數字表達法，5秒內獲得100分評價！：為何一開口，就讓我的評價被大扣分？

◎數字超過六位數，你就開始數：個、十、百、千、萬……實力馬上穿幫。
◎「賣得相當好」、「庫存不少」、「報名踴躍」……這樣說話，能力馬上被打五折。
◎複雜的事怎麼簡單說，對方秒懂？枯燥的事怎麼生動說，你會好有魅力？

本書作者山本崚平擔任企業經營管理顧問多年，發現：
職場高手都很擅長「數字表達法」，
例如，他自己的口頭禪就是「理由有三個……」，
這樣一講，客戶就會開始注意聽。

然後，再接一句：「我預估貴公司的銷售量能再提高10％。」
話一出口，老闆就會開始心動。

最後補上：「我的第一個方法是……第二個方法是……」，
這樣說話，對方秒懂，讓人一聽就了解你能力的說話魅力。

◎活用「三」的法則，複雜事情變簡單

把你要說的話整理成三點，對方才容易記得，
結論要長話短說，不要超過30秒。

職場高手怎麼活用「三」的表達法？
「重要工作出包前，一定有300件小事故提醒你。」
「如果想賺更多錢，現在就要拿出3％月薪投資自己。」

◎關於5的聯想，你的進步會很明顯

想提升公司服務品質，你得這樣說服員工：
「惹火一位顧客，等於製造250個敵人。」
不信？我算給你看……。

理財專員怎麼說服客戶買投資商品？
「你需要多少錢才能退休？5％法則做規畫。」
你知道年化報酬率5％有多驚人？

人資部門怎麼描述自己的績效，讓公司覺得很專業？
「錄用一位新員工的成本為50萬元。」
「一個員工至少要創造高出薪資五倍的業績。」

◎記得這些數字，就能告別瞎忙

開會或做事超過兩小時，效率就會降低，
如果覺得兩小時太長，可以試試「25分鐘＋5分鐘」的番茄鐘工作法。
想要有創新點子，不能拚命工作，而是每天保留15％的時間做自己的事。

蘋果創辦人賈伯斯賣手機，從不說自己的產品容量大，
而是說「我的手機可以收錄1,000首歌」，
這就是數字表達法，讓你不再一開口，評價就被大扣分。

山本崚平
新經營服務股份有限公司的資深顧問。
1991年出生於日本和歌山縣。大阪教育大學教育學系畢業後，即任職於新經營服務。以新創企業及中堅企業為對象，提供PDCA的管理支援、建立有利於組織發展的人事制度和辦理教育培訓。
他以實踐經營理念和方針、提升業績為準則，服務經歷橫跨多項業種和各種企業規模。


高佩琳
曾於出版社擔任圖書編輯。日文一級檢定合格。譯有《看得到的化學―─美麗的元素》、《拒絕人反而為自己的印象加分》、《管理，就是先決定不做的事》（以上皆為大是文化出版）等書。

「一個分析師的閱讀時間」版主╱黃瑞祥
自媒體經營者╱Andrey電商人妻
暢銷財經作家╱安納金
精算達人╱怪老子
惠譽會計師事務所主持會計師╱鄭惠方

讓人一眼就了解你能力的說話魅力

很多人即使出了社會，不僅不懂如何解讀和處理數字，還會下意識逃避接觸數字。或許你也是其中之一。
不過請放心，只要掌握數字的訣竅，任何人都能讓工作進展得更加順利。
撇除會計或投資顧問這類以經手數字為主的職業，大多數人的工作場合沒有必要牢記數字細節，也不需要隨時運算。只要能在日常開會或與客戶往來過程中，以不出醜為前提，記下一些足以為工作下判斷的數字就夠了。重點在於能理解主管、同事和客戶所提到的數字，並且也能用簡單易懂的方式，將數字傳達給往來對象。
傳達時最重要的，就是將數字總結成三秒內能說完的程度。比方說，日本總人口（概算值）為「一億兩千六百零二萬五千人」（截至2020年1月1日），但若你打算用嘴巴說到最後一位數，想必得花上超過三秒鐘，更別說對方恐怕也記不住一億兩千萬後面位數的數值。
我相信各位任職的公司都很重視銷售額等各項數值，但會計較到最後一位數的公司應該不多吧。很多公司都只會概略用「少了一百萬」、「比去年成長了3％」這種方式，將數字應用於管理中。
因此，溝通時你要做的應該是把複雜的數字簡化到三秒內能說完。因為數字是為了明確定義事物、讓人與人之間快速取得共識而使用的工具。
我將在本書介紹自己實際應用於工作上的數字法則。只要你把這些數字法則記在腦中，就能獲得兩個好處：

思考速度加快
職場上需要做出各種判斷，有些時候甚至必須立刻下決定。這種時候只要記得本書介紹的法則，便能利用數字建立假設、幫你做判斷。倘若你沒記住這些法則，不僅得從零開始蒐集訊息，還將花上數倍的時間和勞力才能辦到。

發言更有說服力
能在會議或閒談中，說出與話題內容有關的數字，是讓旁人對你刮目相看的方法之一。同樣的，懂得很多數字法則，也能讓人留下「你很內行」的深刻印象。

本書介紹的大多數法則，在優秀工作人之間被奉為金科玉律。若不了解，你就無緣加入這些菁英的行列。
我將根據自身經驗，在本書中公開希望所有工作者牢記在心的數字法則。這些法則讓我這種數字能力比別人差、會把資產負債表唸成「支」產負債表的人，都能善用數字到足以從事管理和人事顧問工作的程度。
倘若各位讀者能運用本書內容來提升工作效率，進而成為出類拔萃的工作者，我會感到非常榮幸。

推薦序
數字的世界，值得你花更多時間探索

「一個分析師的閱讀時間」版主╱黃瑞祥

我剛當上分析師時，在某一次週會中，大老闆突然問我：「某間公司的平均每人貢獻營收為多少？」我一瞬間答不出來。因為我通常只會記住自己負責公司的營收、毛利率、淨利率等重要財務數字，但沒特別去記財報以外，例如「人數」這樣的資訊。
老闆當時給了我一段話，至今我都記憶猶新：「現在只要有Google，什麼都查得出來，可能你們都覺得沒必要記得這麼多數字。但是，只有你記得的數字，才會在你心中拼湊出意義，也真的能幫助你看見別人沒有發覺的事情。」
在後來的工作經驗中，我才知道，這個數字對於人資部門而言至關重要，因為這決定了人事預算。而對於我們做分析的人來說，營運項目類似、營收規模接近的公司，員工人數越少可能代表越有效率，但同時也可能表示內部的管理、風險控制不夠完善，這些都是藏在細節中的魔鬼。
不過，我們在日常生活中，討論事情大多還是以感覺出發。例如：「訂位的餐廳太遠了，我們還是搭Uber去吧？」然而，到底是多「遠」呢？我覺得遠，但你可能不覺得，我們討論的遠近，並沒有任何客觀依據。但如果這句話的描述是「從這裡到餐廳是兩站捷運站的距離」，我們就比較能具體想像，並做出判斷。
換個角度思考，透過數字建立「客觀性」，最大的目的無非是溝通。很多時候，與其沒有根據的爭執個老半天，倒不如直接拿出具有說服力的數字更有意義。因此，如果我們能建立對數字的敏感度，長期而言就更能站在客觀角度看世界，而非落到某種依靠感覺建立的主觀之中。
當然，光是理解可能還不夠，我們更可以使用人對數字的感覺，作為說服他人的武器。本書作者提到，心理學研究發現人的瞬間記憶資訊量在三到五個之間，因此總結歸納時，精煉成三個結論是最好的。
我在做報告時，也會要求自己一定要將結論簡化成三點。這麼做的原因是，三點結論通常是策略或者執行建議，最容易讓對方全部接受的數目。以我個人經驗而言，提出超過三點建議，通常會有部分不被採納，甚至連原本有可能被對方接受的建議，也跟著被拒絕了。
《數字表達法，5秒內獲得100分評價！》這本書的概念很簡單，但要實踐並不簡單。書中，作者如同講故事一般，提供我們許多有趣又簡練的數字，我相信這些都是作者平日用心觀察生活的結果。直接記憶書中簡要的資訊當然很好，不過，我建議你可以更深入思考書中提到的觀念，例如「80╱20法則」、「退休金要以終身收入5％規畫」等，都值得你花更多時間和精神理解並內化，成為屬於你自己的觀點。
本書雖是輕鬆的小書，但希望能打開你心中厚重的數字大門。

推薦序　數字的世界，值得你花更多時間探索╱黃瑞祥
前言　讓人一眼就了解你能力的說話魅力

第1章　職場菁英必備的數字敏感度
1逗號法則，讓你三秒就能唸出長數字
2開會時我一定自備計算機
3經營者用這套標準解讀業績
4想唬住客戶，你得先背幾個數字
5產業是成長還是衰退？你得有些基準值
6第二名不好嗎？只有第一名才會被記住
7你的公司有多血汗？這些數值幫你判斷

第2章　三的法則，複雜事情變簡單
1把你要說的話，濃縮成三個重點
2編排故事的三段式構成
3結論，不要超過30秒
4機會，總在碰面三次後出現
5孩子每天笑的次數，是大人的30倍
6花30分鐘得到的結論，跟花5秒一樣
7拿到三成市場，你才能甩開競爭者
8價差超過三成，消費者才有感
9一件重大事故之前，會發生三百件小事故
10每個月拿出3％月薪投資自我
11高齡員工不要超過整體員工的三成

第3章　關於五的聯想，你的進步會很明顯
1最適團隊組成，五個人
2惹火一位顧客，等於製造250個敵人
3爭取新客戶的成本，是留住老顧客的五倍
4錄用一位新員工的成本為50萬日圓
5一個員工至少要創造高出薪資五倍的業績
6你需要多少錢才能退休？5％法則做規畫
7善用一年五百小時的通勤時間
8努力一萬小時（五年），你才會有成就

第4章　告別瞎忙的數字定律
1八成的業績來自兩成顧客
2第一名怎麼甩開第二名？蘭徹斯特戰術
3組織成員的比例一定是二：六：二
4人才培育的七二一學習模式
5開會不要超過兩小時
6 25分鐘＋5分鐘的番茄鐘工作法
7容許員工有15％的時間，做自己的事
8時薪給多少，員工才有動力？
9人的記憶力會在學習一小時後減半
10時間越充裕，越容易被浪費
11永遠要懷疑你看到的數字

後記　利用它，但不能依賴它
出處及參考資料

數字可以消除認知差異

在此我想說明一下，表達大小、多少等形容詞時的方式。提到程度時，主要由兩個要素來決定：相對性與絕對性。

相對性：透過與他者相比較的一種表現方法。
絕對性：使用有一定標準的尺度，如數字、單位等表現方法。

談話中使用數字之所以重要，是因為相對性的認知標準會因人而異。
例如，我喜歡吃辣，所以經常光顧一間名為「蒙古湯麵中本」的連鎖拉麵店，店家以辣椒根數來標示辛辣程度。這不是指每碗麵使用的辣椒數量，而是作為辛辣度的單位。0根辣椒代表不辣、2至3根代表微辣，而5根以上就是極辣了。
不過，就算有標示辣椒根數，對於喜歡吃辣和不喜歡的人來說，感受還是大不相同。因此這種用辣椒根數的標示法，說到底只是這家拉麵店自己的相對性表現法罷了（但0根屬於絕對性表現法）。
同樣的，大小、快慢這類表現法，也會取決於什麼樣的人、與什麼相比較，而有迥然不同的解讀方式。但若以數字來表現，便能排除個人的認知差異。
此外，數字也有助於與他人分享看法、相互理解，除了能加速工作進展，更是一項減少失誤的祕訣。

結論，不要超過30秒

想要向某人傳達某事時，說話者可能會因為擔心對方沒聽懂，想要面面俱到，而往往講得過於冗長。
然而，從聽者的角度來看，根本不需要過多的說明，畢竟多餘的資訊等同於什麼也沒說，一點意義也沒有。
商務上的談話務必要簡潔，因此你最好將針對每一項議題的發言，控制在30秒之內。因為你的談話內容僅有7％能傳達給對方，多餘的內容對方也難以接收。
有一個名為「麥拉賓法則」（the rule of Mehrabian）的人際溝通法則，說明視聽者是如何根據說話者的表現來獲取訊息（補充說明，這個法則是藉由調查當人釋放出矛盾訊息時，接受方會如何解讀的一項實驗）。
一般而言，說話者會給視聽者的訊息有三種：語言訊息（verbal）、聽覺訊息（vocal）、視覺訊息（visual）。由於這三種訊息的頭文字都是V，故又稱「3V法則」。

語言訊息（verbal）：說話者所表達的言詞意義、用詞組合等。
聽覺訊息（vocal）：說話者的聲音大小、語速和語調等。
視覺訊息（visual）：說話者的外觀、行為舉止等。

在麥拉賓法則中，這三項訊息會給人帶來的影響比例依序為：語言訊息7％、聽覺訊息38％、視覺訊息55％。
比方說，說話者用高亢開朗的聲調（聽覺訊息）以及滿面笑容（視覺訊息）來表達悲傷（語言訊息）時，「笑容」與「高亢開朗的聲調」會成為優先被視聽者解讀的訊息。換言之，說話的內容僅有7％被對方吸收，而外觀和聲調反而最有影響力。
從麥拉賓法則中，我們可以知道，與人面對面溝通事情時，談話內容必須要言簡意賅，還要特別留意表情、服裝或聲調。

價差超過三成，消費者才有感

在商場上，一間公司必須將自家商品或服務，與對手做出區別。以小型零售店為例，假設店內沒有陳列與他店不同的品項，顧客就沒有理由來光顧。
那麼，品項要準備到什麼程度，才算達成差異化呢？
如果比別間店多兩倍，確實能成功做出差異化，但這樣一來，可能會增加庫存過多的風險。然而，若只比其他商家多兩、三種品項，則完全無法讓顧客感受到有什麼差別。
此時能派上用場的就是「1.3倍法則」。這條法則意指，除非做出1.3倍的差異，否則人們很難感受到你和對手的差別。
想要讓顧客認定你的店「品項齊全」，就要準備比他店多三成的品項。因此，進行差異化時，請把跟對手拉開三成差距當成目標。

價差也要三成，才讓人有實感

這項法則對於設定價格也很有效。如果你希望給人評價、便宜的印象，只要把售價下調三成，顧客就會有「好便宜」的強烈感受。舉例來說，競爭對手賣1,000日圓的話，你就賣666日圓。反之，若你想營造出高級品牌的形象，將售價提高三成就能予人「很高貴」的感受。競爭對手賣1,000日圓，你就賣1,333日圓以上。
這點在經營品牌時也一樣，即便你有比其他店家更獨特的賣點，但若這項特點沒有比對手高出1.3倍的差異，就無法打動顧客的心。
就算你和對手都有同樣程度的講究，顧客也不會光憑「有講究」這一點就認同。以蔬菜為例，國產已是先決條件、標榜生產地也很普通，直到打出「生產者是誰」為止，才終於讓顧客明顯感覺到差異。
以上談的僅僅是價格和品項方面的看法，如果換成是餐飲店的菜單、廣告單的情況，則又有些不同了。據說刊登在菜單、廣告單上的主打品項（如連鎖速食店的炸薯條等）照片，只要有呈現出大約1.7倍（1.3×1.3＝1.69倍）的量，就能讓顧客覺得分量比其他店家更多。
三成的差距會因你的立場而改變。以考試分數為例，對50分的人來說，提升三成得分就是65分，差距是15分；另一方面，對70分的人來說，提升三成得分就是91分，差距高達21分。
不論處於哪一種立場，試圖縮小三成的差距，以現實來說或許並不容易。然而只要肯努力，這也不是什麼追趕不上的數字，不是嗎？
將1.3倍法則銘記於心，並實行有成效的差異化吧。

努力一萬小時（五年），你才會有成就
「就算竭盡心力也做不出好的成果，感覺主管對我的表現很失望。」相信有不少為此而焦慮不已的人吧。
培訓新人時，有時候會有人問我：「要花多少年才能獨當一面？」我總是回答：「這點因人而異，但按部就班大概也要五年吧。」
然後，對方往往會回應：「五年啊……也太久了吧。」
有一條極為著名的「一萬小時法則」，說明一件事要做到專精，必須投入一萬小時才行。
事實上這個時間很難一概而論，畢竟會隨著事情的難易度而有所不同，但一萬小時的說法很具衝擊性，加上和一般人的實際體驗相較之下也不算太離譜，因而成為廣為人知的說法。

想成就什麼至少要努力一萬小時

那麼，一萬小時對一般上班族來說是多久呢？
假設每天上班時間為8小時，10,000小時÷8小時＝1250天。只不過，我們並非365天都在工作。根據日本厚生勞動省2018年的數據可知，上班族一年有114天（113.7天）休假，若以這個數字來計算，工作日數為251天（365天–114天），那麼一萬小時就是4.98年（1250天÷251天），大概就是工作五年。
人的成長速度和方式各有不同。有些人會像正比例直線圖般，隨著時間穩步成長；有些人則像指數函數圖般，儘管到了第四年仍無長足進步的跡象，卻會在第五年急速成長。
特別是指數函數成長型的人，往往很難在初期階段獲得進步的實感，容易因為過程中不斷遭遇挫折，而中途放棄或辭職。這點請負責培訓新進員工的人員，務必牢記於心。
人手短缺的中小企業都有一種風氣，就是希望新進員工三年能獨當一面，甚至最好在一年內步上軌道，否則就是造成公司營運上的困擾。若是發生任職三年還不開竅的情況，就會給員工貼上「沒用」的標籤。

小小的期待可以帶來大大的勇氣

教育心理學中有一個「畢馬龍效應」（Pygmalion effect）的論說，亦即告訴一位老師：「這個學生有能力考出好成績。」讓老師先對學生有此印象，接著再進行教學，結果真的讓學生成績提升的現象。相反的，有一個「格蘭效應」（Golem effect），則是在說一個學生因為完全不受他人期待，成績因而下滑的現象。
這項實驗受到各方批評，例如：「純粹就是老師偏心造成的嘛！」「所以意思是說，學生不優秀，老師就不會積極投入教學？」不過，這些心理學論述同樣適用於人才培育的情況。
如果你認定某位員工沒用，那麼他就很難分配到有成長機會的工作。而被認定有能力的員工，則會因為主管認為「他最近進步不少，乾脆就把工作交給他吧」，因此被交付許多具有成長機會的工作。
結果長達四十年的職場人生，就形成了極大的差異。
這點實在令人非常扼腕。因為有的人可能無法在三年內獨當一面，但十年後卻能成為撐住公司的菁英級員工。
人才培育堪稱「擔雪埋井」的作業，這是臨濟宗的僧侶、白隱禪師說過的話。所謂擔雪埋井，意指將雪投入井裡馬上會融化，無法填滿井，但就算如此，也該一次又一次的持續下去、堅持到底。
以公司來說，有必要制定出讓員工工作達一萬小時之前，不輕易放棄、能夠持續成長的方針。現場的主管或前輩必須調整想法，就算要多花點時間也該好好指導、協助新進員工。