秘書助理實務

秘書助理工作是企業主管及部門不可或缺的角色，舉凡文書行政、檔案管理、會議籌備安排、訪客接待、電話與溝通技巧、行程及公務旅行安排、公共關係、電腦操作、人際溝通等工作都是其工作範圍。雖然由於電腦的功能減少了人力作業的時間，增加了通訊的便利，提升了秘書助理的工作效率，使得許多秘書的功能有所調整，職稱也從秘書變成了行政助理。但是辦公室行政工作總是要有適當的人員負責，本書設計了秘書與助理完整教學課程，同時也提供從事秘書助理及相關工作者一本值得參考的工具書籍。

徐筑琴
現任／真理大學觀光數位知識學系兼任副教授
曾任／淡水工商管理學院講師、副教授
兼任／校長室秘書
商業文書科主任
董事會執行秘書

《秘書助理實務》這本教材出版已經有好幾年了，承蒙各大專院校師生及各行業秘書助理的採用，致上最深的謝意。
隨著時代的變遷、企業的轉型、特別是電腦軟體不斷開發及應用的普及，秘書及助理的工作也隨著調整，工作的範圍也擴大到一般行政業務，但是仍然是主管及部門不可或缺的人力。
本書出版是以工具書的方向為主要寫作目的，因此章節及內容盡量要求完善，基本的秘書助理工作項目及技能，雖然不會因時代變遷而有所不同，但是仍有少部分因時間空間改變而有所調整，例如電子郵件取代一般書信、文字以橫式自左向右書寫、文書處理以電子e化作業等，所以修訂增加部分內容，以期符合時代的需求。
配合本書秘書及助理實際工作內容，再版將原書名《秘書實務》修訂為《秘書助理實務》。
知識浩瀚如海，學習永無止境，個人難免有疏漏欠學之處，尚祈各位先進學者專家不吝指教。
徐筑琴謹識
民國一百年九月

序 i

第一章　秘書的歷史與類型 1
第一節　歐美秘書之歷史 2
第二節　中國秘書之歷史 3
第三節　秘書之定義 5
第四節　秘書之類型 6
第五節　社會形態之影響 9
第六節　秘書教育與訓練 11

第二章　秘書工作的意義 27
第一節　秘書的功能 28
第二節　秘書的業務範圍 30
第三節　秘書工作的內容 33
第四節　優秀秘書的條件 38
第五節　秘書工作未來之展望 43
第六節　女性主管地位的提升 47
第七節　秘書生涯規畫與轉職方向 48
第八節　虛擬助理形成 56
第九節 e 世紀秘書 58

第三章　文書行政工作 65
第一節　信件處理 66
第二節　公文處理 69
第三節　公文、公告、通知、通報的製作 75
第四節　新聞發布 83
第五節　報告書寫 85
第六節　剪報整理 86
第七節　英文函件處理 87
第八節　信封寫法、信函摺法 91
第九節　傳真機及電子郵件的使用 96
第十節　參考資料 99

第四章　檔案及資料管理 105
第一節　檔案管理之意義 106
第二節　檔案之種類 106
第三節　檔案管理的制度 107
第四節　檔案管理的重要與功用 109
第五節　檔案處理的步驟 113
第六節　檔案管理的原則 117
第七節　西文檔案管理 132
第八節　電腦與文書管理 143
第九節　文檔保存年限 143
第十節　企業資料存檔的範圍 144
第十一節　檔案管理的態度 145
第十二節　秘書與檔案管理 146

第五章　會議籌備安排與管理 149
第一節　會議的意義和目的 150
第二節　會議性質 152
第三節　會議地點 155
第四節　會議通知 157
第五節　會議通知、議程、提案單的製作 158
第六節　會議的準備事項 166
第七節　會議後的工作 176
第八節　會議時秘書的工作 177
第九節　會議記錄工作 179
第十節　會議管理注意事項 188

第六章　訪客安排、接待與禮儀 193
第一節　主管約會之安排 194
第二節　訪客之類型與接待 197
第三節　訪客接待的禮儀 203
第四節　介紹的禮儀 209

第七章　秘書的禮儀修養 213
第一節　辦公室禮儀 214
第二節　生活禮儀修養 217
第三節　公共場所的禮儀 228
第四節　秘書行政工作有關禮儀事項 232

第八章　電話的使用與禮節 249
第一節　電話禮節的重要 250
第二節　接聽電話的禮節與注意事項 250
第三節　打電話時的禮節與注意事項 253
第四節　電話留言條的使用 255
第五節　主管電話之處理 258
第六節　秘書可以處理的電話 259
第七節　困擾電話的處理 260
第八節　行動電話的禮節 261
第九節　中文電話良言美語 262
第十節　英文常用電話用語 263

第九章　主管公務旅行安排與管理 273
第一節　了解主管之意向 274
第二節　旅行時準備攜帶之參考資料 278
第三節　預訂機票及預約旅館 278
第四節　旅行應備物品 280
第五節　國外公務旅行 282
第六節　編排行程表 284
第七節　旅費申請 285
第八節　旅行返回後處理事項 285

第十章　辦公室行政管理 287
第一節　辦公室行政管理意義 288
第二節　辦公室管理功能 288
第三節　秘書與辦公室管理 291
第四節　辦公處所的管理 293
第五節　辦公用具之訂購與請領 297
第六節　時間的管理 298

第十一章　秘書的人際關係與說話技巧 305
第一節　人際關係的重要 306
第二節　秘書與溝通 306
第三節　秘書的人際關係 307
第四節　說話的技巧 311
第五節　秘書工作說話的要求 312
第六節　演講技巧 315

第十二章　公共關係 317
第一節　公共關係概說 318
第二節　公共關係之定義 319
第三節　公共關係部門的工作 320
第四節　企業界的公共關係 323
第五節　記者訪問、記者招待會、酒會 330
第六節　企業發言人 333
第七節　危機管理 335
第八節　秘書與公共關係 338

第十三章　簡報製作與簡報技巧 341
第一節　簡報的意義 342
第二節　簡報溝通的過程 342
第三節　簡報製作的步驟 343
第四節　媒體輔助電子簡報 344
第五節　簡報的結構 345
第六節　簡報場地實務 346
第七節　臨場表現 347
第八節　簡報軟體的使用 350
第九節　經驗之談 350
第十節　參考資料 352

第十四章　謀職準備與面試禮儀 355
第一節　確定工作目標 356
第二節　探討工作市場之需要 358
第三節　申請工作準備事項 362
第四節　面談準備 371
第五節　工作與升遷 372
第六節　求職面試禮儀 376
第七節　面試參考問題 380

參考書目 383