原子技巧:小練習帶來大改變,早知道會更好的10種職場組合技
商品資訊
系列名:藍學堂
ISBN13:9786267492604
出版社:商業周刊
作者:艾黛拉.蘭德瑞Adaira Landry; MD; 瑞莎.盧伊斯Resa E. Lewiss ; MD
譯者:何玉方
出版日:2024/11/14
裝訂/頁數:平裝/320頁
規格:22cm*17cm*2cm (高/寬/厚)
商品簡介
"'職場的每步路,都是由小小的「原子技巧」累積起來
作對小事、避開小錯,持續練習就能累積大成果
—10種原子技巧,幫助你高效工作、照顧身心—
★ 作者保證 : 只要你在星期五買這本書,到了星期一你的工作表現將會有所提升。
★《心理安全感》作者強推:這是一本極具實用性的書,提供好多好多簡單的做法,可以幫助每個人提高工作效率。
你在專業領域拼搏、努力把工作做好,卻總是卡關,不是成績差一點,就是與晉升擦身而過?忍不住會懷疑——自己是出發點不如人、不會聞辦公室空氣,還是與職場規則格格不入?怎麼做會更好?
這樣的職場困境,艾黛拉與瑞莎這兩位出身底層的女醫師都經歷過,也曾如醫師找病因般診斷、攻克難題。她們在醫界這個嚴苛的環境中跌跌撞撞,摸索也領悟一套獨門的「原子技巧」架構,就是:職場中,無論想完成一個終極目標、實現一一個大成就,靠埋頭努力、盲目衝刺是達不到的,關鍵是做對許多的小事、避開許多小錯的成果。這些看似不起眼的小事,就是「原子技巧」,練習「原子技巧」組合技,你的職涯將能加速闖關。
★「原子技巧」是什麼?
每個重要目標、複雜任務、健康習慣,甚至成功者的核心性格特質,都可以被拆解成簡單、具體、可衡量的「原子技巧」,能消化吸收、組合運用的工作者最聰明、最高效。
★工作已經忙不完,為什麼要學「原子技巧」?
少了「原子技巧」這套職場組合技,職涯更容易摔跤。練習原子技巧,你可以按需取用——需要協助時有人幫、有衝突時能停火、甚至被罷凌時有保障——才有走得快、走得穩、走得久的職涯。
★「原子技巧」具體有哪些?
艾黛拉與瑞莎總結出應對職場挑戰必備,但是沒人教過你的10種原子技巧,從照顧自身的身心、完成工作任務開始,到對外與人溝通合作、儲備人脈,再到職位晉升甚至成功……讀者能夠按部就班練習及應用。
★「原子技巧」怎麼應用?
你在面對龐大的任務、艱鉅的計畫、嚴重的問題、遠大的目標時,能暫停一下,思考這個情況,並拆解成小部份:把可以應用得上的原子技巧調出來,並採取行動。
★比方說,當我想要更多人脈,需要練習哪些原子技巧?
需要練習的有:①了解人脈的必要性與需給你的幫助;②不要來者不拒;③克服人際交往的不安感(針對內向者);④建立有意義且長久的人際關係;⑤善用現有的人脈來擴大社交圈;⑥向他人展現自己的專業能力;⑦避免社交失禮行為;⑧分享自己的人脈以幫助他人(精彩內容及案例參見第8章)
艾黛拉與瑞莎已將這套「原子技巧」傳遞給同行、學生與職涯各個階段、和過去的她們一樣迷茫無助的工作者,她們寫道:「這是我們在自己剛進職場就希望擁有的書。」學習和整合原子技巧,能將有助於你應對職涯的任何挑戰,達成渴求的任何目標。
◎本書特色
1. 沒有一本書這麼完整!解決所有職涯實務問題的大補帖
一本書,提供職場所需的具體技能藍圖——原子技巧總結了職涯的各個層面、各種難題,包羅個人成長到團隊合作。各技能相輔相成,綜合運用,能讓艱鉅的任務和宏大的目標都更切實可行。《心理安全感》作者推薦:「很少有書能提供如此實用且易執行的建議。」
2.學校沒教、早知道會更好的職場組合技!
作者說:「這是我們剛進職場就希望有人告訴我的事,這本書能成為你職涯的好隊友。」《原子技巧》讓職場對你來說更輕鬆、更透明、更直接,不再需要自己摸索、踩坑才學會。
3. 一本從基層向上、走的快又走得久的職場指南
不是富二代、沒人領路、沒資源的職場工作者,在處理繁多工作的同時,需要能整合所有職業成長相關資訊與技能的指南,作為隨時的幫助——《原子技巧》正是為你而寫。
◎專業推薦
艾美‧艾德蒙森(Amy Edmondson,《心理安全感》作者)
艾美.嘉露(Amy Gallo,《不內傷、不糾結,面對8種棘手同事》作者)
游舒帆(商業思維學院院長)
單小懿(商周CEO學院副院長)
黃麗燕(瑪格麗特)(WAVE中小企業CEO品牌/領導學創辦人)
《原子技巧》是一本極具實用性的書,提供好多好多簡單的做法,可以幫助任何人提高工作效率。這是一本操作指南,涵蓋了口頭溝通、有說服力的寫作、建立關係、簡化工作流程、甚至自我照顧等領域,很少有書能提供如此實用且易執行的建議。
——艾美‧艾德蒙森(Amy Edmondson,《心理安全感》作者)
艾黛拉和瑞莎合作撰寫了這本內容包羅萬象的書,讀起來也十分有趣!她們介紹了駕馭職場所需的關鍵技能,並提供清楚而實用的步驟。在她倆稱職的指導下,讀者必然會感到充滿力量。
——艾美.嘉露(Amy Gallo,《不內傷、不糾結,面對8種棘手同事》作者)
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作者簡介
醫學博士,哈佛醫學院助理教授,曾學習和培訓於加州大學柏克萊分校;加州大學洛杉磯分校、紐約大學和哈佛大學,具有近十年指導學生和資淺專業人士的經驗。她是一位企業家、主講人和屢獲殊榮的導師,並共同創辦非營利組織Writing in Color,教授寫作技巧。她也是三個小女孩的媽媽。
姓名:瑞莎.盧伊斯Resa E. Lewiss , MD
醫學博士,是急診醫學教授、TEDMED 演講者、Time’s Up Healthcare 創辦人、設計師、企業家、屢獲殊榮的教育家、導師和臨床超音波專家。她曾培訓於布朗大學、賓州大學醫學院、美國國家衛生研究院—霍華德·休斯研究學者計劃、哈佛急診醫學和西奈山聖路加-羅斯福醫院。她主持《可見之聲》(The Visible Voices)廣播節目,關注醫療保健、平等和當前趨勢的議題。
姓名:何玉方
英國蘭卡斯特大學應用語言學博士,專研文體風格學,現居英國從事教學研究,兼職翻譯,譯著有《統計數字:是事實,還是謊言?》、《男孩A》、《動物農莊求生計》、《人性公式大接管》、《不管你願不願意,現在已是AIQ比IQ、EQ更重要的時代》、《懂顧客心思的話術最好賣》、《用生理時鐘,養出好健康》等書。
序
"'推薦序_職場調校器:小小校準,大大飛躍
黃麗燕(瑪格麗特)
WAVE中小企業CEO品牌/領導學創辦人
我常常在想人的身體是一,其他都是零;不管是金錢、豪宅、美酒、旅遊、友誼、愛情……沒有一,再多的零都是零。但我們從出生到長大成人,卻沒有一本「人體使用手冊」,讓我們知道可以怎麼樣讓身體保持在最佳狀態,並因此能夠去追求最多的人生美好體驗。
看到這本書的內容,自己簡直驚呆了,雖然號稱是職場的工具組合包,可以提升工作效率,但我左看右看卻不止於此,根本就是「職場、生活的校準手冊」。
這本書是資訊,也是工具,更是最佳職場、生活調校器;在職場我們很容易因為一句小小的失言,不經意的應對,失了準頭,甚至因此讓機會一去不回頭。而這本書可以讓你透過對情境的了解,協助你調整觀看的角度,用些小技巧,讓你正確面對發生的情境,而不致造成困擾,變成個人的困境或絕境。小小的校準,卻讓你的人生有大大的飛躍。
自己一直在回憶,如果剛進入社會時,有這本書做指引,很多苦不必白吃,很多地雷也不用到處踩,炸的自己渾身傷痕累累。
但就算你是個人工作者,這本書也是幫助很大,與人溝通,照顧自己,建立好自己的名聲,成為專業領域專家,更是建立個人品牌重要基礎元素。
也只有出生底層的這兩個醫學博士,同時也是教育家,才能將職場和人生修鍊場做得這麼詳盡的拆解,同時提出因應的技巧建議,並讓你事先看到可能會發生的困惑,以及可能有的為難與自我懷疑。在一個一個的技巧中,我看到了他們對人的「愛」與「慈悲」。
再好的習慣也需要對的技巧,不斷地練習,才能成為真正有益的習慣,感謝這兩位醫學博士的大愛,可以讓更多的人在面對問題與困惑時,有個安心、容易上手的工具書及顧問團隊,讓人不用在工作或生活中被卡住,並因此發揮原有的天賦,不斷快樂的成長著。
推薦序_用原子技巧驅動改變
游舒帆
商業思維學院院長
這本書開頭的一句話,深深打動了我。
作者提到,許多書籍的觀念都很棒,卻因為沒考量到讀者的個別狀況,導致好觀念難以被實踐,而讀者也無法從中真正獲益。
這段話讓我回想起十多年前,我在一家大企業上班,在教室裡聽著台上的前輩授課,課程中的案例很有趣,前輩的口才之好,辯才無礙,外加妙語如珠也讓現場笑開懷。但我心裡始終有個念頭「前輩你真的很棒,但我學不會。」
前輩的性格是天生的,口才則是學生時期參與演辯社練出來的,加上出社會後擔任業務,所以他的應變能力與口才是他數十年人生經驗的累積。因此當他提到面對客戶問題時需要隨機應變時,他腦袋中可能有無數個應對版本,而我,則是腦中一片空白。
我知道需要應變,但卻不知道如何應變。
幾年之後,我有幸被選為企業內訓講師,那時我就在內心告訴自己,我一定要把課程講到連專業基礎或先天條件不好的人都聽得懂。這樣的意念,跟隨我到現在,我所寫的每一篇文章、每一本書、每一堂課程,都會盡可能將內容拆解清楚,輔以生活化的案例,並提供有助於開始執行的模板,如果模板的使用難度還是太高,我會試著將步驟再次拆解,盡可能讓多數人都能理解。
我希望每個讀者或學生,都能透過我的內容而開始行動,讓改變在自己身上發生。
《原子技巧》一書的所提到的觀念與我一直使用的方法不謀而合。作者巧妙地運用了幾個關鍵技巧來協助讀者改變行為並建立習慣。
技巧一:拆解與盤點
從職場與生活的十個面向切入,並進一步針對各個面向盤點出 7-10 項不等的「技巧清單」,數十個技巧清單大致涵蓋了生活中常見的 90% 的問題情境。很多人看不見問題,或者面對問題時不知如何下手,往往不是因為問題太難,而是因為問題太大,太雜,導致我們不知從何下手,也不知可以做些什麼。
當問題被拆解了,變小變單純了,處理起來自然簡單許多,而當技巧被盤點清楚了,面對不同問題該運用什麼技巧自然也相對明確了。
技巧二:提高動機
在每個技巧清單中,作者透過「我們為何需要掌握這項技巧」的提問,來讓讀者們意識到這件事的重要性,並讓我們知道做好這件事能帶來什麼樣的幫助,藉此強化動機。
改變無法光靠紀律或意志力來支撐,驅動改變真正有效的方法是意願與動機,前者被迫,後者主動,哪個更容易達成應該是不言而喻。
除此之外,作者還另外提供了常見的失敗原因,一來是提醒讀者不要犯這些錯,二來則是一種體貼的表現,讓我們知道,其實有很多人都跟我們遭遇一樣的問題。當動機被點燃,心防被一層層卸下,我們已經為改變做好準備了。
技巧三:提供具體技巧與關鍵行動
動機有了,那我們要如何開始呢?每個技巧清單的最後都提供了關鍵行動,比如「與你信任的人培養良好關係」這項,關鍵行動就是「找出你信任的人」、「持續擴展你的人脈圈」、「設定切合實際的期望」…等七個關鍵行動。
十個面向,數十個技巧清單,數百個關鍵行動,這是兩位作者數十年經歷所淬鍊而來的人生智慧。
建議讀者們可以細細閱讀,看看自己哪些有做,哪些沒做,哪些地方卡關了,在書中找找,或許能找到你需要的答案。
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目次
推薦序
引言 | 適合所有人的「原子技巧」
第 1 章 | 好好照顧自己的原子技巧
① 與你信任的人培養良好關係
② 明白感恩的重要性,向他人表達感激之情
③ 讓自己睡得好
④ 刻意休息
⑤ 管好個人財務
⑥ 把自己打理得乾淨清爽
⑦ 省去無聊或毫無意義的日常事務
⑧ 用行事曆做好計畫
⑨ 限制會議時間
第 2 章 | 管理任務清單的原子技巧
① 了解主管想要你做什麼、不做什麼
② 確定任務的優先順序
③ 評估完成任務需要哪些資源
④ 為各項任務設定合理的時間表
⑤ 視情況調整截止日期並盡早通知夥伴
⑥ 移除待辦事項中的任務
⑦ 為會議設定明確議程
第 3 章 | 好好溝通的原子技巧
① 掌握個人的肢體語言,並解讀他人的肢體訊息
② 辨識語言隔閡和溝通障礙
③ 直接講重點,切忌拐彎抹角
④ 善用說故事的魔力
⑤ 少說、多聽、分享發言機會
⑥ 善用非同步傳訊方式
⑦ 寫出讓人想閱讀的電子郵件
⑧ 善用電子郵件功能:副本、密件副本和全部回覆
⑨ 傳達負面情緒時格外小心謹慎
⑩ 不要在非工作時間發送電子郵件
第 4 章 | 培養和守護名聲的原子技巧
① 重視截止日期並與團隊溝通
② 不要成天抱怨
③ 分享個人的失敗、展現人性化的一面
④ 明白說謊的負面影響
⑤ 了解他人對你的投入的印象和評價
⑥ 培養個人在團隊裡的口碑/聲譽
⑦ 注意避免八卦
⑧ 別自我膨脹
⑨ 聲譽受損時採取彌補行動
⑩ 誠懇道歉,解釋自身錯誤
第 5 章 | 成為專業領域專家的原子技巧
① 思考個人想要發展的專長
② 運用不同的媒介資源來學習特定主題
③ 與你的社交圈交換想法和意見
④ 設定明確具體的目標並努力實現
⑤ 與他人合作,提升個人技能並建立名聲
⑥ 盡可能多加練習新技能
⑦ 積極參與社群媒體
⑧ 評估與專業領域相關的領導職位
⑨ 申請個人專業領域的獎項和榮譽
⑩ 學習成長和提升個人專業知識
第 6 章 | 掌握職場文化的原子技巧
① 自我介紹,並以姓名稱呼對方
② 了解他人的溝通方式
③ 了解公司的組織架構/掌握公司的匯報層級
④ 詳讀雇傭合約、員工指南、手冊以及人力資源政策
⑤ 了解自我監督的重要性
⑥ 察覺自己的社會優勢
⑦ 捍衛個人和團隊的權益
⑧ 在職場環境中謹慎社交
⑨ 觀察不當行為的處理方式
第 7 章 | 當好隊友的原子技巧
① 向團隊成員表達關心
② 讚揚團隊的付出和成果
③ 建立及加強心理安全感
④ 與合作者溝通是否需要暫時退出
⑤ 避免在別人的非工作時間安排會議
⑥ 身體不適時請病假
⑦ 提供友善、具體可行的回饋意見
⑧ 針對特定問題尋求建議
⑨ 為工作場所帶來正能量
第 8 章 | 擴展人脈的原子技巧
① 了解自己的人脈擴展需求
② 明辨對話和承諾的區別
③ 克服人際交往的不安感(針對內向者)
④ 建立有意義且長久的人際關係
⑤ 善用現有的人脈來擴大社交圈
⑥ 向他人展現自己的專業能力
⑦ 避免社交失禮行為
⑧ 分享自己的人脈以幫助他人
第 9 章 | 處理衝突的原子技巧
① 學習識別衝突
② 認清自己在衝突中的責任
③ 為同事建立心理安全感
④ 接受並反省回饋意見,繼續向前邁進
⑤ 學習應對難相處的人
⑥ 刻意訓練自己應對困難的對話
⑦ 兼顧實力和自信心
⑧ 保留文件證據
⑨ 認清人力資源部門的服務對象
⑩ 舉報或忽視不當行為
第 10 章 | 積極尋找新機遇的原子技巧
① 學習如何轉化自身技能
② 列出潛在的專業發展機會
③ 學習自信地介紹自己
④ 爭取極具挑戰性的機會
⑤ 草擬自己的推薦信
⑥ 接受機會之前先冷靜思考
⑦ 承擔新機會時要關心團隊的後續運作
結語
致謝
註解
延伸資源
書摘/試閱
【摘錄1】擴展人脈的原子技巧⑥向他人展現自己的專業能力
●具體的技巧是什麼?
讓人知道與你聯繫的價值所在。
瑞莎
我記得在廣播節目中有一次對話,讓我意識到我需要更刻意地讓別人了解我的專業知識。有兩位特別來賓來上我的節目,我們都是有主管經驗的醫師,其中一位來賓認識我,而另一位則是初次見面。在這一集之前,我以為來賓都會先上網搜尋,查閱我的相關資訊,或是想辦法了解我,但這次的情況並非如此。在開始的前二十分鐘裡,這位來賓表現得有點冷漠,說話的態度似乎表明她不知道我也是學者和醫生。在對話中,我提到了我們共同認識的人和地方,我注意到她的態度轉變,她放下了戒心,說話的語氣也改變了。對我來說這是個驚人的發現,從那次之後,除了在電子郵件中介紹我的背景外,我會確保在每次開始錄製節目時更刻意地重新介紹自己。如今的節目對話對所有人來說,都更友善、更順暢,也都更加安心。
●我們為何需要掌握這項技巧?
我們知道職場充滿偏見,世界並不平等,每個人並不是從同一起跑點開始的,因此,展示你的技能和優點會讓別人了解你,除非你分享一些關於你的背景、興趣、價值觀、和專業知識的資訊,否則沒有人會真正認識你。我們希望大家明白,分享個人的興趣和成就是正常的。事實上,這有助於別人也分享他們的成就。在「在社交媒體上推銷自己而不自誇的七種方法」這篇文章中,我們寫道:要明白你認為好像是在自我吹噓的事,對於另一個人來說(也許是長久以來沒有機會被看見的人),可能將之視為情報和指導。為他人提供資訊和支持,使世界變得更美好。
●這項技巧為何難以達成?
‧你不知道如何在保持謙虛的同時展現專業知識。
‧遇到別人時,你不知道該從自己的履歷中強調哪些部分。
‧你以為別人都知道你的成就。
●培養這項原子技巧的關鍵行動是什麼?
練習自我介紹:練習在一、兩分鐘內完成自我介紹。可以請你信任的人協助進行角色扮演,找一位擅長提供回饋意見的人。建議你這樣開頭:「我可以向你介紹一下我自己嗎?」或「我想跟你多分享一些我的專業經歷,可以嗎?」。
提升自己的能見度:你的意見如果不表達出來,就不會有太多價值。當你就特定主題發表演講、寫作、或擔任相關的領導角色時,都有助於建立專業聲望。你不需要成為獲獎作家才能出版作品,也不需要成為 TED 演講嘉賓才能發表演講,你只需要有想法、和清楚表達的能力,為自己尋找或創造機會。
透過社群媒體彰顯自己:社群媒體是個不可或缺的平台,觀察別人是怎麼自我宣傳和表達意見,你可以從中了解如何自信地突顯自己的專業知識。如果你都不參與社群媒體,想要擴展人脈就會比較困難(但也不是不可能)。分享獎項、演講機會、或其它的事。分享你正在進行的工作,例如:很高興和大家分享我的○○○○○,我想要感謝○○○。我們在開始宣傳、表達意見、和評論時,發現有更多人加入了我們的網路,主動聯繫我們、加我們為好友、並邀請我們參與演講和合作計畫。
準備不同版本的個人履歷:準備一份精簡的和一份較長的履歷以供分享。較短的履歷具體地突顯你是誰以及別人與你聯繫的價值所在。若在職業生涯早期,簡短的履歷可能就足夠了,隨著你獲得更多的經驗和機會後,考慮撰寫三到六句話的精簡版本、以及兩到四段的擴展版本。向朋友索取他們的簡歷範例,供你參考。積極主動將履歷發送給別人,以便對方在與你會面之前對你有所了解。
———————————————————————————————
【實例】
準備好一份精簡的個人履歷,用三至六句話具體地突顯你是誰、以及別人與你聯繫的價值所在。也準備一份較詳細的版本,用兩到四段話,更深入介紹個人經歷和機會。
‧精簡的履歷架構範本
第一句:姓名
第二句:目前職稱
第三句:相關培訓和之前主要的工作/職位
第四句:目前的職責
第五句:未來的抱負
‧詳細的履歷架構範本
第一段:姓名、目前職稱、學歷、和職責
第二段到第四段: 過去的經歷、現在的經歷、重要獎項、出版物、發表過的演講、未來目標
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建立個人網站:建立一個簡單的網站,包含你的姓名、照片、簡歷自傳、工作範例和聯絡資訊就夠了,在網站上清楚一致地展示你的專業知識,將之連結到社群媒體上。
參加研討會:研討會是讓有相同興趣和專業的人才聚集交流的地方。在會議開始之前(也包括線上會議),透過事先寫信自我介紹與人建立聯繫,例如:我看到你將在○○會議發表演講,我知道你會很忙,但我很想利用這個機會與你聯繫,不知你何時有空可以見面交流一下?」如果對方婉拒,不妨提議在演講結束後你會上前自我介紹,希望日後能有機會再聯絡。
【摘錄2】好好溝通的原子技巧③直接講重點,切忌拐彎抹角
●具體的技巧是什麼?
直接清楚地表達你的重點,不要隱藏在枝微末節中。
瑞莎
我記得我第一次遇到一位因患有「腸道壞死」(也稱為腸缺血疾病)而進醫院的病人。這種緊急情況發生在病人的腸道血液供應中斷時,病情往往會非常嚴重,面臨生命危險。當時,我還是醫學生,那是我第一次看到病人經歷如此劇烈的疼痛:他真的不斷地哀求「求求你帶我去手術室」,奇怪的是,他沒有任何醫學背景或手術室經驗。幾年後,我在急診室輪班時,一位病人因類似的嚴重腹痛而入院,他不斷嘔吐,以為是食物中毒,在床上因疼痛而翻來覆去,再多止痛藥也無濟於事。我回想起了醫學院的經歷,知道應該直接聯繫普通外科醫生。我毫不猶豫地打電話告知:「我擔心這位病人患有腸缺血,需要立刻進行手術」。外科醫生取消了門診,將病人送到手術室,這個診斷是正確的,病人得以存活下來。當我們請專科醫師為急診的病人會診時,我們真的需要非常專注。急診醫師也許有個不公平的優勢,知道如何直接表達重點,不會含糊其辭。這對於我們的溝通效率來說,非常重要,絕對是個需要學習的技能。
●我們為何需要掌握這項技巧?
我們在表達主要訊息時加入太多枝微末節,想用迂迴或含糊的語言來減少衝擊,就會掩蓋了重點。或是我們一直叨叨絮絮,卻沒有察覺自己說得很含糊、毫無重點,主要訊息變得不清楚或是被隱藏得太深,以至於很難理解。這種行為無論是有意或無意的,都會使人一頭霧水,聽者可能會自行下結論、完全忽略評論、想深入探究、甚至尋求其它來源的專業知識。這種溝通不良可能造成錯誤或不信任感。無論語氣如何,我們繞著問題打轉時,就會開始懷疑對方是否隱瞞了什麼。我們想到人們常說的一句話:「清楚明確即為善意,含糊不清則屬不善」。順便一提,直接表達重點並不見得要與人對抗或帶有敵意,也不需要提高聲量,清楚的表達還是值得用尊重和禮貌的語言。
●這項技巧為何難以達成?
‧你的觀點還不夠成熟,因為你沒有足夠的時間或專業知識來形塑。
‧你有自己的觀點,但不太敢大聲表達出來,也缺乏自信。
‧你缺乏足夠情商或文化理解,無法以體貼細膩的方式分享個人觀點。
‧直接表達會讓你擔心訊息被接受的程度和對個人聲譽的影響。
●培養這項原子技巧的關鍵行動是什麼?
了解溝通的對象:溝通之前先思考訊息接收對象:在場的人、在電子郵件或簡訊的討論串上有誰?他們是高階利益相關者、客戶、還是同儕?如果你要分享的是保密資訊,你信任這些人嗎?你可以提供非正式的初步討論,還是對方需要你正式且明確的回應呢?
確定自己的溝通重點:在開始溝通之前,先確定你的立場以及該如何清楚地表達。最好在溝通之前先問問自己:我現在想傳達什麼訊息?。就算是你的「肺腑之言」,還是不妨停頓片刻,整理一下思緒,那個暫停時刻是準備發言內容的好時機,避免在說話當中思考和糾結。
謹慎思考:在發言或發送郵件之前,不妨三思而後行。在凌晨三點寄出的憤怒郵件,長篇大論解釋你的觀點,絕對不是個好主意。讓自己先了解情況:提問、評估各方面,然後再表態。衝動行為有很多壞處,例如訊息太複雜、郵件過長、給人粗暴的印象、犯錯誤、顯得無知等等。因此,如果你的回應不是迫在眉睫的,最好事先理清思路。
開門見山傳達重點:在任何溝通中,你都可以用「嗨」「謝謝你」「你好」等簡單的問候做開場白,甚至可以簡短說明你對情況的理解,然後就直接切入重點。要清楚明確,同時保持尊重態度。
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【實例】
‧不夠明確
1.我們可以見個面討論一些事情嗎?
2.我覺得我懂你的意思,但有些事情還是有點疑惑。
3.我不太確定我們是否應該這麼做。
‧比較明確
1.我想安排下週會面,希望能討論一下我的薪水和 每月的輪班次數。(試著預先提示別人,以便提前了解會議目的。)
2.我明白你郵件中的第一點,但是第二點和第三點令我有些困惑,你能說明一下嗎?因為我不太理解這個論點。(讓別人具體了解需要釐清的問題。)
3.由於我們預算有限,你的發展構想和計畫似乎不太可行。讓我們見個面,一起想辦法解決我所看到的問題。(直接表達你的疑慮。)
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提出證據支持個人論點:你不需要自我吹噓,也不需要反應過度;但是可以花點時間解釋你的理由。以和善的態度展現你的專業知識,分享你的邏輯和推理過程。
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【實例】
‧不夠明確
1.我們可以見個面討論一些事情嗎?
2.我覺得我懂你的意思,但有些事情還是有點疑惑。
3.我不太確定我們是否應該這麼做。
‧比較明確
1.我最近的病人評價和綜合評鑑結果都是正面的,也都超出了部門的績效目標。我們可以討論一下我的薪資,看看是否有加薪的可能呢?
2.你提到的第二點缺乏佐證,根據上個月的調查,我們觀察到的數據趨勢與你所寫的相反。
3.這個計畫需要一萬五千美元的資金,我們的預算只有兩千美元,我們沒有行政人員協助進行運作,因此需要想出填補差額的辦法。
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持續溝通:歡迎提問,請求回饋意見,保持開放態度,以促進更多討論,例如:你對我的要求覺得怎麼樣?有什麼想法嗎?」或是,「這樣的說明合理嗎?
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