商用英文書信

是不是嫻熟商業用語、精通文法句型，寫起商務英文書信就能得心應手呢？　

寫作商務英文書信如同作文一般，起、承、轉、合的拿捏是關鍵。

坊間這類的實用書籍往往流於指正用字譴詞的錯誤；本書則從商場實務的溝通原則出發， 追求一份信件應有的要素－「清楚的內容邏輯，明確的段落架構。」不僅討論每篇例文的句型和語法，並且剖析「邏輯和架構」上的問題點，再擬定「段落大綱」，列出「改善範例」供兩相對照。

您不妨將本書當作讓自己的英文精益求精的素材，細細琢磨「改善範例」；或是自我模擬國際貿易上的各種情境，參照「段落大綱」，小試一番，也許可練就一身英文下筆如有神的功力呢！

 

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本書用法

本書中所舉出的範例原文，是由國人書寫的。經過Paul Bissonnette修改過的原文改善範例，會加上（〇）的記號。此外，其它歐美人所寫的英文中，如果有可作為範例的，也同樣加上（〇）的記號。而國人所寫的英文，經過以英文為母語者只針對文法或語法上的錯誤略作修改者，會加上（△）的記號，另外再附上Paul Bissonnette修改過的範文。

 

本書各節的結構大致如下：

(1) 標題是將範例在溝通上的問題點作成簡短的提示，在標題之後，再針對本章所要提出的問題主旨加以說明。

(2)【背景】說明該範例寫作的經過與原因背景。

(3) 接下來是「範例（原文）」，以雙細線方框框起。

(4) 在範例的方框之下，說明範例中使用的主要語句。但有時為了避免重複，往往將語句的說明改列於後述的「改善範例」之後。

(5)【內容】介紹範例的大意。

(6)【問題點】詳細說明範例原文的問題點。

(7) 之後介紹原文的「改善範例」。「改善範例」會加上（〇）的記號，並以粗細線方框框起。

(8) 在「改善範例」的方框之下，說明改善範例所使用的主要語句。

(9)【段落大綱】簡略說明改善範例的段落結構，希望能提供讀者安排書信架構順序時的參考。改善範例例文所標示的①、②……等號碼，代表歸納出來的架構段落。

(10) 之後是改善範例的【內容】，說明改善範例的大意。

(11)【注意事項】說明改善範例與原文的差異。

(12)（參考）I研討該節中所使用的溝通技巧和語法，給予適切的說明。

 

我們並未完全指出原文範例中所有的問題點和文法錯誤，因此，即使讀者已將【問題點】中所提出的問題全列入考慮，我們仍舊建議您不要拿這些原文作為參考。您可以參考的部分，是以粗細線方框框起，並附上（〇）記號的改善範例。

 

本書中所使用的範例，並非刻意收集最糟糕的書信，而是作者在各個企業開設的內部研討會或日本技術溝通協會(JATEC)每月例行研究會中，與會諸君以匿名方式寫作的書信。使用這些書信，單純只是為了討論技術上的問題，絕無其它用意。由於出處並非特定，所以無法一一向原作者請求允許刊登；但也由於有他們的協助，本書才能順利完成，特此致謝。

 

由於JATEC成員在每月例行的研究會中努力學習，才使本書得以整理匯集成書。此外，JATEC會長、同時也是早稻田大學教授的篠田義明先生，在本書寫作的過程中，自始至終惠予指導，並在百忙之中負責監修和惠予指正，在此表達最深的謝意。

 

1995年5月1日

Paul Bissonnette

高崎榮一郎

 

 

高崎榮一郎

 監修者的話

書信的寫作，要使收信者不會產生誤會，而且能夠達到發信者預期的效果，實在不是件簡單的事情。本書就要挑戰這個目標，以實例來介紹實務現場圓融的溝通技術。本書的特色，在於全由工作場合中收集而來的實際範例所組成，並且加上註解。對在這個領域中工作的人士，或是即將出社會工作的年輕學子們而言，本書將是極佳的指引導讀。

 

目　次
監修者的話
本書用法

第 I 章　交 涉
1. 考慮對方的立場
　例文1　促請對方積極拓展國內市場的傳真（原文）
　例文1的改善範例
2. 不直指對方國名
　例文2　促請國外廠商拓展國內巿場的信件（原文）
　例文2的改善範例
　（參考）命令式的用法
3. 捨棄細節，只取大事
　例文3　反對漲價的傳真（原文）
　例文3的改善範例
　（參考）說服對方與達成協議的談判技巧

第 II 章　後續連絡與應對
1. 脱離以公司為生活重心的模式
　例文4　企業進修生的感謝信（原文）
　例文4的改善範例
2. 保持一貫的語氣
　例文5　訪問後的後續信件
　例文6　企業拒絕訪問的信件（原文）
　例文6的改善範例
3. 協議記錄應當場記錄
　例文7　協議後的後續信件（原文）
　例文7的改善範例

第 III 章　通知與回覆
1. 致歉前先考慮
　例文8　高階主管人事異動的通知（原文）
　例文8的改善範例A
　例文8的改善範例B
　（參考）致歉的表達方式
2. 有人情味的短箋
　例文9　負責人姓名的通知（原文）
　例文9的改善範例
3. 傳達好消息
　例文10　建築物規格變更的通知（原文）
　例文10的改善範例
　（參考）「顧客」是customer或client
4. 認可或建議
　例文11　貨櫃規格的建議（原文）
　例文11的改善範例
5. 錯不在己，就不用認錯
　例文12　討論提升生產線產能（原文）
　例文12的改善範例
6. 體貼顧客
　例文13　處理電腦損壞意外（原文）
　例文13的改善範例
　（參考）縮語、簡稱的規則
7. 用肯定式而非否定式
　例文14　預告出貨（原文）
　例文14的改善範例
8. 說出自己的意見
　例文15　拒絕分售零件的傳真（原文）
　例文15的改善範例

第 IV 章　請 求
1. 考慮對方的立場和情況
　例文16　請准拜訪的傳真（原文）
　例文16的改善範例
2. 不是為了自己，而應替對方考慮
　例文17　委託對方於當地調查危險物品的採購事宜（原文）
　例文17的改善範例
3. 書寫的內容要讓閲讀者能夠了解
　例文18　委託調查是否需要安全證明書（原文）
　例文18的改善範例
4. 資訊的組織
　例文19　委託研究新材料的傳真（原文）
　例文19的改善範例
5. 並非一味地保持客氣和禮貌就是好的
　例文20　委託辦理簽證手續的傳真（原文）
　例文20的改善範例
6. 「請〜」的句型
　例文21　「煩請告知您的看法」（請求考量）（原文）
　例文21　以英文為母語者修改的範例
　例文21的改善範例
　例文22　「請求報價」（委託估價）（原文）
　例文22　以英文為母語者修改的範例
　例文22的改善範例
　例文23　「請認可」（請求認可變更）（原文）
　例文23　以英文為母語者修改的範例
　例文23的改善範例
　例文24　「請認可」（請求認可）（原文）
　例文24　以英文為母語者修改的範例
　例文24的改善範例
　（參考）有禮貌的「請求」

第 V 章　催 促
1. 尊重對等主義
　例文25　抗議延遲交貨（原文）
　例文26　回覆交貨期
　例文25的改善範例
2. 說明理由
　例文27　催促簽發文件（原文）
　例文27的改善範例
3. 自己人也得注意禮節
　例文28　催促估價單的電報（原文）
　例文28的改善範例
4. 催促也得公事公辦
　例文29　催促付款的傳真（原文）
　例文29的改善範例

第 VI 章　附 件
附件不可過於公文化
　例文30　調查報告書的附件（原文）
　例文30的改善範例

第 VII 章　致 意
1. 問候的語氣應考慮對方
　例文31　祝賀辭
　例文32　祝賀辭
2. 與其回顧過去，不如展望未來
　例文33　新年賀辭（原文）
　例文33的改善範例

第 VIII 章　提 案
1. 利用洗鍊的英文範本
　例文34　商業提案（原文）
　例文34的改善範例
　（參考）shall的用法
2. 建議、請求或要求
　例文35　建議變更規格的傳真（原文）
　例文35的改善範例
3. 從整體到細節
　例文36　建議縮小工程的傳真（原文）
　例文36的改善範例A
　例文36的改善範例B
　例文36的改善範例C
　（參考）各種順序
4. 有深度的內容，就要用有深度的英文來表達
　例文37　建議不要變更交易條件（原文）
　例文37的改善範例
5. 表達方式應注意禮節
　例文38　建議變更受訓行程的傳真（原文）
　例文38的改善範例

第 IX 章　簡 介
1. 引起讀者爭論
　例文39　產品技術報告的一部分（原文）
　例文39的改善範例
　（參考）何謂簡介
2. 引起讀者的興趣
　例文40　產品簡介（原文）
　例文40的改善範例A
3. 避免強迫讀者接受訊息
　例文40的改善範例B

參考文獻