為什麼菁英都是清單控？：紓解焦慮，提升效率，輕鬆管理工作、家庭

★《商業周刊》第1448期封面專題報導

為何有些人事情不多，卻手忙腳亂?
而有人身兼數職，仍從容不迫，還可放空休息?
原來，成功人士都習慣用－－｢清單式思考｣！
 
 
瑪丹娜、瑪莎．史都華、約翰．藍儂、富蘭克林、達文西，以及歐普拉，這些不同時代、不同領域的成功人士有何共通點？答案是：他們都是「清單控」。他們習慣把該做、想做的事，變成可快速瀏覽、方便執行的｢清單｣。
作者指出，我們只要將目標寫下來，便成為一種應負的責任，幫助我們完成想做的事。｢清單控｣之所以比別人順遂，因為光是｢列清單｣這動作，就能發揮強大效應：
◎立刻減輕焦慮、快速建立成就感
◎備忘，重點不遺漏
◎專注大局，忽略枝節，複雜任務簡化處理
◎重要的事自動完成，日子愈過愈愜意
清單化的威力在於，它不是時間管理工具，而是一套精巧的目標導向做事習慣。一個目標一張清單，目標不論大小都行，工作與生活都適用：
•好會議清單:事先列好確認清單，30分鐘的會議，5分鐘搞定！
•提振士氣點子清單:發現團隊績效低迷，構思各種激勵人心的點子。
•看房清單: 看房要注意哪些重點?列張清單，重點不漏看。(作者的看房清單，在朋友圈廣為流傳)
•打包行李清單:旅行者常備清單，以免東西忘記帶。(列過一次可重複使用)
•暖場話題清單: 參加飯局最怕冷場，事先準備可引起討論的話題，絕不尷尬！
•家人情感清單: 希望凝聚家人情感，經營共同經驗與美好，也可以把想做的事清單化。
•媽媽生日禮物點子清單: 生日前兩個月先開一張清單，一想到點子就往清單上丟 。
•人生願望清單: 死前一定要做的事 。(作者強烈建議每個人都要列這項清單)
 
本書介紹各種清單的類型，分享各式各樣的好清單，並介紹許多幫助你列清單的實用文具與電子化工具。

【來自讀者的肯定】
-亞馬遜讀者75%以上的評價都給了五顆星
 
【暢銷勵志書作者背書推薦】
｢這是所有清單控都在等待的一本奇書，它不僅實用、有趣，而且還能令人深思。它能激勵讀者去列自己的清單，幫助大家完成更多事，而且樂在其中。｣
--《過得還不錯的一年》作者葛瑞琴．魯賓
 
【商業&生活媒體推薦】
富比士(Forbes.com)
歐普拉(Oprah.com)
瑪莎史都華生活雜誌(Martha Stewart's Whole Living Magazine)
福斯商業網(FoxBusiness.com)
BusinessInsider.com


｛推薦序｝
你跟自由的距離，只有薄薄一張清單而已
文／茱莉‧摩根斯坦
 
不是每個人都像寶拉一樣生來就有可以讓事情井井有條的基因，至少我絕對沒有。你可能看不出來，但整齊絕對不是我的最愛，我最愛的是混亂。我是個創意型的右腦人，我得在不確定與人生如戲的自然發展中，才能活出自己。我是個演員，是個舞者，是個導演。我一直都很崇拜那些可以一絲不苟的人，因為我實在不是那種人。
欠缺條理讓我始終處在壓力下。不論我在做什麼，我總是擔心我是不是忘了什麼。我腦中的跑馬燈會二十四小時閃爍著我該記得的事情，但這樣的跑馬燈會讓我很難專心在當下。我每十個念頭就會有一個是「有天我一定要學會有條理」。但事實是要有條理讓我很恐懼。
我一直覺得變得有條理會壓抑我的創意，澆熄我個性中的自然與風趣。我渴望著更有效率、更有組織，但我不希望因此變得無趣。但就在這時候我找到了突破的出口。
我女兒潔西的到來，改變了我的世界。有天我錯失了帶她去散人生第一次步的機會，因為等我把東西統統整理好塞進尿布袋，這小傢伙早就又睡著了。為了她，我體認到自己得振作一點，像樣一點。活在混亂裡對只要打點好自己一個人時的我沒問題，甚至很有利；但現在有個小人兒跟我一起，而我對她有份責任。
所以我決定把自己弄整齊，就算這損及我的創造力也在所不惜。我開始把尿布袋裡該有的所有東西造冊。這樣一旦有機會可以出門踏青，我就可以馬上確認東西有沒有帶齊。我的女兒再也不會因為我沒有準備好而錯失了另一個人生的第一次。尿布袋的清單是我的起點，而且是一個好的開始，於是我開始把清單延伸到生活的其他層面。我開始把希望弄整齊的每一個生活環節都列張清單，然後一一擊破。而隨著一切變整齊，我的生活發生了一件有趣的事情。
我的創意不但沒有因此遭到壓抑，反而我在行動上還覺得更有空間可揮灑。我感覺到清爽、自信、專注，覺得一切都在我掌控當中。我所有的想法都集中在一起，也真正能夠執行。所有我需要的東西都在我的指掌間，而這種成就感讓我更容易有靈感，更能夠隨機應變。
魚與熊掌變得可以兼得。我可以既有條裡、又有創意。這樣的我開始主動去幫助那些跟我一樣長年抗拒條理的朋友。很多人一想到要列清單就卡關，而我完全知道那種感覺。但請不要害怕，清單絕對是你收復控制權的最佳登陸點。想法統統下載到清單上，你就能騰出思考力來做決定，來專注在重要的事情上。這樣的你才不至於會因為枝微末節或臨時冒出、但其實根本無關大局的小事分心。

清單的好處我在這裡列了一張簡表：
■減輕焦慮，因為你比較不用擔心忘記事情。
■讓你能夠專心做事，不用把力氣用在記憶事情。
■讓你可以專注於大局（枝節自動忽略）。
■讓你處於制高點去分配工作（讓樂意幫忙的人來分攤事情）。
■每劃掉一筆工作，你的成就感就加深一點。
■讓生活中許多重要的事能夠自動完成，讓你日子愈過愈愜意。
 
身為條理世界裡的「更生人」，我可以說棄暗投明真的是太開心了。我跟寶拉都會因為書架很整齊而驚呼，或是為了把事情劃掉時的快感而尖叫的人，而這也是我們認識後所做的事情。
但寶拉跟我還是不一樣。她會第一時間把腦中閃過的待辦事項記到便條本上，帳單也都可以按照字母的順序排好，而這就是清單的好處。清單可以是每個人的好幫手，不論你是慣用右腦的創意人還是工作狂，人人都適用。
我們每個人都不會完全一樣，而我希望的是每個人都能因為用對工具而從混亂變條理，然後不再回頭。這樣一個希望，寶拉用這本書幫我達成了。學習用清單來管好要做的事，會是你學會有條理最棒的一門課。
確實，我有「生活秩序女王」稱號，但我並不完美。面對新的挑戰與企畫，或是工作量滿到一個程度，我還是會有覺得亂的時候。這時候清單就可以幫助我把生活的節奏與重心拉回來。說到提升生產力、效率與成功，事情永遠學不完，所以我想對寶拉說聲感謝，謝謝她寫出了這本書來作為我們的指引。
從小地方做起就行──你距離自由，或許只是薄薄一張清單而已。
 
（本文作者茱莉‧摩根斯坦〔Julie Morgenster〕為美國暢銷作家，著有《別再看時間的臉色》〔Time Management from the Inside Out與《收納其實很容易》〔Organizing from the Inside Out〕）

作者引言：我的清單人生

嗨，我是寶拉‧里佐，我有病。這種病的叫作「清單控」（glazomani）。glazomani這個字，按照Dictionary.com上的解釋，指的是對清單有著無比的熱情；Encyclo.co.uk上的定義則是「對建立清單有著異常的迷戀」。是的，我就是個清單控。
跟一般人比起來，我絕對感覺壓力比較小，而為此我真的得感謝長伴左右的清單。當然，要把清單上的項目一條一條劃掉，也是會焦慮的，但我另外有法寶跟手段可以處理這問題。身為一個每天被「時間限制」推著跑的紐約電視製作人，我真的得把得過的艾美獎與大大小小的成績，歸功於列清單的習慣。靠著清單，我完成了更多的工作，規畫了海外的婚禮，找到了落腳的公寓。
我的生活就是不斷在列清單。
■要做的事情
■要去的地方
■要想的劇情
■要試的app
■喜歡的餐廳
■想讀的書單
■要辦的活動
清單主題可以沒完沒了。我甚至會把尷尬時可以說的話，挑內衣時可以說的話，還有要逗人笑的時候可以說的話都列張表出來。我發現為生活中各種可能的情境都做好萬全的準備，可以讓時間的運用變得更有效率。我知道不是每個人都像我一樣執著於清單的研究與建立，但我覺得有這樣的「強迫症」才是對的，大家都應該學我。所以我寫了這本書，我希望看了這本書，大家能找回自己的生活秩序，重新成為自己生活的主人，不要動不動就忙不過來外加喘不過氣。
事情太多，時間太少
我一直都很害怕改變。上小學的時候我超討厭換新老師，也討厭換座位，因為我容易對熟悉的事物「太黏」。有次我老公傑伊說他覺得我們應該從皇后區的佛里斯丘地區搬家到曼哈頓，我馬上使出了制式的反應。我堅壁清野，嘴巴緊閉，用無聲表示抗議。我內心的對白是：幹麼要搬新家呢？現在的地方不是好好的嗎？改變對我來說好可怕，好多不確定性，要重新適應得花我很大的力氣。
上東城、東中城、蘇活區、金融區、東村、葛拉梅西，曼哈頓的區塊那麼多，我們可以做功課的時間卻那麼少。我們儘可能在曼哈頓找了符合我們租金預算的地方看房，但我一坐紐約市地鐵F線回到佛里斯丘，腳才剛踏出車廂，回到溫暖的家不久，我就已經想不起來剛剛看的公寓有多少收納空間，有沒有暖氣，甚至於是幾樓的房子，我全都不很確定了！找出租的房子時，很多時候房東的廣告不會列出完整的資訊，可能沒有照片，也很少提供房間配置的平面圖。正常狀況下，我算是很善於專心一意，但不知怎地這次找房子的事讓我難以招架，我處於驚慌之中，但最後我解開了謎團。
好清單讓人變輕鬆
面對這次的問題，我沒有一開始就用我經驗中非常好用的辦法來處理，我忘了使出清單！在來回很多趟卻都白跑之後，我終於決定像在工作時一樣列張清單。在紐約這顆大蘋果裡當電視與網路節目製作人，我的工作有時是在攝影棚裡，有時候則要出外景。我得構思節目的企畫、想情節、進行訪談、約來賓、搞定主播、分配各單元的時間，事情可以說多到沒完沒了。這才想到，我有這麼多工具和技巧，可以幫我搞定工作上的龐雜任務，只要把那些辦法拿出來用一下，要找到新家，應該易如反掌。
做節目的時候我會用清單、檢查表、流程表等工具，來掌握工作進度。效法這樣的作法，我把自己在看房子的時候會需要注意的所有事項都列在清單上：地址、樓層、景觀、地板（硬木或地毯）、收納（櫃子數目）、室內坪數、房間數（幾房幾衛）、家電附不附（洗碗機？）、管理品質（管理員、保全、門房？）……等等。這張表成了我跟傑伊後來看房的基本配備，我們會按照表上的項目一條一條確認，一個空間一個空間地檢視，問題也能問得行雲流水，不會掛一漏萬。清單在手，我們可以專心確認自己的需求與物件的條件，如此我們便可以蒐集到所有資訊，來做出最正確的決定。
像個製作人那樣思考
看房的清單讓我能集中精神，清楚自己想要的是什麼，又該問準房東些什麼，這作用類似我上班時隨身攜帶的拍攝工作單。帶隊去棚外取景，我都會把要問的問題跟要拍的東西列成清單帶著。
取景的前一天，我會坐在辦公桌前，把訪問的流程在腦中整個掃一遍。我會用畫面去想像整套流程的每一小步應該怎麼走。比方說，我會先訪問醫生，再來拍健檢的畫面讓醫病同時入鏡，最後採訪病人的看法。我會思索過整則新聞的主旨，然後事先在一張清單上擬好要問醫生與患者的問題。這麼做的好處是我不會有該問的問題漏了問。雖然我已經是老鳥，出過的外景不計其數，但我從來不會偷懶省掉這點事前的準備工夫，要知道不怕一萬只怕萬一，而做電視節目一有個閃失都是很貴的事情。尤其最壞的狀況就是兩手空空回到電視台，能用的畫面都沒拍到。剪接人員雖然常能化腐朽為神奇，但巧婦難為無米之炊，要是沒拍到醫生滿頭大汗在急救病人，那你的報導最終還是會難產。
外出取景偶爾會遇到突發狀況，醫生可能受訪到一半有緊急的病人得看，或是急診室有什麼狀況要去支援。但只要有清單在手，我就可以在狀況解除後精準地恢復進度，最後滿載而歸。
帶著理想公寓條件一覽表去看房，我回到家便可以把資料一攤，然後好整以暇地跟傑伊對今天去過的物件品頭論足一番。最後我們在東村找到了超棒的公寓，在那兒開心度過了美好的四年。
清單製作人」網站誕生
我們搬進新公寓後差不多一個月，一個朋友也要找公寓。她說自己一點頭緒都沒有，而且想到找房子就一個頭兩個大，於是她問我：「上次那張清單還在嗎？」既然朋友開口了，我當然把自己的心血大方捐出來。而她拿了清單離開，不久也順利找到了理想的公寓。話說我這朋友在看房的過程中，一名房仲瞄到了她手上的單子，也跟她要了一份。結果房仲先生覺得這點子太棒了，他等不及要跟客戶分享這個讓人可以專心辦事而且滴水不漏的祕密。於是我的朋友回來跟我說：「我覺得你的清單有搞頭喔！」
在這樣的機緣下，二○一一年四月，我創立了「清單製作人」（ListProducer.com）網站。這是個強調「效率」的園地，我會在這裡分享各式清單與技巧，希望能幫助來訪網友提高行事效率，另外這網站也提供一些我從各領域專家身上偷學到的東西。這作法，我稱之為「清單式思考」，它可以應用於生活中大大小小的事情與五花八門的場合，而我設網站的出發點是要幫助人，是希望各行各業的人，都可以活出效率，活出成果，活得幾乎沒有壓力！
清單式思考的好處
以下是這本書可以讓你幫你做到的事：
■不論是工作或生活，都可以做起事來事半功倍。
■發想出新的創意，改掉不理想的清單擬法。
■釋出時間來享受人生。
■把部分雜務外包出去，讓你不必從早到晚事必躬親。
■ 認識好用的手機app、線上服務、網站，讓你在追求生活井然有序的路上得道多助。
■讓你學會送禮、辦派對，讓你有時間與精力投入你熱中的活動。
■順利減壓。
設定你的目標
設定目標是一件大事，做完之後你會大大鬆一口氣。但那是後話，現在有樣功課你得先做，請列出三項你希望從這本書得到的收穫。我在前面提過的任何一項，都可以是你的目標，比方說「井然有序」，但一切還是在你自己。你可以自行決定，我會循序漸進，一章一章地帶你，讓一張又一張的清單帶你走上成功之路。
助你一臂之力
我衷心希望這本書可以讓你動起來，讓你完成更多事，但我知道人都有惰性，所以我決定要助你一臂之力。我設計了一組工具讓你去評估清單可以在哪些地方派上用場，你又應該要如何讓清單發揮最大效益。這一路上會藏著獎賞讓你不會半途放棄，你可以自行去到這個網址：ListProducer.com/ListfulThinkingGuide去取得免費資料，不用客氣。

第二章 清單都一樣嗎？

清單最基本的功能，是要幫助你記住要做的事情跟要買的東西，但更重要的是清單有「路徑圖」的作用，清單就像是一個跳板或是發射台，從清單出發你可以去完成很多事情。我心知肚明自己有多愛「待辦事項」清單，因為這張單子讓我的行程不會走偏，但你可以製作的清單遠遠不僅於此。
好的、壞的、決定不了的：利弊對照表
你人生中的任何決定，都幾乎可以說是有利有弊。
■ 買房子
■ 換工作
■生小孩
■度蜜月
這些事情都算重大決定，都需要你深思熟慮。此時應該要跳出來的，就是利弊得失表，不論你是好玩或是認真，這樣的表列出來都可以發揮功能。最能讓利弊表好好表現一下的時候，就是你猶豫不決的時候。不過我一次通常只比較兩件事情，三件以上的選擇拿來比較，可能會比不做比較，還更令人混淆。
亞特蘭大的心理學家兼心理治療師崔西‧馬克斯（Tracy Marks）說：「有時候列張利弊得失表，是不得已的，但這樣列是有好處的，因為你會更能把所有的可能性都思考過一遍，不會因為在腦子裡空想而忽視掉一些。」他舉例說：「我們很容易認定在家工作不用出門很棒，但你可能忘了上班可以有公司幫你付健保、勞保、團保等等的東西。」
用清單幫你打包行李
每次出門前打包之所以需要清單，關鍵的原因有二：
1.你一定會忘記需要的東西
2.清單可以幫你省錢
這兩個是很重要的理由。去遙遠的熱帶島嶼度假，出了機場到了海灘才想到自己忘了泳衣，絕對會很煞風景。當然你隨時可以當個冤大頭，到景點附設的禮品店去買敲竹槓的泳衣，但這當然是不得已的下下策。這樣做不只浪費血汗錢，也是放費了原本可以放鬆的時間。
說到錢，美國運輸統計局的資料顯示，二○一二年美國最大航空公司光託運行李就進帳三十五億美元。你沒聽錯，三十五「億」，「美」元。每一件行李二十五美元聽起來不多，但加總起來還是滿驚人的。假設你們家一年至少度一次假，一次三個人，那就是二十五乘以三，七十五美元，你還沒玩到就花了七十五美元，七十五美元省下來可以做什麼？我想到的是，你可以去做頭髮，去手腳美甲，去打場高爾夫都好。
這些事情跟打包的清單有什麼關係？嗯，這麼說吧，旅行前愈有規畫、愈有準備，你就愈能把「以防萬一」所帶的東西減到最低，換句話說，你就可以只帶絕對必要的物品。這樣你就可以少帶些行李，多省下些錢。這道理很簡單但實行很困難。我承認這需要一點事前的準備工夫跟自我要求，但我保證你會一試上癮。我的作法是，每次出門都重新列張新的表格。有些人會有固定的格式，上面預先列常用的旅行用品，但我比較喜歡按照每次的目的地不同來從頭設計表格。對我來說一表在身，壓力不上身。
研究清單
研究清單的妙處在於，不論你今天需要計畫的是什麼事情，這張清單都可以幫助你釐清種種細節。
■在新家附近找個美容院
■找打掃阿姨
■如何吃得健康點
■看房找房
■計畫婚禮
■規畫旅行
■財務開源方法
首先針對特定的主題把你想達到的目標，想了解的事情給列出來，我通常都是在要出去玩或有大活動之前這麼做。你在意的大小事項，都可以拆解成表單來加以分析，你的思緒將因此變得更有條理。
 
分類備忘清單
我說我什麼事情都會列表，可不是在開玩笑喔！
■想讀的書籍
■想試的餐廳
■喜愛的睫毛膏
■想看的影集
■想收的禮物（這也是件正事，沒開玩笑）
■想上的網站
我把這些清單稱作「分類備忘清單」，列出的是事物，不一定是要完成的任務。
有人推薦你書，你怎麼辦？我不知道別人怎樣，但我如果沒有馬上把書名記下來，稍微一分心就像氣球爆炸「砰」的一聲，我就想不起來了。這其實不怪我，因為人的記憶力只要不練習就容易鈍掉，而我覺得這是科技產品的錯。當然我們總是會有幾個電話號碼像印在腦裡一樣，想忘也忘不了，但3C產品讓我們的記憶力懈怠了，這也是不爭的事實。我在公司待了七年都記不住辦公室的電話，因為我不需要記。我承認有時要留電話時會很窘，我會支支吾吾地說：「嗯，那個，我的電話是……等等我查一下……喔，有了！」當然我還不至於連一個電話號碼都記不住，但就是從來不覺得自己需要做到這樣。
所以回到分類備忘清單，它就是你固定會用到的資料。想把這些清單放哪兒是你的自由，但你要自己記好，否則連放哪兒都忘記就是你自己的問題了。
我個人是把分類備忘清單放在手機跟幾個app上，至於是哪些app容我留到第八章再談。
人生願望清單
人生願望清單是最愛的清單之一，因為它非常個人化。如果你是剛要入門的準「清單客」，我的建議是就先從人生願望開始。像「死前想做的事」清單（bucket list，又稱「水桶清單」。）就是一種廣為人知的人生願望清單，所有你去天堂報到前想完成的事情，都可以寫在裡面。
最了解你的人，一定是你自己，所以人生願望清單列起來是很有趣的。你想學說法文？想在百老匯登台表演？想坐舊金山的街車？還是想去澳洲抱無尾熊？夢想不論大小，都可以在這清單上上有一席之地。
我喜歡把人生願望清單寫在筆記本裡，但你可以有自己的作法。MyLifeList.org可以讓你好好保存自己人生願望清單，此外它也讓你有機會「觀摩」別人的清單。這個網站是一個有志實現夢想者的園地，你可以在此跟有類似夢想的同志切磋，看看他們在朝夢想前進的路上有哪些具體的作為。
人生願望清單的價值難以言喻。沒錯，有夢最美，但我相信夢想化成的文字可以在心中埋下意念，而這意念將會推著你在有意無意間朝目標挺進。
感激清單
我也會有憂鬱的時候。雖然我大致上是個樂觀正面的人，但總有些時候會踢到鐵板，遇到低潮，沒有人可以百分百對挫折免疫，再優秀再陽光的人都知道不愉快是什麼樣的感覺。要抵銷這樣的負面情緒，感激清單就是我的法寶。
感激清單記錄你覺得開心的事情，包含所有讓你覺得莫名感激的點點滴滴。
■芒果正當季，好吃又便宜
■今晚電視有喜歡的電影
■自製舒芙蕾沒有塌掉
■最好的朋友變成鄰居
■在家試烤披薩沒釀成火災
■在公司被老闆欽點升官
■老公心血來潮送我可愛禮物
■我陰錯陽差可去趟紐西蘭
重點在於把你會想著笑出來的事情列出來。傻也好，認真也罷，寫下來就是了。這樣一張清單可以改變你的心境。
提醒你生命裡什麼才是真正重要的事情。我記得應該是歐普拉說過，人往往在生活的庸庸碌碌裡投入太深，忘了該花幾分鐘去反思人生的意義何在。
我母親是塞翁失馬焉知非福的信徒，什麼事情她都會盡量往好處想，我想我的樂觀就是遺傳自她吧。有心理學家建議，我們應該每天列感激清單，這樣更能發揮它最大的作用。「我會在夜裡練習把自己覺得感激的事情條列出來，這是我對自己的要求……研究已經證實，感激的心情可以讓人感覺幸福，」說這話的是勵志作家與女性成長課程網站「提升Y世代」（Elevate Gen Y）的創辦人雅莉希斯‧史克蘭柏格（Alexis Sclamberg）。
除了可以讓你邊想著生活中的美好，邊微笑著享受它以外，這個練習長期來說還有一些好處。心理治療師崔西‧馬克斯（Tracey Marks）說：「強迫自己翻出這些平常你當成理所當然的好事，會改變你的氣質，讓你變得大度，變得惜福，變得信心滿滿，自我價值感十足。」
人活著都想要一天比一天更快樂，是吧？何不給自己機會，試試感激清單的威力？