迷你思考：麥肯錫超高效率工作計畫術，用最少的力量，獲得最大的成果！

【推薦序】
用減法完成加法
中信金控研發長 劉奕成

孩提時曾有段期間，耽溺沉迷於紙上迷宮遊戲，把同一個迷宮畫在十幾張紙上，呼朋引伴競相比賽。大部分的小孩，一拿到迷宮圖紙，就忙不迭地擎起筆，馬上從迷宮入口開始畫起，邊走迷宮還邊碎念這麼難簡直是整人。唯獨有一位同學，鎮定異常，總是用眼光逡巡迷宮圖好幾遍，才動手繞畫迷宮，過程中如老僧入定，專注且靜默。可是每一次，都是這一位好整以暇，最慢開始動作的同學，搶先繞出迷宮。我百思不得其解，不由得開始多觀察這位同學幾眼。最後發現他真的跟其他同學有很大的不同。
考試的時候，幾乎所有的同學，總是一拿到考卷就振筆疾書，只有他不疾不徐，簽上自個兒的名字之後，往往考卷上下左右看過一遍，才開始作答。結果是：大家都做不完的考卷，只有他寫得完，十有八九，他是班上最高分。後來我更發現，他其實也是班上最會玩的同學，從打躲避球到跑百米，不管在樂隊還是童軍團，許多課外活動都可以看到他的身影，最令人羨慕的，是他看起來悠遊自在，不慌不亂。
記得當時年紀小，我們這群童黨識見淺薄，要不就匆促籠統地下定論說這個人很懂得時間管理，要不就夾帶著嫉妒說他就是基因好，天生聰明過人。多了些歲月時日的淬礪之後才知道，他比我們多懂得的，是「謀定而後動」。這樣的體會在看到這本書之後，更充滿了醍醐灌頂的共鳴。這本書不但闡釋了「謀定而後動」的精髓，更細緻地條分縷析，勾勒出在「謀」的時候，如何最小思考法，同時要用鳥眼的視野綜觀全局，更描摩如何在「動」的時候，專心致志，切實適時完成任務。
用這本書的說法來換句話說，就是：「做事有成果的人，在實際投入工作前，會先明確找出『最應該投入精力的工作』，然後『捨棄』其他。藉由這個做法，省去所有不必要的精力浪費，能夠以最少的力量獲得最大成果。」
不只是我，大多數人都觀察到：有些人做事就是比其他人來得又快又好。只是我們往往習慣將這種情形歸因為天分，是學不來的。這樣的做事方法，固然有不少來自於先天的稟賦，但是也可以藉由後天的學習改善。本書作者日本的企業管理實踐家大嶋祥譽，就是企盼透過這本書，揭櫫培養這種能力的方法。
能掌握這種方法的好處，明眼人都看得出來，便是誠如書中所言：「工作的結果，在『開始前』就已決定。」這所言的工作結果，是「品質」與「速度」的綜合提升。我試著舉其犖犖大者，「品質」很難在此以三言兩語草草寫就，但是書中對於「速度」有很好的分析：「『快速推動工作』，與『工作迅速』，是兩碼子事。所謂的快速推動工作，是在接受工作委託後，盡可能提早展開工作。而另一方面，所謂的工作迅速，則是工作所花的時間短。提早展開到底重不重要，或許重要，但是提早展開的前提是：走在正確的方向上。」
這部心法的核心，就在於開卷不久就提綱挈領的「迷你思考法」，這也是無可替代的第一步驟。迷你思考法最突出的一點，在於思考時採取的「鳥眼」視角。鳥眼聽來陌生，就是我們慣常說的「鳥瞰」。再以迷宮為例，紙上迷宮，就是鳥瞰的角度，在尋找迷宮出口的人，不必親身一一試誤才能知道那些是可能的路徑，看著紙上迷宮圖，我們可以很快先刪去不可能的路徑，因為我們掌握制高點，看得到全景。
但是如果是由人親歷其境，去履踏挑戰實體迷宮，或是當下流行的撰寫程式讓機器人去走迷宮，都不是鳥眼角度，所選擇的方法，是一而再、再而三的試誤，透過試誤，不斷地嘗試各個路徑，如果能由「鳥眼」來眺看時，就可以不再需要曠日費時地盲目試誤。
這本書最精采之處，在於提供了按圖索驥的可能，雖然僅有短短六章，但是字字珠璣，並且脈絡分明，先扼要說明學習「工作安排」心法的原因以及實踐之後的碩果，復以「迷你思考法」出發，對所有工作懷有假設，接下來以「整體設計」呈現出最短的捷徑，並且秉持「成果會左右價值」的信念，掌握期待值、設定工作完成的時間，提升到最高階的「超級步驟安排術」。能夠按照這套心法演練，結果便能截然不同。
我衷心孺慕、尊敬的黃麗燕、陶韻智等先進也推薦此書，他們提供給我更多練習這套心法的機會，由我代表為文推薦。有趣的是，原本過去撰寫序文時，因為自負能夠同時左手畫方、右手畫圓，多工操作的我，總是邊看邊寫，結果往往拖拖拉拉，過了截稿期好幾天還是隻字片語，湊不出完整的篇章。
拜讀完這本書之後，我決定改弦易轍，試著採用本書闡釋的方法，結果不但更快完成序文，最後的成果架構完整，更令人滿意。這樣的操作心法，讓我們在「謀定」的時候，不必想太多，用減法完成加法，反而能輕易馭繁為簡，達成我們要的目標。只要願意試試看，翻開這本書就像直入寶山，不會空手而歸。

前言

【Chapter1】迷你思考：以最少的力量獲得最大成果
01 展現成果的人，該「捨棄」時絕不猶豫
02 提高「品質×速度」的迷你思考
03 步驟安排從決定「價值」開始
04 價值全是源自於「假設」──擬定假設的技術
05 以鳥眼縱觀工作的全貌──設計整體的技術
06 在腦中想像最終成果──設計成果的技術
07 更高階的超級步驟安排，是「流程」×「技能」

【Chapter2】對所有工作都懷有「假設」
01 只要擬定假設，該做的事就會縮小範圍
02 徹底利用周遭「眼光獨具的人」
03 發現「性感」的切入點
04 採用「非線形」的構想
05 對於網路上的資訊，要思考「那又怎樣？」
06 以「零構想」來擬定假設
07 假設的文字僅歸納出「一行」
08 擁有思考的「框架」

【Chapter3】「整體設計」會呈現出最短的捷徑
01 以設計圖掌握「現在位置」
02 整體設計要歸納成一張紙
03 留意「確認要點」
04 思考框架會避免作業的遺漏
05 步驟安排即是「流程」
06 「無疏漏、重複」的感覺，能提高工作的品質
07 將工作分成「定量」與「定性」
08 作業的估算時間要設為「兩倍」

【Chapter4】「成果」會左右價值
01 要讓成果具體化
02 以「三」來歸納成果
03 掌握上司的「期待值」
04 不要以100%為目標，有80%就夠了
05 設定工作完成的時間

【Chapter5】更高階的超級步驟安排術
01 掌握工作全貌的「商務系統型的步驟安排圖」
02 和價值有直接關係的最重要部分，須傾注全力
03 改善工作整體的「品質×速度」
04 在工作上找出突破口

【Chapter6】結果就此改變！磨練出靈敏「五感」的習慣
01 只要磨練五感，工作就會變得迷你
02 以開和關的切換來提高工作品質
03 以年為單位來擬定「日程表」
04 一天擁有二十分鐘「平靜的時間」
05 工作的推動方式「以特質優先」
06 寫下可以整頓自己的筆記

結語

一、展現成果的人，在該「捨棄」時絕不猶豫

「希望你在下個星期一前，整理好要向客戶提交的企劃。」
接獲上司的指示，為了整理出企劃書，得先著手蒐集資訊。藉由網路或書籍找來許多有可能派上用場的資訊，然後開始進行分折。由於在進行這項工作時，同時還有一般業務要處理，所以白天要忙著跑業務和開會，能專心投入蒐集資訊和分析的時間就只剩晚上。
儘管「時間不夠」的壓力壓得你喘不過氣來，卻還是得連日加班……結果還是沒有足夠的時間整理企劃書，最後連週末都得到公司加班趕工。好不容易在隔週的星期一提出企劃書，卻被上司的一番話徹底擊倒。
「感覺不太對呢。這份企劃很無趣。明天再交一份不一樣的企劃書來。」
結果變成要再熬夜重寫新的企劃書……相信許多人應該都有類似的經驗吧？

◎以必要的最少能量，創造出最大的成果
請回頭看看你的工作情形。
「一味的忙碌，工作卻展現不出成果。」
「明明工作賣力，卻得不到顧客或上司的好評。」
「總是手忙腳亂，趕在期限前才完成，或是趕不上期限。」
如果你的工作情況符合其中任何一項，那就說明了你沒有做好工作步驟的安排。
這樣的人，我建議採用「迷你思考」。
所謂的最小化，指的就是「最少、最小限度」的意思。換言之，迷你思考就是以最少的力量展現出最大成果的思考法。
迷你思考並不是要做更多事。而是聚焦在最重要的事情上，以創造出成果的一種思考方式。這種思考方式，也可說是將自己的時間和能量做最有效果且最小限度的分配。
例如，請試著想像陽光的能量。通常陽光是分散照向所有地方，但如果用放大鏡將陽光集中在同一點上，就能化為足以焚燒紙張的能量。
同樣的，如果同時有許多事項要處理，能量就會往各個方向分散。但要是能聚焦在同一個方向，這股力量就會變強，並快速的前進。將能量集中在同一點上，使用所需的最少能量，如此便能創造出最大的成果。
懂得做迷你思考的人，都不會同時處理多項工作。明白應該將焦點放在最重要的事情上，「捨棄」其他事項，這樣的人就能以最低限度的勞力，展現出最高限度的成果。這可稱之為「極致的步驟安排術」。
 
二、提高「品質」與「速度」的迷你思考

「現在你最應該集中全力的要事是什麼？」這是時常對公司老闆或是企業人士拋出的問題，而麥肯錫的顧問以及活躍於商場最前線的人們，其共通點就是能馬上回答出這個問題。
換言之，他們能清楚明確的掌握最重要的事是什麼。他們把精力集中在這上頭，所以能在不浪費力氣的情況下，以最低限度的勞力提升成果。就像這樣，透過迷你思考來進行工作步驟的安排，能朝向目標確實的創造出成果。
「現在你最應該集中全力的要事是什麼？」你是否能馬上回答這個問題呢？
如果做不到，那你很可能正在分散你的能量。
現今的企業人士，總有堆積如山的工作等著處理。迫切需要以有限的人力完成眾多工作，提升成果。總感覺自己非得著手進行生產性更高的工作不可，但同時又感到焦急，擔心自己是否能同時完成所有工作，像這樣的人應該不在少數。
企業人士處在如此嚴峻的環境下，累得筋疲力竭，而救他們脫離苦海的新思維，就是迷你思考。

◎以迷你思考同時追求「品質」與「速度」
迷你思考是從事一流的工作所不可或缺的技術。
如前所述，要追求工作的「品質」與「速度」，同時展現過人成果。這在麥肯錫是理所當然的事。
但離開麥肯錫後，我真切感受到，許多企業人士在從事工作時，總是偏向「品質」和「速度」的其中一方。
如果工作仔細，品質也不錯，但總是延誤交期，那麼，就算工作做得再好，也無濟於事。由於是團隊工作，只要有一人延遲，便會造成許多人的困擾。
此外，在很多職場上，一個人同時負責許多工作，身兼數職，是理所當然的事，因此要是處理一件工作得多花時間，整體工作的成果便會降低。相反的，只有工作速度快，但品質沒跟上的情況，也是個問題。
「工作速度快的人＝工作能力強的人」這是錯誤觀念。當然，工作速度快確實比工作速度慢來得強，但如果很快便完成工作，可是疏漏百出，品質也乏善可陳，這樣只會換來顧客或上司的負評。
另外，如果工作表現就只有速度快，只要累積相當的經驗後，任誰也能變得熟練，總有一天會被派遣員工、打工人員、AI（人工智慧）所取代。
以只有你才想得到的妙點子，或是只有你才能辦到的行動，創造出成果，這樣的工作才稱得上是高品質的工作。
話說回來，速度與品質兼顧，又是怎樣的情形呢？我們來仔細瞧瞧吧。
所謂的工作速度快，品質又好，指的是以很快的速度掌握課題，並加以解決，展現出成果。意思是指「生產性高」。
快速推動工作，與工作迅速，是兩碼子事。所謂的快速推動工作，是在接受工作委託後，盡可能提早展開工作。而另一方面，所謂的工作迅速，則是指工作上所花費的時間比較短。
提早展開當然不錯，但在適當的時機完成，比提早展開更為重要。所謂適當的時機，指的是在期限前完成工作。最好能先思考這樣的時機，再展開工作的規劃。
比起急著想早點展開，結果造成工作品質低落，還不如從期限日往回推算進行規劃，趕在期限前完成，這樣才能造就出高品質的工作成果。
因此，所謂速度與品質兼具的人，指的就是能以很快的速度在期限前完成高品質工作的人。也就是看清楚品質的高低，亦即成果，然後展開行動，不白白浪費力氣。為此，最重要的就是集中精力，確實的創造出成果。其他則一律捨棄。
你所從事的工作，是否「品質×速度」兼具呢？
如果你自覺沒能做到這一點，建議你現在馬上致力於提升工作的「品質×速度」。
我因為工作的緣故，見識過許多企業人士，而那些在工作上展現過人成果、備受好評的人，都是兼備「品質」與「速度」的工作特質，還能同時享受人生和工作，而且幾乎無一例外。
另一方面，在公司內不受器重的人，或是周遭對其負評不斷的人，往往都是因為「品質×速度」兩者的不足，不然就是欠缺「質」與「速度」的其中一項。
如果以迷你思考來展開工作，就能省去無謂的精神耗費，將精力聚焦在重要的事情上。如此一來，品質和速度也就自然會隨之提升。
懂得迷你思考的人，究竟是怎樣的人呢？經營學家彼得‧杜拉克（Peter Ferdinand Drucker）精準的做出了定義。
「如果要我舉出一個提升工作成果的祕訣，那就是集中。能夠提升工作成果的人，都是從最重要的事項開始做起，而且一次只做一項。」
懂得迷你思考的人，必會貫徹這項原則。只要學會迷你思考，就能提升「品質×速度」，同時也能從事高水準的工作。
 
三、步驟安排從決定「價值」開始

要是有人問你：「什麼是步驟安排？」你會怎麼回答？
此時，你的腦中或許會浮現「步驟安排」給人的一般印象，例如：行程管理、時間縮減、溝通技術、高效率的工作術等技術理論。本書也會針對這些有效安排步驟的技巧或技能做介紹，但這其實都不是步驟安排的本質。
或許能藉由技巧的運用而暫時提升工作成效，但這種耍小聰明的技巧，不管再怎麼使用，效果終究有限。儘管能暫時提高速度，但品質往往都無法提升，最重要的其實是――提升思考的品質。必須先有這樣的前提，才來使用步驟安排的技巧或技能。
本書提到的步驟安排，最大的特色就在於思考的方法，也就是我所謂的「迷你思考」。
要談論迷你思考，首先有一個最重要的概念絕不能避而不談，那就是「價值」。
「你所提供的價值是什麼？」
應該沒什麼人可以馬上回答這個問題吧？因為大部分的人都沒想過自己所提供的「價值」是什麼。
所謂的價值，換個更淺顯易懂的說法就是：在自己或對方眼中的「好處」。因為從事的這項工作，而對自己、對顧客，或是對工作對象帶來了好處，這就是有價值的工作。
例如，星巴克提供的價值是什麼？
它提供了一個既不是家（第一場所），也不是職場（第二場所）的「第三場所」，這個概念充分表現出了星巴克的價值真髓。也就是說，它不光是一家能喝到美味咖啡的咖啡店，還能提供一處供顧客放鬆享受的空間，這就是它的價值所在。
一個禁止吸菸，而且又很時尚的空間。在那裡可以免費使用Wi-Fi和電源，因此能夠使用筆電工作，也能和朋友一起閒聊，更能獨自沉浸在閱讀中。能在時尚的空間裡展開知性的活動和玩樂的體驗，這正是星巴克的價值所在。而提供這種價值的咖啡廳空間，過去從來不曾出現過。
另一方面，最近因提供早餐服務而人氣爆紅的「KOMEDA珈琲店」，其價值究竟為何？就像他們在公司的概念中所提到的：「希望成為人人都能在此放鬆身心的『街頭客廳』」，讓人感覺像在自己家中一樣輕鬆自在，這就是KOMEDA珈琲店提供的價值。
這家店採用以灰泥當主題的牆壁、木製天花板、真正的磚塊，令人從中感受到一股暖意，也呈現出宛如「昭和」時代的懷舊感。因此顧客能穿著輕便的服裝或是素顏來到店內，享受放鬆的氣氛。
星巴客與KOMEDA提供的價值，並非咖啡這項商品，而是能在喝咖啡的同時，也能體驗到的這個空間。顧客覺得「不錯」，進而感到滿意，因此也就變身為人氣咖啡廳，這就是它們的價值。
所謂的價值，也可說是對「要是有這樣的東西就好了」、「這樣的煩惱要是能解決就好了」的希望所做出的回應。

◎你的工作是創造價值嗎？
價值對麥肯錫而言，就是以「客戶利益為優先」，也就是要將顧客的利益最大化。為了時時讓顧客的利益最大化，自己所創造出的價值為何？我以前常被問到這個問題，或是反問自己。
當時我便認定，找出能讓客戶大吃一驚的假設並加以驗證，以及從現場蒐集有助於增加新見識的即時資訊，就是我工作的價值，並時時謹記在心。工作上的價值並沒有正確答案，不同的工作有其不同的價值，因此也沒有標準答案。
所謂的價值，得由工作的當事者去找出自己在顧客眼中的價值為何。找出讓自己感到興奮、深受感動的價值，並對此充滿期待。因為那種興奮和期待的感覺，一定也能讓人感受得到。
製作企劃書時的價值，或許就是想讓顧客（或上司）「感覺到對這份企劃書和我的需要」；如果是接待客人的工作，它的價值或許就是「讓客人感覺很慶幸能在這裡消費」。
例如一名飲料製造商的企劃負責人，在開發新產品的價值時，思考的或許是，「滿足想要品嚐美味的咖啡，同時又能替疲憊的大腦補充能量的顧客的需求」。
礦泉水「I LOHAS」（日本可口可樂）是在「不傷害環境的寶特瓶」這樣的價值下所開發出的產品。許多礦泉水都是以水的產地這樣的「品質」作為其價值的訴求，而「I LOHAS」卻是打出了不同的價值。「I LOHAS」的寶特瓶質量輕，因此購買這項商品能對減少二氧化碳等環境問題做出貢獻。
不只局限於創造性的工作，任何工作都有其價值存在。要能找出價值所在，並期許自己能夠提供這樣的價值。
就算是在辦公室裡泡茶的工作也有其價值。那麼到底是什麼價值呢？當然就是提供「以好喝的茶來緩和與會者的情緒，促成有效率的討論」。泡出好喝的茶，並在最恰當的時機提供，好讓會議能順利進行。像這樣的「泡茶款待」也能成為重要的價值。只要能看出它的價值，泡茶也能成為快樂的工作，各位不這麼認為嗎？
展開迷你思考的人，工作時想的不是「我在做什麼」，而是「我在創造出怎樣的價值」，並對自己創造出價值的這件事感到興奮和快樂。再順著這樣的價值，將這份快樂的感受傳達給顧客。

◎只要意識到價值的存在，結果也會隨之改變
對於被賦予的工作，要時時意識到「應該創造出怎樣的價值」，如此便能看出什麼是應該集中精力的要務。例如，「現在要辦一份雜誌，它的價值就是，為六○年代的男性提供一個熱血沸騰的體驗機會」。接下來就要進行資料蒐集，了解六○年代的男性會對什麼東西感興趣，然後加以分析。至少也不該是針對年輕人的嗜好或流行來蒐集資訊吧？
價值不明確的工作往往會浪費力氣，讓人變成無頭蒼蠅，當然也就不會有成果。比方說，你從事的工作是裁切建造城堡所需的石材。如果你能從一開始就意識到，自己要「用清一色的白來呈現出的極致之美，打造一棟帶給人們感動」的城堡，並以此作為價值所在，那麼你就會挑選外觀美麗的白色石材來進行裁切。但如果事前沒意識到工作的價值，就此展開作業，對石材的顏色就不會有所堅持，拿到什麼石材就直接動手裁切。
價值明確的工作可以清楚看出該走的路，所以在展開工作前便可預見最後將會呈現出的高水準成果。說得更明白一點，在準備階段就可以預測工作的結果，這樣說一點都不為過。
你現在要投入的工作價值為何？
如果你無法馬上回答，最後肯定會變成一隻無頭蒼蠅。所以當務之急就是先停下腳步，從明確決定工作的價值開始做起。