreciative.

Sincerely yours,

Sophia Chang

P.S. We need you and we do not want to lose your business.
一、Heading「信頭」
利用e-mail作為商用書信的溝通管道時，首先，你必須要瞭解每一種e-mail工具所代表的意義，在撰寫商用書信時，才能更事半功倍地發揮其功效。
在一般的e-mail發信軟體中，都會有一制定的“Heading”(信頭)格式，雖然各家郵件軟體的格式不盡相同，但是所提供的功能是大同小異的，您可以依照個人的使用習慣或公司的安排，使用不同的郵件軟體。
以下這些信頭的內容代表的意義皆不同，您不得不了解其重要性。
(一)Date Sent「寄件日期」
(二)From「寄件者」
(三)Subject「主旨」
(四)To「收件者」
(五)CC「副本」
(六)BCC「密件副本」
(七)Attached「附件」
(一) Date Sent「寄件日期」
"Date Sent"代表你所發信件的日期。已知目前市面上常用的電子郵件軟體（例如outlook、outlook express、yahoo、hotmail、pegasus）幾乎都會在撰寫郵件時，自動加上發信當時的日期，有的電子郵件軟體甚至還會增加發信的時間。
雖然你不必親自註明日期，但是你還是要瞭解在書寫「商用書信」時，「英文日期」的表達方式：
1. 日期的表達方式：
一般美式英文日期的書寫方式為："Tue, May 5, 2006"表示是在「二○○六年五月五日星期二」所發的信函。
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※常見的英文日期表達方式：
在英文書信中，常見的日期表達方式，有以下兩種方式：
(1)"mm/dd/yy"，表示「月份/日期/年份」，
如"05/16/2006"
(2)"dd/mm/yy"，表示「日期/月份/年份」，
如"16/05/2006"
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※month「月份」的表達方式容易混淆：
其中，因為語言使用的慣例不同，又以「月份」和「日期」最容易為東方人所誤解。
因此建議您在書寫商用書信時，若要特別提及日期時，「月份」最好不要用阿拉伯數字表示，而改以月份的英文縮寫表達。(詳見第24頁「日期的相關單字」註明)
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※有關於「日期順序」的表達方式：
在正式英文商業書信中，日期的使用順序分別為「星期」、「月份」、「日期」、「年份」，例如「二○○六年五月廿日星期四」有以下三種書寫順序：
(1) Thu, May 20, 2006
(2) Thu, May 20th, 2006
(3) May 20, 2006（不含星期）
2. 日期的相關單字：
(1) weekday & weekend工作日和週末：

(2) month月份：

(3) date日期：
可以直接用數字表示，如「五月二日」就是用" 2, May" 表示。但在正式英文中，其實月份的日期是用序號表示，例如上述句子，為了慎重起見，建議您還是用正式的日期" the second of May" 表達。

(4) year年份：
直接用數字表示，如"2006" 表示「二○○六年」，通常年份是放在整句句子的最後，比較沒有爭議。
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2006英文怎麼說？
1995的英文是"nineteen ninety-five"，字面解釋是「十九」加上「九十五」，那麼「2006年」怎麼說呢？可不是"twenty six"，正確的說法應是
"two thousand six"，也就是「二千」加上「六」的說法，可不要說錯喔！
以下再總整理出日期的說明例句，您可以依實際需要改寫：
☑We will place an order before September of 30, 2006.
☑We will place an order before September 30th, 2006.
☑We will place an order before Sep. 30, 2006.
☑We will place an order before the 30th of September.
☑We will place an order before Monday, Sep. 30, 2006.
(二) From「寄件者」
"from"是「從∼（何處）而來」的意思，而非絕對代表「發信人」（sender），這是欄位的註明方式。
和「日期」一樣，在撰寫郵件時，軟體會自動加上你所註冊的帳號或顯示的名字。
若你是代表公司的名義撰寫商用書信，建議應以讓對方在第一時間就瞭解你(或企業)的身份為「寄件者」的顯示設定，以免被收件者誤當成「垃圾郵件」(spam) 遭到刪除(delete)，而讓商用信件遭受石沉大海的命運。
因為"from" 的內容是依每個人各自的設定而有不同的名字，您可以選擇以下的顯示方式：
1
※表示「個人」的寄件者
“From:"Sophia" sophia@yahoo.com”，這是表示「個人名字」+「郵件地址」
2
※示「身份全名」的寄件者
"From: Chris Nietopski"，「來自克里斯•尼達布思金」，表示「名字+姓氏」
3
※表示「公司代表」的寄件者
"From: Chris of BCQ"，「來自BCQ公司的克里斯」，表示「個人名字」+「公司名字」
4
※表示「所屬企業部門」的寄件者
"From: BCQ Inc. Customer Service"，「來自BCQ企業客戶服務部門」，表示「公司部門身分」
5
※表示「公司身份」的寄件者
"From: the BCQ Product Upgrade Team"，「來自BCQ公司產品升級小組」，表示「公司組織的身分」
(三) Subject「主旨」
"subject"表示「主旨」，代表這封商用書信的「主題」。
英文中有一句話叫做"Time is money" 「時間就是金錢」，因此在分秒必爭的商業行為中，「時間」更是非常珍貴的，而一封「有效率」（efficiency）的商用書信，其「主旨」（subject）欄位所傳達的內容，更是能夠幫助「收信人」（receiver）對信件的篩選產生加分的作用，自然能夠讓你的e-mail商用書信能夠在一堆「垃圾郵件」（spam）中脫穎而出。
以下是一些在商用書信中常見的「主旨」說明，提供您簡化書信內容的解釋：
1
 1.Quotation 報價單、估價單
 2.Offer 出價、報價
 3.Bargain 議價
 4.Budget 預算
 5.Sample 樣品
 6.Catalogue 型錄
 7.Order/Purchase order訂單
 8.Contract 合約
 9.Shipment 裝船(運)
10. Damage 損壞
11.Shortage 數量短缺
12.Complaint 抱怨
13.Reminder 提醒
14.Agency 代理權
15.Payment 付款
16.Inquiry 詢問
17.Request 需求
18.Information 資訊
19.Follow-up 後續
20.Detail 細節

此外，您也可以利用較長的「主旨」說明，以提醒收信者注意您的商用書信，但是以不超過五個單字的簡易句子為原則，以免過於冗長：
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 1. Making an appointment 安排會議
 2. Looking for Customers 尋找客戶
 3. Extending Business 拓展業務
 4. Trade Proposal 商務計畫
 5. Agreement on Conditions of Business
交易條件協議
 6. Trade Inquiry 商務詢價
 7. Selling Offer 賣方報價
 8. Buying Offer 買方報價
 9. Placing an Order 下訂單
10. Follow-up 進度查詢
11. Sales Contract 買賣契約
12. Claims and Adjustments 索賠與調處
13. Establishment of Agency Ship
建立代理關係
您也可以用"Sub" 或"Re" 表示主旨的說明文開頭，前者是"Subject" 的縮寫，後者是"Reply" 的縮寫，適用在「回覆」對方前一封信件的意思。
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※主旨+說明
商用書信的主旨內容以「主旨」+「日期」或是「主旨」+「說明」的方式表示，例如：
1. Sub: Your letter of Jan. 30, 2006
主旨：您二○○六年一月卅日的來信
2. Sub: Your Order No. 203
主旨：您編號203的訂單
3. Sub: Inquiry from BCQ
主旨：來自BCQ的詢問
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※回覆+說明
1. Re: Shortage of your goods
回覆：您短缺的商品
2. Re: Sorry for being late
回覆：為遲到而抱歉
(四) Receiver 「收件人」
"receiver"代表這封商用書信的寄發(send)對象。商用書信中，你必須有一特定的寄件對象，在你選擇對方的郵件地址之後，對方的名字(或郵件地址)就會出現在此欄位中。
一般而言，每一種寄信軟體都有「通訊錄」(address book)，在設定「收件人姓名」的內容時，就可以在其名字之後，直接註明對方的公司、職銜，而郵件地址(e-mail address)就鍵入至相關的欄位中，當然也可以僅用其名字顯示即可，但是前提必須是此郵件軟體有「顯示名稱」的選項，例如Hotmail軟體。
以下為幾種「給收件人」的表現方式：
1.To:"Mr. White" (給「懷特先生」)，直接表示收信者姓 名。
2.To:"Chris" chris@yahoo.com (給「帳號chris@yahoo.com的克里斯」)，表示「個人名字」+「郵件地址」
3.To:"Chris" of BCQ (給「BCQ公司的克里斯」)，表示「個人名字」+「公司名字」
4.To:"Chris Jones" (給「克里斯•瓊斯」)，表示「名字+姓氏」。
5.To:"Manager of Marketing Department" (給「行銷部門經理」)，表示「職銜」。
 (五) CC「副本」
當需要將此信寄給第三者時，就可以在"CC" 的欄位中鍵入第三者的郵件地址，而主要的收信人也會知道你同時有給第三者這一份副本。
"CC"的全文是"Carbon Copy"。"Carbon"原意為「碳」，因為以前的複寫紙都含有碳，所以「複寫的副本」的英文就叫做" Carbon Copy"。