簡報的藝術：留白．空格．用色，讓視覺效果極大化的100 個製作技巧

簡報是一種引導決策的藝術，
如何傳達主張，直擊老闆和客戶內心？
怎樣細膩呈現質感，不落俗套？
本書全圖解實作，讓你掌握5重點、6步驟
提案不需多費唇舌就通過！


‧擔心遺漏重點，總是將投影片頁面塞滿滿？
‧煩惱呈現方式一成不變，特別使用動畫設計？
其實，簡報的目的是「讓提案通過」，所以最重要的是打入主管、老闆及客戶心坎，成為他們眼中的最佳選擇。

簡報諮詢顧問天野暢子，深知「提案者」與「決策者」雙方的心理，指導過的簡報往往不用口頭說明，就能讓提案通過。她指出，大多數人以為資料只是簡報的一部分，但事實上資料便代表整個簡報，如果懂得抓住訣竅，即使只用一張A4紙，又不善於言詞，決策者照樣會買單。

◎掌握5項重點，讓決策者爽快說YES
什麼樣的簡報能引導提案快速通過？製作資料時，必須思考決策者的立場，掌握5項重點。
•目標（Goal）：對「什麼事」造成「怎樣的影響」？
•親切（Hospitality）：怎麼做最能貼近對方需求？
•原創（Originality）：是否展現獨特性？
•實用（Usability）：是否化繁為簡，讓對方「只需要做決定」？
•簡化（Simple）：不依賴口述，誘導對方用直覺判斷就同意。

◎遵守6個步驟，輕鬆製作魅力簡報
「今天，蘋果讓世人對手機從此改觀。」賈伯斯一句話，撼動全場聽眾。製作簡報資料，想要這樣有力道，必須內容重邏輯，編排具巧思，貼近決策者的需求，共有6個步驟。
•第1步：善用6W2H，篩選你蒐集的資料
一開始不要先瞎忙找資料，得依循6W2H原則規畫格式：做什麼、對象是誰、花費多少、怎麼做等。而且在整個過程中，得不斷確認是否符合原則，才不會混亂失焦。

•第2步：分類、留白的版面設計，展現獨特性
資料要切合決策者的物質利益與情感利益，但一口氣全部攤開，只會讓人眼花撩亂，得學習超市DM加以分門分類，然後規畫出簡報草稿，並處理細節。
小祕訣1：數據與官方資料最具有說服力。
小祕訣2：留白最能凸顯重點，但如何安排位置與比例？

•第3步：文案力，決定報告是否夠犀利
一般文章的結構是起承轉合，但商用簡報一開始就得破題，提出對方感興趣的結論，並用標題帶出重點。最簡明易懂的句型是「什麼事+怎麼樣」。
小祕訣1：如何下標？怎麼控制字數？看看Yahoo新聞就知道。
小祕訣2：條列式敘述最有助於迅速理解，還有層級規則、段落區隔等5種手法。

•第4步：用圖像效果，創造3種優勢
大量文字容易讓人疲乏，用圖片、表格、照片傳達訊息，不僅能讓人對提案產生共同解讀、強化記憶，還能迅速引導決策。原則是一頁傳達一個主題。
小祕訣1：圓餅圖呈現比例、曲線圖表現變化，長條圖顯示……。
小祕訣2：比較2種以上的訊息時，要製作「複合式表格」。

•第5步：魔鬼就藏在編輯的細節裡
從顏色、字體、字級的變化，到頁首與頁尾的空間運用，留意這些細節，就可以確立簡報風格，方便閱讀者找到關鍵訊息。
小祕訣1：不同目的選用不同顏色，更容易脫穎而出。
小祕訣2：變化字級與字體來強調重點，但最好控制在3種以內。

•第6步：避免功虧一籄，不可忽視最後確認
無法成交、產生誤會……通常是因為我們沒做最後檢查。因此，不想栽在最後一哩路，你得注意五個常見失誤。
小祕訣1：檢閱錯漏字和資訊來源，確保內容值得信賴。
小祕訣2：做好列印與裝訂，以顯示製作者的常識與用心。

◎專家級技巧和實戰案例分析
另外，本書更提供9個專家級技巧，不管是做投影片還是書面資料，都能事半功倍。而且，搭配9個實作案例，從預算報告、內外部提案到媒體新聞稿等，馬上能派上用場。
！

天野暢子
曾任職廣告代理商、滑雪場諮詢顧問公司、遊戲廠商公關部門。2006年創業成立「Presentation・Concierge」，主要提供客戶簡報諮詢服務。在広島修道大學，擔任兼任講師，指導簡報理論。
站在廣告商、媒體、企業主的立場，不論是從「提案者」或「決策者」的角度，製作簡報、企畫書、新聞稿、廣告文案、記事報導都擁有豐富的經驗。而且，長年審閱電視新聞節目，能把瞬間吸引人的呈現及傳達手法，應用在簡報上。在很多個案中，不用開口說明，只靠書面資料就通過。
著作有《不必說話就贏的簡報術》、《看電視學簡報技巧！》、《PowerPoint的簡報力講座》等。

譯者
林佑純
淡江大學應用日語系畢業，曾在日商企業擔任祕書，現為專職譯者。熱愛旅遊及接觸世界各地文化，相信任何類型作品皆有迷人之處。翻譯作品類型有奇幻、文藝、心理、財經、休閒等，期許自己成為廣度、深度皆具的日文譯者。
譯作有《交辦的技術》、《向上管理的技術》、《爸媽不該對孩子說的55句話》、《回話的藝術2》、《如何從聊天中得利》、《經營之聖的絕學》等（以上皆為大樂文化出版）。

推薦人
TED×Taipei 創辦人&立法委員 許毓仁
簡報教練、職場專欄作家 謝文憲

 

簡報是一種引導決策者下決定的藝術！

◎簡報的成敗關鍵，就在於內容
首先，非常感謝你在眾多相關書籍中，選擇閱讀本書。相信不少人是因為對標題那句「讓提案快速通過」感到好奇吧？
參考前輩上次提出的簡報，做了一份類似的資料，但卻無法獲得上級認可；或是已閱讀相關書籍、參加研討會，努力學習製作的訣竅，最後提案還是沒有被選上……你是否也有這樣的煩惱？
這可能是因為，你至今所學只是「製作簡報資料」的方法，而不是「製作出『能夠讓提案通過』的簡報資料」。
提到書面資料，大多會先想到簡報資料和業務資料等，也常被視為是簡報和業務範圍的一部分。不過，就某種程度來說，其實「書面資料可以代表整個簡報」。首先，提出的資料要被認同，才能獲得現場報告的機會，最終在簽約及付款時，也必須附上相關資料。也就是說，如果書面資料製作得夠仔細，甚至不需要後續的口頭說明。

◎5項重點，決定提案能否通過
什麼樣的資料才能讓提案快速通過？書面資料是一種商用文書，大致區分成「必須按規定進行」以及「可自由表現」兩種。我個人在製作資料時，通常會盡量站在決策者的角度，反覆思考下列五項重點。

提案通過的關鍵─GHOUS
Goal（目標）：意識透過這份資料，會對「什麼事」造成「怎樣的影響」。
Hospitality（親切）：提供貼近對方需求的內容，可以促使提案通過。
Originality（原創）：展現出資料的獨特性，更容易被選上。
Usability（實用）：重視資料對於閱讀者是否實用。
Simple（簡化）：不試圖說服閱讀者，而是讓對方打從心底接受。

如果製作資料的人沒有先掌握這份資料的目的，將無法順利誘導閱讀者達到目標（Goal）。製作資料不只是一份文書工作，必須一開始就仔細思考，這份資料將對什麼事造成怎麼樣的影響。
第二步要了解，判斷一份資料的好壞，不是透過機械系統，而是有感情的人。提供貼近對方需求（Hospitality）的內容，能夠有效增加提案成功的機率。在書面內容上可以加入一些小巧思，會更易於閱讀、加速理解。
接下來，不能只模仿他人製作的資料內容，也要找出屬於自己的原創性（Originality），才能進一步成為閱讀者眼中有內涵的資料。另一方面，資料的內容是否實用（Usability）也十分重要。過於複雜的內容，需要花費更多時間來理解，在製作資料時，最好刪減過度複雜的部分，盡量讓對方「只要做決定就好」。
最後一個步驟是簡化（Simple）。編輯資料時不需過多說明，盡量以內容來誘導對方，讓閱讀者以直覺來進行判斷，達成雙方的共識。

◎站在決策者的角度思考
近三十年間，我主要在大眾傳播業負責「資訊傳達」相關工作。包括在廣告公司和傳播媒體業界，有不少執行簡報跟聽別人簡報的經驗。至今曾提出不計其數的簡報資料，也有許多機會聽取他人簡報，吸收各種經驗。
之所以精通製作簡報資料的訣竅，是因為深知「報告者」與「決策者」雙方的心理。當有複數決策者時，會仔細觀察、研究他人的思考及談話模式。
「以對方的立場來說，會有什麼樣的需求？希望避免什麼樣的狀況發生？只要找出這些重點，提出適合對方的簡報資料，就很容易讓提案快速通過！」以這樣的基礎製作簡報資料，可以大幅提升提案成功的機率。

◎6個步驟，輕鬆製作簡報資料
由於職務的關係，許多人主動問我製作簡報資料的訣竅。在教學相長的過程中，我發現許多人都煩惱「不知道該從何做起」。多數人不會在學校或公司學習到寫企劃書、製作書面資料的方法。因此，我藉由長年磨練出的資料力，進一步思考是否能夠透過其他方式，簡單整理製作資料的訣竅。
於是，我歸納出圖表2的階梯式步驟，只要依序進行，就能夠大致掌握製作重點。
本書中會詳盡介紹其中的細節。無論是什麼類型的資料，只要以「規劃資料樣式→決定內容架構→編寫內文→調整視覺效果→編輯內容→最終確認」這六個步驟依序進行，就能用最簡單的方式，完成一份能讓提案快速通過的簡報資料。

◎用6W2H，做出完美簡報資料
在上述所有步驟中，以一開始的「規劃資料樣式」最容易被忽略。但這個第一步，其實是完成出色簡報資料的關鍵之一。
身為一名諮詢顧問，每天經手不少相關資料，我發現在許多資料中，其實包含許多與判斷決策無關的情報，有時就連研究簡報的專家、資料製作達人所做出的報告也不例外。就算已提出眾多資料，如果缺乏可供判斷的資訊，也很難讓提案順利通過。所以在製作資料之前，必須先確認6W2H的重要情原則。
假如省略以下任何一項因素，資料就容易出現破綻，並可能成為提案無法順利通過的原因。

6W2H是什麼：
What：目標是什麼？
Who：由誰執行？
When：時間？
Where：地點在哪裡？
Why：為什麼這麼做？
Whom：目標對象是誰？
How：怎麼執行？
How much：預估花費金額？

必須在確認決策方立場以及資料需求類型之後，才能開始製作相關資料。舉個例子來說，同一項產品提案，向A公司和B公司提出的資料切入點及內容如果完全一樣，通常很難獲得青睞。

◎加強製作能力，才有信心面多更多挑戰
如同前述，GHOUS與6W2H是製作資料的基礎，本書會在內容中提及其中的關聯性，也將提供交出資料前的最終確認表、可同時用於Word及Excel的通用格式、具代表性的資料範本等。如果你缺乏實際製作經驗，不妨從本書提供的方法，循序漸進地嘗試。
加強製作資料的能力，也是培養逐步實現理想的能力。達成想做的工作能讓人感到充實，更有信心面對不同的挑戰。願本書能夠為你的人生，帶來令人欣喜的變化與機緣。

 

前 言　簡報是一種引導決策者下決定的藝術！
STEP 1　善用6W2H，整理篩選你蒐集的龐大資料
要做什麼──確認決策者到底要聽哪些資訊
由誰執行──展現個人風格，也考慮使用者立場
到何時為止──訂定截止期限，以小時為單位
地點在哪裡──場合不同，資料類型隨著改變
為什麼這樣做──不要忘了你背後要達到的目標
目標對象是誰──了解決策者的背景資訊，以免自吹自擂
如何執行──不論紙本或電子檔，都用PDF儲存
花費多少錢──預算要精準，因為成本考量是下決策的最終關鍵
STEP 2 吸晴的版面與魔法數字，讓簡報展現獨特性
大量採用數據與官方資料，讓論述更有力
如何用「物質利益＋情感利益」，讓對方心動？
切記！「3」是最容易記住的魔法數字
模仿超市DM來分類資料，讓複雜報告變簡單
套格式的排版樣式，還不如獨創自己風格
文字直排橫排有學問！但最重要是考量閱讀是否方便
簡報10頁以下最理想，最好能讓對方數秒就掌握內容
30％留白最能凸顯重點，因為顏色花讓聽者心情躁
先擬訂設計圖再處理細節，以免重複做白工
STEP 3 文案力，決定你的報告是否夠犀利
一開始就破題，是為了……
用利益點與數據下標題，有3種手法
標題的字數該是多少？學學Yahoo新聞
內文文案的基本句型：什麼事＋怎麼樣
「條列式敘述」清楚有力，但得遵守5個規則
讓數據發揮500％的效果，該怎麼做？
STEP 4 巧妙使用圖表，打造120分的視覺效果
多用圖像取代文字，刺激眼球好記憶
切記一頁一圖表，因為太多反而模糊焦點
眼睛適合看Z字型排版方式，重點要放在頁面左上角
用表格框線的技巧，讓最重要的數字跳出來
圓餅圖、長條圖……，其實有不同的用途
加入圖片與照片，能觸發對方的感動與想像
STEP 5 魔鬼藏在你不知道的編輯細節裡
用對方公司喜歡的顏色，但最好控制在3種以內
慎選字型變化，以免報告顯得輕佻
調整字體大小，製造層次來強調想表現的重點
活用頁首頁尾空間，讓閱讀順暢無阻
STEP 6 別漏掉最後確認，以免鬧笑話收拾不了
你忘記寫截止日期與聯絡人嗎？那就很難成交！
錯字、漏字及錯誤訊息檢查了嗎？小心誤會虧很大！
半形、全形混搭嗎？這樣會讓對方覺得你不細心！
列印與裝訂漏頁？製作者用不用心，看這裡就知道！
跟對方確認寄送過程了嗎？沒收到你不就白搭！
實戰I 九個專家級技巧，一次學會！
技巧1 用框線與儲存格，強化表格重點
技巧2 藉由圖像與圖解，引導聽者加深理解
技巧3 加入照片與截圖，添增真實感
技巧4 物件排列井然有序，穩定版面整潔
技巧5 設定投影片母片，有效凸顯特色
技巧6 PPT翻頁、動畫及彈出功能，激發對方好奇
技巧7 投影與紙本的重點不同，使用時得多點巧思
技巧8 設定排練計時功能，適當調整頁數與資料量
技巧9 備妥紙本資料，因應簡報突發狀況
實戰II 九個專家級案例分析，馬上派上用場！
案例1 例行會議通知（Word）
案例2 內部企畫、預算報告等直式企劃書（Word）
案例3 外部提案、企劃等橫式企劃書（PowerPoint）
案例4 媒體邀請函、新聞稿（PowerPoint）
案例5 活動傳單（Word）
案例6 業務會議資料（Excel）
案例7 視察報告書（Word）
案例8 應徵、專案負責人的職務經歷書（Word）
案例9 專案企劃書（PowerPoint）

後 記 為了讓提案通過，請馬上鍛鍊你的簡報資料力

STEP 1　善用6W2H，整理篩選你蒐集的龐大資料
花費多少錢──預算要精準，因為成本考量是下決策的最終關鍵
How much預估花費金額？

◎影響決策的3個關鍵費用
左右決策的重要因素之一是「成本考量」。無論再怎麼出色的企劃點子，若少了「費用」這項關鍵要素，便無法做出判斷。
費用又分為三種：①對方支付的費用、②免費、③對方獲得的費用，這些費用又稱為成本，是影響最終決策的重要關鍵。
①是對方必須負擔的費用，也就是需支付的成本。如果能以「定價是十萬日圓，不過我們願意提供七萬日圓的價格」這類說法進行溝通，提供適當優惠的資訊，比較能打動對方的心。
②是沒有牽涉到金額成本的「免費提案」，像是「縮短時間」、「減少需要的人力」等看不到金額的實際條件。只要能讓對方感覺獲得優惠，也可以作為一種成本。請別忘了在資料上特別註明「免費」、「零花費」等強調的字眼。

◎特別強調對方可獲利的金額
③是對方可獲取的費用。其中，「辦妥相關手續，最高可獲得十萬日圓的優惠」、「在幾號之前，可以獲得三萬日圓的現金回饋」等，也屬於這類費用，適合特別提出介紹和強調。
在引導決策的過程中，成本是大幅影響決策的重要關鍵。內容沒有必要像報價單一樣詳細，只要列出個大概，讓對方得知相關資訊即可。

 

STEP 2　吸晴的版面與魔法數字，讓簡報展現獨特性
切記！「3」是最容易記住的魔術數字
Simple簡化→想表達的項目有幾項？/What 目標是什麼？

◎項目標籤過多，反而更顯雜亂
如果想讓決策者知道許多訊息，但製作資料時卻不得要領，可能會因為內容過於龐大，反倒讓對方無法掌握重點。因此，愈是必須傳達的重要訊息（What），就愈應該在嚴選後簡化（Simple），再整理成重點。具體來說，嚴選資訊的最佳方法，就是整理成三大重點。
要記憶外來資訊，整理三項重點是最有效率的方式。我曾細讀不少簡報製作的教學書籍，無論哪一位作者，都強調「三項重點是傳達資訊的基本原則」。
會把「3」稱作魔法數字的原因，在於它是一個能夠自立的數字。請試著回想相機的三腳架。椅子的四隻腳雖然可靠，但在山上、溪邊等斜面處，還是以三腳較為穩定。3是一個「最小的穩定數字」。
回顧我們熟知的數字表示法，許多理論或口號都是以「三種」作為表達重點。就連奧運與各種競賽項目，大眾傳播媒體也以獲得「金銀銅」牌的三位作為報導焦點。

◎資料再多，也要盡量歸納成3項
有一次參加某研討會時，聽到講師說：「這部分一共有17項重點……」在聽到的瞬間，我不由得心想：「怎麼可能全部記得起來？還是算了吧。」不知道你聽到後，是否也浮現同樣想法？人類面對四個以上的數字就會覺得複雜，難以在短時間內記下來。
如何將大量的資料彙整成三項重點？其實方法很簡單，只有三個步驟：①將性質相近的情資料，劃分成三種類別；②思考各項類別的特徵；③為三個類別各自命名。
以大企業的員工為例，就區分為許多職務，例如：研究員、系統工程師、業務、總務、會計和行銷人員等。將這些職務劃分成三種類別，就是開發部門、業務部門和管理部門。其中詳細的職務差異，必要時再進行說明即可。
無論是什麼樣的資料，就算原本內容只有兩項重點，也應該再多找出一項，盡量規劃成三項重點來進行說明。

◎3個字的組合，可提升認知度
在一些宣傳標語中，常見到諧音排列組合，這也有助於重點式記憶。舉例來說，「顧客」、「人才」、「技術」這三個詞的開頭文字，可以組合成「顧人技」這個新的名詞。這個例子是出自某家企業，在宣傳標語中強調的三項「重要企業資產」。
當初的排列順序是「技術、人才、顧客」，我在得知之後，主動向企業表示：「這樣太難讓人留下印象了。」建議換個方式，以開頭文字組合成簡單好記的口號。此外，像JAL、CAD等，取英文名稱開頭字母作為企業簡稱的方法，也能有效協助記憶，提升品牌認知度。

POINT
資料一定要列出三項重點。
思考易讀易記的三字簡稱。

 

實戰I　專家級技巧，一次學會！
技巧4　物件排列井然有序，穩定版面整潔

◎透過對齊與等距功能，讓版面更整齊
文字與圖像的排列方式，會影響資料版面給人的第一印象。光看文字與圖像的排序，就能讓人感受到製作者井然有序的風格。
PowerPoint和Word當中的「尺規」調整模式，以及「格線」、「輔助線」等線條功能，可以協助分配物件位置，以及確認整體版面的平衡。

•對齊：在表格與框線的工具列中，有一項工具圖形可以調整對齊方式。選擇所有需要調整的物件後，直接點選「向上」、「向下」、「置中對齊」等項目即可。
•間隔：當資料中有複數物件時，調整適當間距就很重要。選擇所有物件後，透過格式工具列上的「左右對齊」、「上下對齊」等功能，可以調整出同等的間距。
•調整大小：調整物件的形狀和大小，也能提升資料版面的整體感。例如：照片A是8cm╳4cm的長方形、插圖B是5cm的正方形，照片B是7cm的圓形等，這些不同形狀大小的圖像，就算對齊或設定等距，還是會讓版面看起來缺乏一致性。這時要以其中一個圖像為標準，放大或縮小其他的物件。例如：直向對齊時要調整長度，橫向對齊時就要調整高度，才能統一版面的視覺效果。

◎連結圖片的注意事項
在圖解中使用線條連結物件時，也有幾個特別需要注意的事項。例如：箭頭的起點和終點是否與物件連結？從哪個部分連出去？又連接到哪個部分？如果沒有決定這些細節，圖解的版面會看起來缺乏整體感。
由於確認每一項細節得花上不少時間，基本上只要遵守「從圖像的中央連結到另一個圖像中央」這個原則，通常不會有太大問題。
如果是箭頭，會分成起點與終點，並兼備移動、改變的意義。因此，要使用普通線條或箭頭連結，都必須視圖解的實際內容進行調整。