豐田人高效率動線思考：雙手怎麼動、腳步往哪移、筆記如何抄、座位這樣排，豐田最強動作經濟學，貝佐斯都在學

◎進電梯後，你先按關門鍵還是樓層鍵？別輕忽這動作，一年可幫你省13小時。
◎某員工上班老遲到，他可能不是懶散，而是上班動線有問題。
W/＠St.msgd/c……這不是亂碼，而是豐田人都懂的簡寫筆記，工作省時又省力。

這就是豐田人高效率動線思考，
連亞馬遜創辦人貝佐斯都深受影響。

作者原正彥曾任豐田維修技師，剛進豐田時，資深前輩總這樣告誡：

「工作時，雙手要處理同一件事。」
「每個動作都先思考，這件事跟那件事可不可以一起進行？」
「桌上只能放現在要用的物品，不要找東西，要拿東西。」
……
「我要怎麼做，才能讓現在的動作成為一種習慣？」

原來，豐田人從走動路線，到工作方式、檔名設定等，
都很重視動線，作者利用這方法創業，在IT產業連續五年顧客滿意度第一名。

作者說，工作品質常跟時間有關，而決定時間長短的，就是動線，
動線錯誤，就會產生多餘動作，動作多就得花更多力氣做，
難怪你總覺得自己很忙又很累，
本書就是要告訴你，如何刪除這些多餘動作，讓你的工作快又有效。

◎ 事情老做不完？因為物品放錯位置了：

影印機放總務部？碎紙機放業務部？大錯特錯。影印紙呢？其他文具呢？
員工座位應按年資還是任務規劃安排？一定要設社長辦公室嗎？
2019年創下日本企業最高市值的豐田，幹部會議一定用圓桌，理由是？

◎ 我用25％規則設期限，工作最省力又提早完成：

最需要創造力的工作記得早上做，需要外出開會的時間最好排同一天，
作者還研發25％規則，將原本的截止期限及作業時間自行縮短25％，
如期限為20天後，就縮為15天；8小時提前到6小時，時間管理更到位。
他還自創能排解工作壓力的「After 5」行程安排術，工作生活都滿足。

◎ 文具怎麼放？筆記怎麼抄？都有動線：

常用資料要放慣用手那側，右撇子就放右側，減少動作的幅度或次數。
筆記本要選方格的，且橫向使用，這樣閱讀最省力，
電腦檔案命名也有眉角，「數字_種類_名稱_日期_版本」你得這樣排列，

還有豐田人自創的簡寫筆記：
＠＝at（在）、w/＝With（跟誰）、St.＝車站……
原本要花3分鐘寫一段備註，透過簡寫，10秒就能完成，大家都能看懂。

雙手怎麼動、腳步往哪移、筆記如何抄、座位這樣排，
豐田最厲害的動作經濟，省時省力，貝佐斯都在學。

原正彥
PLUS DRIVE股份有限公司代表董事。1996年以技師身分進入豐田汽車，在第一線接受指導，而具備動線思維。修理超過5000輛汽車。在「技能奧林匹克」中，成為最年輕的冠軍。
轉戰至IT產業後，依舊保持動線的意識，在戴爾電腦公司擔任電腦技術支援，並連續五年獲得顧客滿意度第一。2015年設立網路行銷公司，持續提供許多客戶附加價值。著有《善用25％規則，TOYOTA精實到位時間管理術》（商周出版）、《不管什麼工作都能得到成果的豐田自我思考力》（鑽石社）、《Action！豐田現場的執行力》（PRESIDENT社）。

林佑純
淡江大學應用日語系畢業，曾在日商企業擔任祕書，現為專職譯者。熱愛旅遊及接觸世界各地文化，相信任何類型作品皆有迷人之處。翻譯作品類型有奇幻、文藝、心理、財經、休閒等，期許自己成為廣度、深度皆具的日文譯者。
譯有《你問的問題，決定你是誰》、《管理你的慌張》、《人才或廢柴，主管如何一句話聽出來》（以上皆為大是文化出版）。

前言
我在豐田學會的高效率動線思考

我過去曾在豐田經銷商負責汽車維修的工作。
有車的人應該都知道，經銷商不只負責銷售汽車，也提供保養、維修車輛等服務。我在該處擔任維修技師時，經手約5,000輛汽車。
在熟悉第一線的維修工程之後，我轉戰IT業界，成為內勤人員。由於業界性質完全不同，所以當時我的心情可謂如履薄冰，努力面對不同的挑戰。
過了一陣子，我發現辦公室現場跟我原先想像的，有很大的差異。
主要的原因，是在辦公室人員的「速度」上。
除了走路、手邊的動作等，我發現，在辦公室裡的人們的動作，比我習慣的速度緩慢許多。這種感覺就像從高速公路，切換到一般市區道路，周遭的一切都慢了下來。
我因為轉職的緣故，強烈感受到職場上這種速度差異。直到這時候，我才察覺，原本我所待的豐田第一線，因員工的動作特別快，連帶提升了整體的工作效率。
說到汽車維修技師的吃飯傢伙，自然就是各式各樣的維修工具了。技師會在簡寫「Caddy」的工具箱中，放一些慣用的工具，在現場作業時，不時走到工具箱那邊拿或放。但在這個過程中，菜鳥經常被前輩們唸：「你怎麼走那邊啊！」
為什麼他們會有這種反應呢？
假設我現在站在車子後面，而工具箱放在車子前方，「要從左邊還是右邊走，才會比較快？」這類行走的路線，也被我們稱為動線，對有經驗的前輩們而言，安排動線是非常重要的。在豐田的維修現場，這句「你怎麼走那邊啊！」也代表員工對動線，有強烈的意識。
動線不同，所造就的數秒之差，在一天裡會形成一分鐘的差異，十個人工作下來，一天就會差十分鐘，一個月就發展成三至四個小時的差別。就算當下只差數秒，日積月累，員工在職場上花費的時間，會產生相當大的影響。

豐田員工，對於多餘的動線特別敏感

在技師工作時，客戶大多會在休息室等候。只要想到自己正占用客戶寶貴的時間，技師總會想盡快完成工作，把車輛交還給客戶。
還有一個重點，是即使想加快保養維修的速度，由於車子與客戶的生命安全息息相關，所以服務品質絕不容許有半點馬虎。技師必須在維持品質的前提下，加快工作速度，這就是豐田汽車維修技師的分內工作。
在豐田第一線的人員，工作速度之所以會特別快，或許很大的原因是出自於「客戶還在休息室等」的壓力。
更何況，在豐田裡有一句名言：「時間是動作的影子。」這句話的意思，是若有意識生活中每一個小動作，那麼，對於時間也有強烈認知。
時間之於任何人、任何企業，都是平等的。雖然我們會看到有些企業隨著時間漸漸壯大，但也見過部分企業逐漸衰敗；有些人能夠成長，也有些人總是原地踏步。
兩者之間究竟有什麼不同呢？
簡單來說就是動作上的差異，人們每天選擇的動線，會導致不同的行為結果。
豐田第一線的員工對於「多餘的」動線，尤其敏感，只要稍微有多餘的動作，就立刻檢討、改善。因為多餘的動作，會拖延到整體的工作時間，反過來說，俐落的動作，能使花在工作上的時間大幅縮短。

改革工作方式，先檢視動線

剛才提到的動作，其實不僅限於走路或做事速度，也包括思考自己要走哪條路線（選擇動線）。
但在我轉職後，我發現在辦公室裡，似乎很少人有這類想法。平時看著同事，盡是閒晃著找東西、在走廊上漫步、在會議中嘮嘮叨叨……。
現今的日本，加班已被視為普遍的社會問題，在提倡改革工作方式的風氣下，上班族的加班時數或許已經減少許多，但工作量仍然沒改變。
這或許也是因為不少人選擇多餘的動線所致。
動線，不僅僅是職場上行走的實際路線，也包括決定工作行程的方式、使用電腦的方法，以及思考模式等較為抽象的路線。
首先，我希望各位讀者留意自己的（不論真實或抽象）動線，並藉由重新審視，以減少不必要的浪費，如此一來，才能有效降低工作量，提升勞動生產效率。

動線的差異，也影響日常生活

動線不只會在職場上發揮作用，在我們日常生活中，也存在著許多的動線。但，大多數人卻沒有意識到這件事。
例如，在車站閘門前，總有人突然停下來找悠遊卡。
因為他忽然在閘門前停下，後面的人就得紛紛閃避，使用另一個閘門進出，現場可能因此擠了一群人，讓後面等待的人倍感壓力。只因為一個人沒有留意動線，就給許多人添了麻煩。
搭捷運、火車必須通過閘門，這可以說是生活常識了。如果有人到了閘門前才開始找悠遊卡，就表示他沒在思考，於是產生多於的動作。
說到捷運，各位有注意過，要搭哪節車廂，才離目的地的出口最近嗎？
一般來說，車站內提供的轉乘資訊圖，可以做為參考。此外，也可以透過App來進一步確認（按：如利用台北捷運 Go，可以看到每一個出口地圖、站內廁所位置、出口是否有電扶梯等。幫助民眾準確找到出去的最佳路線等），有的地方甚至連哪節車廂在哪一個時段最少人，都可以透過車站內的海報或是App得知（按：現在在部分捷運站中，候車處上方的電子看版有顯示車廂人數多寡，提供民眾參考）。
但有不少人仍在到站後，才東張西望的尋找出口；別的車廂明明有很多空位，卻還是擠進人特別多的車廂。
許多人在通勤時都不會想太多，結果在搭乘大眾交通運輸工具時，消耗了不必要的時間和體力。
留意自己的動線，就是意識自己所有的動作。你平常不注意自己的動作，又有誰要幫你注意呢？

推薦序一
跨領域知識轉化，從豐田式管理出發

精實管理顧問╱江守智

在內湖某科技大廠的會議室裡，經理語帶不耐的對我說：「我們都討論過你說的事，但我們的工作性質沒有規則，都是個案，我不知道做這些有什麼用處？」經理說話時，邊用手指敲打著桌面，其他的與會同仁紛紛低頭或眼神死盯著螢幕不語。
我笑笑的對經理說：「既然黃總請我來協助你們，給我三個月，我們來看看結果有什麼不同。」
三個月後的輔導會議上，案件處理的單件工時成功縮減27％，部門加班時數減少13％。黃總眉開眼笑的同時，經理也宣示他們部門接下來推動改善的決心。
我是一名企業顧問，也曾在日本豐田集團研修，回臺後用精實管理（豐田生產方式）來協助企業消除浪費、提升效率、降低庫存。過去五年來，我從傳統製造業領域跨足到高科技、食品餐飲、工具五金、畜牧屠宰等產業，憑藉各客戶企業的經營層支持與管理團隊全力配合，一起繳出許多亮眼的實質營運改善成果。
然而，我還是看到許多非製造業領域的企業朋友，光是看到豐田、改善、精實等關鍵字，腦袋就直接判定「人家做車的，我們不一樣」。
當我看到本書作者原正彥的新書《豐田人高效率動線思考》時，首先引我注目的，是他的工作經歷―─從豐田汽車第一線的維修人員轉戰IT產業內勤，直到成為公司代表董事。從傳產製造到資訊科技，從第一線員工到管理階層，這種角色、思維的切換，正是現今工作職場最欠缺的轉化能力。
接著，我翻閱書中各章節內容，有關豐田生產方式裡常見的三定（定位、定品、定量）、三M（超負荷、不穩定、浪費）等，作者都能夠巧妙的置入辦公室作業中，甚至行程安排、企劃思考、會議準備、辦公桌配置、電腦筆記本應用，都能看到豐田人的精神。這種極具日式管理書籍特色的編排，使人閱讀時，能輕鬆的從單篇文章下手，進而看完整個章節的重點概念，最後串接到整本書的目的意涵。

我會特別推薦以下三類族群可以入手閱讀：

1. 踏入職場三年內的新鮮人：能夠從這本書中，學習到全球頂尖企業的內部管理思維，而且作者還是跨產業的實踐者。
2. 在服務、流通、資訊等產業中，尋求突破個人表現者：當大家都陷在同溫層思維時，跨領域學習也許是你突破瓶頸的關鍵。
3. 傳產製造業的間接單位人員：製造現場談工時、論效率，當公司把目光轉移到間接單位時，我們可以做些什麼？

大家總說：「學習，是投資自己最好的方式。」我非常推薦大家用兩杯精品咖啡的價格與一個下午來閱讀。如果能從一本書中突破思維、找到方法並實際應用，其投資報酬率絕對大於你在股票市場的投資表現。
這本《豐田人高效率動線思考》會是你在後疫情時代，面對變化的好書選擇，我誠摯的推薦給各位。

推薦序二
如何從「刪除不必要的動線」思考解決人生與職場的問題？

創新管理實戰研究中心執行長╱劉恭甫

時間對於任何企業都是平等的，但有些企業會隨著時間不斷成長壯大；反之有的企業卻隨著時間逐漸衰敗。時間對任何人同樣平等，有些人能夠隨著時間不斷成長，也有些人總是原地踏步。 兩者之間究竟有什麼不同？
簡單來說，就是動線思考上的差異，任何企業或人，每天選擇的動線，會導致不同的行為結果。 如果要改善工作方式與日常生活造成的影響，就必須優先檢視動線。
作者在書中舉了一個例子，讓我拍案叫絕：
「假設你現在站在車子後面，而工具箱放在車子前方，要從左邊還是右邊走，才會比較快？，其中『要從左邊還是右邊走才會比較快』這類行走的路線，被我們稱為動線……一天形成一分鐘的差異，十個人工作下來，一天就會差十分鐘，一個月就會有三至四個小時。」
所以在職場工作上，每一位員工當下動線不同所造就的數秒之差，經過日積月累，就會對企業產生極大的影響。
我認為刪除不必要的動線，是《豐田人高效率動線思考》一書中，最重要的核心觀念。而這個觀念也跟我推動的創新理念不謀而合，我在企業教授創新課程時，常告訴同學「企業要創新，先從觀察客戶的痛點開始，因為大部分的客戶痛點，都會害他們浪費時間。要解決客戶痛點，需要思考如何刪除不必要的時間浪費，讓客戶簡單快速的使用我們的產品與服務。」
動線思考到底要從哪裡開始？
本書建議我們從動作開始，在豐田的第一線，有一種說法是「不需要找東西，要拿東西」。會需要找東西，就代表物品沒有放在應該放的地方，假如物品已經放定位， 當然就不用特別找了。
作者在書中舉了一個例子讓我感同身受：
「在維修過程中，前輩要是向後輩要求支援：『給我扳手！』如果沒有馬上把扳手遞給他，就會被罵。就像外科醫師在手術中，對助手說『手術刀！』一樣，如果助手的反應是『咦？手術刀放哪了？』然後才去找手術刀，那可就不是被罵這麼簡單了。
「……動線不只會在職場上發揮作用，在我們日常生活中也存在著許多的動線，但是大多數人卻沒有意識到這件事。請各位試試看，能不能在十秒鐘內，找到自己常用的資料或用品。 如果沒辦法在十秒鐘以內找到，那就表示你在整理資料跟用品上，動線出現問題。」
你可能會覺得「太誇張了吧，不就只差十秒鐘……」不過如果每次找東西都差十秒，長期累積，就會變成十分鐘，甚至十個小時。
這本書以淺顯易懂的案例與說明，帶領讀者訓練動線思考，讀完這本書之後，請停下手邊的工作，重新檢視你的的動線思考，就從找東西開始，我相信你一定會發現，你可以大幅增加你的可利用時間，更能夠有效幫助你順利解決人生的問題，誠摯推薦給「時間永遠不夠用」的你！

推薦序三
追求效率的極致，是為了把生命浪費在好的事物上

《經理人月刊》總編輯╱齊立文

在閱讀本書的過程中，我的腦海裡時而浮現日劇《派遣女王》的女主角大前春子（筱原涼子飾演）的形象：總是專注的看著電腦螢幕，高速敲打鍵盤，火速交出工作成果，下午五點一到，飛速離開辦公室。
對照之下，正職社員的工作步調相對緩慢，加班在所難免。雖然這是戲劇效果，但本書作者原正彥在離開汽車維修工作、成為辦公室的內勤人員後，也感受到類似的反差。
曾在豐田經銷商負責汽車維修工作的他，對於坐辦公室的人有這樣的觀察：「動作比我習慣的速度緩慢許多。這種感覺就像從高速公路切換到一般市區道路，周遭的一切都慢了下來。」

戒除工作上的「帕金森症」

英國歷史學者帕金森（C. Northcote Parkinson）在1950年代出版的《帕金森定律》（Parkinson's Law）書中寫道：「你可以用來完成工作的時間有多少，你的工作就會膨脹到讓你足以填滿那段時間為止（Work expands to fill the time available for its completion.）。」他生動舉例，同樣是寫一張明信片，清閒的老太太可能得花一天，忙碌的高管大概3分鐘就完成了。
上班族對於這點應該很有感，工作截止之前20天和兩小時，心理的緊張感和節奏感截然不同。若有時間，就能慢慢來、細細想；死線逼近時，只有兩個結果：幸運的話瞬間文思泉湧，否則只能急就章、交差了事。
在過猶不及間，是否有機制或方法，能讓我們自動上緊發條，不致於產生無意義的時間浪費？借用作者的話，就是打造「時間結構緊密」的人生。

隨時思考工作上是否有多餘動作

一如書名所示，作者把他在在汽車維修中心第一線學到的動線思考，套用在工作與生活現場，基於四個動作經濟原則，消除每一個可能產生無理浪費的環節。其實這些原則背後沒什麼大道理，甚至我們已經會了。就好像每逢節假日，道路、景點人潮擁擠，有些人會想辦法避開尖峰時段，也會設法找到抵達終點的最快路徑。
舉一個我從書中覺得讀起來有趣、也頗發人深省的例子來說：影印機該擺在哪裡？首先，機器一定要擺在經常使用的人附近，避免在辦公室裡來回跋涉；其次，一定要學會使用方法，不用每次都要請人幫忙；第三，相關用品或備品（釘書機或A4紙）要放旁邊，省下去找去拿的時間。
作者說：「我在豐田第一線工作時，經常看到高層的人特地前來，一動也不動的觀察現場。……後來才發現他們是為了確認每一位員工的動線。例如，觀察、思考現場的員工是否有多餘的動作，若有，該如何改善等。」
在汽車維修中心如此，在辦公室，乃至於自己的工作，從中午什麼時候吃飯、開會怎麼開、企劃案怎麼寫、行程如何安排、辦公桌抽屜怎麼整理，我們都可以發揮同樣的觀察力，仔細審視自己的一舉一動，是否有產生浪費。

讀完本書時，我心裡一直有兩種聲音在打架：一個是作者講得真對，用動線管理的視角，幾乎涵蓋我之前看過的許多工作效率和時間管理技巧，也讓我重新審視我在工作與生活場景中的每一個流程和步驟，哪些時候我已經運用動作經濟的原則；哪些部分我還可以精簡、改善、整併。
另一個聲音是，按照作者建議的方式做工作真累，好像一有閒置、空檔都是罪惡，都要拿來思考怎麼樣可以消除浪費。
不過，我很快又得出了第三種聲音：當這種反覆問為什麼、還有哪裡可以改善的累人思維和方法，變成一種習慣之後，說不定也就不會累了。而且，我私心以為，剷除冗餘，打造時間結構緊密的人生，不是為了擠進更多工作，而是停止把時間放費在無用功上，轉而把生命浪費在更有意義、更美好的事情。

前言　我在豐田學會的高效率動線思考
豐田員工，對多餘的動線特別敏感
改革工作方式時，先檢視動線
動線的差異，也影響日常生活
打造時間結構緊密的人生

第一章　動作經濟四原則，減少不必要的選擇與移動
動作經濟的四項基本原則
用計時器來測量工作的所需時間

第二章　事情老做不完？因為物品放錯位置了
檢視自己的走路速度及步伐
抵達座位前，一路打招呼
整理職場環境，要趁早上或晚上進行
工作前，先決定最後期限
一次看完所有的信件和文件
影印機的戰略配置
改變影印機或碎紙機的位置，就能改善效率
座位安排的好壞，影響員工思考
站著工作，好處多更多
電梯簡報的重要性
替移動時間增值
午休時間也要考慮到動線
利用三定原則來整理環境
排除「3M」
通勤時，進行企劃思考
選擇人潮較少的時段通勤
你浪費13小時等電梯
刻意改變動線，省時也省力
在眾人面前說話時，你的眼睛看哪裡？

第三章　我用25％規則設期限，工作永遠提早完成
內勤和外務的日子，完全分開
提早10分鐘抵達相約地點
出差前，先列出攜帶物品清單
需要創造力的工作，早上做
依照今天星期幾，來決定「After 5」
下班時間就是截止期限
活用25％規則設期限
開會，非得整點開始嗎？
誰該來開會？亞馬遜的兩塊披薩原則
想主導會議？坐靠近白板
減少在會議中虛耗時間的小技巧
要引導視線，但不能用雷射筆
偶爾站著開，效率更好

第四章　文具怎麼放？筆記怎麼抄？都有動線
將常用資料放在慣用手那側
找資料要遵守10秒原則
決定物品擺放位置，就能提升效率
辦公桌只能放現在要用的東西
抽屜也要落實三定原則
選用四色原子筆和A4尺寸的白板
筆記本要選方格的
橫向使用筆記本
活用筆記本與便利貼，激盪腦力
活用簡寫，也是一種動線
安排單日行程時，也別忘了年度、月分計畫

第五章　開機、關機、打字、切換的最省力技巧
利用應用程式，掌握你工作的時間
重開機，提升電腦的處理速度
加快開機速度的小技巧
加強鍵盤靈敏度的方法
記住常用的快捷鍵
從閱讀電子郵件到回覆
好的檔案命名法，省去搜尋時間
活用Google，以最快速度獲得情報
設計簡報資料的動線

第六章　豐田人的第一堂動線課：四路五動
不斷找出需要改進的地方，並改善
怎麼作，才能讓動作變習慣
動線思考的前提：你的目的是什麼？
最佳成果，來自先試試看
在豐田，巧遲不如拙速
正確搜尋資訊
如何整理常用的App
整頓思考動線
如何控制無謂的情緒
發生問題時，找出根本原因
利用五個為什麼，深入探討問題

後記　簡化動線的必要投資

在講解動線之前，請大家留意一件事。
有些上班族通勤時，先從自家走到車站搭車，再從車站走到公司。若讀者中有人像這樣通勤上班的話，我想請各位「多留意自己的走路速度及步伐」。
我在前言提過，在豐田第一線，員工在工廠內部移動時，會留意走路的速度及步伐─也就是思考選擇動線前，優先考慮提升整體的速度。
若動線正確，但移動太慢也沒有意義。

檢視自己的走路速度及步伐

我有時在位於郊區的辦公大樓附近，看見一些駝背、走路慢吞吞的上班族。不知道他們是真的累了、提不起勁，還是天生走路姿勢就如此，要我來說，這種樣子稱不上良好的走路姿勢。
請挺直背脊，加大步伐，打起精神向前走吧。加快走路的步伐，除了提升整體速度，也有益健康。
快走能明顯增加當日的運動量，消耗多餘的卡路里，還能鍛鍊腳力和腰力。在日本醫學博士奧井識仁的著作《改變人生的15分鐘健走法》中有提到，快走有助於預防癌症、骨質疏鬆，改善身體痠痛、失眠，以及活化細胞荷爾蒙的效果。
依數據統計，快走的理想步伐寬度，是行走者的身高乘以0.45。也就是說，對身高150公分的人來說，理想的一步大約是67公分；身高155公分的人，步伐是70公分；身高160公分，步伐72公分；身高170公分，步伐則是76公分。
這個數據其實比我們平常的腳步大一點而已，只要多抓10至15公分，並且加快行走的速度就可以了。
快走不僅對身體健康有益，也能活化腦部、刺激思考，使思緒更加明晰，進而提升知識產能。像丸之內（按：東京裡的一個區域，為商業重鎮）周邊，或是紐約金融重鎮華爾街，這些聚集商界精英的地方，人們走路速度偏快。

改變影印機或碎紙機的位置，就能改善效率

我認為，負責管理影印機的總務部或管理部門，為了掌握公司內部機械的使用情況，應該定時進行「定點觀測」。
我在豐田第一線工作時，經常看到高層的人特地前來，一動也不動的觀察現場。最初我對此感到疑惑，後來才發現他們是為了確認每一位員工的動線。例如，觀察、思考現場的員工是否有多餘的動作，若有，該如何改善等。
人們往往難以察覺自己的動作或工作模式出現什麼問題，就算覺得「有點不方便」，也會因為不想增加工作量，而沒採取更多的行動，來改善現況。
不過，我們必須了解，光是影印機的位置分配錯誤，雖然一開始可能只有些許的影響，但在日積月累下來，足以造成巨大且不必要的浪費，進而影響企業整體狀況。
我常聽總務或管理部門的後勤人員表示「很難預測成效」、「難以評估現狀」。但我認為，要做出判斷，其實並沒有那麼難。
總務和管理部門的決定，會左右員工的動線，對企業整體的效率造成相當程度的影響，因此更不能缺少這方面的意識。
相信有些讀者已經察覺，我在這裡談的，不單只是影印機的問題，也包括工作上常使用到的工具、部門間共用的備品等，各種辦公用品的配置和規畫。
所以，讓我們稍微停下手邊的工作，確認自己的動線。
我再舉個例子：

某家企業放碎紙機的地方，由於離業務部非常近，所以頻繁的裁紙聲總是干擾到業務跟客戶講電話；因碎紙機離法務部較遠，結果簡單的碎紙作業，卻害法務部人員浪費不少時間。加上位置偏角落，所以很難澈底打掃乾淨，於是周遭環境變得越來越髒亂，甚至影響辦公室的整體觀瞻。
後來，經業務部員工反應，改變碎紙機的位置之後，一次解決了上述提到的問題。從這個例子可以看出，光是一臺碎紙機的使用動線，同時對數個部門造成影響。
我過去在某個專案中，曾與某家市值超過一兆日圓的企業合作，那家企業委託外部的顧問公司，以業務部為主軸，記錄員工所有的工作動線，以達到業務流程管理的目標。
其後，管理者會定期確認紀錄，並與員工進一步安排會談，以減少不必要的動作。
以這家企業為例，如果以目前公司的資源無法確認每個人的動線時，適時活用外部資源也不失為一個好方法。事實上，工廠等製造業的第一線，也有不少大企業引進分析動線的硬體設備，利用定點攝影觀測的技術得到相關數據，並透過軟體的分析，自動導出最佳的動線。
雖然我還不曾見過一般企業肯投資公司設備到這種程度，不過任何人都該夠抱有這樣的意識，思考與分析工作上的一舉一動。

電梯簡報的重要性

其實在工作中被別人搭話，是會嚴重影響效率的。
例如，部屬已經開始集中精神處理工作，但上司突然想閒聊，於是找部屬談話，這樣等於要部屬停下手邊的事，陪上司聊天。整體來說，不只降低工作效率，還影響進度。
所以主動向別人說話時，應該要稍微留意這一點。
即使抓住了向對方搭話的時機，也必須先明確想好，要跟「誰」說「什麼」。如果還沒有想好自己想說什麼，只是拖延、浪費了對方的時間，也造成企業的損失。
因此，平常就要訓練自己做「電梯簡報」（Elevator Pitch）。如果直譯這個詞，意思就是在電梯內強力推銷。
電梯簡報一詞源自於美國矽谷，情境是在電梯裡遇到投資家的創業家，利用抵達目標樓層的短短數十秒，帶著「如果在抵達樓層的短暫時間內，無法讓對方了解重點，我的公司就沒有希望了。」的想法，努力推銷自己公司的專案企劃。這個情境充分顯示出說話簡短、有效，有多麼重要。
在日常生活中，一般人不太可能需要向投資家推銷，不過在短時間內，簡潔有力的表達自己的想法，對商務人士來說，也是十分重要的技能，請務必善加活用。
提到電梯，其實電梯按鍵也有所謂的動線，重點就在於按按鍵的順序。
我在豐田總公司搭電梯時，曾被人指正：「進了電梯後，應該先按關門鍵，再按要去的樓層。」也就是說，這麼做能讓電梯提早幾秒關門。
有些人聽了可能會覺得：「太誇張了吧，不就只差幾秒……。」不過每次搭電梯都差幾秒，長期累積，就會變成一分鐘，甚至一個小時。
豐田的員工們，在工作上時常意識到這類選項背後的涵義。