資訊科技

永遠不要忽略資訊科技中的事實：
資訊遠比科技重要得多；畢竟，它終究只是種工具罷了！但是和任何工具一樣，它的效果端視它如何使用而定了，而這還得要有明智的策略與絕佳的計劃。

資訊科技已經顛覆了我們工作的方式，成為一門整合的專業。大衛˙史多瑞為這個費解的領域做出清楚的說明，告訴大家如何掌控資訊科技，使它為你和你的團隊所用。透過整個通訊媒體的運用，從最小的網路至電子郵件與網際網路，學習如何提升你在溝通與資訊收集方面的技巧。

在討論資訊科技時，常常很容易就變成將焦點集中在科技上，而忽略了它原本創始與發展的理由。資訊！這才是我們真正要的東西，也是我們用來處理工作的工具呀！輸入是指資料與其他的訊息，以及在目標與計劃的樣式中之智能。使用科技要達成的程序有校對、編輯、分析、以及資訊的轉換。而輸出則是指結構化的資訊。使用認知的程序來理解這種結構化資訊，我們便可以將它轉化成知識。你所做的價值都包含在你使用資訊科技建立的資訊與知識中。有效的使用會增加它的價值。

有效使用資訊科技與善用良好的練習有關，它能讓你達到最大的能力。除了學習個人對於資訊科技的有效運用外，還要學習在擴充或提升你目前使用的系統後，如何確認出這樣會帶給你的組織或部門什麼好處。

本書避免艱深的術語，提供你善用資訊科技所需的一切資訊，使你能在現代職場上成功。要在現代職場成功，要能夠善用資訊科技。

◆ 透過精簡且有效的課程，協助你掌控資訊科技。
◆ 協助你熟悉並充分運用現代辦公室科技。
◆ 了解整個團隊運用資訊科技系統進行有效管理的好處。
◆ 不論你的組織規模大小，應了解如何與瞬息萬變的資訊科技世界並駕齊驅。

作者簡介

大衛．史多瑞（David Storey）

大衛˙史多瑞一直從事管理方面的工作。早年他在陸軍擔任通訊宮，後來任職於倫敦的資訊科技國際有限公司（IT World Limited），擔任顧問一職。他目前任職於鄧自氏國際徵信公司（Dun & Bradstreet），負責提升資訊科技計畫的管理。他在資訊科技方面的專長著重於內部科技資訊，研發「最佳操作」的指引，普查全國使用網際網路人口，以及資訊科技的實用管理等。

譯者簡介

何宜玲

大同工學院資訊工程系畢業，目前任職於專利事務所，擔任專利工程師。譯有多本電腦相關書籍。

第一章
什麼是有效利用資訊科技？
有效利用資訊科技背後的策略
你目前在使用資訊科技的哪個階段？
使用資訊
資訊與知識的價值
資訊管理
資訊結構

第二章
自我評估
試算表
資料庫
簡報軟體
專案管理
個人資訊管理員
多媒體
有效使用硬體

第三章
網際網路
網路上的資訊
企業網路
電子商務
使用資訊科技系統處理資訊

第四章
作業系統
儲存資訊
安全性與資料整合性
資訊科技發展了多少
資訊科技的未來
2000年／千禧蟲
網際網路的挑戰
數位整合
變更工作習慣
商業利益的資訊科技
資訊科技規則
職場上的資訊科技方針
資訊科技訓練
健康與安全性

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什麼是有效利用資訊科技？
首先，我們得先了解什麼是資訊科技？
基本上，它是電腦硬體與軟體的結合，以某種方式處理資料，產生我們在工作上用得到的資訊。
而我們在這個過程中的定位在哪裡？我們又要如何用這些各式各樣的資訊呢？事實上是我們必須在所有場合中利用資訊科技。
不要只是更努力地工作，還要更精明些，這在現在已經是一句常見的格言了，但是這在使用資訊科技的職場更具有決定性！如果善加利用資訊科技，它會確保你與你的公司能存活下來，並且賺大錢。它也會讓你感覺到工作得更有效率，而你的時間與精力也更能善加利用。
時至今日，幾乎沒有哪個職場環境不會用到資訊科技；不論在辦公室或在工廠，資訊科技對公司的成功或失敗，都扮演一個重要的角色。只要多了解一些我們使用科技的環境，我們便能開始看到在善用資訊科技後，我們能變得多有效果以及多有效率。

要有效果便要做正確的事，要有效率便要正確地做事

理論上在這兩方面我們都想做到最好。利用資訊科技達成效果以及達成效率，能確保我們在職場上有益無害。並非每個人都喜歡用電腦，而且有許多例子是：對未知事物的恐懼，會對新使用者造成無法言喻的壓力。但是同樣對入門者及有經驗的使用者來說，職場上總會有一些新的小技巧可以提升生產力。 在資訊科技及其使用的角度上來看，沒有人能不使用它，而且它也持續在改變；許多商業應用軟體已經有第五、第六、甚至第七版了，像是網際網路與數位通訊這樣的熱門科技也己進展到前所未有的地步。
你可能會覺得要跟上這些變化是項不可能的任務，而的確，如果真要跟上全部的改變的確是不可能的。但是如果你採用一種特殊的方法看待你的工作，以及資訊科技如何幫你完成工作，你會發現適應科技的變化會容易得多。記住，更新版本的設計絕對是有好處的。
資訊科技的各種用途依照使用者的商業領域而有所區隔。
藉由繪出使用資訊科技的商業基礎，以及使用了哪些資訊科技和如何使用資訊科技，我們可以看出有哪些部分對我們有所影響，接著便可以開始看看使用資訊科技能讓我們提升多少。
為了確保能有效利用資訊科技，我們必須確認我們所使用的硬體與軟體的結合，適合我們所嘗試要做的工作。
我們也必須確認結合的工作與架構是幫助我們職場表現的最佳組合。
接下來，我們必須確認在職場上所使用的資訊科技程序是最有效果且最有效率的。

有效利用資訊科技背後的策略

在討論資訊科技時，常常很容易就變成將焦點集中在科技上，而忽略了它原本創始與發展的理由。資訊！這才是我們真正要的東西，也是我們用來處理工作的工具呀！對大部分的人來說，利用科技這項工具達成工作才是他們感興趣的地方。
無論使用任何工具，它的說明書都非常重要，如果說明書不適當，這個工具便無法完成所需的工作。使用資訊科技時，系統必須有功能、特性以及架構，才能讓它在操控資訊時如你所願。
無論使用任何工具，如果能正確使用，便能夠比較有效率。至於那些比較複雜且需要技術的工作，像是資訊科技，則是經過不斷使用的訓練與改進才能發展出來。
但是工具的選擇與使用，在有效使用的過程中則位於比較後面的階段。好比在各種商業領域中，關鍵便是適當的策略以及絕佳的計劃。
試想幾個「有效使用資訊科技」的連鎖問題。我們在做什麼？對「資訊」來說，哪些是輸入？發生了哪些變化？哪些是輸出？科技的定位在哪裡？另外，連鎖中要加入什麼？怎麼加入？
輸入是指資料與其他的訊息，以及在目標與計劃的樣式中之智能。使用科技要達成的程序有校對、編輯、分析、以及資訊的轉換。而輸出則是指結構化的資訊。
使用認知的程序來理解這種結構化資訊，我們便可以將它轉化成知識。科技提供這類程序的支援。這強調了本書接下來的內容所根據的基本信仰。
你所做的價值都包含在你使用資訊科技建立的資訊與知識中。有效的使用會增加它的價值。
有效使用的其中一個關鍵便是正確地規劃，以達成你所想要的目標。我們稍後會看到詳細的計劃。

術語與範例
本書中用到的術語和名稱都是資訊科技使用者每天會用到的。普遍使用的行話和縮寫字會先加以定義，並且會在可能搞混的地方加以解釋。
舉出的範例會較傾向於根據Microsoft的「office」系列，這是因為它是目前最廣泛使用的工具。而舉例說明的原則可用在各類型的資訊科技架構上。

你目前在使用資訊科技的哪個階段？

有效使用資訊科技與善用良好的練習有關，它能讓你達到最大的能力。
經驗豐富並不保證能夠有效使用資訊科技，有時候反而會使我們陷入窠臼中，只因為每次都是這樣做，這次便也用相同的方法。
對於使用者來說，彈性與適應力加上喜歡追根究底與好奇心比經驗要來得重要。有時候靠實驗與嘗試學到的，比只靠訓練學到的多。

你所使用的工具

在這裡，讓我們介紹兩個可以立刻有用的工具：使用手冊與線上說明。記住，如果你想要進步，就得使用這些資源。
使用手冊可能會很無趣或令人難以理解，而我並不建議你從頭到尾看完。但是必須記得，在你要嘗試一些新東西之前，先查看適當的章節部分，至少它會告訴你一些基本原則。接下來，如果你想要加以提升，再沿途參考說明檔。 在你的經驗較為豐富時，你會漸漸重視每個應用軟體能做多少事。結果，你便會更常使用輔助系統，找出每個應用軟體的最佳使用說明方法。
但是似乎有些不幸的是，目前許多的應用軟體，必須在你已經頗為熟悉如何使用該產品時，它的說明工具才能發揮使用效果。

自動小幫手
這項工具已頗為常見，通常呈現為「精靈」或其他自動「小……