應對職場衝突句式聖經:善意表達自我,阻止問題惡化,近300句有力措辭即刻套用
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應對職場衝突句式聖經:善意表達自我,阻止問題惡化,近300句有力措辭即刻套用
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商品資訊

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作者簡介
目次
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商品簡介

不同情境下,應對職場衝突必備實用句庫
優化與上司、下屬、同事、客戶的合作關係
更加釐清自己想達成的溝通目標

根據全球職場衝突與合作調查(WWCCS),來自四十五個國家和美國五十個州,總共超過五千人的回應,近年來相較以往,百分之七十的人在職場上經歷更多的衝突。

職場衝突的原因,除了傳統的歧視和工作量不堪負荷、過勞、管理不善,還增添許多新時代的挑戰,例如:疫情後遠距工作的職場轉變,年輕一代焦慮、壓力和憂鬱情緒的增加,導致寬容和理解減少,最終造成更多新的職場衝突。

在注重人和的職場上,我們並非天生就知道如何回應別人的批評,或禮貌地詢問他人意見。兩位作者身為職場顧問,深知舊有的溝通模式已無法滿足新時代的職場環境,於是因應各式情境,提供了超實用的句式範本,適合在面臨衝突對話時,立即派上用場。

工作上遇到棘手情況,應對句子即刻套用!

・需要拒絕時(即使是對上司)
・感到工作量不堪負荷時
・上司的期望不明確時
・團隊成員缺乏責任感時
・當你的團隊成員處不來時
・上司過度管理時
・上司優柔寡斷時
・應對懶散的同事
・應對愛八卦的同事
・應對慣性抱怨者
・應對職場霸凌
・應對難搞的客戶

建設性衝突必備的四大面向

1.連結──我們是否以人性為本來了解彼此?
2.明確──我們是否對成功有相同的理解?
3.好奇──我們是否真的對其他的觀點和可能性感興趣?
4.承諾──我們是否有明確的共識?

化解職場衝突的十二基本句式

連結
1.「我很重視(你、這個團隊、這個案子),我相信可以找到彼此都接受的解決辦法。」
2.「我想聽你請再多說一些。」
3.「聽起來你好像覺得____,是嗎?」

明確
4.「成功的結果對你有什麼影響?」
5.「讓我們先從達成共識的部分開始。」
6.「你的意思是說____,是嗎?」

好奇
7.「我很好奇你的想法是如何?」
8.「你建議我們接下來該怎麼做?」
9.「我現在能做什麼來幫忙你?」

承諾
10.「接下來我們都同意做什麼?」
11.「總結一下,我們都同意了____,對嗎?」
12.「我們來安排下次討論的時間,看看執行後的效果如何。」


【專業推薦】

王介安╱GAS口語魅力培訓創辦人、廣播主持人
王乾任(Zen 大)╱職業作家、時事評論員、讀思寫文字溝通表達力專業講師
鄭緯筌╱「Vista寫作陪伴計畫」主理人、《經濟日報》數位行銷專欄作家、世新大學新聞系兼任講師
盧育明╱人生探索基地學院創辦人、NLP高級執行師──伴侶溝通、家庭溝通
羅鈞鴻(小虎老師)╱聲音教練、正向關係與溝通培訓、《有溫度的溝通課》作者
(以上依姓氏筆畫排列)

【各界讚譽】

「本書重要到你該為同事各買一本,光是那十二條雋永金句就已值回票價。」
──賽斯‧高汀(Seth Godin),《意義之歌》(The Song of Significance)作者

「《應對職場衝突句式聖經》是每一位與他人共事者的絕佳資源。何以見得?因為無論你是誰或在哪裡工作,衝突總是不可避免的,而凱琳‧赫特與大衛‧戴伊希望你能做好準備。(悄悄地告訴你:光是第三章就已值回票價啦!)」
──肯‧布蘭查(Ken Blanchard),《一分鐘經理》(The New One Minute Manager)共同作者和《領導的簡單真相》(Simple Truths of Leadership)作者

「這是在職場上進行勇敢對話的必備指南。凱琳‧赫特與大衛‧戴伊提供了各種工具、技巧和啟發,來幫助你將壓力和挫折轉變為職涯中的關鍵領導力與創新。」
──多利‧克拉克(Dorie Clark),哥倫比亞大學商學院高階主管教育講師、華爾街日報暢銷書《長線思維》(The Long Game)作者

「提升應對衝突的能力來使事情變得更好,這是很奧妙的悖論。事實上,所有的工作關係都可能發生齟齬,而本書不僅能幫助你度過難關,還能改善你們的合作方式。」
──麥可‧邦吉‧史戴尼爾(Michael Bungay Stanier),《你是來帶人,不是幫部屬做事》(The Coaching Habit)作者

「掌握衝突是破壞者的超能力,而凱琳‧赫特與大衛‧戴伊將引導你如何做到這一點。他們承諾提供十二條應對衝突必用的雋永金句,實際上卻提供了驚人的三百條。我不僅推薦這本書,還會將它放在隨手可及的地方。」
──惠特妮・強森(Whitney Johnson),破壞式創新顧問公司(Disruption Advisors)執行長、五十大管理思想家(Thinkers50)排名前十位、華爾街日報暢銷書《破壞者優勢》(Disrupt Yourself)作者

「他們為讀者提供了最有效的言語和非言語的工具來維持挑戰性的對話,從而創造出愉快又有持續性的情境,使每個人都更能提出關鍵性的問題、積極傾聽彼此的不同觀點,然後提出有創意的解決方案,讓每個人在衝突中都能滿足自己最重要的需求。」
──洛夫‧基爾曼(Ralph H. Kilmann)博士,《掌握湯瑪斯基爾曼衝突解決模型》(Mastering the Thomas-Kilmann Conflict Mode Instrument)(TKI)作者暨TKI評估工具共同作者

「謝天謝地!本書解答了人們那些想問又不敢問的問題,並提供了各種實用又真實的答案和指導。書中除了有大量的研究數據來增加可信度外,同時也提供了一些基於經驗、已經證實有效的方法和模式來使它們更具實用性。」
──葛蘿利亞‧卡頓(Gloria Cotton),戰略領導力教練、包容主義擁護者、《由內而外的領導》(Lead From Within)協助作者

作者簡介

【作者簡介】
凱琳‧赫特(Karin Hurt)

領導力發展公司「一起成長為領導者」(Let's Grow Leaders)創辦人,致力於以人性為本的職場溝通,專門協助組織領導人,在充滿不確定性的情況下找到清晰的方向,推動創新,並取得突破性的成果。曾任威訊無線(Verizon Wireless)高階主管,擁有逾二十年的銷售、客服和人力資源經驗,入選《公司》(Inc)雜誌百大傑出領導力講師名單,擔任節目「請教專家好友」(Asking for a Friend)主持人。合著有《勇氣的文化》(Courageous Cultures)等書。

大衛‧戴伊(David Dye)

領導力發展公司「一起成長為領導者」現任總裁,擅於協助領導者和團隊實現轉型。身為前民選官員,最為人樂道的就是可以隨時應用領導技巧,在動盪與變化中依然充滿自信的能力。Podcast節目「不失本心的領導」(Leadership Without Losing Your Soul)主持人,著有激勵人心的個人隨筆《共赴明日》(Tomorrow Together: Essays of Hope, Healing, and Humanity),並合著有《贏得漂亮》(Winning Well)等書。

【譯者簡介】
謝明憲

台灣宜蘭人,台科大應用外語系畢。隱居彩虹山,躬耕於幸福村七彩田;農閑之餘,以翻譯心靈勵志書籍為樂,並嚮往如宇宙般的寧靜。翻譯作品有《祕密》、《一個人的內在陰陽整合課》、《陪每天的自己聊聊》、《男性內在療癒》、《覺醒中年》、《正向界線練習》、《直捷之道》等書。聯繫信箱:eastbuddha@gmail.com

職場衝突無法避免,那就提升應對的技巧和效能

衝突是無法避免的。

當你必須解決某些問題或有人在乎某些事(畢竟有許多事是值得在乎的),你就會遇到衝突。若想在職場上獲得更多的成功、影響力和快樂,你就必須妥善地應對這些衝突。然而,衝突是很棘手的,因為你並非天生就知道在生氣、應對討厭的人、或有人批評你的突破性想法「很愚蠢」時,該說什麼話才能完美地回應他們。

你可能在求學階段沒有學到實用、具有成效的衝突處理方法。再者,如果你也像我們大多數人一樣的話,你會在成長過程中目睹大人們有時會把事情搞得一發不可收拾。你自己或許也曾遇過一些衝突處理得不太理想的情況。你討厭那種感覺,而我們也不喜歡。

這就是這本書的宗旨:提供實用的溝通技巧來幫助你有效地應對職場上的衝突,從而使你能獲得更好的結果、建立信任、具有更多的影響力,並與同事們合作無間。

此書如何誕生?

當我們的出版商提姆打電話來說:「嘿,我們需要一本幫助人們應對當今那些充滿挑戰又複雜的職場衝突的書,你們願意寫嗎?」我們的第一反應是,「當然沒問題,我們可以寫。」

畢竟,近十年來我們一直在世界各地旅行,並把各種品牌的「尿布精靈」(diaper genies)塞進飛機座位上方的置物櫃。(「別擔心,它是乾淨的。」我們總是這樣安撫驚訝的空服員。)我們也曾在時差還沒調整過來的情況下,在主題演講的前一晚,花好幾個鐘頭在街上四處詢問:「Hast du einen windeleimer?」或「有賣尿布桶的嗎?」

如果你不熟悉這些異味物的隔離裝置,它的操作方式是先將有異味的尿布放進尿布精靈裡,然後扭轉一下,尿布就會被塑膠袋緊密地包覆住,異味就不會散發出來了。不過,氣味當然還是存在的──在清空那些長長的「快樂包裹」時,你就會知道。

我們深信,在職場衝突中,如果你聞不到它的氣味,就無法解決它。雖然我們認為這些裝置對父母和嬰兒來說是很棒的發明,但所謂的精靈卻可能擾亂你的影響力和成效,並且也破壞了信任。因此,我們的第一個回答是:「好吧,我們來寫。」

然而,當我們更深入地考慮下筆時,我們不得不拋開所謂的精靈,並提出更嚴肅的問題:我們在處理職場衝突方面的能力有多強?我們真的有資格寫這本書嗎?身為共同寫書的夫妻檔,並在全球疫情大流行期間及其後續的動盪中經營一家國際領導力發展公司,我們倆經常在衝突與合作之間翩翩起舞。以下是我們夫妻對話的一些例子:

「我知道你真的很想接這個新案子,但這不在我們的規劃中。況且現在我還有很多事要忙,根本處理不完所有的事。」

「嘿,你難道不明白這裡頭投注了多少心血嗎?你能不能稍微給點肯定?」

「你可別說這是個爛主意!我覺得它棒得很。再說了,你會跟我們團隊的任何人這樣說話嗎?也許你應該先讀讀你自己寫的《勇氣的文化》(Courageous Cultures),下次用尊重一點的態度來回應我。」

當然,在我們的「職場」中,衝突處理不當的話會有很大的風險。畢竟意見的分歧和受傷的感情,並不會因為該上床睡覺了就消失。

和你一樣,我們也希望應對職場衝突能更容易一些。

於是,我們答應撰寫這本書。不是因為我們總是能完美地處理衝突,而是因為我們知道處理衝突有多麼困難,以及擁有實用的技巧和工具對你來說有多麼重要。

為什麼衝突很棘手?

問題始於你的頭腦。是你的大腦讓衝突變得棘手,因為它將每一場衝突都看成是生死攸關的事。這些本能在面對野熊時很有幫助(你會躲起來、戰鬥、組隊或裝死),但對職場衝突來說,這些反應只會使麻煩的情況變得更糟糕。如果你像大多數人一樣,你希望別人理解你,甚至喜歡你。你想要感到安全及被接納。然而,在談論你的混合工作團隊(hybrid team)的政策成效不彰,或誰把休息室的微波爐搞得一塌糊塗時,你的大腦的生存本能和對拒絕的恐懼便顯得有些多餘了。

不過,當事情涉及到職場衝突的應對及促進合作時,對你、對我們及對我們為孩子打造的世界來說,風險都是很高的。在這動盪變化的世界中,面對那些龍蛇混雜又不完美的人類,你永遠無法預料到會碰上什麼事,不過你總是可以選擇如何應對。本書提供了各種選擇,使你能更有信心擺脫所謂的「尿布精靈」,而以好奇心來面對問題,並進行有意義的對話。

如何使用這本書?

我們差點刪掉這一小節,因為答案簡單說就是:「閱讀並使用它。」但有幾個快速的重點提示可以對你有幫助。如果你不知道本書是否適合你,可以先閱讀凱琳最喜歡的章節:第2章中所列出的相關問題。在接下來的第二部,我們提供了有效應對任何職場衝突所需要的一切,其中包括如何引導出所有人都想避免的對話,以及我們的雋永金句(greatest of all time,GOAT)。倘若你拿起這本書是因為你正面臨嚴重衝突的緊急狀況(acute conflict emergency,ACE),那麼本書的目錄可以幫助你迅速地找到建議。當然,一旦你解決了嚴重衝突的緊急狀況,就可以再回過頭來了解基本的內容。

此外,應對職場衝突來提升影響力和成效不僅需要閱讀,同時也需要實踐。因此我們建立了免費的資源和工具的資料庫,你可以下載它們來使這些對話變得更容易,包括:範本、輔助工具、額外的內容、團隊對話的開場白、讀書會主持指南,以及本書所引用的研究資料的深入探討。我們鼓勵你使用(並分享)這些資源來支持你的學習之旅。

目次

前言:職場衝突無法避免,那就提升應對的技巧和效能

第一部 工作的新時代:職場衝突的最新研究

第1章 起因:為何職場衝突變得如此有挑戰性?
第2章 相關問題:常見的擔憂、疑問及舊方法行不通的原因

第二部 基本心態:適用於所有職場衝突的實用方法

第3章 由此開始:建設性衝突的四個面向
第4章 鼓起勇氣:如何展開任何人都想避免的對話
第5章 超越語言:利用肢體語言和語調的力量
第6章 別小題大作:如何平息情緒性的對話
第7章 抽身退場:怎樣知道何時該退出衝突

第三部 各式狀況:應對棘手的職場情境

第8章 需要拒絕時(即使是對上司)
第9章 感到不堪負荷時
第10章 感到被忽視或像隱形人時
第11章 期望不明確時
第12章 有競爭的優先事項和衝突的目標時
第13章 在矩陣型組織中工作時
第14章 團隊缺乏責任感時
第15章 遠端或混合工作團隊存在衝突時
第16章 世界觀與價值觀不同時
第17章 身為主管,當團隊成員處不來時

第四部 向上管理:如何應對與上司的衝突

第18章 上司過度管理時
第19章 上司竊取你的想法時
第20章 上司優柔寡斷時
第21章 上司會情緒性咆哮或爆粗口時
第22章 上司給的反饋很敷衍、含糊、令人沮喪時
第23章 上司不欣賞你或無視你的才華時
第24章 上司認為你過於消極或負面時

第五部 應對難搞的人:說服懶散者及贏得抱怨者

第25章 應對懶散的同事
第26章 應對自以為什麼都懂的人
第27章 應對慣性抱怨者
第28章 應對職場霸凌
第29章 應對職場八卦
第30章 應對想法的打壓
第31章 應對消極抵抗的同事
第32章 應對難搞的客戶
第33章 你一定做得到

書摘/試閱

第1章 起因:為何職場衝突變得如此有挑戰性?

「由於疲勞過度,我看到好的一面或進行全盤思考的能力已經欲振乏力了。」
──四十二歲美國女性

為什麼職場衝突增加了?

若你覺得過去幾年在職場上經歷了更多的衝突,那麼你並不是唯一有這種感覺的人。我們的研究顯示,有70%的人表示他們在職場上經歷了相同或更多的衝突,而那30%表示衝突減少的人,大多數是因為他們換了新工作、在家裡上班或遠離了那些難搞的人。我們猜測,這其中有許多的情況是,這些改變讓個人的環境變得更風平浪靜,但其實職場本身並沒有改善,也沒有人變得更擅長處理衝突。

我們來看看是什麼助長了這些衝突,並讓它們變得更變本加厲。

不確定的經濟環境下的疲憊勞工

疫情加速了勞動力的變化,人們比以往都更加渴望在工作中找到意義,而工作本身也在改變中。調查結果所顯示的持續性的不堪負荷、經濟的不穩定、工作動力不足和管理不善,都是這場劇變的徵兆。那些大型組織的員工分散在七個不同的時區,而在遠端工作的世界中,許多人根本從未面對面見過彼此。倘若你是在矩陣型組織中工作,情況就會變得更加複雜。責任的界線可能會變得模糊,你的優先事項或那些激勵你的目標,可能與同事的目標互相衝突。然而,你又需要同事的幫助才能在工作中取得成功。這就是衝突雞尾酒。

自從新冠疫情以來,許多行業發現吸引及留住人才比以往都更加困難。教育、醫療、服務業和飯店業的員工表示,他們已經厭倦了無禮和充滿敵意的顧客、學生及病人,以及繁重的工作時數和不可能滿足的要求。顧客則抱怨等待的時間過長、服務太差、員工態度冷漠和不斷增漲的小費。這是另一種強烈的衝突雞尾酒。

新冠疫情所引發的遠端工作和混合工作團隊的模式,使許多人渴望更深的人際連結。即使對那些已經重返辦公室(或從未離開現場工作)的人來說,這幾年的社交距離也讓我們許多人感到迷失。許多組織仍在努力應對遠端和混合工作的新現實。管理者正在重新學習如何領導及支持他們的團隊,隊友們則在摸索如何建立有意義的關係並完成工作。這些快速變化和缺乏人際連結助長了衝突,並使問題更加難以解決。

(略)

看看經驗怎麼說

除了全球調查外,我們還閱讀了數百位商業和思想領袖的著作,並向他們請教關於職場衝突的經驗與智慧。在本書中,你會在「專家見解」專欄裡看見這些洞見,例如來自責任專家內特.雷吉爾(Nate Regier)的這一段。他呼籲我們要「燒腦」(struggle with),而不要「對抗」(struggle against),從而讓衝突幫我們打造更美好的未來。

前進的道路

我們分享這些衝突的原因不是為了讓你感到氣餒。重點在於了解衝突的根源及其發生的原因。當你考慮到你的同事可能正面臨大量令人不安的變化時,你會更容易以同情心和好奇心來應對,並尋找有意義的解決方案。

我們的WWCCS受訪者中有9%的人表示,他們在職場上經歷較少衝突的原因是「溝通的改善」。這是很棒的開始。充滿善意和關懷的言語確實能帶來改變。而那些宣稱職場衝突減少的受訪者中,有32%的人將減少的原因歸於「溝通的改善」。這也是我們對你的期望──在溝通中有更多的選擇來促進人際關係、減輕壓力並獲得更好的結果。


第3章 由此開始:建設性衝突的四個面向

「做個大器的人,談一談吧。」
──三十七歲南非非二元性別人士

我們已經確立了一個事實:你無法為影響力設置腳本,我們也不可能為每一個職場衝突都提供應對的話語。但無論你面對的是什麼衝突,總會有四個面向能讓衝突變得有成效。本書的每一句有力措辭都涉及到這四個面向之一。當你遇到書中未提及的棘手情況或同事之間的衝突時,你可以從這四個面向之一來著手思考接下來該說什麼。

我們來看看這四個面向是什麼,以及它們如何體現在你的衝突中。

一、連結:我們是否以人性為本來了解彼此?

職場衝突總是涉及到人。每一場衝突都會隨著你們越來越了解彼此、理解對方的觀點,並將對方視為人而變得更容易處理。

想像你與一位名叫喬的同事發生衝突。你們一起談論這個問題。喬用一句有力的措辭展開了對話:「我真的很重視你和這個案子,我相信我們可以找到大家都能接受的解決辦法。」

如果喬基本上是個好人,去年你的小兒子生病時他幫了你一把⋯⋯哦,對了,就在上週,他還跟你的老闆說你製作的資料透視表非常棒(他真的很貼心),這對喬來說便是很好的開場方式。你可能會想:「嗯,我很灰心。不過仔細想想,喬似乎一向做事都很公正。我來聽聽他想說些什麼。他說得對,我相信我們可以解決這件事。」

現在假設同樣的衝突換成了另一個喬。這位喬最近把你推入火坑,並搶走了你的工作成果。哦,對了,上週他還在全體員工會議上當著老闆和所有人的面嘲笑了你的點子。現在,如果喬用相同的方式開場說:「我真的很重視你和這個案子⋯⋯」,你可能會想:「少來這一套,我才不相信你的鬼話!」

這就是人際連結的力量。在派上用場之前,與人建立更多的連結,可以使衝突變得更容易解決。然而,由於持續的疫情影響、混合或遠端工作及跨時區團隊等因素,現在有許多人覺得與人建立連結變得越來越困難。

在為彼此更輕鬆的合作、影響和信任鋪路的過程中,你能做的最好事情是,以人性為本來了解你的同事而不是他們的職能,以尊嚴來對待他們,並保持你的可信賴性。這是需要額外花時間經營的,然而當你化解了衝突時,它將會是好幾倍的回報。倘若你一直沒有在人際關係上經營,或對方不信任你的意圖,那麼即使再精心挑選的詞語也是徒勞。

說到連結,你還必須與一個人建立連結:你自己。建設性衝突要求你了解自己的價值觀、目標、需求和願望。在本書中,你也會看到一些請你與自己建立連結的有力措辭。

二、明確:我們是否對成功有相同的理解?

想一下你現在或過去遇到的任何重大衝突。我們敢說,這些衝突的根源肯定包括了與期望不符。你以為他們會在會議後清理咖啡杯,而他們則認為神奇的咖啡杯仙子會處理這件事。每個人都會對彼此抱有期望。有時,你甚至不知道自己有期望,直到有人沒達到你的期望。因此,建設性衝突的第二個面向就是達成共識:大家對於結果和期望都是明確的。

人們在職場衝突中常犯的一個錯誤是,彼此對於成功的定義並不明確。因此,他們的對話往往是這樣的:

傑克:「我不喜歡這個。」

吉爾:「好吧,那麼你想要什麼?」

傑克:「不知道耶,我也不確定自己想要什麼。」

你知道那種無奈嗎?這樣的對話根本不會有任何結果。(當你跟傑克一樣時,別感到不好意思⋯⋯因為我們也會這樣。)

當你釐清自己的目標並幫助他人也明白時,你們就能進行更有成效的衝突對話了。

三、好奇:我們是否真的對其他的觀點和可能性感興趣?

找出職場衝突根本原因的最快方法是,對他人的觀點懷有真正的好奇心。你真誠的好奇心能讓他人感覺被重視,從而使你更了解該如何解決問題。

這往往是建設性衝突中最困難的部分,畢竟你有自己的觀點肯定是有原因的。當你感到憤怒或不被尊重時,就很難保有好奇心。然而,好奇心的美妙之處就在於,當你提出好的問題時,它就會自動幫助你擺脫那種反應,因為人很難懷著真正的好奇心同時又感到憤怒。

現在你可能會想:「是啊,我確實很好奇,﹃他們到底哪根筋不對了?他們怎麼會蠢成這樣?﹄」這些當然是問題,但它們是你的沮喪情緒的延伸,並不會幫助你理解對方的想法。這就是為什麼我們強調要提出「好的」問題、能增進理解的問題、能幫助你在別人想法的基礎上加以擴展的問題,以及它們的答案會讓你說「咦,我從未這樣想過呢!」的問題。在本書中,我們將大量提供這些表達好奇心的有效提問。

(略)

應對職場衝突的十二條雋永金句

現在,你可能會想:「好的,連結、明確、好奇和承諾,我已經知道了。它們確實很重要,但在衝突中該如何做到這些呢?」這是個好問題。我們早已幫你準備好了。

只要套用那些有力的措辭即可。本書將提供你那些能幫助你在許多特定的衝突場景中建立連結、產生明確性、培養好奇心和作出承諾的具體句子。畢竟備有幾乎在任何情況下都能派上用場的萬用金句總是有幫助的,對吧?

我們精心挑選了十二條萬用的雋永金句,它們是經典中的經典,你可以在許多不同的衝突對話中使用它們。這些有力的措辭分別對應著建設性衝突的四個面向,每個面向各有三句。

連結

這些金句有助於你展開以人性為本的對話:

一、「我很重視(你、這個團隊、這個案子),而且我相信我們可以找到大家都能接受的解決辦法。」

承認事情的困難、你們之間的意見分歧,並且表達你有信心可以共同克服難題。如果你過去的行為讓人質疑這句話的可信度,那麼你應該在表明對未來關係的意圖時,誠懇地為過去之事道歉。

二、「請再多說一些。」

沒有什麼比被重視更能建立連結,而這句有力的措辭只需六個字就能達成這個效果。更多內容請參閱以下的專家見解。

三、「聽起來好像你覺得___________,對嗎?(稍作停頓來確認)謝謝你讓我知道你的感覺。」

這句有力措辭是經過驗證的建立關係技巧,稱為「用反映來連結」(reflect to connect)。當你「用反映來連結」時,並不是在同意他們所說的話、或告訴他們你認同他們的情緒,而是承認他們的感受。換句話說,你看見了他們。而當你作出「反映」時,你就為對話創造了共同的起點。

當他們知道你已經看見並聽見他們時,這會讓他們緩和一些情緒,彼此建立起一種連結,使你能夠進入建設性的下一步。此外,在對話的任何時刻,確認一下對方的感受也有助於衝突的緩解。

以下是實際應用的例子:「聽起來好像你對行銷部門沒什麼回應感到很灰心,這讓你越來越沒有動力,對嗎?」

……

以上這十二條雋永金句為任何的衝突提供了良好的開端。在接下來的章節中,我們將為你提供更多關於在更微細和具體的衝突中應該說什麼的建議。


第8章 需要拒絕時(即使是對上司)

「要學會拒絕。」
──三十二歲西班牙女性

在職場上要表達拒絕從來就不是容易的事。畢竟,你希望自己能幫助別人、回應需求,並且是團隊的成員。然而,每當你接受某件事或某個人的請求時,你其實是在拒絕其他事或其他人的請求。

當你告訴上司「好,我今晚會加班」時,你可能不得不告訴你的女兒:「沒辦法,我不能去看你的樂樂棒球比賽了。」

或者,當你告訴同事「好,我可以接這位新客戶」時,你可能是在說:「沒辦法,我無法在這個月推出那款新產品。」

當你告訴客戶「我一定會加快處理你的要求」時,你可能已經決定跳過標準的品質檢驗。

學會拒絕的方法是一項重要的技能,它可以讓你專注於最重要的工作、為你的組織作出最有意義的貢獻,同時又能維護你的生活品質。

首先,你要先釐清自己:「為什麼我要拒絕?而我接受的到底是什麼?」

你接受的可能是自己的專業或最重要的工作,也可能是自己的價值觀或道德。總之,在進行對話之前,先釐清你拒絕的原因,然後再使用合適的有力措辭。

這些用於拒絕的有力措辭,大多數都採取相同的方法:先理解及認可提出請求的那個人,然後在拒絕這個想法、機會或請求的同時,透過承認對方來維護彼此的關係。

用於拒絕的有力措辭

既自信又謙遜地拒絕的有力措辭

第一組用於拒絕的有力措辭,適用於你對自己所知確信無疑的時刻。你對自己的專業充滿信心。如果你讀過我們的《贏得漂亮》,你會知道「既⋯⋯又⋯⋯」的力量。

「既⋯⋯又⋯⋯」只是簡單地提醒你,當你將那看似矛盾的價值觀結合在一起時便能發揮強大的力量。當你基於自己的專業而必須拒絕對方時,你就要既自信又謙遜。你要對自己的理由充滿信心,同時又懷著謙遜的態度來對其他的觀點保持好奇心。

「我已經廣泛研究了這個問題。我所知道的是⋯⋯。你的資料是否顯示不同的結果?」

如果你是根據事實或資料而拒絕,請自信地告訴對方這些內容,然後也給對方機會分享他們所了解的。

「我相信我們應該採取不同的做法,因為⋯⋯,但我也想知道你的看法。」

同樣的,這種表達方式可以讓你在拒絕前先以肯定的態度展開對話、邀請對方參與討論,而非強硬地直接拒絕。

藉由肯定最重要的事來拒絕的有力措辭……

最好的拒絕方式是先對更重要的事予以肯定。當你清楚什麼才是最重要的,你便可以將你的拒絕重新表達為對整體大局的肯定。

「哇,你做的這件事真令人欽佩,只是我現在無法幫上忙。」

你肯定了對方的想法,但拒絕了自己的參與。

「謝謝你想到我,我真的非常榮幸!不過很抱歉,我現在沒辦法答應你。」

你肯定了彼此的關係,但拒絕了額外的工作。

「聽起來這個會議對你的案子來說非常重要。_____會代表我們的團隊,她已準備好向大家做簡報並回答提問。」

能推掉過於泛濫的會議是巨大的勝利。你還可以採取以下的方式來婉拒出席會議:

•「你希望我在那場會議提供什麼?好的,我會在前一天用電子郵件寄給你。」
•「你說得對,我應該花半個鐘頭跟團隊交流一下。不過我現在忙不過來。能不能只參加下午三點那個部分?」
•「不好意思,我沒辦法親自出席。我現在只能處理最重要的優先事項。除了到場以外,

還有什麼是我可以幫你忙的?」

拒絕違背價值觀和道德的有力措辭

當有人要求你做出違背倫理、不道德或非法的事情時,你可能必須直接果斷地拒絕。以下是幾個明確的拒絕方式:

「謝謝你為這件事費盡心思。可是這顯然是_____(非法、不合規、違反基本政策)。我們再深入思考一下你想要的結果,以及我們可以怎樣實現它。」

•「絕不能這麼做,因為_____。」
•「我覺得這在道德上有點不妥,我們還是先請教一下_____(法務、人事室、合規監督部門)吧!」
•「不行,這明顯違反了我們的行為準則,不能這麼做。」
•「不,這種做法完全不妥當。」

【專家見解】

能接受拒絕,也能勇敢說「不」

在全球健康危機中領導頂尖的國家傳染病實驗室,需要極度專注於最重要的事項。我們的團隊致力於確保每位成員都清楚自己在實現團隊願景中的角色──讓人們更快恢復健康。他們不僅被賦予權力,還被期望能質疑那些會讓他們偏離最重要優先事項的活動和任務。當你努力凝聚團隊去完成非凡的任務,尤其是在承受巨大的壓力和變革的時期,教導你的團隊可以說「不」,並且願意接納合理的拒絕,這是至關重要的。
──馬丁.普萊斯(Martin Price),HealthTrackRx 主席兼執行長

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